档案信息资源开发利用的基本方式

档案信息资源开发利用是档案部门为满足档案用户需求而采取的各种服务方式、程序和手段。档案信息资源开发利用的方式很多，目前常用的开发利用方式主要有以下几种：

档案借阅是档案馆（室）通过提供档案直接为利用者服务的一种档案信息资源开发利用方式，包括档案阅览、档案外借等具体形式。

1.档案阅览室建设

档案阅览室是指在档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。它是档案馆（室）的窗口，建立环境友好、设施齐全的阅览室是做好档案借阅工作的物质基础，也是档案馆（室）展示公众形象的重要场所。

阅览室的设置应遵循“方便用户、便于管理”的原则，要求明亮、安静、清洁，一般应设置服务台，配备阅览桌椅、监控设备、复制设备、检索工具、常用参考资料、工具书、文具等。档案室一般应设单独阅览室。档案馆一般应设置开放阅览室和内部阅览室，并视情况设置缩微胶片阅览室、音像阅览室、机读阅览室等，以满足对特殊载体档案的阅览需求。

阅览室应根据档案借阅的工作量，配置一定数量的专兼职工作人员，要求工作人员具有良好的职业道德，对利用者耐心细致、热情服务；要有过硬的业务技能，熟悉党和国家的各项政策法规、熟悉馆（室）藏档案的内容与成分、熟悉馆（室）各种检索工具的使用方法、了解利用者的心理、制定和执行利用档案的各项规章制度，以最大限度促进档案的合理使用，当好利用者的顾问和参谋。

2.档案阅览

档案阅览是指档案馆（室）根据利用者的查档需求，在阅览室提供相应的档案资料的一项工作，这是档案馆（室）最基本、最常用的一种档案信息资源开发利用方式。档案阅览可以使档案不出档案保存机构就实现利用，有利于扩大查档线索和得到档案人员有关利用方面的帮助，提高档案的利用效率。同时档案在档案工作人员的关注下阅览利用，有利于档案的保密和保护。

（1）查阅条件

我国公民或组织可凭身份证等合法证明到档案馆查阅开放档案和政府公开信息；而查阅利用档案馆未开放档案，一般需要凭单位或公民所在街道（乡镇）出具的介绍信，证明利用者的身份和利用档案的内容、目的，并经档案馆同意。外国个人或组织查阅利用档案馆开放档案需经国内有关主管部门介绍，并经档案馆或档案行政管理部门同意。

档案室是机关、企事业单位的内设机构，主要为本单位干部职工提供档案查阅服务，除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案外，也可向社会提供利用。一般利用者需提出查档申请，办理审批登记手续后方可查阅所需档案资料。

（2）查阅程序

到档案馆查阅利用档案，一般应遵循以下程序：

①利用者出示合法证明，办理查阅登记手续。

②查阅现行文件、开放档案的利用者，在接待人员的指导下自行检索现行文件目录或开放档案目录。查阅未开放档案，一般由档案馆工作人员代为查找。

③利用者需复制现行文件或档案，应填写复印登记表，经档案馆同意后由档案馆工作人员办理。利用者公布档案，须经档案馆同意。

④除来馆查阅档案外，利用者还可以通过电话、信函、传真、电子邮件等形式查询现行文件或档案。

本单位干部职工到档案室查阅档案，一般只需办理登记手续，即可在阅览室查阅所需档案文件。外来人员到档案室查阅档案，须经单位领导审批同意后，方可办理查阅手续。

（3）查阅的有关规定

档案查阅利用既要保证利用者利用档案的基本权利，又要使国家机密、商业秘密和个人隐私等得到合法保护，因此，《档案法》及其实施办法、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》以及其他法律法规都对档案利用作出了具体规定，档案馆（室）必须依此制定档案查阅利用制度，规定档案查阅利用条件和手续，并依法开展提供档案查阅利用服务。

3.档案外借

档案外借是为满足某些特殊的利用需求，如机关工作必须以档案原件作为证据等，档案馆（室）暂时将档案借出馆（室）外使用的一种档案信息资源开发利用方式。

档案一般不外借，因特殊原因确需外借时，应遵循下列规定：

（1）外借档案要有严格的制度，必须经过一定的审批手续。

（2）外借档案的数量和时间要予以控制，一次外借的档案数量不宜过多、时间不宜过长，并要对到期档案及时催还。

（3）外借档案必须办理外借手续，借出或归还时都需要认真仔细地清点检查，逐卷（件）予以登记，并做好签收工作。

（4）档案馆档案只能由移交单位档案员办理档案外借手续，并负责做好档案的保密和保护。

附录

某档案馆查档须知

1.我国公民和组织凡持有合法证明，如身份证、工作证、学生证、介绍信等，均可查阅现行文件和本馆已向社会开放的档案资料；凡要求利用本馆尚未向社会开放的一般档案资料，须持本组织或公民个人所在街道（乡镇）的正式介绍信，证明利用者的身份和利用档案的目的、范围，经本馆同意后方可查阅。

