会议种类和各类会议特点

第二节　会议种类和各类会议特点

一、会议种类

“会议”是一个笼统的名词，实际上各种会议有其共同点，但又不完全一样。根据美国詹姆斯·艾比《会议销售与服务》一书中对会议的分类，结合我国的实际情况，我们可把会议分为下列类型：

（一）按规模、形式分类

1.大会（convention）

在会议业中最常用的英语词汇是convention，即“大会”的意思。字典告诉我们，convention这样的大会是一种就特殊事件采取行动的代表会议，这些事件可以是政治的、贸易的或科学技术的。今天，大会（convention）通常由一般性大会和补充性的小型会议组成，这种大会的召开可以有，也可以没有展览。绝大多数这种大会有重复性的周期，最通常的是一年一次。报告市场情况，介绍新产品和描述公司发展战略，是这种大会的一些通常目的。

这种大会中的一般性大会，通常需要一个可供全体成员出席的大礼堂或多功能厅。特殊的问题可由小组在一些分隔开的小厅或小会议室讨论。

2.（正式的）会议、讨论会、协商会（conference）

这种会议（conference）是近似于大会（convention）的同义词。通常要有许多的讨论和参与性活动。英文中convention（大会）这个词，在贸易界是用来指一般性质的经常性的会议，而conference这个词虽然在贸易界也使用，但更经常用在科学技术领域内，它们的区别主要是在语义上，而不是实施中的差别。conference（会议）通常处理特殊性的问题或者是一些发展方面的问题，也可以或不必再分成更小范围的会议。出席人数也许是少量的，也许很多。

3.（代表）大会（congress）

即专业人员代表会议，在美国等一些国家，这个词被用来指立法机构（国会或议会）。中国的立法机构—中国人民代表大会中的“大会”英译文也使用congress。此外，一些协会成员组织的代表大会也称为congress。congress这个词最常在欧洲和国际性活动中使用。它通常指在本质上同conference这样的会议相同的事件和活动。（代表）大会的出席人数差别很大。

4.论坛（forum）

这种一般被专题讲演者或专门小组成员主持并以有许多反复深入的讨论为特征的会议，通常被称为“论坛”（forum）。它可以有许多听众参与，并可由专门小组成员和听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问，所以饭店必须对这种论坛会议提供多个无线话筒。

5.座谈会、专题讨论会、酒会（正式宴会后以音乐及谈话为主）（symposium）

这种座谈会或专题讨论会除了更加正式外，与forum那样的论坛会议是一样的。不管个人还是专门小组参加，方法就是进行一种陈述讲演，有一些预订好的听众参加，但是一般讲要少一些论坛（forum）所拥有的那种平等交换意见的气氛和特征。

6.讲座（lecture）：

讲座要更正式一些，更要有组织一些，经常由一名专家进行个别讲演。讲演之后可以有，也可以没有来自观众的提问。讲座的规模大小都有。

7.研讨会、专家讨论会、讨论会（seminar）

这种研讨会形式通常有许多参与的活动，出席者有许多平等交换意见的机会，知识和经验被大家分享。研讨会通常是在讨论主持人的主持下进行的。这种形式明显地在相对小的范围内进行，当这样研讨会规模变大时，就变成了论坛forum或symposium这样的讨论会或专题讨论会了。

8.专题讨论会（研究、写作等的）、实习班、实验班（workshop）

专题讨论会（workshop）的形式仅指处理专门问题或特殊分配任务的一般性的小组会议。不管workshop这个词是否被采用，但workshop这种形式是经常被培训部负责人用来进行技术培训的。参加者实际上互相学习，同时分享新的知识、技能和对问题的看法。很明显，它是以面对面商讨和参与性强为特征的。

9.分析处理讨论会（clinic）

这种形式的会议在培训活动中经常被采用，分析处理讨论会为特殊的课题提供训练和指导，它几乎始终局限在小范围里。

10.全体会议（General assembly or plenary session/meeting）：大会的全体参会者聚合在一起，听取一个或多个主旨演讲嘉宾（keynote speaker）的主旨讲演（keynote speech）的会议。全体会议在一个大会中至少要有一次。全体大会要根据出席人数选择在足够容纳会议全体出席人员的大会议厅举行，需要相应的多媒体演讲视听设备保证演讲嘉宾的演讲效果。

11.分会（panel or concurrent sessions）：大会全体会议之后，大会组织者往往会按不同的议题，召开若干个分会，各分会就某一专题进行演讲和讨论，会议主办方安排提供观点或某一领域专门知识的分会讲演者（panel speaker）在分会演讲，并和参会者一起公开进行讨论。各分会均要安排主持人掌握。大会的参会者可自由选择感兴趣的议题听取分会演讲者的演讲和参加专题讨论。分会要安排在可容纳计划人数的小会议厅，也需要多媒体演讲视听设备或白板供分会演讲者演讲使用。不同议题的分会同时举行。

12.小组会（breakout sessions）：大会中的小组会不同于大会的分会，其主要原因就是大会中的各小组会讨论的议题是一样的，而大会中的各分会（panel or concurrent sessions）议题是不一样的（Boehme，2003）。

13.讲习会、讲座（institute）

会议、研讨会和专题讨论会常由学会和协会召开的，这些学会和协会在某一行业或专业范围内建立并提供进修和培训机会。institute这个词常用来意指同一议题的系列会议。例如，一个协会也许会在一年的每个季度提供连续性的培训项目。

14.隐秘会议（retreat）

隐秘会议通常是指为了参会者集中精力和排除外界干扰或为了保密，而在偏远位置和安静隐秘的环境下召开的会议，简单地讲就是为了摆脱干扰或保密而举行的小型隐秘会议。

15.展览会（exhibition）、展示会（trade show）：

展览会通常是指和大会（convention）相关联而举行的活动。展览会形式通常被经销商用来展示他们的商品和服务，它有着固有的观众，因为它常作为会议的一部分而举行。

展示会（trade show）这个词用来描述为了自己而举行的展览，在欧洲，这样的展览举行时一般没有什么程序，通常成为交易会（trade fair）。

另一个可以用来交换使用的词是exposition（展示会、博览会），绝大多数的行业的、专业的和科学的展示会是不对公众开放的。当大型展览会对公众开放时，就是指为消费者而开的消费展（customer show）了，例如家具展、花卉园艺展、汽车展、船舶展。在这些展示会上，象征性地向参观者收取适当的入场费，因为为消费者而开的展示会主要是为本地消费者设计的。这些本地的观众不会为社区饭店带来大量的客房收入，但外地和国外的参展商还是诱人的饭店客源。此外，展示会观念对于会议策划者来说是常常有吸引力的。因为要向参展商收取摊位费，所以会议费用可以用从他们那里得来的收入来支付，同时，展示大量新设备、技术和设想的市场观念也提高了会议出席率。一个和展示会并列提出的会议计划会形成一个强大的磁场，吸引着更多的参会者和参展商参加带有展示会的会议，它能为会议和展示会的组织者、参展商和参会者及参观者更好地服务。

在过去几年里，展示会的范围扩大了，像每年举行的Comdex电脑展，吸引着10万观众。展览会的这一增长产生了新的行业结构，其中就包括展示会策划专家，会议策划服务，提供设备和所需工作人员的辅助公司等。

