档案室的收集

认识是行动的先导。为了推动归档制度的顺利实施，档案室应针对本单位实际情况，开展归档制度的宣传教育，加强文书处理部门、业务部门以及相关人员的归档意识。要强调，档案是历史的记录，是人类的共同记忆，是党和国家的宝贵财富。归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务。通过宣传教育，使大家自觉地支持并认真做好归档工作。

归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，因此，档案室工作人员不仅要在归档时严把质量关，还应该从源头抓起，对文件形成实施超前控制。一个单位在工作活动过程中，工作已经完成了，或者经历了某些重要事情和重大活动，但没有留下记录或形成文件，或者记录不完整，如领导现场办公处理的重要问题没有记录，电话请示与答复没有记录，有些形成决议的会议记录不全等，这些都会影响归档文件的质量。档案室工作人员有责任向领导和有关部门反映情况和提出意见，解决文书处理制度、文件格式规范和书写材料耐久性等方面存在的问题。必要时，可请有关部门，做补充记录、拍摄工作，以保证归档文件的完整准确。

对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导，是档案室的一项基本职责。档案室应组织文书部门和业务部门的兼职档案人员开展业务培训，讲解文件积累、归档知识。为了避免重复归档和归档遗漏，档案室应指导各部门确定科学的积累归档范围，明确单位内部门之间的分工。指导和协助编制立卷类目，开展预立卷工作，积累好应归档的文件材料。同时，还要加强平时的监督检查，发现文件积累、归档中的问题，应及时提出改进意见，并督促整改。

文书处理部门和业务部门立卷（组件）结束后，档案室只对已组成的案卷（组件）逐个进行质量检查，是远远不够的，还应从整体上全面检查归档的质量。主要应检查组成的案卷（组件）是否包括了本单位形成的各种门类和载体的文件材料；能否反映本单位该年度的主要工作，能否反映本单位的主要职能活动；能否反映出本单位的机构人事变化、重大事件和重要活动；案卷（件）的保管期限划分是否准确等。

平时收集是指档案室在执行归档制度之外对零散文件的收集，是对归档制度的一种补充措施。由于各种各样的原因，一个单位即使有了比较健全的归档制度，仍然会有些文件不能按规定及时归档，特别是未经收发文登记的“账外文件”，往往会分散在个人手中，再加上机构调整、人事变动等因素，都有可能导致归档文件不完整。一些归档制度不健全的单位，文件的散失和不能按时归档的情况就更加突出。因此，在正常的归档工作之外，档案室还需要采取措施，开展平时收集工作。如结合保密检查，节假日文件清理，或在机构与人事变动时，将应归档文件材料及时收集到档案室保存，以补充归档制度之不足。实践证明，这是行之有效的方法。