文秘人员的素质要求

一个单位的办公厅（室）既是单位的综合性研究部门，也是为单位决策和领导工作服务的参谋与助手。从行政管理学的角度及意义看，办公厅（室）工作人员尤其是文秘人员素质的优劣、工作水平的高低、工作成效的好坏，一定程度上将影响着团队整体功能的发挥，从而制约着团队事业的发展。

随着现代化经济建设的发展，特别是我国加入WTO之后，市场经济体制逐步规范，各项改革正不断深化，新的形势对文秘人员的素质要求也越来越高。对此，我们必须从现在起加以注意、着手准备；文秘人员自己除了理解上级意图、了解全局情况、通晓民风民情外，也应主动朝以下方面努力：

1. 文秘人员必须具备求实精神

什么叫求实？求实就是依照“实践是检验真理的唯一标准”，一切从实际出发，实事求是；就是坚持主观与客观的统一，坚持对国家、对公众、对团队高度负责的原则立场，有一说一，有二说二，有喜报喜，有忧报忧，对问题的分析和作出的判断，力求经得起实践的检验。

邓小平先生指出实事求是是马列主义的精髓；毛泽东先生提出了“没有调查就没有发言权”的著名论断；江泽民先生曾指示大兴调查研究之风。都强调了调查研究即“了解实际情况”的重要性。完全可以说，调研的目的就在于避免失实，调研的过程、方法也就是求实的过程、方法。

历史经验说明，各种问题的解决首先得取决于正确的决策，而正确的决策则来源于对客观实际的周密且符合客观实际的调查研究。如果不了解实际情况，仅凭想当然，坐在家里拍脑袋，把自己的主观愿望或少数人的一相情愿当作客观现实，必然不可能得出正确的结论、作出正确的决策。回顾古今中外或自己团队、个人成长的历史，不难看出，什么时候工作指导方针符合客观实际，事业就顺利发展；反之，则造成工作上出现或大或小的失误，使团队或自己个人的事业遭受损失甚至挫折。因此，坚持理论与实际相结合，由此制定出并执行好正确的路线、方针、政策，已经成为各国精英团队走向成功的一条基本经验。所有文秘人员任何时候都应坚持这条原则，并以之指导好自己的行动，贯穿于全部行政或管理活动的每一个环节，这才是办公厅（室）工作的成功之基、立足之本；离开了这一点，一切成功、效果都无从谈起。

办文的全过程尤其必须求实：有多少人关心这事？他们在想些什么？问题能不能顺利解决......？都必须符合受文者的客观实际，才能针对性设计出合理的解决方案，达到预期的目的。

2. 文秘人员必须具有超前意识

超前意识就是预先进行思考、调查研究、拟制方案、供领导决策的一种自觉行为和思想状态。这既能有效地避免挫折，“防患于未然”，又能迅速地达到目标，实现效益（包括有形的经济效益和无形的政治或社会效益）。因而是一种高度责任感和职业水平的表现。

作为管理实施全过程中的直接参与者，无论是在政策、措施拟订前提供有关参数，或是政策、措施拟订中全部或部分把关，还是政策、措施实施后的收集反馈，文秘人员都必须学会并习惯超前思考、超前筹划、超前拟制方案，未雨绸缪、早做准备，才可能出言有据，确保无差错、无事故。要做到这点，文秘人员平时就需要尽可能的多花些时间与精力，去钻研理论、熟悉业务，培养出一个敏捷的头脑；同时积极深入基层，亲口品尝“螃蟹”，针对性地进行专题调查研究，力求深入、全面、系统地多掌握些第一手资料，才能透过目前的现状，预见出可能出现的势头或偏差，并借助必要、及时的行政手段或措施来尽早加以防范。这样，既加强了领导决策的针对性，也增加了决策的科学性和可行性，还能提高贯彻执行的速度和程度，更有利于整体工作。

公务工作本身就是一个动态的过程，情势会变，环境会变，制文者及受文公众也都在变，一成不变的东西是根本不存在的。公务文书的制作者只有具备符合事物规律的客观超前意识，才可能把握种种不断变化的情势，从而顺利实现自己的预期目标。

