数据表的运用及制作

数据表的运用及制作_学术论文撰写与发

1．表的运用

数据表是学术论文的常见表达形式，在研究报告中数据表运用最多。表是由文字和数据有机组合而成的一个集合整体，它能提供直接、确实、详细的研究结果，是学术论文的最重要依据之一，它的重要性在许多情况下是文字表达所不能替代的。经过整理的数据表，不仅包含了明确的数据及其计量单位，其中还隐含着各数据之间的关系、变化趋势和规律等。论文中表的运用能清晰明了地表达研究结果，同时它还具有节省篇幅、提高论文可信度等作用。数据表还具有国际通用的语言特征，不同母语的读者一般都能理解学术论文数据表中的内容。

表的运用要注意以下几点：

（1）能用简要文字就可以说明的问题就不要用表或图来表示，否则不但不能发挥表的表达优势，反而给人以画蛇添足、故弄玄虚的印象。

（2）为了展示翔实的数据，以增强论文的说服力的，应当运用数据表，而为了说明一种变化趋势的，则以图示效果更好。

（3）如果为了积累一些研究数据和资料，以备今后对其再利用，这时也以列表方式为好。

（4）在论文中出现的数据表一般应当是经过整理的数据，而不是原始记录数据，也就是需要使数据适当浓缩，并以有利于揭示内在规律性的形式出现。对于那些统计数据表，除非是讨论统计计算方法问题的，一般不需要将统计计算过程列出，只要列出反映统计结果的各项参数即可。

（5）列表与文字说明要相互呼应，互为补充而不能简单重复。一般文字表述只需点明数据表中的核心内容、变化趋势、特征和规律等，具体数据应当参阅表格内容。

2．表格的设计

表的完整形式包括表题、表头、表身和表注。

表题：表题就是表格的完整名称，一般由表序和表名构成。表序即表在文章中的编号，以“表1”、“表2”等形式表示。这里的序数字应统一采用阿拉伯数字，其他数字形式（如“表I”、“表一”等）都不符合学术论文的国家标准。即使全文只有一个表，也要采用“表1”的方式表示，对于期刊论文，只能用单一的阿拉伯数字作序号，任何组合的序号表示（如：表1-1，表1-2，表1a，表1b等）也是不合法的。学术论文中对表格序号采用顺序编号制，即按在正文中首次引用的先后来确定其序号，第一个被引用的表为“表1”。同时，要在正文中明确提及该表序，一般是以见表×，或在引用处以（表×）的方式引用。表名要尽量体现表格的实质内容，应当具有自明性、完整性和独立性，即要在离开正文的情况下，仅根据表名就可以基本理解其主要含义。为此，我们需要严格选用精练、确切、自明的词语，精心设计词组结构，使有限的字数表达尽可能多而全面的表格实质内容的信息。

表头：典型的表头应包括项目头（总标目）、横表头（栏头、栏首）和竖表头（行头、行首）。项目头就是表格的最左上角的一格，过去多用二条对角斜线相隔分别写出项、目、头的名称，现在学术论文中已不再使用斜线，一般仅书写竖表头内容的概括词，若难以概括的，通常可笼统填写“项目”、“处理”等词。表格的最上一行的各单元格为横表头，用于书写纵标目（也称栏款）及相应的计量单位。竖表头也称为行头，是表格最左侧的各单元格，用于书写横标目（也称行款）及相应的计量单位。表中各栏目的计量单位相同时，可以在表题以下一行的右侧，在括号内注明表内数据的单位。

表身：位于纵标目和横标目之间的各单元格就是表身，用于书写有关数据或资料。对于表中的数据，要注意其精度的一致性、保留小数位数的合理性等。对于同一性质的一批数据，其小数点后保留的有效位数要合理，并保持一致。对于5位以上的数字，不宜用撇号分隔千位数，而应当采用1/4格的空格来分隔。表中各单元格一般均应有数据，对于未发现的数据，可用“－”表示，实测结果为零的用“0”表示，未测或无此项目的则以空白表示。

表注：表注又称表脚或表尾，位于表格底线以下并紧靠的部位，用以注释或补充说明。采用表注是为了弥补表题、表头及表身中某些数据在表达含义上的不足，以提高表格的自明性。表注通常用于说明表格数据的来源，具体描述实验方法，对一些缩写语或特殊符号等作解释等。表注应力求简练、明确，所解释的内容要在表格的相应标注角标，如：*、①、a）等，并与表注部分的序号相对应。

一个完整表格的例子：

例表1　不同膜处理方式的茶汤化学组分含量
Sample table 1 Content of chemical components in tea infusion treated by different membrane

注：1）表中数据为5次测定的平均值；2）试验用膜系统由上海亚东树脂公司提供。

Note：1）The digits in the table are the average value of 5 test results. 2）The film system used in the experiment is from Shanghai East Asia Resin Company.