主办并管理展示会的个人和公司常是国际展览与项目协会（IAEE）和国际展览业协会（UFI）的成员。

16.会议（meeting）：

上述我们明确定义的词都代表某一种会议，当似乎没有什么词好用时，可简单地叫做会议（meeting），当单一组织成员作为会议的参加者在讨论组织内部事务时，情况就是这样，像股东会议、董事会议等等。这些会议可吸引当地和外地的客户，范围可从几个参会者到大型团体。

为了掌握客户正在试图举行的活动并帮助会议策划者有效地策划举办好会议，了解上述会议术语的不同差别是非常重要的，而且这和策划会议形象也有很大关系。当会议描述不是太科学、太严格而且还可交换使用时，恰当的术语就能帮助人一起工作，并创造活动的气氛和形象。从这个角度来讲，用词是重要的，例如，研讨会意味着比大会（convention）更需要用大脑。芝加哥的会议（conference）也许在日内瓦被称为congress。一个会议（conference）可以使人想象出小型团体就衬衫袖子而召开的会，而讲座（lecture）则承诺对被动听众提供正式得多的讲演。在会议策划、筹备和举办的过程中，正确沟通是成功的必要条件，而使用正确的术语则是正确沟通的基础，在这一领域中的从业人员应该了解描述会议的不同词汇，并正确地运用它们，以便为老练的会议策划者提供他们所期待的更职业化和更专业化的服务。

（二）按会议发起者和举办机构来分类：

会议供应商区分市场的主要标准是会议的发起者和举办者。发起者和举办者决定举办何种会议和需要何种供应商服务。当用发起者和举办者作为标准来区分会议市场时，我们可把会议分为：

1.协会会议（association meeting）

协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，通过它来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场策略以及存在的问题。全球有各种国际协会，如：国际会议协会（ICCA）、国际展览与项目协会（IAEE）和国际饭店协会（IHA）等，仅国际协会联盟（UIA）一年一度出版的《国际组织年鉴》就收入了全球300多个国家和地区的，涉及各个领域的60000多个非营利性的国际民间社会组织的信息（UIA，2009）；在国内，随着我国社会主义市场经济的发展，包括行业协会在内的各种社团组织也日益增多，如：中国展览馆协会、中国饭店业协会、中国旅游协会、中国记者协会、中国作家协会、中国外商投资企业协会等，各种国际和国内协会每年都要举行许多会议。根据国际会议协会统计，2009年全球就举办了8294个国际协会会议（ICCA，2010）。这些协会会议一般又可分为：

（1）年会（annual conference）：对于协会来讲，年会是最大型的会议，几乎每个协会每年都要举行1次年会，在所有各种协会里，不管是国际性、全国性的还是地方性的协会，年会已成了一种例行的程序。根据美国《会议杂志》（Meetings ＆ Conventions）发表的2008年协会会议市场研究报告（Braley，2008），90%多的被调查协会举办年会，75%的被调查协会每年举办1次年会，13%的被调查协会一年举办2次，还有5%的被调查协会每隔一年举办1次，年会出席情况不同，有些年会规模很大，美国化学协会要吸引2000到3000人出席年会，但有的协会年会出席人员都不到100人。在美国，协会年会平均出席人数约为846人，其中男性515人、女性331人。虽然，各种协会的年会规模不一样，有大有小，但都有着相似的宗旨和动机。表3-5反映的是美国会议杂志（Meeting＆Conventions）曾进行的美国市场调查研究的情况，可供我们参考。

表3-5　协会年会代表出席情况表

平均出席代表数：846人（其中：男性515人，女性331人）

资料来源：美国会议杂志（Meeting ＆ Conventions）。

（2）地区性会议（regional convention）：全国性组织召开的区域性会议和地区性协会召开的区域性会议的区别就是发起者和主办者不同，省市协会通常在省市范围内为其成员召开会议，虽然近年省市协会有时也大胆越过省市范围请一些人参加，而许多全国性协会召开区域性会议是对他们召开的全国性会议所做的补充，很重要的是，协会区域性会议最近有较大的增长，尤其在经济不景气时，许多协会成员不参加大型年会，而参加离家较近的小型短期会议。地区性会议通常比全国性会议在出席人数和会议规模上都要小，地区性会议比全国性会议举行的展示活动规模也要小，而且有的地区性会议有展示活动，有的就没有，没有一定的规律。按照美国协会会议趋势报告，仅有10%的区域性会议出席人数超过1000人，17%的区域性会议出席人数为500—1000人，而75%的区域性会议出席人数只有500人不到，这是小型饭店很理想的市场。

（3）大会（convention）：协会除了举行年会以外，还根据工作的进展，及时地就某些具体的活动与项目经常召开各种大会。具体到某一行业，大会数量当然就不一样，在科技专业领域内，大会已经变得极为平常了，电子工业、医疗领域的突破或公司法及税法的改变常会引起一连串大会。

（4）专题研讨会（seminar＆workshop）：专题研讨会在性质上同大会（convention）有密切联系，但范围规模都要小些，协会专题研讨会通常和培训及继续教育联系在一起，像培训科学工程人员或培训工匠徒弟，阐述某一行业营销的最新发展，这样的专题研讨会在全国巡回举行，每次参加人数不多，几乎在任何规模的饭店内都可进行。

（5）理事会和委员会会议（board ＆ committee meeting）：各种协会的业务经常需要协会召开小型会议，理事会也许要定期碰头，不必一定在协会办公所在地的城市，这些会议常常被安排在吸引人的地点举行。理事会会议出席人数一般在10至12人直到200人左右。理事会开会所选择的饭店正好处于将饭店首先销售给全国性大会和销售给理事会成员单位的极好地位。委员会会议的规模可从10人至50人。这些会议召开的频率不一样，而且也能在任何大小的饭店举行，只要这个饭店适合开会。

2.公司会议（corporate or company meeting）

为了企业自身的发展，应付日趋激烈的竞争，计划和协调企业的发展目标、策略及各项指标等，各类公司每年都要举行各种会议，公司会议业务比任何其他市场都要增长得快，各类公司全年要在全国或世界各地举行成千上万次会议。出席会议的范围十分广泛，通常召开的公司会议有下列类型：

（1）国际、全国和地区性销售会议（international、national ＆ regional sale smeeting/conference）：国际、全国和地区性销售会议是最主要的公司会议，并且是最大的公司会议市场之一。市场的激烈竞争决定了开会是自然的事宜，这些会议随着一直出现的新产品和销售的新进展而在全世界和全国各地不断地召开。各层次的销售队伍需要不断地会面，评估总结以往的销售工作，给予奖励和表扬以便激励士气；或商谈未来的销售大事。在各种各样的销售会议中，有各种销售人员均需参加的公司国际和全国销售会议，有地区销售经理需参加的会议及地区销售经理需主持的区域性销售会议。全国销售会议平均出席人员均为150人左右，时间约为3至4天。而区域销售会议规模就小了，平均50人，时间2至3天，召开这些销售会议的原因有很多。一次会议可以有一个或几个目的。例如：销售年会就是鼓舞士气的会议，通过这个会议来激励销售人员为了新的成功的一年而齐心奋斗，销售年会也会涉及介绍新产品及新政策、听取意见和征求建议等多个目的。销售会议通常由公司的营销部以各种规模和不同形式在一年的任何时间召开。对于饭店来讲，销售会议是经常性的回头生意。

