数字档案馆建设的规划和实施

在数字档案馆的建设实践中，经历了档案馆业务自动化管理、档案馆数字化建设、馆际共建共享等三个阶段。其中前两者是狭义的数字档案馆建设阶段，后者是广义的数字档案馆建设阶段。从现状看，大部分数字档案馆建设仍处于第一和第二阶段，要实现向第三阶段发展，必须加强数字档案馆建设宏观规划，在统一组织形式、系统模式和运作方式的指导下，推进馆际档案信息资源共建共享，形成广泛共享的区域数字档案馆群。

数字档案馆工程建设内容多，涉及范围广，首先应做好总体规划，有计划、分步骤实施。数字档案馆的总体规划一般包括以下内容：

1.总则

包括工程项目的提出背景、档案信息化建设现状、数字档案馆概述、工程建设的意义等。

2.指导思想和总体目标

包括指导思想、建设原则、总体目标、主要任务等。

3.建设内容及要求

（1） 硬件基础设施建设。按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2） 软件管理平台建设。开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3） 数字档案资源建设。全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）利用服务体系建设。运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（5） 安全保障体系建设。应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

4.工程分期及实施步骤

包括第一期及以后各期的目标及实施步骤。数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等步骤进行，具体步骤如下：

（1）项目规划与立项。根据社会信息化和档案事业发展需要，研究提出数字档案馆建设项目。成立项目筹备小组，在调研基础上提出项目可行性报告，向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。

（2）项目招投标。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见，对数字档案馆的功能需求进行细化，形成功能需求方案。

（3）项目实施。按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求，制订详细的项目建设实施方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。

（4）运行维护。项目验收后，适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训和人才培养，完善管理机制，形成以档案馆人才自主管理为主体、社会外包服务保障为依托运行与维护体系。

5.工程预期效果及创新性

介绍数字档案馆工程的预期效果和项目创新性。

1.数字档案馆的系统构架

由于广义的数字档案馆是一个基于网络环境的数字档案信息资源共建共享的业务管理平台和社会信息系统，是一个基于对象管理的分布式网状结构，是由诸多网络节点（狭义的数字档案馆）所组成的联合体，它通过把各种载体、不同地理位置的档案信息资源进行采集和组织，基于一定的调度原则和信息交换规范，提供一站式、持续、透明、有效的档案信息服务。由此可见，从社会的组织形式看，广义的数字档案馆是由一个个相对独立的个体数字档案馆所组成，其间包括数字档案资源的共建协调子系统、数字档案资源的调度和共享协调子系统、数字档案信息资源管理子系统、数字档案资源维护子系统等组成。下图（图5-4）为广义的数字档案馆组织模式（仅显示了数字档案馆国家中心的组织模式，还应包括各地分中心的组织子模式，但构架基本类同）：

图5-4　广义的数字档案馆群系统结构图

至于广义数字档案馆的系统构架，一般应包括以下五个层次：应用界面层、信息服务层、元数据存储层、异构资源集成整合层和分布式资源存储层，下面为参考模型图（图5-5）。

图5-5

对于个体数字档案馆，则一般包括用户层、业务逻辑层、数据存储层三个层次，包括业务管理、馆藏建设、资源发布、工作流管理、元数据仓储和档案存储等子系统，并基于C/S或B/S的应用平台开发构架。

为确保数字档案馆海量数字资源的长久保存和有效存取，推荐采用“开放性档案信息系统参考模型”（OAIS）作为数字档案馆系统设计的概念框架模型，并结合我国《数字档案馆建设指南》要求进行总体设计。OAIS由美国国家航空和宇宙航行局（NASA）的空间数据系统咨询委员会（CCSDS）于1995年提出的，2002年该委员会又推出了OAIS的蓝皮书，其主要目的是为具有数字信息长期保存和利用责任的档案机构和非档案机构提供数字信息长期保存和利用的基本概念、术语、基本信息模型、功能模型和指南。OAIS提出了信息包的概念，它将信息（如档案、图书等）在系统中输入、运转和输出的数据结构概念化，分为三种：提交数据包（SIP）、档案数据包（AIP）和利用数据包（DIP）；同时将数字存档系统的角色分为三类：形成者（Producer）、用户（Consumer）、管理者（Management）。提交数据包（SIP）由信息的形成者提供，并被转换成为档案数据包（AIP）进行保存，最后以利用数据包（DIP）的方式提供给用户。OAIS还规定了数字存档系统的功能模型（见图5-6），包括六个基本功能：收集（Ingest）、档案存储（Archival Storage）、数据管理（Data Management）、系统管理（Administration）、保存规划（Preservation Planning）、利用（Access）。OAIS为数字存档系统的总体功能设计和实现提供了概念模型，在数字档案馆和数字图书馆系统设计中得到了广泛应用。

图5-6　OAIS的功能模型

2.数字档案馆系统的功能要求

根据《数字档案馆建设指南》，数字档案馆系统应具备“收集、管理、保存、利用”的基本业务功能，并具备“用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护”等其他功能。数字档案馆系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是电子档案信息的可靠和可用，并可以根据信息化发展和档案管理要求变化而不断拓展。