2.外国组织和个人利用本馆开放档案资料，须经国内有关单位介绍或直接向档案馆申请，经本馆同意后方可查阅。

3.利用者应逐项填写《档案调阅登记表》，其中查阅的档案内容和所要解决的问题，应尽量填写具体、准确。

4.凡属查阅现行文件、开放档案资料的，利用者在接待人员指导下自行检索现行文件目录与开放档案资料目录；属于查阅未开放档案资料的，则由本馆工作人员代为查找。

5.交接案卷、文件，应当面逐卷（件）清点。

6.查阅档案须在本馆阅览室内进行，严禁将档案带到室外。除查档用纸和文具外，其他物品（包括文件包）不准带进阅览室。

7.严守党和国家的机密。利用者只能查阅自己所借档案，不得互相转借或随意翻阅与自己查档目的、范围无关的文件。

8.根据《档案法》要求，利用者必须爱护档案，不得在档案、资料上圈划、涂抹、折叠，不得拆卷、抽页、撕毁档案和丢失档案，不得擅自公布档案，否则，将负行政或法律责任。

9.利用者需复制现行文件或档案资料，须填写《复印通知单》，经本馆同意后由接待人员办理。

10.利用本馆档案资料编印的公开或内部出版物，应注明材料来源，并报送两套给本馆审阅存档。

11.查阅结束后，请如实填写《利用效果登记表》。

12.阅览室内保持安静，严禁吸烟。

13.除来馆查阅档案外，利用者还可以通过电话、信函、传真、电子邮件等形式查询指定现行文件或档案资料。

某单位档案室借阅制度

1.本单位查、借阅档案者，必须办理档案查、借阅登记手续。

2.外单位查、借阅档案者，需持单位介绍信或有效证件，经有关部门同意后，办理档案查、借阅登记手续。

3.查阅档案，只限在档案室或办公室内查阅。

4.借阅档案，必须办理借阅手续，填写借阅内容、借阅时间、借阅人签字后方可将档案带出档案室。

5.借阅档案期限一般不超过7天，特殊情况可办理续借手续。

6.借阅档案者，对所借案卷、文件，应妥善保管，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。

7.借阅档案如需复制、复印、抄录，须经分管领导批准，办理复制、复印档案登记手续。

8.查阅党委和纪委等重要机密档案时，须经分管领导批准。绝密文电，一般不借阅，凡需查阅或复印的，须经单位主要领导批准。

9.科技档案、会计档案除形成档案的部门可以借阅外，其他部门原则上不得借阅。特殊情况须经分管领导批准，只能在档案室内查阅，不得复印、抄录。

10.档案利用效果显著者，应配合档案室做好档案利用效果登记。

11.档案室在借阅者归还案卷、文件时要进行严格检查，点交清楚，确认无误后方可注销，并及时入柜，不得随处摊放。如发现有拆散、涂改、抽换、遗失或损坏者，应追究责任，并报告领导处理。

12.档案室每周检查一次借阅登记簿，并及时催归拖欠超期的案卷、文件。

档案复制是指根据档案原件制发各种复制品。这已成为档案部门，特别是档案馆开发利用档案信息资源的一种日趋发展的方式。档案复制品，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的所有组成部分；摘录，只选取文件某些部分。复制方法大体可分为：手抄、打字、印刷，以及摄影、复印、仿真等。

制发档案复制品提供利用的优点显而易见，一方面，利用者不到档案馆（室）即可获得所需要的档案材料，既方便用户，又可在同一时间内，满足较多利用者的需要，使档案更充分地发挥作用；另一方面，也有利于档案原件的保护和流传。但同时，提供档案复制品的方式也有其局限性，一方面，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其在用作凭证时，一般的档案复制品往往不能令人满意，因而应注意提高复制技术水平，尽量满足不同的利用要求；另一方面，由于摄影、复印、扫描等技术的广泛应用，档案复制品容易失控，不利于档案保密和维护档案馆或企事业单位的合法权益，因此，需要在制发范围和批准权限方面妥善处理。

制发档案复制品，既可同阅览室工作相结合，也可单独规划与组织。档案复制品必须与档案原件仔细校对，并在复制品的空白处或背后注明档案馆（室）的名称、档案原件的档号，必要时加盖公章，以示对复制品的负责。

档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。档案是原始的历史凭证，许多单位或个人为处理和解决某个问题，都希望得到与处理和解决该问题有关的档案材料。出具档案证明就是为了满足这种利用需求，充分发挥档案凭证作用的一种档案信息资源开发利用方式。