（2）新产品介绍会和零售会议（product launch/dealer meeting）：企业的销售总监和销售人员经常召开全国性和区域性会议与零售商和批发商或相关专业人士会面，在这些会议中，新产品介绍亦是非常重要的，新产品的销售介绍和广告促销活动主张，要将信息一直传送到市场的每一个角落，这就必然要在全国各地召开许多会议，按照销售会议情况来看，零售商会议可能非常小，如在一个晚上举行一次有大约有12人参加的鸡尾酒会，但也可能大到几十人参加，举行3至5天的活动。美国福特汽车公司曾花几百万美元，在大型的美国拉斯维加斯会议中心，举行了百老汇式的舞台剧现场演出，并配上多媒体的解说，这次活动进行了好几天的排练，接送的包机连续两星期往返于全国各地，演出可与任何百老汇演出相比美，但仅持续了2个星期，如果会议的目的达到了，会议就是一个成功，付出的代价也就是必要的和值得的了。销售商会议除了销售人员参加外，也吸引着公司的高层管理人员，持股人和新闻界参加。

（3）专业技术会议（professional/technical meeting）：今天人类已进入知识经济时代，科技人员知识更新的需求逐年剧增，技术发展与发明创造量之大，速度之快，均令人难以估算和预测。在过去的一百年间，仅仅四代人的时间，人类已发明创造了汽车、飞机、宇宙飞船、激光、晶体管、电脑等。一个工程师或科学家不能停止学习，否则的话，他很快就要被淘汰。通用电器公司雇佣了大约3万名工程师，说明该公司在需要不断进行知识更新的技术人才上的巨大投资，专业技术会议便是防止知识老化，人才淘汰的一种良方妙药，公司的专业技术会议经常请顾问，专家、学者，甚至零售商参加，通常都以专题研讨会的形式召开。

（4）管理会议（management meeting）：就像销售和技术人员要开会一样，各级管理人员也要定期或不定期地召开各种会议，研究处理公司各项行政管理业务，从高层管理人员到基层管理人员无一例外。像董事会这样的会议已成例行公事了，或者按需召开。通常这些管理会议都是小型会议，但对住宿和服务的要求都是很高的。管理会议最通常的持续2天，没有特定的选址规律。从容易到达的市中心或机场所在地到偏远的度假地及山林小屋，都可能成为公司管理会议的召开之地。

（5）培训会议（training meeting/session）：培训会议一般由公司的人力资源部负责策划和组织召开，一般根据公司的发展目标和公司内部人力资源的实际状况，定期或不定期地聘请有专业知识和技能的专业培训者就一个或多个专题对公司内部管理人员或员工开展培训，此类会议互动性强，目的性明确。公司各级人员的培训是公司的一项重要活动。例如：公司要对其雇员进行掌握、使用、保养、维修办公室自动化设备及提高打字速度等技能的培训，电脑及信息系统的发展更需要召开行之有效的培训会议，还有，销售及行政管理人员都需要接受培训，尤其对后者的培训项目，还要涉及人员招聘、中层管理、一直到新管理干部的培训。许多培训活动，特别是对公司职工的培训就安排在公司所在地或工作现场进行，实质上就是工作中进行的岗位培训，但大约也有一半培训部经理在公司外面安排培训。这种培训参加人员不多，不到50人，绝大多数情况都在30人左右，10—15人左右的培训班也并不少见，培训会议召开的时间从1天到几个星期不等，一般在3天左右，小饭店就能接待安排这样的会议。

（6）股东/公关会议（stockholder/public relation meeting）：公司还感到经常有必要为非公司雇员召开会议，其中一个经常想到要召开的会就是股东年会（annual meeting）。有时这是一部分人参加的一种纯粹流于形式的会议，而大多数时间，股东年会却是许多人参加的、相当活跃的一整天活动，中午要安排午餐，下午要安排供应茶点的休息，而股东年会的具体活动随着经济形式的变化又会有所不同，另外，公关部门也召开会议，举行展示会来完成他们的使命，他们召开的这些会议也自然增加了公司会议的数量。

（7）奖励会议（incentive meeting）：每年都会有优秀的员工和经销商因为他们杰出的业绩而受到公司的奖励，还有幸运的客户也可能因为他们对企业品牌的忠诚和公司的促销政策得到公司的奖励。这种奖励可能是被安排进行一次旅行，而80%的奖励旅行都会包括一次表彰激励员工、经销商或客户的会议。于是这种会议便被称为“奖励会议”。作为一种业务激励工具，奖励会议被认为是可以改进员工和经销商的工作表现，也可用来激励客户和非销售人员。

（8）公司隐蔽会议（corporate retreat）：此类会议可为包括制定公司重大决策，修改公司规章制度，评估员工表现在内的许多原因而召开（参见本节所述隐蔽会议）。

（9）董事会会议（board meeting）：董事会会议是由公司董事会成员出席，这种会议经常在公司总部或指定的会议室举行。主要是讨论制定公司重大决策。

（10）节假日聚会（holiday party）：通常是为公司管理人员，客户和服务供应商举办。

公司每年都要在公司内外举行上述的董事会、销售会、管理会议、人员培训会、股东会议、公关会议及奖励会议等等。除此之外，我们还可按照会议召开的区域范围，将公司会议分为国际、地区和国内会议。

总之，协会会议和公司会议是会议市场的主力军，是各会议目的地重点吸引和争夺的细分目标市场，该市场最有利可图，对它们的竞争也最为激烈，随着世界经济的复苏和发展，这一市场将会继续有较大的扩展。

3.国际组织和政府会议（international organization ＆ government meeting ＆ conference）

出于政治、经济、文化等原因，联合国、各国际组织如世界贸易组织（WTO）、世界卫生组织（WHO）、世界旅游组织（OMT）等，各种国际组织和各国政府每年都要组织举办各种类型、规模和档次的国际性大会、论坛、研讨会等。一般来讲，此类会议都会受到主办国和地区的重视，影响比较大，多是新闻媒体追踪报道的焦点。

各国政府的会议业务是经常易被忽视的细分市场，与其他会议细分市场相比，政府会议市场营利微薄。但是这一细分市场却是会议业务的主要来源，特别是政府机构与企业、商务团体的交流，更是经常通过召开各种规模、形式的会议进行的。我们很难对来自政府机构的此类会议业务进行概括，因为这类业务变化差异很大，从中央政府部门到地方政府部门，会议的规模、范围、档次、内容差别都相当大。如果出席会议的成员是政府的雇员，那么了解雇员每天出差补助有多少对于开拓这一会议市场是有帮助的，另外，了解政府部门有关举办会议的廉政规定，对于作好这一市场的营销工作也是有益的。如果饭店提供的会议综合包价（包括住宿费、餐饮费和场地设备会务费）在政府部门会议预算之内的话，那将有助于吸引这一细分市场。

会议费用一直是我国各级政府部门每年一笔较大的支出项目。为了防止腐败，保持廉洁，近年来各级政府部门已逐渐将政府会议纳入政府采购进行管理，会展企业应学习和了解政府采购的相关政策和规定，在开发好会议产品的同时，在政府采购相关政策和规定的范围内，积极地做好营销工作，开发好这一重要的会议细分市场。

在会议市场的划分中，也有将政府会议划归为协会会议的分法。如：国际会议协会（ICCA）对于国际会议的分类法就将政府组织会议划入协会会议一类（见图3-3）。本书还是按照我们对协会的理解，将国际组织和政府会议单独划为一类。