（1）收集功能要求。主要对应OAIS的收集模块，系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数学信息资源等功能。包括：系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用；系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式；系统应当能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。

（2）管理功能要求。主要对应OAIS的数据管理和档案存储模块，能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制。具体包括：按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整；过滤重份数据和重新分类、编号；对档案内容进行抽取和添加元数据等操作；辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引）、整理、出入库房整理等工作；定制档案业务流程或进行流程再造。

（3）保存功能要求。主要对应OAIS的保存规划模块，能够实现数字档案长久的安全保存，包括确定长久保存策略和选择存储架构。

确定长久保存策略，包括存储格式的选择，检测、备份和迁移等技术方法的采用等，具体要求：应当选择符合国家标准的格式，暂时未制定标准的，选择开放格式或主流格式；定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；根据数据重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式；计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。

选择存储构架时，应根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其相关设备。其中，安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中，应根据数字档案馆的数据量和利用并发用户数的需求，以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传输速度，适当选择采用单一应用平台，配备数据库服务器、文件存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存储技术方法。

（4）利用功能要求。主要对应OAIS的利用模块，数字档案馆系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，并实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。具体包括：能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求；能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享；能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘；能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育；能够辅助开展数字档案的增值服务；能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作；能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。

1.服务平台构成

数字档案馆的网络环境包括支持内部服务的局域网、面向本级党政机关的政府网和对外的公众网。数字档案馆应面向不同对象，立足现有不同网络，分别构建基于局域网、政务网和公众网的三个档案服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。

（1）基于局域网的档案服务平台。如基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台。局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应当具备馆藏数字档案传榆、交换、存储、安全防护的功能，承担档案馆“收集、管理、保存、利用”四项基本功能，满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需要。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

（2）基于政务网的档案服务平台。如利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台。政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网，能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。

（3）基于公众网的档案服务。如利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。公众网档案服务平台是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。

下图是某市基于局域网的档案服务平台网络拓扑图示例：

图5-7　基于局域网的档案服务平台网络拓扑图

2.系统支撑软件配置

数字档案馆的系统支撑软件包括操作系统、数据库系统等。

（1）操作系统。应根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选择。其中，终端操作系统通常选择软硬件兼容、使用较为广泛的操作系统，如微软的Windows等。而服务器操作系统的选择要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素，如Windows Server系列、Netware、Linux、Unix等，目前入门级服务器较多采用前两者，而中高档服务器一般采用后两者。

（2）数据库系统。选择数据库系统时，首先应满足数据存储和管理的需求，并充分考虑技术和管理成本；其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持；再次要考虑其开放性和扩展性，为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统在选型之前应认真规划、周密考虑，不仅需要决定使用的类型和版本，还需要规划设计数据结构；不仅需要考虑当前存储和管理的数据信息类型，还要考虑将要接收进馆的数据信息类型。目前在数字档案馆建设中常用的数据库系统有Oracle、SQL Server等。

（3）其他系统和工具软件。除了操作系统和数据库系统之外，还需根据数据采集、管理、利用等需要，配置其他一些系统软件和工具软件，如数据仓库、数据交换、OCK、格式转换、非线性编辑、全文检索等软件。

3.硬件设备配置

数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。

（1）服务器。可分成主服务器和辅助服务器。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行，选配时必须充分考虑系统性、安全性和高性能，可根据实际条件配置中高档服务器。辅助服务器主要承担系统中非核心功能的处理任务，如网络管理和文件服务器等，可选择入门级或工作组服务器。在数字档案馆建设中，不必强调所有任务都配备独立服务器，可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等合理选定。

（2）网络设备。主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换设备、防火墙等。根据访问量、性能及服务连续性等实际需求，在配置交换机等核心网络设备时可采取多层或冗余模式。

（3）存储设备。主要包括磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。多种存储设备的复合使用是解决数字档案馆多样化、可靠性存储需求的有效方式，在线存储一般选择磁盘阵列、硬盘（如服务器自带的硬盘），近线或离线备份存储应选择存储容量大、兼容性强、寿命长、标准化程度高的存储设备，如虚拟磁带库、磁带、移动硬盘等。目前推荐磁带作为数字档案馆海量数据的离线备份介质。

（4）数字化设备。包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

（5）终端设备。包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆终端设置应考虑三种用户，即社会用户、档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员。

1.数字档案馆的资源建设

资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案馆的资源建设主要包括以下内容：

（1）电子文件接收。应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。为了保证有价值的数字档案资源接收进馆，从数字档案馆建设开始，就应按照数字档案馆功能要求，研究确定电子文件接收范围、标准和方法，明确电子文件移交的方式和时限，加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导。

（2）传统载体档案数字化。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。档案数字化一般采取自主加工和委托加工两种方式进行，其中委托加工模式效率相对较高，投资相对节省，普遍适用于各类档案的数字化加工，但所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。

