档案信息化标准规范建设

标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接关系到档案信息化建设的成败和可持续发展。推荐使用统一的档案标准规范，是适应档案信息多样性的需求，是开展海量档案信息采集和利用网络化，满足数字档案资源长久保存，实现多方协作、资源共享的需要。

档案信息化标准规范是一项涉及面广的系统工程，涉及档案信息化建设的各个方面。同时，档案信息化标准规范作为国家信息化标准规范的组成部分，具有国家信息化标准体系的一些共同特点。从标准规范的内容看，包括信息化基础设施、信息化资源标准、网络通信标准、信息安全标准、业务应用标准、项目管理标准等方面；从适用范围和应用层次看，可以分为管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。

（1）符合国家信息化和档案管理的有关方针政策。按照国家信息化和档案信息化的标准体系要求，同时兼容行业和地方实际情况，做到上下兼顾，相互配套，力求形成相对完整、严密的档案信息化标准规范体系。

（2）符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接。在制订标准规范的过程中，应借鉴国内外相关先进的标准规范，充分吸收国内外档案信息化标准规范建设中的成果，为今后不同国家和地区间的标准衔接打下基础。

（3）优先采用国际标准。档案信息化建设的一个重要目标是实现档案信息资源共享，因此应优先采用相关的国际标准。国际标准往往经过大量实践检验，具有较好的技术支持，在标准的适用性、稳定性和可靠性等方面优势比较突出，同时优先采用国际标准有利于少走弯路，缩短标准规范的开发周期。如在档案资源建设中可优先采用或借鉴一些国际标准：标准通用置标语言（SGML）、可扩展置标语言（XML）、超文本标记语言（HTML）、动态图像专家组（MPEG-1、MPEG-2等）、馆际互借协议（ILL）等。

（4）具有综合性和可操作性。在建立档案标准规范体系时，一方面，应具有综合性，以较少的标准完成整个体系建设任务。另一方面，应具有可操作性和层次性，对整个标准体系进行统筹考虑，使设计的指标能客观反映问题，为档案信息化建设提供量化依据和操作指导。

（5）具有导向性。应立足于推动档案信息化科学发展、可持续发展，将档案信息化标准规范体系建立在科学、可靠和可行的基础上，在促进信息技术应用、信息人才培养、信息资源开发利用、发挥信息化建设实效等方面进行引导，推动我国档案信息化水平的快速发展。

（6）区分不同情况，科学、有序地制定档案信息化标准体系。目前，档案信息化标准规范主要有四种情况：可用的成熟标准、需要制定的新标准、需要继续研究和开发的标准、需要更新的标准。对于以上不同情况，应采取不同处理方式，以确保档案信息化标准体系的完整、科学。如数字档案资源具有长久保存和数据共享等要求，因此在数字档案资源的组织、存储、加工、发布、检索等工作中，应尽量吸收和采用可用的成熟标准，优先采用国际标准、工业标准或事实标准，尽量避免采用自行开发的格式标准。而在一些新的领域，应力争制定一些具有自主知识产权的技术规范，或开展国际间合作，形成国际标准。要根据技术进步和相关标准制订情况，及时更新或重新制定标准，以适应档案信息化长远发展需要。

档案信息化标准规范体系应当涵盖档案信息化建设的各个方面，可分为管理、业务、技术三个层面，包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、规范性文件等。结合档案信息化实际，具体包括以下方面内容：

（1）数字档案资源建设。包括数字内容创建（包括内容编码、数据格式和内容标识等）、数字对象描述、资源组织描述、数字资源系统服务、档案著录标引、档案目录数据库结构、档案数字化前处理、数字档案存储载体、档案数字化操作规程及质量控制等方面的标准规范。

（2）电子文件的归档管理。包括电子文件数据交换及元数据集标准；电子文件通用格式及存储载体规定；保障电子文件完整性、真实性、有效性的管理和技术规范；电子文件管理系统的建设和功能规范；电子文件归档与管理体系规范；电子文件利用规定；电子文件法律效力规定等。