图3-3　政府会议划归为协会会议的分类法（国际会议协会对国际会议的分类法）

资料来源：国际会议协会（ICCA），2009。

4.展销会与博览会（exhibition ＆ exposition）

展销会与博览会主要是陈列展示商品，向客户和潜在的客户介绍、推销产品和服务，规模不一。经济越是发达的地区，此类活动也就越多。这种活动通常伴随着许多小型的产品发布会、研讨会等，因此会中套会的现象在此类活动中已习以为常（详细阐述见本书第四章第三节）。

5.其他会议（other meetings）

如宗教会议等。

（三）按会议内容所属专业的范围分类：

为了使会议市场更专业化，同时也有利于统计和归类，许多国际协会都将会议进一步按其内容所属专业范围来进行划分，国际会议协会（ICCA）和亚洲会议观光局协会（AACVB）便是按此原则制订其对会议的细分标准，详见如下：

1.协会会议（association meeting ＆ conference）

农业（包括渔业、林业、农垦和土地科学）

建筑（包括设计、园林美化）

艺术和文化（包括音乐、摄影、艺术、手工艺品保护、剧场、哲学、伦理道德、宗教、服务性俱乐部、狮子会）

商业（包括广告、零售、地产、贸易）

生态环境（包括动物保护、污染、资源、植物）

银行金融（包括税收与保险）

教育（包括语言与文学）

制造业（包括化学、冶金、石化、印刷、出版）

专业（包括法律、财会、其他细分市场不包括的需资格认定的专业）

管理（包括行政、市场、人事、公共关系、劳工）

医学科学

矿产/采掘

安全（包括军事、国防）

科学（包括图书馆学、统计、数学、天文、生物、化学、地理、物理）

社会科学（包括人类学、政治、心理学、社会学、福利、历史、地理）

体育休闲

技术

运输、通讯（包括广播、通讯、信息技术、航空、陆运、海运）

旅游

政府

其他

2.公司会议（corporate meeting）

银行

商业和贸易

化工及相关产品

建筑、工程、设计

消费者产品

计算机及办公设备

电器及配件

金融及财会

保险

加工制造

石油

制药/医学

服务

通讯

旅游

其他

3.展览会/展销会（exhibition ＆ tradeshow）

教育/文化

时装及服饰

金融及投资

日常用品

珠宝、钟表

医疗、保健

科学、技术

玩具、休闲

旅游贸易

其他

二、各类会议特点

由于我们可按照会议的规模形式，会议举办者和会议的专业范围将会议划分成多种类别，因此了解各类会议的特点，对于我们开拓会议市场的各细分市场，有的放矢地作好会议的策划、销售和服务工作，就显得十分重要和迫切了。

（一）公司会议的特点

任何会议都应该有一个明确的目的，一个合乎逻辑的出席群体以及适合这一活动的地点及场地。当我们讨论公司会议的特点时，我们要记住，我们谈论的是多种规模和形式、多种开会原因以及（除了极少数例外）都是由多种人员进行策划和组织的许多不同种类的会议。

每一个会展企业、会展中心和饭店都能按照会议的特点和自身的条件，找到适合自己的会议市场，只有最无能的会展企业、最没有想象力的会展营销人员和最简陋的饭店才会找不到能够销售和服务好的某一会议市场。一个会展企业、会展中心和饭店在对会议市场的销售中，应该暂时不管你可能缺少的某些条件和设施，而集中在你所有的条件和设施上，选择可以作为你营销目标的会议细分市场，打电话给你自己的营销对象，按照你自己策划的销售活动和可以接待的会议市场的特点，来进行思考和工作。

因此，为了做好工作，你必须了解公司会议的下列特点：

1.时间周期（time cycle）

公司全年都有可能举行会议，一般会议多在每周工作日时间举行（见表3-6）。一是因为公司会议是公司经营活动的一个重要组成部分，二是因为公司的管理人员和职工不喜欢占用他们的休息时间开会。当然，也有公司高层不希望会议影响员工的正常工作而占用他们的休息时间来开会的。

公司会议基本上是按照公司经营活动的需求而不是按固定的时间周期来举行的，一般公司都是在经营需要时策划和组织会议的，不管怎么说公司会议不像协会那样需要在某一时间举行，以保证会议的出席率。公司如要保证每一个人都出席会议，那只需公司高级管理人员下一个简单的指令或通知就行了。

表3-6　公司会议举行的时间

资料来源：2005《成功会议》（Successful Meetings）杂志的产业状况报告（2005 Successful Meeting State of Industry Report）（Golden-Romero，2007）。

2.前期准备时间（lead time）

公司会议的策划时间相对来说较短，很少长于一年的。如果是奖励旅游的话，应事先8至12个月就要考虑所要去目的地，但是，这与协会会议使用的前期策划时间相比，还是短得多。

销售年会在召开前通常要策划8至12个月。在开会这一问题上，公司的决策程序较简单，通常由某一或某几个中层管理人员提出建议，经过对饭店的调查和筛选，再把定下的开会场所——选好的饭店上报给某一高层管理人员或总经理，由他们做出最后决定。在有些公司中，也有一个人从选址到最后拍板全包了。这样肯定可以缩短会议的前期准备时间，当然这其中差异是很大的。

绝大多数公司会议前期准备时间都很短（见表3-7），大型会议准备时间3至6个月。每一个公司的高级管理人员都能够回忆起明天就需要开会的例子。这就是我们所指的那种紧急会议（crisis meeting），当公司的高级管理人员说：“让我们尽快地把每个人召集在一起，把这件事讲一讲。”这就需要召开这类紧急会议。对于会展企业或饭店来讲，这时才开始向公司争取这个会议的业务就太晚了。如果你早已在那里向这个公司展开营销工作的话，或者以前曾策划或接待过这个公司的会议业务的话，你也许就能争取到这次业务机会。当然对于公司来讲，任何人都没有时间再到处寻找可策划会议的会展企业或可开会的饭店，紧急会议的情况就是要快速行动，所以这种会议一般就找以前为公司策划过会议的会展企业或到公司以前开过会的饭店去开，或者这笔业务就让某一个机警的、一直在公司进行促销的饭店销售人员争取到了。

表3-7　公司会议前期准备时间

资料来源：《成功会议》杂志（2005）（Golden-Romero，2007）。

公司会议是会展营销人员需要不断去开发的业务，突如其来的公司销售会议，需要面对经销商和批发商的紧急情况，需要对售后服务人员进行的应变培训，所有这些紧急或突发情况都会为公司会议业务带来机会，而这些情况往往是会展营销人员在同公司负责会议管理人员洽谈时他们所不讨论的问题。但是你在开展会展销售工作时，就必须努力给他们留下深刻的印象，并强调在下次紧急或突发情况发生并需要开会时，请他们和你联系。让你所在的会展公司或所在的饭店为他们提供服务。

3.地理位置（location）

对于公司会议来讲，没有笼统的地理模式。首先，通常没有理由像协会所做的那样，需要通过变更地理位置来吸引会议出席人员。当负责销售的公司副总裁要在月初于上海召开会议时，很自然地，到时候他在上海就要看到该公司的全体销售人员。

