公务写作的重要性

写作，通俗地讲也就是写文章，或创作文学作品。

现代社会是信息的社会，信息的价值和效益则全在于传播、交流和沟通。而实现信息的传播、交流和沟通，最常用的有两大手段：一是声像，即语言、形象；再是符号，即文字。写作，这正是运用书面语言来交流思想、传递信息的一种重要方法，始终在人类社会生活中占有极其重要的地位。

写作除了有利于对物质生产、精神生产、政治活动、社会交往等方面进行总结和管理，还有助于我们开发智力、发展思维。因此，从幼儿园到小学、中学、大学，各级学校都非常重视写作的教学。

根据写作的定义，我们通常把写作分为两种（或两个阶段）：一种是应用文体的写作，指的是国家机关、企事业单位、社会团体以及个人用来办理公私事务、传递信息、解决实际问题时常用的一种具有固定格式的文种样式书写。通常称之为应用写作，公务写作即是其中的一种；另一种就是文艺写作。指的是创作用语言文字来塑造人物形象，反映社会生活的艺术，包括小说、诗歌、散文、戏剧等文种样式。通常也称为文学创作。

写作的这两个阶段之间既有联系，又有区别。

其联系在于：①应用写作是基础，文学创作则是提高。②应用写作是平时练笔，文学创作则是长久积累后所产生的创作冲动与艺术升华。

其区别在于：①就性质而言，应用写作具备普及性、工具性，文学创作则带有艺术性、专业性。②从联系与效用上看，应用写作与现实生活的联系更加紧密，更具备忠实性（忠实地体现制文单位的意图）和实际性（作为办事工具，用来指导工作和处理问题）。③在成文特色上，应用写作普遍具备两大特色：一个是它的受命性，即写不写应用文，不是取决于自己个人的意图，而是来自于上级、工作或他人的需要；二是它的限时性，即应用文的起草都有着十分严格的时间限制，紧急时甚至要求即时赶出来。

应用写作，尤其是其中的公务写作既是现代人的必修课，更是求职与就业者的基本功；从层次上来说，应用写作也是学校写作教学的继续和提高。

说应用写作是现代人的必修课和求职、就业者的基本功，因为无论是求职时的应聘，还是就职后的日常工作，不但无法离开应用写作，而且表达的效果还直接影响甚至决定着最后的结果；说应用写作是学校写作教学的继续和提高，是因为应用写作不仅建立在学校写作学习的基础之上，而且内容更广泛，功效更专业和实用。

从这个意义上，完全可以说，应用写作是一种复杂的精神生产，是一种有效的智能开发。因而也应该成为现代公职人员的一种自觉行为。

写作不但是一种生产，而且是一种比较复杂的精神生产。其具体产品——文章，就是将思想转化为语言符号，并以一定的体裁样式表现出来。如同物质生产一样，写作也有原料采购、制作加工、总体组装等生产过程，也有设计、制作、检验等全套工序流程；只不过写作的原料是自己所获得的感受与认识，其设备是人的精细大脑，其工具则是人类的语言符号。由于每个人的精神素质不同、知识结构不同、思维方式不同、所处的时代与社会环境也不尽相同，必然导致所产出的写作这种精神产品的质量也千差万别。但既然是精神产品，无论其质量如何，都会对客观世界产生程度不同的影响；尤其是那些高质量的写作精神产品，更可以有力地推动时代和社会的进步。

人类社会不可能没有相互间的思想交流，现在时髦称之为“信息沟通”。写作，正是思想交流与信息沟通的重要形式。我们研究写作，也应该将它当作一种自觉的传播行为来看待。

从传播学的角度来分析，人际信息沟通社会和心理的需要有三种：

一是互动的需要。每个人都需要在人际互动中认识自己，同时也认识他人和社会。无论是从事体力性劳作，还是技术性工作，或者管理工作，都不可能离开互动，后者尤其如此。

二是影响他人的需要。影响他人实际为的是宣传自己或自己的社会组织以及产品。目的在传授知识、促进认识，或增进共识、协调行动，或介绍、推销产品及服务等。公文中的指令、条例、讲稿、批示等，都是直接出于影响他人的需要。

