为适应办公自动化，国家技术监督局于1999年12月27日批准了《国家机关公文格式》（GB9704—1999），于2000年1月1日实施。主要内容为：
一、用 纸 规 格
各省（区、市）人民政府和国务院各部门，有条件的机关和涉外部门，从2001年1月1日起，公文一律采用国际标准A4型纸，纸张的长与宽为297mm×210mm，如图4-1。
图4-1 纸张规格
布告、公告、通告等公布性公文的用纸幅尺，可根据实际需要确定。
公文的四周必须留白，留白就是留下空白带，不能印上文字。习惯上把上面的空白称为“天头”，下面的空白称为“地脚”，左边的空白则称为“订口”，右边的空白称为“翻口”。
留白的原则为天空、地狭、订口宽。所谓天空地狭，也就是要求上面的空白带比下面的空白带适当多点。具体标准为：上面的天头（指纸张上面的白边），空白宽37mm，正负1mm；下面的地脚（指纸张下面的白边），空白宽35mm，正负1mm；左边的订口（指纸张左面的白边），空白宽28mm，正负1mm；右边的翻口（指纸张右面的白边），空白宽26mm，正负1mm，如图4-2。
图4-2 版心尺寸（不含页码）与四边留白
二、印 装 规 格
1. 排版形式
除少数民族文字外，国内文字一律从左向右横排。各行文字长度与图文区相等。版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。要求误差不超过1mm；页码之间的误差则不超过4mm，参见图4-2。
公文一般每页排22行，每行排28个字。但对字距、行距暂无统一规定。
2. 字号选用
公文印刷的字号，一般应按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序，依次从大到小排列。基本要求为：
密级、紧急程度、保密期限等标识字符或其他重点字句：推荐使用3号黑体字。
份数序号（或印制编号）：暂无特殊要求。
发文机关标识（即文头）：推荐使用高宽为22mm×15mm的小标红色宋体字；联合行文时，主办机关名称应当排列在前。
文号字：仿宋体3号字；居中或偏左排列（有签发人则文号居左，签发人居右；无签发人则文号居中）。
签发人：用楷体3号字，也可用仿宋体3号字。
标题：用宋体2号字，加粗。
正文：用仿宋体3号字。
主题词：黑体3号字。
主题词中的词目：用宋体3号字，加粗。
抄送：仿宋体3号字。
印数：仿宋体3号字，或仿宋体小4号字。
总之，一般而言，正文、主送机关、抄报（送）机关、附件说明、发文机关、发文字号、成文说明、注释等，主要选用3号或4号仿宋体。
在数字的使用上，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字之处以外，一般都用汉字来标识。同一公文中，数字的使用应该前后一致。
3. 装订要求
公文一般在左侧装订，也有在上端装订的，不漏页。平订钉锯与书脊间的距离为3～5mm，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差正负4mm，如图4-3。
少数民族文字的公文，装订方式依据民族习惯而定。
4. 空格与空行
政务公文在制作排版上是有严格规定的，如图4-4。
图4-3 装订要求（平订）
图4-4 公文制作中的空行与空格
空格与空行的基本要求可表述如下（各地在具体执行中可能稍有出入）：
（1）空行原则：文头（发文机关标识）与文号之间：空两行。
文号下面的反线与文件标题之间：空两行。
标题与主送机关之间：空一行。
正文结束与发文机关名称（或年月日）之间：空两行。
年月日（或附注）与主题词之间：视实际情况而定。
（2）空格原则：空格分左空、右空与中空三种。
①左空 正文的每段起首行：左空两格（两个字）。
“附件”或“附注”前：左空两格（两个字）。
“抄送”及公文印制机关前：左空一格（一个字）。
②右空 年月日后：右空四格（四个字）。（说明：如果是独家发文，习惯上右空4格；如果是几家联合发文，则右空2格或更多。详见下面的具体部分）。
印发时间：右空一格（一个字）。
印制数量：右空一格（一个字）。
③中空 主题词各词目之间，空一格（一个字）。
5. 居中与分隔
（1）居中：文头、文号、标题，一律居中排列。
（2）分隔：抄送的单位名称之间用逗号，最后用句号。但如果罗列不同系统中的若干单位名称，则系统之间可用分号，系统内部各单位之间用逗号。
6. 标点符号
标点符号的书写要求请按《标点符号用法》中的规定办理。
此外还应注意：公文如编页码，那么单页码居右，空一个字；双页码居左，空一个字。页码都不计算在版心的范围内，而是放在版心下边缘的下一行，用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。空白页则不标页码。
公文中如有附表，可按书后附录1《国家行政机关公文格式》中的有关规定办理。
三、公文的特定格式
公文的特定格式是相对于常规格式而言的。
公文的特定格式具体包括信函式格式、命令格式、会议纪要格式这三种。因为一般性的工作中涉及不多，所以本书不作专门叙述。读者要使用时，可直接查阅书后附录1《国家行政机关公文格式》标准中的“公文的特定格式”部分，即可掌握。
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