公司会议选址主要是考虑会址的口碑声誉和是否适合公司业务和需要。如苏州明显地要比桂林更能成为华东六省一市区域性销售会议的会址。时间、交通费用和便捷程度都是影响会议选址的因素（见表3-8）。如果一个企业的会议策划者要为全国销售人员召开一系列区域会议，他可以策划在北京、上海、沈阳、广州、昆明、西安等地开会，但是他也可以到杭州而不到上海，到珠海而不到广州，到桂林而不到昆明，到大连而不到沈阳等，这就是各地会展营销人员要做的工作。各地旅游局、会展公司、目的地管理公司（DMC）、航空公司和饭店会展营销人员在平时应重视城市形象建设和宣传，开展联合促销，积极地介绍你的城市、会展中心、饭店或其他设施，也就是说要重视和相关政府部门及会展相关企业合作，一起开展好目的地营销，而不是单打独斗。在开展会议目的地营销过程中，会展营销人员要善于将你处的不利条件转变成一种有利的因素，例如，杭州没有上海那么繁华、但这却使杭州美丽的环境较少喧闹和污染，空气更为清新，会展营销人员应该将促销重点放在所在城市的积极因素方面，扬长避短，而不应老是为自己城市的不足之处提心吊胆。

表3-8　公司会议选址的影响因素

资料来源：2005行业状况报告（State of the Industry Report）（Successful Meetings，2005）。

公司不像许多协会，很少对召开会议有什么限制。公司总裁和董事会主席也许为了保持他们为公司设计的形象不赞成某些地方，但这不同于写进章程的限制。稍加注意就可知道，公司的政策和公司总裁也在变化，地区和城市的形象也在改变，我国的旅游局、商业局、国外的会议局等有关政府部门、地方商业机构及企业的政策或努力也都会导致选址的变化。

表3-8是美国《成功会议》（Successful Meetings）杂志的行业状况研究报告（State of the Industry Report）中揭示的美国公司会议选址的影响因素，可供我国企业开会选址参考。

4.选择的饭店类型（types of hotels for corporate conventions ＆ meetings）

公司比较喜欢在什么类型的饭店开会呢?因为公司召开的会议多种多样，所以对这个问题的回答也多种多样。一般来说，公司会议使用的饭店类型，首先是市区饭店，然后是度假饭店和郊区饭店（见表3-9），要记住，开会的目的是影响公司会议选择饭店的关键因素。

表3-9　绝大多数公司会议使用的会议设施类型

资料来源：2005会议市场报告（2005 Meeting Market Report）（Golden-Romero，2007）。

公司会议策划者在选择会议饭店和设施时，应考虑食品服务质量，会议厅的数量、大小和质量，可谈判的餐饮和客房价格，客房的数量、大小和质量等因素（见表3-10和表3-11），使公司会议从饭店的地点、场所和吸引力中得益。

适合奖励旅游和零售商年会的饭店，不一定是紧急会议和培训会议的明智选择。聪明的会议策划者会仔细地选择合适的饭店作为他的会址。有些因素会影响会议策划者作出理想的选择。数量不大的高级管理精英也许会在一个非常普通的市区饭店聚会，这种情况就说明了会议策划者对会议的定调没有做任何的工作。

表3-10　公司会议策划者选择饭店考虑的重要因素

资料来源：美国《会议杂志》（Meetings ＆ Conventions）发表的2004会议市场研究报告（2004 Meeting Market Report）（Golden-Romero，2007）。

表3-11　公司和协会会议策划者选择饭店考虑的最重要因素

资料来源：美国《会议杂志》发表的2006会议市场研究报告（2004 Meeting Market Report）（Reid and Bojanic.2009）。

一般讲，如果原来开会使用过的饭店服务得好的话，就没有理由不回原来曾开过会的那个饭店。就会议策划者和他的上司而言，另外再作选择的主要原因纯粹是厌倦了原来的会址。当然，具体还要看开什么会，喧闹非常的并高唱公司歌曲的年会，也许每年需要换个地方，但是仓促急速组织的会议就不需要了。实际上，可以在上次开过会并证明靠得住的饭店再开会，或者至少可以在那些一直努力争取你们公司会议业务的饭店内开会。

特别是培训部负责人，喜欢再三地和同一饭店打交道，一些人觉得只给饭店小型会议业务是不够的，只有通过承诺经常提供业务，他们的公司才能取得饭店重要客户的地位，并获得较优惠的价位。此外绝大多数培训部负责人还需要一个能提供良好多媒体视听设备和卓越服务，并能不受娱乐活动干扰的纯教室型的场所。一旦他们在适合的饭店安排了会议，就不喜欢变更场所，这是可以理解的。

对于成功的饭店营销人员来讲，就要帮助你的客户开好他想要开的那种会议。要争取能在你的饭店开好的会议，并应放弃那些只能在其他饭店才能开好的会议。

要仔细考虑哪一类会议最适合在你的饭店召开。你的饭店是否是在市中心的城区饭店?如果是的，那么就应强调它便捷的位置。特别是对于一些只参加会议部分活动的出席者来讲，舒服、便捷、熟悉的城区设施就是他们经常的选择。

如果你的饭店是一个郊区饭店或者是汽车饭店，如果交通方便并能提供停车场，那就应该强调饭店的随意和无拘无束的非正式气氛。许多公司会议策划者还认为，在公司会议举办期间，公司要召开的会议是否是你饭店接待的唯一会议，这也是他们考虑是否要将会议业务交给你这个饭店的一个非常重要的因素。

如果你的饭店是一个机场饭店，当会议出席者坐飞机来时，那么你饭店的明显长处就是方便，再加上你还具有郊区饭店的特点。过去的机场饭店都是一些小型饭店，而今天则有各种规模的机场饭店可供会议策划者进行选择。

如果你的饭店是一个度假饭店，那么非常明显，它应该是奖励会议的选址，但也常用作避开城市繁华喧嚣的隐蔽会议的会址。度假饭店在淡季时能提供非常低的价格，同时又有迷人的魅力，独特的诱人之处，专业的保安，美丽的建筑物和良好的形象。

上述仅讲了几种类型饭店的一些特点，饭店会议销售人员应该在了解公司各类会议的特点后，再将所在饭店作为最适合某个公司会议的饭店，积极地向最恰当的客户进行介绍。

5.出席情况（attendance）：

根据美国2005年会议市场报告（2005 Meetings Market Report）反映的公司会议出席情况，多数公司会议的参与人数少与50人，也有近半数的被调查公司召开51—100人的会议。而会议出席人员在1000人以上的会议还是很少数（见表3-12）（Golden-Romero，2007）。

表3-12　公司会议的大约出席情况

资料来源：2005会议市场报告（2005 Meetings Market Report）（Golden-Romero，2007）。

饭店从业人员喜欢公司会议业务的原因之一，就是公司会议出席情况有可预测性，不管是一人住一间客房或者和配偶住双人房，出席情况都是可靠的。公司内部人员出席的会议几乎总是指令性和强制性的，而且会议出席人员的客房和餐费一般也都是由公司统一支付的。除了不幸的灾祸和疾病之外，订好的客房而结果不来是极少的现象。饭店可在得到充分保证的情况下安排客房并得到付款。因为公司会议的可预测性是其指令和强制性所决定的，所以在公司会议接待与服务中，做好贵宾和公司高级管理人员的接待服务，其重要性是显而易见的。

6.会议期限（length of conventions ＆ meetings）

绝大多数公司会议是1至2天的短会，某些会议仅限制在1天；培训或奖励会议的会期可长达3至5天，这一类型的会议最普遍的是大约3天，最经常的是客人在会议开始前一天的晚上到达，这样在第二天上午会议就可早点开始。

7.展览（exhibitions ＆ expositions）

展览是协会的标志性活动，然而绝大多数公司会议也经常有展示活动，这些会议展示新产品，或者进行大规模现场演示说明活动，这也已习以为常了。所以，在为公司会议提供服务时，亦要准备满足需提供展台设施或展示面积的要求。