三是表达感情的需要。人是有感情的生物，有感情就需要表达，表达的目的是希望他人来分享。写作就是一种极好的表达。或抒发喜怒哀乐，或寄托志向情趣，文学作品尤其表现明显。

应用写作中的传播效应正是借助于上述几种心理需要来加以表现的。具体表现形式则有四种：

使人知——传播信息，比如通知。

使人服——说明理由，比如可行性报告。

使人感——引发共鸣，比如演讲。

使人悦——让人接受，比如广告、解说词等；或者让人放心，比如合同、便条等。

这四种效果只要产生，沟通、传播的目的也就达到了。

写作对人的智能开发作用就更明显了。因为写作是复杂的脑力劳动，作者从观察生活、分析材料开始，到组织布局、运用语言，以及最后的加工润色、斟酌删改，每一个环节都必须发挥智力和技能作用。这本身既是一种智能活动，同时又是一种卓有成效的智能训练和开发：长期在思维中比较、选择出精当的语言符号，就能不断地增强思维的清晰度与精确性；而在语言运用中完美地定格好思维成果，又能增强语言的精确、完美程度和思维的条理性。两者互补互促，相得益彰，长期如此，智能不就逐步提高了吗？

写作给个人带来的益处太多了，且不说古代科举考试中因一篇文章出色而金榜题名，现代因某篇文章而飞黄腾达、青史留名的，中外都不乏其人；因善写文章而改变命运的，我们身边的事例为数都不少。这里就不一一细说了。

生活中，应用写作包括的范围很广，样式也相当多。从范围上来说，每个人从小到大，交往、生活、工作、学习，几乎时时、事事、处处都离不开应用文；从样式上来说，就目前多数人的见解，应用文至少可分为行政公文、党务公文、事务文书、会务文书、商务文书、劳务文书、科技文书、司法文书、私务文书（日用信札）等几大类。

本书只着重介绍文秘人员常用的公务性文书种类。其余文种，请参看其他的相关专门书籍。

公务文书的写作是应用写作中的一种，相对地说，是最为重要而且常用的一种应用写作。

说公务写作最为重要，这是因为：

第一，公务写作要求具备驾驭各种文种的能力。就一般而言，与文艺创作相比，文艺创作没什么程式，但必须讲究足够的深度和独创性。因为如果没有生活深度，写出来的东西就吸引不了读者；没有鲜明的独创性，也根本无法去感动读者。离开了这两点，文艺作品就谈不上生命力。而公文写作则更注重于外在形式，只能在这个固定的程式或框架下去进行有限的创作与创造。这就要求公务写作者必须同时具备驾驭多种文种的精熟写作能力。一篇好的公文，要在既定的框架中产生出感人的效应，体现的正是这种能力。更何况，公务写作本身所涉及的文种种类也相当丰富，不同文种又各有自己独特的写作要求，对拟稿者个人而言，这本身也是一个非常难得的锻炼。

第二，公务文书所产生的是群体效应。文艺作品除非达到了相当的数量或者足够的分量，读者常常只关注情节，却忽略了作者；公文自从走出了制文机关之后，它所显示的集体意志基本也就掩盖了原来的作者；公务文书事后又借助于受文者自觉不自觉的多重传播，波及面越来越广，公文中的每一句话，都必须认真反复推敲，确保公众能正确理解，因而考验文种作者的难度也相对越大。

第三，公务文书对写作者的影响相对更为直接。如上条所言，文艺创作中，很多人往往忽略了作者；公文写作中，尽管受文方多数不清楚谁是作者，但负责签发的领导却心中有数，因而对作者的影响相对也就更为直接，写得好的，常常也更容易受到主管或行业（系统）的青睐。

第四，公务文书与其他的办事环节相对结合得更为紧密。在文秘人员办文、办事、办会这三大环节中，办事体现的是操作能力，办文则体现的是综合能力。无论是整体文件、材料的构想，还是每一份最简单的文件或材料的出台，都既要考虑到上下左右各种相关人群的利益与喜好，又要考虑到与之相关的或大或小的一连串事情，还要考虑到说话与办事之间的合理和有机衔接。从这点上说，公务文书往往也更能锻炼其写作者。