出具档案证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真实、客观，具体要求如下：

（1）必须根据利用者的申请来出具档案证明。申请可以书面申请，也可以口头申请，说明档案证明所需证明的事实事项，及需解决的问题。

（2）出具档案证明必须根据正本或可靠的副本来摘引或编写，也可提供正本或可靠副本的复制件，确保档案材料的真实性、完整性。

（3）档案部门在档案证明上必须注明档案材料的出处，加盖档案证明专用章或单位印章、或法人签章，确保档案证明与档案原件具有同等效力。

（4）出具档案证明切忌对材料内容加以评价或做出结论，也切忌对存在互相矛盾的材料按需进行取舍。

档案咨询是指档案馆、档案室答复利用者询问、指导和帮助其利用的活动。档案利用接待人员根据档案及检索工具等回答利用者提出的询问，解答他们提出的问题，协助利用者查找所需档案，直至按利用者要求提供利用结果。

1.档案咨询类型

按利用者提出的问题划分，档案咨询可分为三种类型：

（1）指导性咨询。这是对利用者在查找或阅读档案时发生的疑问进行指导，如告诉利用者如何使用检索工具查找档案，解答利用者在阅读档案过程中出现的某些文书知识、档案知识、历史知识等方面存在的问题。

（2）文献专题咨询。这是针对确定的研究课题或有关问题，档案部门向利用者提供所需档案资料的信息线索，如根据学术研究或编史修志的需要，档案部门向他们提供专题性、系统性的档案史料目录。

（3）专项事实或数据的咨询。这是档案部门回答利用者关于特定事项的有关事实或数据的询问，如向利用者直接提供来自档案资料的关于某事项的数据。

2.档案咨询的步骤

（1）接受咨询。档案咨询人员与利用者进行双向沟通，准确、详细了解咨询的目的、内容、范围和要求，有答复咨询条件的应予以受理。不受理的，应说明理由。

（2）分析问题。针对利用者提出的问题，档案咨询人员弄清问题的实质，确定查找档案文献的方法、途径、范围，并做好相关准备工作。如果利用者提出的问题比较简单，咨询人员有把握立即回答，或借助检索工具和有关材料，短时间内能解决的，则应立即予以解决。

（3）查找档案。根据利用者提出的问题和分析问题阶段确定的检索策略，在馆（室）藏档案及其他档案资料保管场所开展档案资料的查找工作。

（4）答复咨询。经查找档案阶段，查阅与利用者提出问题相关的档案资料，并根据情况回答利用者的咨询。

（5）建立咨询档案。为了进行利用统计分析和对相同咨询问题的回答，改进咨询工作，档案咨询人员应该对咨询问题、查找方法与步骤、查找结果，以及利用者的满意程度、反馈意见等都做好记录，形成咨询档案。

档案开放是档案馆将到达一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。《档案法》第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。

《浙江省国家档案馆管理办法》第十七条规定：国家档案馆的下列馆藏档案，应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：①建国以前形成的档案；②建国以后形成的档案，时间已满30年的；③属于政府信息公开范围的档案；④经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；⑤重大活动档案，进馆满6个月的。

1.档案开放的鉴定和准备

开放档案意义重大，为积极稳妥推进这项工作，需要按照国家有关规定，认真做好开放鉴定工作和开放前的准备工作。

（1）组建开放鉴定组织。成立以有关领导和专家组成的开放鉴定工作领导小组，加强对档案开放鉴定工作的领导；同时组建以档案工作人员为主的档案开放鉴定小组，分工负责档案开放鉴定的具体工作。

（2）确定开放鉴定范围，制定档案开放鉴定方案。根据《档案法》及其实施办法、《保密法》及其实施条例、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》等有关法律法规的规定，划定需开展开放鉴定的档案范围，并制定开放鉴定的方案，明确开放鉴定的标准、步骤和要求。

（3）开展开放鉴定工作。鉴定小组成员根据开放鉴定的标准和要求，对开放鉴定范围内的档案逐卷、逐件认真审阅内容，做好相关档案的解密和划控工作。

（4）履行档案开放审批程序。经过鉴定小组的初审和开放鉴定工作领导小组的复审后，形成档案开放报告，报同级档案行政管理部门审批；对于特别重要的档案，则征求档案移交单位的意见，报同级党委或政府审批。

（5）编制开放档案目录。经同级党委或政府审批，或同级档案行政管理部门审批同意后，编制开放档案目录，放置在阅览室，供查档人员查用，同时向社会定期公布开放档案目录。

（6）对重要档案进行复制。为保护档案原件，便于社会对开放档案的利用，对重要档案需制作复制件，代替档案原件向社会提供使用。在条件允许范围内，对有关开放档案进行数字化扫描，通过互联网站向社会全文公布。