8.会议厅要求（convention hall ＆ meetingroom）

由于公司会议规模大小不一，所以公司会要求饭店做到大小会议厅都能提供。具体需要什么会议厅要因具体活动而定，有些会议要求有小会议厅，在许多培训活动中，出席人员有时要分成10人一个小组分头开会，然后再在大会议厅集合开大会。大多数会议组织更喜欢饭店有可随意分割的会议厅。有这样会议厅的饭店就可能招徕这样的会议业务。如果一个饭店只能让出席会议的人员在一个大会议厅里围着几个台子开小组会，而其他竞争饭店却能提供更为合适的安排时，没有可随意分割会议厅的饭店当然就很难吸引到这笔会议业务了。

9.会议策划和决策（convention planning ＆ decision）

有的公司有为整个企业服务的专职会议策划人员，但这种情况毕竟很少。一个要开大量会议的部门也许有专职的会议策划者，但即使这样，对另外一个部门来讲，通常也几乎得不到这个部门的帮助和咨询服务。例如，销售部一个非常繁忙的专职会议专家也许安排了许多销售和分销商会议，但他和人力资源部的培训会议却几乎根本没有什么关系。这就是说，会展营销人员如果在某个公司的一个部门进行促销时，就应该知道在同一公司的其他部门也还可能有着业务机会。想一想，像通用电器这样的大公司，你也许从销售部这一个部门得到了所有的会展业务，但从另外一个部门，也许什么业务也没得到。即使这些不同的部门都在一个城市内，情况也是这样的。大企业的各分公司各部门之间常常几乎互相没有什么联系，很少会了解公司内部其他部门和你这个会展公司或饭店曾经有过的好经历。所以，如果好好挖掘一下，你就会发现在同一公司里还会有许多潜在的业务机会。

另一方面，在一个公司里进行促销相对要容易，因为决策是集中的，通常只是一个人或者两个人的责任。所以你只需向这些人员做好促销工作就能取得业务。然而公司大型会议和奖励旅游的决策程序就不一样了，各部门的负责人必须首先向高层管理人员提出建议，让他们先选择会议或者奖励旅游的地点，再考虑选择饭店。这样，饭店销售人员的促销工作也应该相应改变。

要记住，绝大多数大型公司，有不少人能对他们在全国各地召开的会议做出决策。公司会议的策划和决策者一般包括公司的高层管理人员（CEO和他的助手们）、各部门负责人和他们的助手们、市场营销部、人力资源总监或经理、公司专职会议策划者、会展公司和旅游目的地管理公司（DMC）。他们也许为整个一个公司，也许为一个部门，也许为一个部门中的分支机构做出会议策划或决策，具体会议的策划和决策者是谁，要看会议的类型、规模和层次。因此会展营销人员对公司会议业务的招徕，即使在一个公司内，也应该多层次、多方位地进行。

10.会议的多次预订（reservation for conventions ＆ meetings）

对于大型公司来讲，有时一个会议要在全国各地几个地方反复召开。这对于饭店连锁公司来说是件大好事。公司会议决策者如果需要在几个地方预订会议，只需将他的要求解释一次，便可让饭店连锁公司在各地的饭店里为所召开的会议提供同样的服务，把这反复召开的会议开好。

那么，这对于仅处一地的独立饭店又意味着什么呢?为了同饭店连锁公司所属的饭店去进行竞争，独立饭店必须证实它是在该城市开会的最佳选择。最理想的就是这个独立饭店能让公司会议策划者在一般情况下，为其公司在各地重复召开同样会议选择一个饭店连锁公司时，到了你这个城市能打破惯例，而选择你这个独立的饭店。

许多明智的独立饭店销售人员也会和在其他城市独立饭店工作的同行合作，他们尽可能经常地使会议策划者能预订独立饭店开会，并通过推荐和业务传送使这变得容易了。一个发展趋势就是，独立饭店的销售代表固定地和各地的一些独立饭店保持联系，建立松散的合作联盟和良好的合作关系，统一会展产品、服务标准和价格，开展联合促销，以便像饭店连锁公司那样为公司会议提供同样的“一地统办”服务。

11.一次会议、一张支票（one master bill for one convention or one meeting）

一个饭店允许用一张支票支付所有的服务项目，这是一种很好的会议结账方式。也是会议业务的一种要求，许多公司为他们的雇员支付会议期间在饭店的一切费用，但有的公司也有不同的准则，你必须和会议策划者讨论和明确总账单结算付款所包括的内容和参加会议的个人在办理离店手续（checkout）时所必须支付的账目，双方一致同意的意见应写入会议业务合同并且还要通知总台。此外饭店还应要求公司会议客户应事先通知公司会议出席人员，哪些费用将进入公司总账单由公司承担支付，哪些费用将要有出席公司会议的个人自己支付，以免会议出席人员离店结账时发生不必要的争执和不愉快。饭店的信用经理应在和客户讨论之前，对客户（公司）的信用状况做一些调查了解，并且还要提出一个以支付订金为开始的付款计划和建议日期。作为饭店的公司会议业务，还是给公司客户一个总账单让他们一起付款结账比较好。

12.会议业务会带出其他业务（other businesses generated from convention ＆ meeting business）

接待公司会议可有促销宴会、娱乐、会前、会间或会后观光游览、配偶活动和酒吧等其他业务的机会，例如，公司举办的鸡尾酒招待会和/或公司在饭店酒吧举行的轻松活动，增加了饭店在公司会议业务方面的利润。

每个公司会议出席者因为已经尝试了你的饭店，如果印象好，不管什么时候，如果再到你这个城市逗留时，你这个饭店也许就成了他的首选，或者你这个饭店还会得益于这个会议出席者在公司内外的推荐，只要你顺利地帮助召开了一次盛会，你就可获得将来的业务。口碑的广告宣传是最为有效的，但这也要从两方面看，会议接待质量提高了，会议出席者就说好，如果会议接待被搞砸了，那你就等于发动了一股反对你的强大势力。在开会时，发生了问题和出了差错，那就看饭店会议服务人员如何处理了。这些令人头痛的问题和差错，让饭店在受到批评、攻击和责难的同时，也为饭店管理人员和会议服务人员提供了展现专长、发挥能力和赢得客户的机会。总之，当事情出问题时，不能被别人认为“无力对付”和“无法处理”。

13.不易收集背景资料（difficult to identify background information）

因为市场竞争的激烈，一般公司的内部会议都是讨论企业内部事务，会议的议题和内容应该说是公司的商业机密，不易对外披露。既使是公司的外部会议，如销售会议，其出席对象也是经过严格选择的。所以会展公司或饭店的营销人员很难收集公司会议的背景资料并将此作为会展营销的依据。

（二）协会会议的特点

各种类型的协会会议都遵循着相当统一的模式，了解这些模式和特点，将有助于我们组织接待好协会会议并作好会议市场的销售工作。

1.时间和周期（time＆cycle）

大型会议是按照固定的时间周期举行的，虽然有些协会一年召开两次大会，亦有些协会每两年召开一次会议，但最通常的是每年一次的年会，全国性组织内以一年为周期的会议，有规模小些的一次、两次或者三次的地区性会议作为补充。根据国际会议协会（ICCA）的报告，在2008年举办的国际协会会议中，55%是协会年会。24%是协会两年举办一次的会议，举办协会会议最活跃的时间在9月，然后依次为6月、10月和5月（ICCA，2009）。美国协会管理人员学会（American Society Association Executives—ASAE）的研究表明，美国协会年会或会议举办最活跃的会议月份为：4月、5月、6月、9月、10月（Golden-Romero，2007）。

