公务文书的格式和种类

第二节　公务文书的格式和种类

一、公务文书的格式

每一种文体都有其自身的格式，公务文书作为一种特殊的文体，其格式比其他文体的要求严格很多，这是由公务文书的格式体现其权威性和约束力的性质所决定的。

公务文书的格式是指公文的整体格局及其外部组织形式，是行政公文文字所包含信息以外的一切外在形式的规范。它要求结构完整、标示准确、各级机关保持一致。

公务文书格式的依据是由国务院颁发并于2000年1月1日起施行的《办法》和由国家质量技术监督局制定并于2000年1月1日起施行的《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）。

（一）常规格式

公务文书的各要素可分为眉首、主体、版记3部分。置于首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素，统称为眉首；置于红色反线（不含）以下，至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

1.眉首部分

眉首部分由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人和红色反线等构成。

①公文份数序号。公文份数序号又简称“份号”，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。“绝密”“机密”级公文才需要编制份数序号，其目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。

《格式》规定公文份数序号用7位阿拉伯数字标示，在首页版心左上角第1行。如0000012标示为本文件的第12份。一般的公文，不需标示份号。

②秘密等级和保密期限。秘密等级又称“密级”。凡涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限。密级等用3号黑体字顶格标示在版心右上角第1行，两字之间空1字；如二者同时标示，则用“☆”隔开。秘密等级分为：秘密、机密、绝密。保密期限，按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）的第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定”。

③紧急程度。紧急程度即公文处理的时间要求，分特急、急件两种。在电报中分为特提、特急、加急、平急4种。用3号黑体字顶格标示在版芯右上角第1行，2字之间空1字。如果秘密等级、保密期限与紧急程度同时都要标示，则紧急程度顶格标示在版心右上角第2行。

④发文机关标示。又称为“版头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，少数民族地区的公文可用少数民族文字和汉字两种文字印制，少数民族文字居汉字之上。

联合发文时，主办机关应排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文时，按照党、政、军、群的顺序排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。字体推荐用小标宋，初号，红色标示。如联合机关过多，则必须保证公文首页显示正文。

⑤发文字号。发文字号又称“文号”。由发文机关代字、年份、序号组成。在发文机关标示下空2行，用3号宋体字标示。年份、序号用阿拉伯数字标示，年份用全称，并用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文机关代字是用最简单、最有特色、最能代表发文机关名称的字或词表示。如中共中央的发文机关代字为“中”、国务院的发文机关代字为“国”、重庆市人民政府的发文机关代字为“渝府”等。

⑥签发人。上报的公文需标示签发人姓名。签发人一般是指本单位或本机关的负责人或主持工作的负责人。其位置平行排列与发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，其后标注冒号，签发人姓名用3号楷体字标示。如有多个签发人，则主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起按发文机关顺序依次排列。最后一个签发人姓名与发文字号同处一行并距红色反线4mm。

2.主体部分

公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文时间和公文生效标示等项目。

①公文标题。由发文机关、事由、文种组成。发文机关名称应用全称或规范化简称；事由应当准确、简要地概括公文的主要内容，通常在事由前加上介词“关于”；文种要选择准确，应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，居中排列，排法应视数字多少而定，可排1行、2行，最多不超过3行。每行不要两头顶格，长度最好不超过正文一行的3/5，回行时，要做到词义完整，以醒目、对称、美观为宜。

②主送机关。即收受、办理公文的机关，在标题下空1行顶格标示，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关较多，则可以将主送机关移至版记中标示。上行文一般只写一个主送机关；下行文则分专发性和普发性。专发性下行文的主送机关必须标明，而普发性下行文的主送机关，在排列机关名称时，必须确定一个合理的排列顺序，用分类或统称标示，同类之间用顿号、不同类之间用逗号隔开。有的普发性公文也可以省略此项目。

③正文。即文件的主要内容。一般包括开头、主体和结尾3部分。开头部分主要说明行文的原因、依据和目的等；主体部分即公文的核心内容，内容复杂的公文应采用分条列项结构，内容简单的公文可以不分段，一段贯通；结尾部分，根据文种的行文关系写出不同的结语。

正文部分在主送机关下1行，每自然段左空2行，回行顶格，数字、年份不能回行。

④附件说明及附件。附件，即随文附上的要件，是对公文内容起补充说明的文字材料，是公文的有机组成部分，包括公文中涉及的数据、人员名单等资料。公文如有附件应标示附件说明。附件说明是在正文下空1行、左空2字、用3号仿宋体字标示的关于附件的标题。如附件较多，则可以用阿拉伯数码编号（如，附件：1.××××××），附件的序号名称前后标示应一致。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标示“附件”（或带序号）字样。

⑤成文时间。指的是公文形成的时间，这也是公文生效的时间标志。公文成文时间的确定有以下几种情况：第一，单位单独行文，以领导签发文件的日期为准；第二，经会议通过生效的文件，以会议通过的日期为准；第三，联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准；第四，电报，以发出日期为准；第五，一般事务性的文件，以印制时间为准。

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，如，“二○一一年五月七日”。成文时间的标示位置根据印章排列情况而定。

⑥生效标示。生效标示是指加盖机关印章。公文除“会议纪要”是以电报形式发出的以外，均应当加盖印章。命令（令）类公文，套印行政首长的名章；联合上报的公文，由主办机关加盖公章。公章加盖办法如下。

A.单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标示成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

