情况报告基本结构由标题、签注、主送机关或称谓、正文、结尾或落款及日期等部分组成。
（一）情况报告的标题
一是由规范化的公文标题三要素组成，即发文机关、报告内容和文种（报告）组成。如果情况紧急，也可在报告二字前面加上“紧急”字样，以引起领导的重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。
二是由主要内容和文种组成，省略发文机关。用介词“关于”引领。既然情况报告是以反映和说明情况为主，那么就应该把主要情况概括到标题中。一般是情况加文种，前面用介词“关于”领起。如《关于赴泰国参加“中国邮票展览”开幕式等情况的报告》。
（二）情况报告的签注
向大会所作的情况报告的签注包括三个内容：一是会议的名称；二是会议的时间；三是报告人姓名及职务。分两行写明。
第一行写会议的时间和名称。前用破折号标出，其顺序是：破折号、会议时间、会议名称；在破折号后，用“在”，在会议名称后用“上”字组成。如：
——2000年10月28日在第九届
全国人民代表大会常务委员会第十八次会议上
第二行写报告人的职务和姓名。如：
水利部部长 汪恕诚
如果是向上级机关报告情况，则没有此项内容。
（三）情况工作报告的主送机关或称谓
向上级主管机关报告情况，需要写明主送机关，一般是直接上级领导机关的简称。如，各省、自治区、直辖市人民政府和中央各部委向国务院报告本地区或本部门工作情况的主送机关就写“国务院”。
向会议所作的情况报告，要写明称谓。如向地方人民代表大会常务委员会所作的专题工作报告，其称谓是“主任、副主任，秘书长，各位委员”，后加冒号。
（四）情况报告的正文
情况报告的正文可分三个部分：导语、主体、结语三个部分。
1．情况报告的导语
情况报告的导语是指先作概括交代。即先用极简要的语言全文的目的和结论，也就是说明报告的缘由。如：
我省自1978年开始，由省政府办公厅批办国务院文件（原由省委办公厅批办）。几年来，由于省委、省政府领导同志的重视和具体指导，在对国务院文件的批办工作方面，初步建立健全规章制度，保证了国务院文件能及时传达贯彻。现将情况报告如下：
2．情况报告的主体
（1）报告情况。这部分要写清楚所办工作的主要过程、采取的主要措施、取得的主要成绩、存在的主要问题。有的还要写出经验、教训和下一步的打算或设想等。由于报告的侧重点不同，有的专题报告这几方面也不一定面面俱到。
（2）初步查明的原因，正在采取什么措施等。
（3）提出处理意见。提出对问题或事故的处理意见或建议，或对新情况采取的对策，以便取得上级的支持和指导。
（4）情况报告的结语。
有的情况工作报告在结语部分写上措施、奋斗目标和决心。
（五）情况报告的结尾
情况报告在结尾处大多使用“特此报告”结束全文，也可使用“以上报告（意见）当否，请指示”或“当否，请示之。”或“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”等。
（六）情况报告的落款及日期
向上级主管机关汇报工作的情况报告，需要写明落款及日期。位置在正文后第三、第四行处，分两行写。署名要写全称或规范简称。联合行文的要依次写出单位的名称。有的姓名前面还要加上职务，如：
财 政 部
审 计 署
内 贸 部
中国人民银行
国家粮食储备局
如果是向会议所作的专题工作报告，由于在专题工作报告的签注部分已经写明了日期和报告人，则在此省略该项。
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