在美国，大型会议最经常从星期日开始，开到星期三，或者从星期四开到星期日，开完结账离开饭店（见图3-4）。这种时间模式在美国通行的原因是，绝大多数美国航空公司要求乘客如果要购买便宜机票的话，必须星期六在外过夜。于是，以前在星期一开始的会议，只要可能的话，都被移到星期日进行大会登记，这样会议的出席者就可以利用廉价机票了。这也使得许多市内饭店的周末客房率直线上升，而以前周末则被这些市内饭店视为它们业务清淡的时间（Astroff and Abbey，2006）。

但近年也有美国学者认为美国协会会议报到日期通常在星期一，协会会议的会期通常安排在星期一到星期四，业余爱好性协会的会议除外，它们通常在周末开会（Golden-Romero，2007）。

图3-4　美国协会会议起始时间安排模式图

资料来源：《成功会议》杂志。

然而对于一些度假饭店，因为会议业务到周末才结束，这样星期六过夜的要求就产生了消极的影响，美国阿美列岛种植园度假饭店营销副总裁吉姆·泰尼说：“只有当人们星期六在外过夜，机票才大幅降价，这样在过去的几年，对会议业务的要求已经转移到了周末，这使得我的度假饭店和像我们一样的其他度假饭店在客房收入上付出了很大的代价。按照比我们每天市场价低的团体价格预订的会议，取代了一般在周末支付的比团队价格多得多的社会或过境散客业务。另外，星期日到星期四的会议业务，由于机票价高，造成了在这段时间的会议费用总预算的提高。为了吸引从这段时间的会议业务，我们发觉我们自己还不得不通过谈判，给客户提供比我们通常房价更低的折扣价，这就造成了我们每个星期两头的收入都减少了。”

在我国，协会的会议一般安排在星期一到星期五的工作日，因为人们不愿在周末休息时间开会，而且在我国工作日与双休日的机票也无区别，尤其是郊区的度假饭店是人们度双休周末的所去之地，饭店更不愿牺牲高收入而接待只愿支付团队价的会议业务。但是协会考虑到让会议出席者在会议之后进行一些休闲游览娱乐活动，所以经常会将会议安排在下半周，这样会开完后正好是周末，不管是协会组织活动还是会议出席者自由活动，在时间上都便于进行安排。饭店应在进行会议促销时，做好饭店休闲娱乐设施及饭店所在地的旅游景点介绍。

2.选择会址的地理模式和其他因素（geographical model ＆ other factors for site selection）

在会议的选址上，协会举行的会议也显示了一种明显的地理模式。在选址时，绝大多数国际协会在各大州之间轮流选择，国内协会则在东西部之间，或者在南北之间交替轮换地进行选择。这里重要的因素首先是轮流，在国际会议协会（ICCA）数据库保存的2008年举办的所有会议资料中可看出，2008年，49.5%的会议使用在全世界范围轮流选址的模式，30.4%的会议仅在在欧洲国家之间轮流举办，9.2%的会议在亚洲和太平洋地区轮流选址（ICCA，2009）。

协会会议选址的另一重要因素是选择区域，而不是某一特定的城市，许多选择取决于协会会员对地理区域的特殊兴趣。如果协会会员没有特殊兴趣的话，会址选择者便会提供一个有趣的地方，并将这个地方作为会议的又一吸引人之处。

对于协会举行的区域性会议活动，坦率的讲，一些会员不会特地为了这次会议活动而旅行到太远的地方去，一个协会负责人说，他的工作记录显示，每年不管在哪开会，固定来开会的总是协会的主要核心成员，这一群体加上来自于离会议地点近距离的其他成员的补充，便形成了出席协会区域性会议的群体，非常明显，协会召开区域性会议就是要使协会的成员都能够参加会议。仔细研究会议选址的地理模式，可以帮助你了解协会团体下一次开会选址的可能区域。

在美国，许多协会章程明文规定协会会议只能在协会所在地的州内或在美国各州轮流举行（Golden-Romero，2007）。在我国，许多省市协会的章程也同样规定，协会必须把它们的会议活动选址局限在自己省市范围之内。因为这是由协会业务的性质或者协会活动范围的局限性所决定的，也许还会由其他进一步的限制所决定。会展企业和设施在投入时间和金钱吸引协会会议之前，应该了解各协会有关选址的规定、要求和轮流模式。

最近几年，协会对这样严格的规定有些松动。协会负责人打破这种局限性的一种方法，是与另外一个省市协会签署一个互惠协议。上海的分会此年到浙江开会，浙江的分会彼年到上海来开会，这样既可对本地经济有好处，又可对协会成员提供一个刺激会议出席率的理想会址。

在选择会议的地理位置时，要让与会者感到交通的方便，又要考虑协会负责人的感觉。如果协会负责人认为这个位置能吸引更多的与会者，那么协会负责人就会选择这个地方。

表3-13　协会会议选址的影响因素

资料来源：2005行业状况报告（State of the Industry Report）（Successful Meetings，2005）。

选择会址的地理位置时还涉及其他因素（见表3-13），如会议目的地的口碑和声誉、城市形象和吸引力、住宿及餐饮设施和质量、气候、环境、安全、旅游景点和旅行成本等。许多协会还想利用度假地来增加会议出席率，如果选择迈阿密、拉斯维加斯或者选择桂林及杭州，就能吸引更多的会议出席者，这就是个策略问题。有许多方法可使按常规安排的会议更为活跃。安排刺激性的内容是个理想的方法，但是很难落实。通常是将会议安排在一个可爱的度假胜地，并让会议参加者接触美丽的风光和景点，再适当地组织一些观光游览及娱乐活动，这些都会让你的会议出席者更加快乐。

体育在会议选址中也起着作用，会议主办方和策划者在分析他们的会议出席者时，高尔夫、网球、游泳和划船也会成为他们考虑的因素。协会理事会或董事会中的一些成员如果热衷于高尔夫运动的话，他们就可能会选择有著名高尔夫球场和良好环境气候的饭店里开会。

表3-13是美国《成功会议》杂志所作的2005行业状况报告（State of the Industry Report）反映的协会会议选址影响因数，可供我们协会会议选址决策参考。

3.前期时间（lead time）

协会会议都是先计划好的。通常来讲，协会会议平均提前准备年限为：年会1至4年，大型会议35个月，其他类型的协会会议也要8个月到1年的时间。即使提前几年作的最后决策，那也是花了数年之久研究和讨论的结果。总之协会越大，会议规模就越大，前期时间也就越长。有的特大型协会的年会要有5年或更多的前期时间。会议策划者要清楚地意识到，不是每个饭店都适合他们举行会议的。他们需要时间在决策前去进行现场考察，向该饭店以前的客户核查曾在此召开会议的情况，并考察其他可供挑选的饭店。

这一漫长的前期时间可能不太令饭店的高层管理人员和销售经理愉快，但对于协会会议举办者来讲，这是必然要做的事，而且这清楚的操作模式也能使饭店会议销售经理决定何时是推荐饭店赢得会展业务的最佳时机。

4.协会会议选择的会议设施类型（types of the facilities for association conventions ＆meetings）

考虑到不同的协会和协会所举行的不同会议，协会是不会都在同类会议设施举行会议的，这一事实并不奇怪，要求总是选择同类的会议设施是不可能的，所以任何会议设施都能为协会的某一种会议活动提供服务。