B.联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。一般采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关的名称（可以用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余1个或2个印章，均居中排列；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标示成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。

⑦附注。所注内容主要是本文件发送、传达的范围和需要注意的事项。如是请示，在“附注”处注明联系人的姓名和电话。

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标示在成文时间下一行。

3.版记部分

版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线。版记一般应置于公文的最后一页（封四），最后一个要素置于最后一行。

①主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，其作用是便于计算机检索和管理公文。主题词分为类别词、类属词和文种3部分，一般有3～5个词组成，最多不超过7个词，词之间留1空格位置，不用标点。可参考《国务院公文主题词表》，各大单位也可自制适合于本系统、本部门使用的公文主题词表。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标示，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

②抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。

公文如有抄送，在主题词下1行、左空1字用3号仿宋体字标示“抄送”，后标全角冒号。抄送机关排名可依上级、平级与不相隶属、下级的次序排列，平级机关间用顿号隔开，各级之间用分号；也可以按级分行排列，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标示方法同抄送机关。

③印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文的付印日期为准，用阿拉伯数字标示。

④版记中的反线。版记中的各要素下均加一条反线，宽度同版心。

（二）特定格式

1.信函格式

信函的发文机关标示用全称，但不加“文件”二字。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字，首页不显页码。发文机关名称及双线均印红色。如需标示秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标示。两线之间其他格式要素的标示方法，与一般文种相应的格式要素的标法相同。

2.命令格式

命令的标示由发文机关名称加“命令”或“令”组成，发文机关不能用简称，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标示上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标示令号；令号下空2行标示正文；正文下1行右空4字标示签发人名章；签名章左空2字标示签发人职务。联合发布的命令或令，签发人职务应标示全称。在签发人名章下1行右空2字标示成文时间。分送机关标示方法同抄送机关。

3.会议纪要格式

会议纪要的标示由“××××会议纪要”组成。其标示位置同下行文文件标示，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。其他格式要素的标示方法，与一般文种相应的格式要素的标法相同。会议纪要不加盖印章。

（三）印装格式

公文的印装格式指公文的排写、用字、标点符号、装订的规格和要求。

1.排写要求

公文汉字从左至右横写、横排，少数民族文字按其习惯书写排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

①用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。

②排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

③关于页码：用4号半角阿拉伯数字标示，位于版心边缘之下1行；左右各放一条4号一字线；单页码右空1字，双页码左空1字。

2.用字、标点符号要求

公文用字应按1986年10月10日国家语言文字工作委员会（国家语委）公布的《汉字简化总表》执行，不得使用繁体字、异体字和任意简化字。标点符号按国家语委和新闻出版总署1995年12月发布的《标点符号用法》执行。

3.装订要求

公文一般要求双面印刷，左侧装订。

目前的装订方法有平面平订、背脊骑马订和胶水（或糨糊）粘等。不能错装、漏装。

二、公务文书的种类

在使用和处理公文的过程中，根据需要可以把公文按照不同的标准、从不同的角度进行分类，下面简单介绍几种分类法。

（一）按行文关系分

根据公务文书在各级机关之间运行的方向不同，可将行文分为3类：上行文、平行文和下行文。

1.上行文

上行文是指下级机关向所属上级领导机关汇报工作、请示问题或请求指导和批准的公文。如报告、请示、部分意见等均属于上行文。

2.平行文

平行文是指平级机关或不相隶属的机关之间，商洽、联系工作，征询或答复问题，请求有关业务主管部门审批有关事项的公文。如函、部分议案、通知、会议纪要等。

3.下行文

下行文是指领导机关向所属下级机关公布政策、决定事项、指导工作、回答问题、批准事项的公文。下行文有命令、决定、通知、通告、通报、批复等形式。

（二）按保密要求分

按照公文的保密级别，可分为普通件、秘密件、机密件和绝密件。

绝密，指涉及国家最高核心机密的文件；机密，指涉及国家重要机密的文件；秘密，指涉及国家一般秘密的文件。绝密、机密、秘密文件的保密期限要根据国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》来确定。秘密文件的保密期限一般不超过10年；机密文件一般不超过20年；绝密文件一般不超过30年，特殊情况为“长期”。

普通公文，是指可向人民群众、国际国内公布或者内部发布的公文。如命令、通告、公告、通知等。

（三）按办理时限分

按照公文送达、办理的时限要求划分，可分为特急件、急件、常规件。

1.特急件

特急件是指在办理时间上要求特别紧急的公文，这类公文要求办理的事项，务必要在数小时内办理完毕。

2.急件

急件是指在办理时间上要求紧急的公文，这类公文要求办理的事项，必须在规定时间内办理完毕。急件公文的时间要求没有特急公文的紧迫，但是一般也要求在3天之内办妥。

3.常规件

常规件是指按常规时间办理的公文。

（四）按性质和作用分

按公文性质和作用分，可分为指挥性公文、报请性公文和知照性公文。

1.指挥性公文

指挥性公文是指现领导机关的决策意图，领导和指导下级机关工作的公文。如命令、决定、批复等。

2.报请性公文

报请性公文是指下级机关向上级机关汇报工作、请示问题，以及各级人民政府按照法律程序向同级人代会或者人大常委会提请审议事项的公文。如请示、报告、议案等。

3.知照性公文

知照性公文是指向有关方面发布需要周知、遵守或办理事项的公文。如公告、通告、通知、通报等。