2.馆藏档案解密和划分控制范围

（1）馆藏档案的解密

根据2010年10月1日起施行的《中华人民共和国保守国家秘密法》规定：

国家秘密的保密期限，应当根据事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内；不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。机关、单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围，应当根据情况变化及时变更。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。

国家秘密的保密期限已满的，自行解密。机关、单位应当定期审核所确定的国家秘密。对在保密期限内因保密事项范围调整不再作为国家秘密事项，或者公开后不会损害国家安全和利益，不需要继续保密的，应当及时解密；对需要延长保密期限的，应当在原保密期限届满前重新确定保密期限。提前解密或者延长保密期限的，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。

2014年3月1日起施行的《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》则规定：机关、单位对不属于本机关、本单位产生的国家秘密，认为符合保密法有关解密或者延长保密期限规定的，可以向原定密机关、单位或者其上级机关、单位提出建议。已经依法移交各级国家档案馆的属于国家秘密的档案，由原定密机关、单位按照国家有关规定进行解密审核。机关、单位被撤销或者合并的，该机关、单位所确定国家秘密的变更和解除，由承担其职能的机关、单位负责，也可以由其上级机关、单位或者保密行政管理部门指定的机关、单位负责。

（2）划分控制范围

在开放鉴定工作中，凡档案涉及下列内容的，均应控制使用，不可开放：

①对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案；

②对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案；

③对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案；

④对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案；

⑤机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案；

⑥其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放的档案。

3.开放档案信息资源共享平台

为提升开放档案利用工作水平，使档案资源真正发挥其自身价值，打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的开放档案信息资源服务平台，2013年，国家档案局在全国范围内建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”，以整合国家开放档案信息资源、实现档案信息资源社会化共享与服务为目标，依托和运用云计算等先进信息技术和管理模式，打造覆盖全国各级综合档案馆、互联互通、统一运维的“一站式”档案信息资源服务门户，为社会提供开放档案信息查询、利用的专业化服务。

国家开放档案信息资源共享利用系统整合了全国50个国家综合档案馆（31个省、自治区、直辖市和5家计划单列市、10家副省级市、新疆生产建设兵团以及3家中央级档案馆）的开放档案信息资源，全部建成后，具有目录及全文检索等基础服务功能，通过开普内容管理平台搭建的门户统一对外展现，形成标准的共享服务平台和互联互通的网络服务体系，实现为全社会提供不受时间、空间限制的社会化、集约化、专业化的开放档案信息资源共享利用服务。该平台借助开普智能检索产品，实现对档案信息的多类型、高效率、跨信息源的智能检索功能，方便社会公众对档案信息的查找、分享与利用。

档案公布是档案馆（室）根据社会需要通过一定形式，首次向社会公布档案的全部或部分原文、或者档案中记载的特定内容的一种档案信息资源开发利用方式，主要有媒体档案公布和档案网站信息发布两种形式。

1.档案公布的权限规定

档案公布有严格的审批程序和审批权限。按照档案的所有权不同，可划分为不同的公布权限。

《档案法》第二十二条规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。具体而言，保存在档案馆的，由该档案馆公布。必要时由档案馆事先征得档案形成单位的同意，或者征得档案形成单位的上级主管机关同意。如果档案原形成单位因撤销或合并等原因不存在了，则应报请其原上级主管机关或者人民政府同意。这里的“必要时”是指档案虽已到开放期限，但因其中涉及一些国家重大利益或公民个人隐私等内容，档案馆不能决定是否应当向社会公布，这时就应当征求档案原形成单位或其上级主管机关同意。

利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者主管机关的授权或者批准，均无权公布档案。

保存在各单位档案机构的，无论是否已到开放期限，是否可以公布，由该单位决定。必要时，由该单位报请上级主管机关同意。

《档案法》第二十二条也规定，集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。具体来讲，属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，是否公布、何时公布由档案所有者决定。但这类档案的公布应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。对于单位和个人寄存在国家档案馆的档案，由寄存者决定是否公布。公布档案不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

2.档案公布的形式

依照《档案法》的规定，档案公布的形式主要有：

（1）通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；

（2）通过电台、电视台播放；

（3）通过公众计算机信息网络传播；

（4）在公开场合宣读、播放；

（5）出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；

（6）公开出售、散发或者张贴档案复制件；

（7）展览、公开陈列档案或者其复制件。

档案编研是档案馆（室）以馆（室）藏档案为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑、出版档案史料和文件汇编，编写档案参考资料，参与编史修志，撰写专门著述，从而为社会各方面服务的一种档案信息资源开发利用的方式。本章第三节有详细叙述。

档案展览是档案馆（室）为配合中心工作的需要，按照一定的主题，以图文、实物等形式向社会系统揭示和介绍档案的一种档案信息资源开发利用的方式。本章第四节有详细叙述。