会议是在不同类型的会议设施中举行的（见表3-14），具体地讲，会议在何种类型的会议设施中举行，要取决于会议的规模、性质和期限。不同类型会议选择不同类型的会议场所。

表3-14　绝大多数协会会议使用的会议设施类型

资料来源：2005会议市场报告（2005 Meeting Market Report）（Golden-Romero，2007）。

会议场所的选择一般反映了协会的规模，复杂的程度和成员的经济水平。很明显的，200个客房的饭店不会被考虑用做500人会议的选择，除非这个饭店和其他饭店进行合作。一般地讲，协会要求包括饭店在内的各类会议设施有充足并合理搭配的大小会议场所、足够的客房数量、一定规模的展示场地、吸引人的地理位置和良好的服务（见表3-15和表3-16），总之会议设施必须达到开会最基本的要求。

表3-15　协会会议对会议设施选择的考虑因素

（1—5按重要程度小至大列出重要系数）

资料来源：Abbey，2003 and Golden-Romero，2007。

表3-16　协会会议策划者选择会议设施考虑因素状况表

（按考虑左侧因素的会议策划者百分比计算）

资料来源：Meetings ＆ Conventions2008 Meetings Market Report and Braley，2008。

5.出席是自愿的（willing to at tend meeting）

由于协会组织是自愿参加的，协会组织和协会成员之间不存在行政隶属的关系，所以协会不能用命令或强制的方法让协会成员参加协会活动。是否出席协会会议，一般由协会成员自己作出选择。协会会议策划者只能吸引协会成员来参加年会活动。也许有人认为商务和专业兴趣足够起到磁石的作用，毫无疑问，它们确实是吸引了相当数量的成员，但是亦有未确定数量的骑墙派。他们今年是参加年会活动还是不参加呢?会议选址对于他们最后的决定将会起到重要的作用。

他也许要求他的商务需要和度假愿望都能得到满足。如果你的饭店所在区域有旅游名胜，这些旅游名胜就应该成为饭店对会展市场促销的内容。不管是北京的长城、桂林的山水还是上海南京路、淮海路的购物商场，以及饭店内部的吸引物，从某种角度上讲，都比饭店装饰和设施更为重要。这就要求饭店员工了解饭店所有正面的和积极的因素，因为销售时要依靠它们。

记录表明，如果选址吸引与会者时，他们的配偶也会跟着来，这就赢得了会议出席者逗留期的延长和饭店双人房收入的增加。会议加休闲度假的安排有助于增加会议出席者的人数。

6.会议期限（the length of meeting）

2009年发布的国际会议协会1999—2008国际协会会议市场统计报告表明，在过去的十年中，国际协会会议时间变短了，1999年平均国际协会会议期限为4.4天，然而在过去的三年中，国际协会会议平均期限已经缩短到3.9天（ICCA，2009）。对于全国性会议活动来讲，协会会议平均期限3至5天，小型活动也许只需要2至3天，研讨会、委员会类似的会议1至2天也就行了，绝大多数带有展示活动的会议不少于3天（见表3-17）。因为许多参展企业在这类会议活动前还要举行销售会议。所以这类会议的结果还会使饭店能获得相当多的额外业务，对于协会理事会和许多委员会来讲也能获得额外的商机和收入。

表3-17　不同类型协会会议的期限和出席人员规模

资料来源：Abbey ＆ Astroff，2003 and Golden-Romero，2007。

7.价格（price）

饭店的价格是协会负责人选择会议场所的一个重要考虑因素，我们主要指的是饭店客房价格，虽然会议厅的出租费，餐费等也要在会议费用和个人活动费用中反映出来，但影响不如客房费用大，客房价必须同参加会议的人员的支付能力相配，这就是各类饭店在协会会议业务中可以开展竞争的地方。

许多协会会议组织者因为价格的原因，坚持选择传统的市区饭店，那些很多年前以低价或抵押贷款建造的老饭店常常能提供低价，一些市内新建的饭店为了打开市场和取得市场分享率以及郊区的宾馆为了弥补地理位置的不足，亦提供低房价争取会议业务。低房价对某些协会并不能起作用，但对某些协会来讲那就可能是决定是否选择你这个饭店的重要因素。价格肯定是饭店的一个竞争因素，但要记住它不是唯一的和最重要的竞争因素。

对有关协会在哪里开会作一些研究，将有助于我们认识协会会议的价格特点。如果协会过去的会议史证明了在上海花园大酒店或北京的丽都假日这样的饭店开会很成功的话，那么你就可以非常肯定，这个协会会议组织者要为他的会议出席者选择最佳地点，并且他们是习惯支付这些饭店所定价格的。但另一方面，会议组织者也会告诉你，他们组织的会议出席者是一些中层的雇员，传统上是他们自己支付会议费用，如果他们预订在价格较高的饭店开会的话，就会从协会会员那里得到越来越多的意见和抱怨。

所以不存在一个标准的饭店会议价格水平，这个价格必须适应饭店的销售对象，或者更精确地讲，它必须适应协会负责人心中要邀请的会议出席者的情况。

8.容易收集背景资料（easy to obtain the background information）

协会是行业社团组织，为了吸引更多的协会成员参加会议，有关会议的背景资料必须向协会会员公开宣传，因此收集有关协会会议的相关背景资料要容易的多。

9.协会会议费用（expenditure）

美国会议杂志（Meetings ＆ Conventions）所发表的2008会议市场报告（Meetings Market Report 2008）揭示了美国协会会议费用的具体支出分配比例（Braley，2008），请见下表3-18和3-19。

表3-18　2007年美国协会大会会议费用支出分配表

资料来源：Meetings ＆ Conventions2008 Meetings Market Reportand Braley，2008。

表3-19　2007年美国协会除大会外其他会议的费用支出分配表

资料来源：Meetings ＆ Conventions’2008 Meetings Market Report and Braley，2008。

如果协会会员是企业、政府部门或某一机构，那派出参加协会会议的代表与会费用就由派出单位负责，但绝大多数专业协会会员是个人会员，他们参加协会会议的与会费用就得由他们自行支付。这也就是为什么协会会议的策划组织者要控制协会会议费用的一个原因。

为了控制协会会议的费用，降低协会会议与会者需交纳的会务费，同时又要考虑到协会会议出席代表的不同层次的多样化住宿需求，协会会议会务费往往不包括住宿费，但协会会议组织方可提供多样性的住宿设施预订服务，最后由与会者和住宿设施自行结账。

10.需要当地分会的邀请（need for invitation from local chapter）

国际协会在选择某一个国家举办年会或其他会议时，考虑的因素之一就是这个国家是否有本协会的分会或会员。国际协会是不会在一个没有它会员的国家开会的，即使某个国家有它的会员或分会，但如果他们没有向国际协会发出邀请到这个国家去开会，那么国际协会也是不会考虑选择这个国家的。

11.协会大会的规模（size of conventions）

协会每年要举行理事会、委员会和年会等多种会议，其中对于协会来讲，最重要的会议是协会年会（annual convention），这是协会全体成员都应出席的大会，所以也是协会会议中规模最大的会议。根据美国500个召开年会的协会报道情况来看，出席人数在100人以下的年会占12%，出席人员在100—149人的年会占23%，出席人员在150—199人的年会要占53%，出席人员在200人以上的年会只占12%（Golden-Romero，2007）。协会年会的出席人数反映了协会年会的会议规模，应该讲，这是会展企业值得开发和争取的一个重要会议细分市场。