（3）数字档案资源整理。在对数字档案信息进行管理之前，应开展分类、价值鉴定、开放审查等整理工作。在国家尚未出台数字档案信息分类规则的情况下，可以参照传统载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息特点，确定数字档案信息的合理分类方案。在数字档案信息发布利用之前，必须开展开放鉴定工作。数字档案信息在网上提供利用前，应根据其传播范围、用户范围、使用方式等不同处理，对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应按照国家法律法规要求进行划控处理，涉密信息只能在涉密网发布，内部信息只能在内网（包括政务网和档案馆局域网等）使用，开放信息可以在公众网发布。

（4）建立数字档案资源库。当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库（或元数据库）、内容数据集等。可以根据实际需求，通过接收、交换或购买等方式，建立各类行业、专题档案信息资源库，或将一些商业化的文献数据库及时采集、补充到数字档案馆的资源库中。此外，应发挥数字档案馆作为知识库群的作用，将互联网上各类具有档案价值信息，如对一些门户网站、主流新闻媒体发布的网页、照片、视频、数据等作为数字档案馆关注并采集的对象，丰富档案资源库内容。

2.数字档案馆的资源开发利用

数字档案馆建设的核心是档案信息资源的开发利用，这也是衡量数字档案馆成效的关键指标。与传统档案馆的信息服务方式相比，数字档案馆在服务方式、服务效能等方面存在很大差异，数字档案馆的服务是主动式、全天候、个性化的信息服务，在服务能力、服务效率、服务水平等方面有很大提高，在服务对象、服务范围上也大大扩展。在网络环境下，数字档案馆信息资源的利用服务方式主要有以下几个途径：

（1）馆藏档案信息资源数据库的查询利用服务。即把存储在数字档案馆中丰富的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、特色馆藏数据库、专题数据库、编研成果数据库、馆藏光盘数据库等，上网并提供查询利用。

（2）网络档案信息资源的检索利用服务。用户可通过各种搜索引擎，对网上档案信息资源进行查找、浏览，并通过数字档案馆提供的导航服务和索引链接服务，搜索用户感兴趣的其他相关的信息。

（3）档案利用咨询服务。用户通过电子邮件、在线提问等方式，向数字档案馆提交各种档案咨询问题，并获得及时解答。在网络和数字档案馆平台的支持下，这种服务方式具有对象广、手段新、便捷性、实时性强等特点，是档案业务指导一种好的拓展方式。

（4）档案信息传送服务。数字档案馆可以通过电子邮件（E-mail）、文件传输（FTP、P2P）、即时通讯（如MSN、QQ）等方式，向用户传输所需的档案信息资源，实现档案信息资源的远程查询和利用。

（5）电子商务服务。从国外运作良好的数字档案馆看，电子商务已成为数字档案馆信息服务方式的重要延伸。数字档案馆可通过出版电子出版物、专题数据库等方式，为某些特殊要求的用户提供定题服务、跟踪服务、编研服务等收取费用的有偿服务，并通过电子商务平台在网上完成信息服务收费。

（6）个性化服务。随着社会的发展和个人自我价值的认同，用户对档案信息个性化服务的需求越来越多。因此，提供个性化服务也应该成为数字档案馆信息服务的重要内容，如提供个性化检索界面，建立针对个人的数据空间，跟踪用户利用需求并提供便捷服务等。

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作。数字档案馆的安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施。数字档案馆系统一般要求达到二级（系统审计保护级）以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。应当采取相应的技术措施和管理手段，应对自然灾害、载体损坏、计算机病毒、黑客攻击、操作失误等安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

数字档案馆建设是一项长期的系统工程，必须建立科学、客观的评价体系，确保数字档案馆建设项目的有序推进。评价工作应贯穿于数字档案馆建设的始终，评价体系必须涵盖数字档案馆建设的各个方面。

（1）馆藏评价。包括对档案自身馆藏的丰富性、特色性、适用性等方面进行评价，对馆藏的组织和规范管理情况进行评价，对馆藏资源的更新速度、整合能力和可持续发展能力等进行评价。

（2）技术评价。包括对系统性能、安全性、便捷性和扩展能力等系统技术进行评价，对检索功能和检索方式等信息检索技术进行评价，对支持用户操作的便捷性、全面性和个性化服务水平等用户服务技术进行评价，对界面设计的艺术性、友好程度、信息帮助和导航能力等界面技术进行评价。

（3）服务评价。包括对数字档案馆的服务能力、服务质量等进行评价。

（4）管理评价。对管理方式手段的科学化、标准化、规范化等方面进行评价，具体包括知识产权保护、标准化管理、人员管理等方面。

（5）效益评价。对数字档案馆建设项目的投入产出比、经济效益和社会效益等方面进行评价。

为了推进数字档案馆建设，构建科学合理的评价体系，近年来国家档案局开始部署数字档案馆测评工作，重点对数字档案馆的资源建设、软硬件应用平台建设和安全保障体系等方面进行测评。