档案鉴定的组织和方法

档案鉴定是一项关系档案工作全局和档案“生死”的重要业务活动，必须有组织、有领导地进行。档案馆应成立专门的鉴定委员会负责档案鉴定工作，鉴定委员会一般由馆长、馆内业务专家及被鉴定档案有关的单位代表组成的。各机关应建立由机关分管负责人任组长，档案部门和有关业务部门的人员共同组成的档案鉴定小组，负责机关档案鉴定工作。

档案鉴定组织的任务是，组织编制和审查档案保管期限表；组织和指导本馆、本机关档案鉴定工作；讨论审查“档案鉴定报告”和“档案销毁清册”；对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。

档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值。

直接鉴定法一般以案卷为基本单位进行，如果一个案卷内存在不同保存价值的文件，而文件间又有密不可分的联系，则以其中最重要的文件价值来确定保管期限；如果在重要案卷内发现个别无需继续保存的档案，不必拆卷取出销毁；如果在需要销毁的案卷内发现个别重要档案，则须将其取出另行保管，其他档案销毁。

档案销毁是指经过鉴定对失去保存价值的档案作毁灭性处置的过程。机关销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册。经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

1.销毁清册

销毁清册是登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。为了便于机关负责人或有关主管机关审查、批准应销毁的档案，必须编制档案销毁清册，它是日后查考档案销毁情况的凭证。

销毁清册的结构包括：档案销毁清册封面，项目有：全宗号、全宗名称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间表；销毁档案登记表，项目有：顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷号或文件编号）、数量、备注等。档案销毁清册审批后，还需有审批人的签章。

档案销毁清册应以全宗为单位编制，至少一式两份，一份留存档案馆（室），一份送有关领导审批，如需报档案行政管理部门备案，则需一式三份。等档案销毁后，其中一份存入全宗卷。

2.销毁方式

经批准销毁的档案，可“暂缓执行”，一般可保存一段时间后再抽样复审，以防鉴定有误。

档案销毁，可以送到指定造纸厂化成纸浆，这是销毁大批量纸质档案最常用的方法；数量少而又具有机密性的档案可交保密部门销毁；磁带、磁盘和光盘等特殊载体的档案，可以采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。

无论采取何种方式销毁，都必须有两人以上监销，销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明“已销毁”字样和销毁方式、销毁日期。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。