档案检索工具

档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

1.按体例分

（1）目录。目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。

（2）索引。索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。如文号索引、人名索引、地名索引等。索引和目录没有严格的界限，一般说来，目录条目是对档案内容和形式特征进行全面、系统的著录，著录项目比较完整；索引条目则比较简单，有的只有名称（档案涉及的人名、地名等）和档号两个项目。

（3）指南。指南是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。如档案馆指南、全宗指南、专题指南等。

2.按功能分

（1）馆藏性检索工具。这是反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录等。其主要功能是固定和反映档案整理顺序，档案管理人员可以借助它了解馆藏情况，并按照整理顺序查找档案。其不足是，目录组织方式受档案整理顺序的限制，检索途径单一，检索深度不够。

（2）查找性检索工具。这是指不受档案实体整理排列顺序的限制，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的专门性检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录等。其主要功能是，建立多种检索标识，提供多途径检索；可以打破全宗、案卷等实体管理的界限进行检索；可以根据需要，选择多种检索深度。

（3）介绍性检索工具。是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如各种指南。其主要功能是，全面地介绍档案情况，客观评价档案价值，向利用者提供一定的档案查找线索。通常不记录档案检索标识，不建立排检项，因此一般不能直接用于查找。

3.按载体形式分

（1）卡片式检索工具。这是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其优点是灵活性大，便于条目的增减和调整；缺点是数量多，不便于管理和交流。

（2）书本式检索工具。这是将著录条目连续记录并装订成册的检索工具。其优点是体积小，便于管理和交流；缺点是缺乏灵活性，编制完成后不便于条目的增减和调整。

（3）缩微式检索工具。这是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。其优点是密集度高、体积小，便于长期保存和使用。缩微式检索工具必须以卡片式或书本式检索工具为基础，而且需要一定的拍摄和阅读设备才能制作和使用。

（4）机读式检索工具。这是以磁性材料或光盘为载体的供计算机读取的检索工具。其优点是存储密度高，检索速度快，可进行多途径检索。缺点是前处理和输入工作量大，检索费用较高。

案卷目录和归档文件目录都是最常用、最基础的档案检索工具，它们的编制方法在第一章已有详细叙述。在此，对其他常用档案检索工具的编制作一介绍。

1.案卷文件目录

案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。它兼具案卷目录和卷内文件目录双重功能，实现了对案卷和文件的配套检索。

案卷文件目录的编制方法有两种：一种是先列出案卷条目，接着在下面列出这个案卷的卷内文件目录，然后按照案卷排列顺序装订成册；另一种是将所有案卷的卷内文件目录依次排列在案卷目录之后，并编制页码，将每个案卷的卷内文件目录所在页次标注在案卷条目的备注栏内，然后装订成册。

2.分类目录

分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。分类目录一般采用卡片式，故又称分类卡片。其编制方法如下：

（1）卡片填写。填写卡片应根据《档案著录规则》和《档案分类标引规则》的有关规定进行，将档案馆（室）的全部档案，以文件或案卷为单位逐一填写。当一件（卷）档案需标引多个分类号时，应分别填写多张卡片。

（2）卡片排列。卡片应严格按分类号的顺序进行排列。具体说来，先按分类号中的字母顺序排列，然后再逐级按阿拉伯数字的大小排列，类目顺序应与《中国档案分类表》相一致。同一类目内的卡片可按时间、责任者等特征排列，但在一个档案馆（室）应保持一致。

（3）设置导卡。卡片排列完毕后，需要在类与类之间设置导卡，又称指引卡，以便检索者快捷地查到所需的分类卡片。

3.主题目录

主题目录是依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。主题目录一般采用卡片式，也称主题卡片。

主题卡片的填写，应根据《档案著录规则》和《档案主题标引规则》的有关规定进行。主题卡片按照主题词的音序或字顺进行排列。

4.专题目录

专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，又称专题卡片，也可以采用目录数据库的形式。其编制方法如下：

（1）选题。选题是编制专题目录的首要环节，专题目录选择应反映馆藏特色，并具有一定研究意义的专题，不能选择与分类目录重复的专题。目的是使专题目录受利用者欢迎，有较高的利用率。

