文秘人员的基础修养

任何职业都有自己的独特要求。基础修养就是司职人员从事自己本职工作的最基本要求。如果连这些都做不到，那只能说明其人很难适应该项工作，就应考虑改换职业，这可能更便于个人潜能的发挥，也对社会的整体调适有利。机关办公厅（室）的特殊性质决定了其特殊地位与要求。作为办公厅（室）主体的文秘人员，其基础修养的要求相应也更多、更严。以下四点，尤其重要。

1. 认准角色位置

机关是单位的核心机构，是体现单位意志的场所，是单位首脑与自己的内外公众联系的枢纽，也是单位团队文化、精神风貌、综合形象的最具体体现点。每一个在其中工作的人，都带有双重身份：表面是作为公民的个人；实质是充当单位某一方面的代理。有人戏称机关文秘人员“见官大三级”，正是指此而言。不管个人的自我感觉如何，这双重角色都是客观存在，公众（尤其是普通公众）就是这么看待的。公众尊重我们，实际是尊重我们的“代表”身份。这是非常重要的一点。每个文秘人员都必须认清并谨记这一点，自觉地把个人言行纳入国家、单位所规范的轨道，时刻想到公共利益，处处严格要求自己，永远让周围的公众从自己身上感受出本单位为公众服务的殷殷诚意及努力向上的勃勃生机。

有人说“机关是单位的脸面”，这话有道理。“脸”不仅是五官构成的肉体物质，同时包括责任、荣誉等精神状态。大千世界，芸芸众生，人人都渴望“有脸”而羞耻“没脸”。为了共同维护好单位形象的这张“脸”，使之更端庄秀美、容光焕发，每个机关文秘人员都必须合力承担起为之“洗濯”、“美容”的崇高义务——仪表上修饰自己，衣着整洁、朴素大方，待人谦和，语言温雅；行动上规范自己，合理合法，守时有序，讲效率，重团结；气质上陶冶自己，彬彬有礼，庄稳凝重，不卑不亢；业务上砥砺自己，精通、准确、保密、快捷，具备过硬的基本功。切忌以权（职、位）谋私，敲诈勒索，拖沓疲软，摆威作势，或甩派头，假传令，凭借权势卡人，搬出上级压人。否则，社会公众不仅会鄙薄您个人，更可能非议到您所在的单位及领导，最终不但不利于单位形象的建树，也不利于工作的开展和彼此的沟通。

具体到办文上，一方面，文秘人员既是公文的制作者，从构思、拟稿到印制、分发，每一处字句包括标点都得一一考虑周到，不允许出现差错；但另一方面，文秘人员同时又是公文的具体传达和贯彻者，很多时候，上面的意图需要贯彻，下面的具体难处也得领悟和反映，这就是现实中的双重角色位置问题。这种角色有时固然风光，但有时也可能非常委屈，需要正确认识，还必须合理理解。

2. 正确对待工作

工作既是实现自我价值的途径，也是为社会服务的机会。机关工作还有两大特点：一个是它的服务性。为广大社会公众服务。机关工作不论大小，都是在为社会公众服务，这一点是共同的、不变的。不同的只是服务的方式有所区别，有的是直接为公众服务，比如贯彻福利性政策，筹办集体活动等；有的则是间接服务，譬如，为某一领导所做的具体事务，目的就是在创造条件，让领导能腾出手来，以更好、更全面地了解情况、方便工作、服务于社会公众。所以，无论做什么工作，我们都要热情对待、认真做好。

再一个是它的整体性。办公厅（室）工作看起来好像千头万绪、纷繁错杂，实质彼此都是密切相关的，共同构成了一个整体。一项做得好，可能促进其他工作；一项做差了，也可能贻误全局。有如链条，一环松脱，整链断开。所以，在对待分工的问题上，我们应该有螺丝钉精神，拧到哪里，就在哪里发挥作用，不能挑肥拣瘦，不能重此轻彼。特别要注意克服拖拉和懒惰的毛病。拖拉者降低了效率，加剧了公众的牢骚和不满；懒惰者延误了工作，造成了不必要的信誉、时间乃至经济损失。

我们需要提倡的是马上就办、急事急办、特事特办等雷厉风行的作风。不要让我们的上级部门、兄弟单位和社会公众在我们身上感受出衙门积习，不要让日常政务或事务在我们手上被耽搁下来。我们提倡能者多劳、有劳有得的得失观。有多少热，发多少光。不计分内分外，能干的事就努力去干，并且力争干好，干出成绩。这样对整体工作有利，对个人的素质提高也有益。因为“得”的含义，绝不仅指物质上的金钱（正当的经济收入当然无可厚非，但不应陷入钱眼中），更包含有精神上的，比如能力的提高、声誉的鹊起，等等。文章写得多，水平提高就快；分内事做得好，分外事做得多，人缘及评价也就不同......这都是“得”，而且有时是金钱难以买来的更为贵重的“得”。

