档案馆的收集

各级各类档案馆要贯彻科学发展、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。根据《档案馆工作通则》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，各级档案馆按照各自职责范围，分别接收保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用价值的非国有档案。具体收集范围如下：

（1）各级综合档案馆有关收集范围的规定如下：

①依法接收本级以下组织机构的档案：中国共产党委员会及所属各部门；人民代表大会及其常设机构；人民政府及其所属各部门和单位；人民政协及其常设机构；人民法院、人民检察院；各民主党派机关；工会、共青团、妇联等人民团体；国有企业、事业单位。

②各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。

③乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

④新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。

⑤本行政区内重大活动、重要事件形成的档案，涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。

⑥经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

（2）各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

（3）各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

（4）国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作。档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

1.接收要求

为了保证进馆档案的质量和接收工作的顺利进行，国家档案馆在接收档案时，应遵循以下要求：

进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。

2.交接文据

档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。

档案交接文据由三部分构成。第一部分是：确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。第三部分是：移出说明及接收意见。档案交接文据的规格为297mm×210mm（详见表2-1）。

表2-1　档案交接文据格式

档案交接文据应一式二份分别由移出单位和接收单位保存。

现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。

1.接收期限

根据档案发挥作用的规律，本着既便于档案形成单位工作查考，又便于社会各方面利用的原则，档案形成之后，应该在本单位保存一段时间，然后再将需要长久保存的档案交给档案馆保存。所谓接收期限，就是指档案形成到档案馆接收进馆之前的时间。根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”根据《电子档案移交与接收办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。”原则上，凡列入进馆范围的机关都必须无条件地按上述规定，按时向国家档案馆移交档案，拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的，要追究相应的法律责任。在实际执行中，应根据档案的性质特点、接收方法、档案保管条件、档案馆自身条件等因素，合理确定接收档案的具体时间。

经同级档案行政管理部门同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；重大活动档案、已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

2.接收方法

档案馆接收现行机关的档案主要有两种方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是现行机关按照接收期限，将已到期的档案每年向档案馆移交一次；定期接收就是现行机关将已到接收期限的档案每隔一段时间向档案馆移交一次。间隔时间由档案馆确定，一般为3年或5年。

一般说来，逐年接收工作量大，效率不高，不适合普遍采用。定期接收使接收工作相对集中，档案馆和档案室都有充分的时间做好准备工作，接收效率更高，同时，也使档案馆（室）有更多的时间从事其他档案业务工作。档案馆应该从实际出发，灵活运用两种接收方法，保障现行机关档案接收工作的有序开展。

我国经济、政治、文化等体制的改革和行政区划的变动，必然会带来机构的变动。机关、国有事业单位一旦撤销，其全部档案应清理后移交国家档案馆。根据有关规定，档案馆接收撤销机关档案时应遵循以下原则：

（1）撤销机关的档案，应当由撤销机关负责整理和鉴定，并按照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管，严禁分散、销毁或丢弃档案；

（2）一个机关撤销后，如果业务分别划归几个机关的，其档案作为一个全宗不得分散，应当作为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交；

（3）一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为一个新的机关，其档案应作为一个独立的全宗由合并后的新机关代管，或向有关档案馆移交；

（4）一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关，其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制；

（5）机关撤销或者合并时，如果留有尚未处理完毕的文件材料，可以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档案加以整理和保存。

国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有。国有企业在资产与产权变动中应当做好档案处置工作，确保其完整与安全。

（1）根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定，国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行：基建档案、设备仪器档案随其实体归属；产品、科技档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理；会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。

（2）国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案行政管理部门指定有关的企业代为保管。

（3）国有企业依法实行破产的，暂无去处的档案，移交企业主管部门或所在地国家档案馆。

（4）国有企业实行股份合作制的，其档案原则上由改制后新设立的企业管理，也可向企业主管部门或所在地国家档案馆移交。

重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。重大活动档案是国家档案资源的重要组成部分，是近年来国家档案馆拓展收集范围的重点之一。如2005年，浙江省人民政府第187号令公布的《浙江省重大活动档案管理办法》规定，对本省发生的重大活动所形成的档案，各级国家档案馆应提前接收进馆。

这些重大活动包括党和国家领导人在本省的公务活动；外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国友人在本省的参观访问；省委书记、省长的重要公务活动；在全省具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动；在全省产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；在县级以上行政区域具有重大影响的集会、会展等活动；以及其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。

根据规定，重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案行政管理部门同意。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。

档案馆的收集工作除依法接收进馆范围的档案之外，还包括社会档案的征集和寄存。

档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。征集的途径包括：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。征集的主要方法有接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。征集的对象主要是社会散存档案，即国家机构、社会组织和个人在历史上形成的、对国家和社会有保存价值的、尚在法定档案保管机构之外保存的档案。由于各种原因，有不少比较珍贵的档案散存在社会和个人手中。各级档案馆应通过征集的方法，将社会散存档案集中到档案馆保存，使其得到更好的保护，并发挥更大的作用。

档案寄存，是指档案馆依托现有的先进档案管理设施、设备、管理手段和高素质的专业队伍，对国家规定移交进馆的档案资料以外的各类企业、事业单位及属于公民个人所有的档案资料提供的保管服务。简单说来，就是档案所有者把自己保存的档案交档案馆保管，保管期间档案所有权仍归寄存者。档案寄存以自愿为原则，以双方协议为基础，可以是无偿的，也可以是有偿的。开展档案寄存服务既有利于拓展档案馆公共服务功能，也有利于社会档案资源安全保护和有效利用。各级档案馆应积极开展档案寄存服务，充分发挥档案安全保管基地的功能作用，为社会档案的安全保管提供便利。