（2）选材。要根据专题的内容详细地了解和确定与专题有关的全宗、类别、时间所涉及的档案的范围，然后将有关的案卷调出直接阅读，逐卷逐件地挑选具有查考利用价值的档案作为著录对象。在选材时，可以适当放宽范围，将有关专题的不同论点的材料尽可能收入，力求给利用者提供全面、系统、完整的档案材料。

（3）填制卡片。填制卡片一般在选材过程中结合进行。填制卡片应按全宗和类别进行，方式有一文一卡、一卷一卡、多文（卷）一卡。在一个专题目录中，根据情况可灵活采用这三种方式。

（4）排列。专题目录卡片的排列应打破全宗界限，按卡片著录档案的内容分类排列。具体可采用问题、时间、地区等标准进行分类排列，不同类目之间应设制导卡。

5.人名目录

人名目录是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。人名目录可以分为综合性和专题性两种。综合性人名目录是录入档案馆（室）所藏档案中涉及的全部人名；专题性人名目录是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等，录入涉及该专题的人名。

人名目录根据其著录的详简程度又可分为两种：

简单的人名目录又称人名索引，著录项目一般只包括人名和档号两部分，两者对应，即可引导利用者查到记载某一人物的档案材料。

详细的人名目录的著录项目有姓名（包括别名、曾用名）、性别、出生年月、出生地、籍贯、民族、职业、政治面目、文化程度、工作单位、职务、简历、档案内容提要和对应的档号等。详细的人名目录一般采用卡片形式，故又称人物卡片。

人名目录一般按姓氏笔画、汉语拼音字母或笔形法顺序排列。排列时，应注意区分同姓名而不同人的情况，以免发生误检或漏检。

6.文号索引

文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。文号索引一般采用表格式，通常称为“文号档号对照表”。也有的档案室编制项目比较全面的文号目录。

文号索引一般按年度、发文机关分别编制。其编制方法是将同一年度、同一发文机关的文号与档号相对应地编制成一张表，然后装订成册。

7.全宗指南

全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

按照《全宗指南的编制规范》（DA/T14—2012）的要求，编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成分介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

（1）全宗指南名称。由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。

例：J211 北京市计划委员会全宗指南 1949—1990年

（2）全宗来源简况。列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为：全宗构成者形成和职能；全宗构成者所有曾用名称；全宗管理机构和全宗档案数量；全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

（3）档案内容与成分介绍。一般应使用综合概括的方法介绍，介绍内容包括：反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；具有重要历史价值和地方特色的档案；涉及具有全国和国际意义知名人物的档案；馆藏年代久远和特殊载体的档案。

档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

需要专门说明的档案按下列方法介绍：指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间，列出该档案文件的检索要素，对其档案文件内容单独介绍。一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：引用原文有助于阐述文件的内容实质，引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不作介绍，必要时只作简要交代。

人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点；履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点；财产状况与经济活动材料的名称和特点；家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点；图片、照片、录音、录像材料的名称和特点；未开放的档案，注明档案数量和使用范围；涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍；非纸质档案应简介其种类、特色和数量。

（4）检索查阅注意事项。包括检索注意事项和查阅注意事项两部分：

检索注意事项包括以下内容：可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；机读目录、手工检索工具条目的数量；纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

查阅注意事项包括以下内容：档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。档案的利用价值以及鉴定的情况；划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；档案内容向社会开放的情况；本全宗指南完成时间和编制者的情况；其他有关问题的说明。

8.档案馆指南

档案馆指南是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。它是每个档案馆必备的基础工具书。

根据《档案馆指南编制规范》（DA/T3—1992）的规定，编制档案馆指南应做到内容全面、系统、准确、实用、文字简洁。其结构由提示部分、正文部分和补充部分组成，提示部分包括封面、扉页、前言、目录；正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍；补充部分包括索引、附录、插图。

档案馆指南正文的编写方法如下：

（1）档案馆概况。内容包括档案馆历史沿革、馆藏档案综述、馆藏资料综述、汇编出版档案资料情况、利用工作综述等。

（2）馆藏档案介绍。将馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。

（3）馆藏资料介绍。对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，资料介绍的内容包括：资料类目的名称、代号；资料的数量、起止年代；重要资料需注明编撰者；资料内容介绍。