3．复杂表格的技术处理

（1）竖切横并。如果发现表的行太多，而列较少，这样的表在排版时浪费版面，同时也不美观，有时还可能因行数太多以致不能排在同一页上。这时可以采取“竖切横并”的办法来改善，即将过多的行切下来，并接到原表位置的右边，使其排成为双栏的形式。同时须重复竖标目，并对双栏相邻的一条竖线采用双线形式。示例如下：

原来的表：

竖切横并后的表：

（2）横切纵并。如果发现表的列太多，而行较少，这样的表在排版时横方向会排得很拥挤，有时甚至根本就排不下，即使排得下，也往往因比例不协调而很不美观。这时可以采取“横切纵并”的办法来解决，即将过多的列切下来，并接到原表位置的下边，使其形成两段形式的排列。并接时左边须添加重复的横标目，两段之间的一条线采用双线形式。示例如下：

原来的表：

横切纵并后的表：

（3）纵横标目互换。如果表的纵标目多于横标目，且由于纵标目太多以致超过版心的宽度，使得表的排版困难。这时可采取纵横标目互换的处理，以解决排版困难，并美化版面。与此相反，如果嫌横标目太多，而同时纵标目较少，有增加的余地，这时也可以作纵横标目的互换。示例如下：

原来的表：

纵横标目互换后的表：

（4）表的合并与分拆。如果表的内容太多，以致表格的标目太多，表身过大，这将造成排版和阅读的困难。在这种情况下，如果可以将表中内容分离为多个不同的主题，则应该把它拆分为几个表。拆分后，既便于阅读，又能优化和美化版面。反之，如果有多个表格，且表格的标目较少，几个表所反映的内容又比较雷同，这时就可以考虑将多个雷同的小表合并为一个较大的表。

（5）对大表的处理。如果表身太大，不但会给排版和阅读造成困难，也不利于版面的和谐。对于这种大表，可以考虑采取以下几种措施：首先可考虑对其进行拆分，具体条件见上条；其次可以采取“竖切横并”或“横切纵并”的办法；第三，对于纵标目太多（即表的列太多）的情况，如果不宜拆分或切并，则可以采用页面横向排版；第四，对于纵标目太多，甚至采用页面横向排版也难以排版时，此时如果其横标目不是太多（能够在一页中排下），则可以采用纵横标目互换的方式解决。

4．三线表的电脑制作

学术期刊中常采用三线表形式，这一是为了统一规格，同时也考虑到版面美观的需要。有一些作者不了解这种表格形式的制作方法，他们用一些线条和特殊排列的一组文本或数字组合成一个貌似的三线表。这样其实不是表格的形式，这种所谓的“三线表”，在排版时会自动拆散。对复杂的表格设计，三线表的制作更是困难，结果导致编辑部收到的稿件中有不少虽然在打印稿上显示像表格，而其电子文档中数据并不以表格形式存在，文档一经编辑排版，貌似表格的数据便分散成没有规律的文本了。在表的完整性、行列设置的逻辑性和合理性等方面出现的问题也不少。

下面介绍电脑制作三线表的操作技巧：

表的基本定义是数据的一种有序排列，尤指其中的数据按基本上构成一个矩形的竖列和横行进行排列的一张表格。所以表的最基本形式应是田字格全线表（全线表就是保留全部单元格的表线的表）。最基本的田字格全线表如下：

不管要求最终采用什么表线的形式，新建表格时应当先建立田字格全线表。其他各种表线形式都可以从田字格全线表改造而成。所以我们在制作数据表时，正确的做法是先在文档中插入田字格全线表，然后通过单元格操作来改造这个表，使其符合各种特殊需要。改造的操作主要有合并或拆分单元格、添加辅助线、改变单元格大小、改变表线的粗细及设定表线显示与否等。下面以例表2的制作为例演示制表过程：

例表2　酶浸提苦丁茶试验设计
Sample table 2 The investigation design of Kuding tea extraction by the addition of enzymes

注：A为最适纤维素酶浓度0.2％；B为最适果胶酶浓度0.1％；C为最适木瓜蛋白酶浓度0.4％。

Note: A(0.2％), B(0.1％) and C(0.4％) are the optimum concentration of cellulase, pectinase and papain respectively.