（3）档案信息化基础设施建设。包括档案信息化硬件设施的配置标准、网络环境构建的技术要求和管理规范等。

（4）档案信息化应用系统建设。包括档案管理软件系统的功能要求与数据结构标准；文档一体化管理系统的信息流程与体系规范；档案网站建设运营规范；档案内部办公和业务流程的组织管理规范；电子文件（备份）中心的建设要求；数字档案馆建设规范等；档案信息化项目的规划、立项、工程承建、发包、验收、审批等方面的管理性规定等。

（5）数字档案资源的开发利用。包括与数字档案资源共享有关的利用形式、利用过程、共享权责、技术模式、权益关系等方面的规范。重点是网络环境下数字档案资源共享所涉及的著作权、隐私权、信息利用权等主体权益的调整规定以及档案信息开放制度等。

（6）档案信息安全。包括档案信息安全和档案信息系统安全方面的法规要求。如档案信息安全备份和审计制度、档案软硬件系统的安全构架和安全等级保护制度、档案信息化建设中的安全操作和管理规范等。

（7）其他方面。具体包括档案信息化有关概念定义和术语标准；档案信息化总体目标、基本内容、组织体制、宏观管理等规定；档案信息化人才素质、结构及队伍建设等规定；对档案信息化中介服务和社会化服务体系建设等规定，公众在档案信息化过程中的权力和义务规定等。

近年来，我国陆续推出了一批档案信息化建设相关法规、标准、政策和规范性文件。

较早出台的是1996年2月发布的档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995），该标准对磁性载体文件的积累、归档和磁性载体档案的管理、贮存与保护提出了规范性要求。随着CAD技术的发展和CAD文件的大量出现，1999年2月国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678—1999）正式发布，该标准对CAD电子文件的收集、归档和管理工作进行了规范。为提高档案管理软件的标准化程度，国家档案局于2001年6月出台了《档案管理软件功能要求暂行规定》，该规定对档案管理软件的基本功能要求进行了规范。2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）正式发布，该标准对电子文件的形成、积累、归档、保管、利用等方面提出了一些原则性要求，成为指导各单位开展电子文件归档和管理工作的总纲。2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》，对由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的电子数据的归档和管理工作作出规定。2005年4月，《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32—2005）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）、《明清档案目录中心数据采集标准—明清档案机读目录数据交换格式》（DA/T33—2005）等三个档案信息化方面的行业标准同时发布，其中《纸质档案数字化技术规范》是我国第一个关于纸质档案资源数字化的档案行业标准，该标准对纸质档案数字化加工的技术规范和数字化成品的管理作出了具体规定，为各级档案部门开展数字档案资源建设提供了重要依据；《公务电子邮件归档与管理规则》详细规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管的程序与管理规则。2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T20163—2006）正式发布，该标准规定了档案机读目录的著录格式。2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008），该标准规定电子文件归档所用光盘的主要技术指标和管理、保存及使用要求。

2009年，中央办公厅、国务院办公厅发布《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号），这是我国电子文件管理的重要政策文件，首次明确了电子文件管理机构及职责、奖励与惩处，并对电子文件的形成办理、归档移交、保管利用等进行了原则性规定。同年，《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48—2009）等三个档案行业标准发布，分别明确了电子文件标准元数据集、版式电子文件保存格式、电子文件封装方式等具体业务技术要求；2009年还发布了《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43—2009）、《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T44—2009）等两个档案行业标准，提出了缩微胶片与数字档案相互转换的技术要求。2010年，国家档案局出台《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号），对数字档案馆建设的原则、要求、目标、任务、步骤和具体功能要求。2012年，国家档案局出台《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号），明确电子档案进馆移交的职责、时间、流程和基本要求等；同年出台《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012），首次在国内提出了电子文件管理系统的概念、系统定位、功能构架、基本和可选功能要求。2013年，国家档案局出台《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发〔2013〕5号），对档案信息系统的类型划分及安全等级保护的定级、评审、备案等作出具体规定。