3. 文秘人员必须具有立体思维

立体思维指的是全方位地看问题。以联系、全面的观点，既看到正面，又看到反面；既看到此一事物，又看到与之联系的彼一事物。总之，照顾上下、服务八方，尽可能滴水不漏，考虑各个层次、各种因素，兼顾左邻右舍、方方面面、各种可能，不能厚此薄彼，更不能顾此失彼。

具体地说，就是立足点要站高些，目光得看远一些，视野宜开阔一些，各种正反可能都应估计充分一些。既要对领导负责，也要对群众负责；既要对现在负责，还要对将来负责；既要保证上级的决定和规章制度及时得到有效的贯彻落实，又要考虑长久的实际需要。务必胸怀全局，使自己的工作紧跟并配合全局，以求真正走活全局这盘棋，使内外上下形成合力，共同推动自己所在单位或团队事业的发展。

就公务文书工作而言，立体思维也就是多角度地看问题，也多角度地想问题。既要看到领导，也要想到公众；既要看到此一事，也要看到可能引发的彼一事；既要看到现在，也要看到将来；既要看到事物的顺利一面，也要看到事物的困难一面。只有全面、联系地看问题，才可能真正处理好每一个现实的问题。

4. 文秘人员必须具有开放精神

随着现代科技的发展，形势也在不断地变化，新问题、新事物层出不穷，需要分析、引导；许多老办法、老定义又有待重新认识和界定。作为管理层次的文秘工作必须由过去单一、封闭、书斋学究式的框架中解放出来，扩展为信息收集、调查研究、分析决策等多种功能的综合体系。为适应这种新形势的要求，文秘人员就必须主动适应形势发展的步伐，更新陈旧保守的观念，养成多面手、开放式、快节奏的思维形式，能上能下，能管能干，把自己的业务工作放到整个团队大兴旺、大发展，放到国内的市场经济，放到走出国门、面向世界的大背景、大环境中来考虑、来衡量，切实改进作风，深入基层，积极扩大交往、更新知识、培养能力，促进政策、文件成果的转化；与各机关、企事业更好地携手合作，共同促进本单位乃至整团队、行业事业的兴旺、发展。

办文中的改革开放也就是创新，既包括文稿思维角度的创新，又包括语言表述上的创新，也包括设备硬件上的创新，比如现在普遍使用的各种办公软件等；甚至某些文件的传达范围，只要不影响保密、又有利于工作，同样可以考虑适当扩大范围。我国《国务院公报》的扩大发行、不少地方开展的文件超市，实际上都是这种开放精神的体现。

5. 文秘人员必须确立主动服务的观念

“服务”是所有国家公职人员最基本的职能和公德，也是我们各行各业一切管理工作的出发点与归宿。文秘人员服务对象多，范围也更广，任务更繁重，形式与层次又非常复杂，因此，文秘人员树立主动服务的思想、落实主动服务的行动，就更加必要而且迫切，这是职业的要求、行业的要求，也是时代的要求。

文秘人员自身，要做好主动服务，就必须：

（1）主动做好领导的助手，为现代化管理服务。要通过调研与实践，多提准确有效的合理化建议，协助领导做好决策全过程中的各项服务工作；同时积极参与决策的实施，将其中的情况、问题、改进办法及时收集、反馈上来，并归纳、上升为一般性的结论。

（2）主动协调各方，为上下左右服务。从某种角度上说，文秘人员同时又处于联结和枢纽地位。而众多的单位、团体、人群要协调、高效、健全、正常的运转，都离不开这一枢纽（尽管其枢纽作用有时表现得比较隐晦）。因此，文秘人员务必要强化使命感，增强责任心，多动脑子想办法，多动手实践，多观察社会，主动、积极地协调好上下左右、干部群众间的关系，使之润滑良好、运转自如、高效灵活。

（3）主动认真地为公众服务。文秘人员既是联结社会与团队的桥梁，又是团队内沟通领导与群众的纽带。桥梁贵在四通八达，纽带妙在双方皆连。明了这一点，文秘人员就应多一分责任感，认真倾听群众的意见与呼声，然后积极向有关单位或领导反映，想方设法为他们解决些问题；同时也将领导的意图、国家政策与要求及时做出传达、解释，努力求得公众和社会各界的理解、配合与支持。这才是真正意义上的服务。也只有这样的服务，才可能产生出良好的政治和经济效益；同时有效地提高着文秘人员自身的素质。