制表步骤如下：

（1）在Word文档编辑状态下，将光标移至需插入表格的位置，点击工具栏的表格菜单，移至“插入”处并选中右边的“表格（T）”选项（点击它）；

（2）在“插入表格”框中填入需要的列数和行数后，点击“确定”，便在插入处出现如下一个表格：

（3）通过对最上面2行中各单元格的合并后，形成如下形状：

（4）在表上方加上表题，在表中相应位置填入行、列表头及各单元格中的数据，在表底加上表注后，便初步完成一个全线表格的制作如下：

例表2　酶浸提苦丁茶试验设计
Sample table 2 The investigation design of Kuding tea extraction by the addition of enzymes

注：A为最适纤维素酶浓度0.2％；B为最适果胶酶浓度0.1％；C为最适木瓜蛋白酶浓度0.4％。

Note: A(0.2％), B(0.1％) and C(0.4％) are the optimum concentration of cellulase, pectinase and papain respectively.

（5）选中该表格，在工具栏的格式菜单下点击“边框与底纹（B）”选项，进入“边框与底纹”设置框；

（6）先将表格的所有竖线设置为不显示，并确定后，再选中表格下面4行，重新进入“边框与底纹”设置框，并设置其中间一条行先不显示，确定后便得到最终结果如例表2。

含有次级纵标目的表格的三线表制作：

对于一些内容比较复杂的表格，在制作三线表时需要采取一些技巧。学术期刊中大量存在的是含有次级纵标目的表格，例表3是这类表格的典型例子：

例表3　抑制剂对茶树PPO活力的影响

此三线表的制作过程如下：

（1）先制成全线表如下：

（2）编辑表格的边框，使只显示表的顶线、底线及顶线下面第2根横线：

（3）分别在3个一级纵标目下添加三条横线，这些横线之间留有一定的间隙。其结果如例表3。

当然，不是所有的表格都适合制成三线表的，对于那些不适合三线表的，就不要勉强制成三线表，以免影响内容的准确表达。

5．表格设计改进实例

例表4　不同温度处理乌龙茶PPO的热稳定性
Sample table 4 Heat stability of PPO under different temperatures

此表首先是设计不合理，尤其是纵标目在逻辑关系上与作者要表达的本意不能完全符合；表题表达也不当，所测定的PPO活性是对茶树而言的，所以不应该表达为“乌龙茶PPO……”，而应该是“乌龙茶品种茶树的PPO……”，简化后可表达为“例表4不同温度处理对茶树PPO活性的影响”。在设计上，其纵标目应以茶树品种为主，其“PPO活性”和“活性下降率”可作为各品种下的次级标目。修改后的表格如下：

例表5　不同温度处理对茶树PPO活性的影响
Sample table 4 Inference of PPO activity of tea plant under different temperatures

6．表格的排版

为了美化版面，在设计表格时，应当考虑表的各部分所占空间位置的大小、各单元格大小的匀称、字体大小等因素。表格的字体大小应该小于正文文字，这样既有利于区分表格与正文文字，又可避免版面单调呆板。一般是表题的字体比正文小半号，表头、表身和表注的字体再小半号，即如果正文采用5号字，则表题用小5号字，表的其余部分用6号字。

表的排版位置，一般是列在首次引用该表的自然段落的下面，如果遇到跨页的情况，则可以将表后移或前移，以避免表的跨页。正文叙述要与表格内容相呼应，要对表格内容进行引用。常用的引用语句有：“根据表×资料”、“由表×可见”，或者在有关文字叙述后用括号内注明：“（表×）”。

表格与正文之间应当有明显的界面区分，一般应与正文空半行的距离，有时还可以采用不同的字体来加强区分效果。对于表格内数字的排版，一般应使上下各行之间阿拉伯数字的个位数对齐，如果有小数点，则应让小数点对齐。如果表中的数据太长，可采用以下方式来处理：①改变计算单位。如120000可改写成12万，12000g可改写为12kg；②采用指数表示法。如120000可改为12×10⁴。对于5位以上的数字，可采用1/4格的空格来分隔千位数，而不宜用撇号来分隔。