办文过程中有许多琐碎的事情，孤立地看，或许无关紧要；但或许正是在这些看似无关紧要的地方，有时导致的反应竟大出人意料。公文拟写中的一个错字或标点用错，公文传递中的一个时间差，所产生出的后果绝对难以挽回。

3. 淡泊名利荣誉

名利之心，人皆有之。从某种角度上说，这也未必不是好事。因为作为一种褒奖，当名利与个人的能力、业绩构成正比时，名利对个人、对周围就会产生出一种动力，一种效应，促人奋进，催人急起。现在的问题是有的文秘人员把名利荣辱看得过重。不管自己工作成效、能力水平如何，在一个单位混了两年，就想着升迁，甚至吵着升迁。他们伸手要官不脸红。固然，在个人去向、干部使用上，人往高处走是可以理解的，“不想当元帅的士兵不是好士兵”嘛。但局部现实毕竟复杂，领导的抉择和选拔总要权衡全局，很难完全满足每个人的具体要求。与其闹意气，伤害感情，有损工作，不如默默自励，努力工作，期有进展。

其实一个人的人望高低，主要还是与其才学、品格、贡献成正比的，地位倒不是十分重要，更不一定起决定作用。只要有真才实学，在任何地方、任何岗位，都不难得到公众的敬服与嘉许，大器晚成与大器早成只不过是个时间问题，何必操之过急，弄得自己不愉快，他人也不舒服呢。

站在国家或单位的整体高度，我们必须确立起崭新的团队名利观。提倡把个人的小名利融合进团队的大名利之中，着力追求整体的利益，追求团队事业的成功；从整体发展中求得个人的愉悦，也求得个人的机遇，达到范仲淹老人所说的“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的崇高境界。

文秘人员在办文过程中，这一点尤其要引起注意。因为其他的事，谁做了可能功劳就记在谁的名下，但办文却不同，这是因为：第一，一个公文的效价是很难在短期内看出或作出评价的，无法立竿见影；第二，公文体现的集体意志，是大家共同努力的结果，不可能把功劳算到哪一个拟稿者的个人头上。

4. 努力成为通才

一家办公厅（室），尤其是党政机关的办公厅（室），工作方方面面，千头万绪，很多都需要文秘人员去处理。虽然领导可以做主，但领导不可能事事躬亲，刻刻在场；也不可能事事精通，有时还需要文秘人员出主意，做参谋。这些，都要求文秘人员平时注意积累，广泛涉猎，融会贯通，且触类旁通，努力锻炼成为独当一面、应付裕如的通才。在这一点上，任何骄傲自满、不思进取、浅尝辄止的态度都是必须彻底破除的，决定需要的倒是其反面——诚实谦虚、不断努力、吐故纳新的精神。每一位文秘人员在努力做好自己本职工作的同时，都应挤出时间，勤奋学习，保持旺盛的求知热情，及时进行知识的积累、更新和扩展；同时留心观察现实情况，发现问题，研究对策，充当好各项工作的有心人。如此以专促能，以能益专，一专多能，红专并举，才能胜任并充分发挥好文秘人员的良好参谋、助手作用，更有效地做好工作，以适应飞速发展的时代。起点水平低的同志尤其要加倍努力，否则将无法适应工作；起点水平高的同志也不能放松，因为知识的累积永无止境，应力求使自己进入新的高度。

具体到每一位文秘人员，则要求能写能说能干：能随时写得出一手漂亮文章，能随地说得出一番符合场合又富于鼓动力的话语，能适应并处理好各种不同环境中的不同工作。这个要求虽然没有具体的量化或物化标准，但必须强调得不断学习、永无止境。现在各外企对秘书职位的要求就呈现出4种趋势，即：①从打杂、花瓶型向职业化秘书转变；②从硬性专业化要求向软性素质化迈进；③知识结构要求更专业化、职业化；④能体现出所在国家的民族文化特性，比如，欧美公司就注重秘书的专业技能，而日本公司则更注重亲和力与沟通能力。

有的同志强调工作忙，这就得看您愿不愿意挤，善不善于挤。古代欧阳修还不敢放松“枕上、厕上、马上”呢；一天挤一点时间，长期坚持，积少成多，总量也就非常可观。学的过程中还得与思相结合，不断提高层次、水平，努力变被动服务为主动服务，变事后补台为超前筹划，改盲目的事务主义为科学的精当管理，这既是时代所要求的，也是每一位文秘人员自身所追求的。

还有两个字不能忘：一是“严”。对自己要求要严，规章制度要严守，各项开支要严控，保密措施要严格。再就是“实”。为人、说话、作文、办事都要踏实，戒虚伪做作。提倡守口如瓶，切忌信口开河；提倡恪尽职守、客观务实，反对浮夸哄骗、胡编滥造；说话有节，动作守时，办事有纪。“心底长存一根弦”、“百尺竿头更进一步”，让我们大家都以此自勉，同时互勉、共勉，在文秘岗位上做出更大更好的成绩来。