会议策划组织者的主要责任

第四节　会议策划组织者的主要责任

任何公司、协会或其他非营利组织一旦决定召开会议了，它们就必然指定内部工作人员或聘请外部专业会议策划组织者具体实施会议的策划和组织工作。任何会议的策划组织者在这时都必须明确自己的责任，那就是参加策划和组织会议的各项具体活动。会议策划组织者的主要责任包括目标和主题策划、时间和地点确定，预算制定和管理、交通安排协调、环境布置与视听设备落实、登记注册、活动策划与落实、嘉宾的邀请与接待、餐饮策划与安排，及现场管理等等。美国《成功会议》杂志的2005行业状况报告揭示了会议策划和组织者的主要责任（见表3－26）。

表3－26　会议策划组织者的主要责任

资料来源：〈成功会议（Successful Meetings）〉杂志，2005。

在这些主要责任中最重要的就是负责选择会议活动的地点、饭店或设施及确定预算。

在会议策划组织者选择会议目的地时，成本是肯定要考虑的要素，到目的地的交通便利程度，饭店和其他设施情况等也十分重要。当然价格并不是唯一重要的，也不是衡量会议目的地是否恰当的唯一尺度。表3－27可见选择目的地需考虑的要素。

表3－27　影响会议目的地选择的要素（按影响程度大小排列）

（续表）

资料来源：英国2004会议市场研究和Davidson＆Rogers，2006。

香港理工大学酒店及旅游业管理学院院长田桂程教授在2003年上海旅委举办的会展研习班上将会议目的地选择标准又归纳为：

（1）普遍的看法和信誉。

（2）出发点的地理关系。

（3）航班服务和机票价格。

（4）整体旅游成本和当地的花费。

（5）住宿和设备。

（6）安全和保安。

（7）政治和经济的稳定。

（8）卫生标准。

本章表3－2、3－3和3－4由国际会议协会（ICCA）和国际协会联盟（UIA）排列的世界主要会议国家和城市，说明了这些国家和城市就是世界最受欢迎的会议目的地国家和城市，符合上述的标准。

在亚太地区，新加坡、香港、北京、曼谷、东京、首尔、台北、上海、悉尼则是该地区最受欢迎的会议目的地。其中，新加坡面积很小，但接待的海外会议却很多，连续24年是亚洲首选会议目的地的事实非常值得我们思考。

考虑到会议的总成本，到达目的地的便利交通，会议代表距离目的地的距离，所需要的旅行时间，交通费用等都是目的地选择的考虑要素，这样邻近国家和地区往往是首要考虑的目标。多数亚洲国家之所以成为受欢迎的目的地，是缘于其相邻的国家或地区，例如中国大陆是香港地区排在第一位的会议目的地，马来西亚是新加坡的会议目的地，而新西兰又是澳大利亚的会议目的地。

在会议目的地（城市）的选择要素中还有一个重要的要素是接待会议的饭店和设施，所以会议组织者在做最后决定之前通常要四处考察，《会议杂志》亚太版在读者中进行的调查中，46%的调查反馈者说在会议前他们要平均考察3—4家饭店；17%考察1—2家；16%考察5—6家；只有6%忙碌穿梭饭店之间，参观6—7家饭店；15%的人根本不考察。

美国《成功会议》杂志对专职会议策划者的一个研究反映了他们在考察饭店过程中，选择饭店的标准要素（见下表3－28）。

表3－28　会议策划者选择饭店的标准（按重要性排列）

资料来源：Wright ＆ Siwek，2005。

国际专业会议组织者协会（International Association of Professional Congress Organizers-IAPCO）也向我们提供了选择会议饭店的下列标准：

（1）饭店员工必须表现出他们的灵活性并能对饭店客人正常服务的日常管理工作做出调整。

（2）饭店管理人员和员工要熟悉了解会议组织者的特殊需求。

（3）饭店必须提供真实的信息资料并做出承诺。

（4）在会议的协调和运作阶段，饭店必须向专业会议组织者提供会议经理。

（5）专业会议组织者（PCO）和出席会议的代表必须给予礼遇和贵宾服务。

（6）至少有一个可以接受的最大容量会议厅可用。另外，饭店也要提供会议所需要的小型会议室。

（7）所有的会议厅/室都需有适当的照明装置、电力服务、室内控制（如：调光器）、充足的电源插座、良好的音响系统和高速上网接入。

（8）会议厅/室必须能调节到放投影的亮度。

（9）会议/厅室天花板要有足够的高度，投影时需要保持清晰的视线。

（10）主会议厅必须配有室内控制的扩声器。

（11）主会议厅必须提供足够的舞台装置、升降器、指挥台和讲台。

（12）会议厅/室要有适当数量的电源和电话插座及高速数据接口。

（13）饭店必须自备或通过外部承包商提供会议常需的投影机，液晶显示器、屏幕、视频和音频设备/配件。

（14）饭店必须提供在会议服务方面训练有素的，并能时刻准备为满足演讲嘉宾需求做出快速反应的技术人员。

（15）饭店需为会议组织者在主会议厅/室的附近提供办公室或工作室。

（16）饭店须有提供价格合理复印服务的功能齐全的商务中心。

（17）主会议厅要有足够密度的可移动隔断墙保持可接受的隔音效果。饭店需提供安全的储藏间，钥匙仅限专业会议组织者（PCO）和安全保卫人员保管（Wright＆Siwek，2005）。

美国《成功会议》杂志所作的有关会议策划者选择饭店要素的研究（表3-29）和上述国际专业会议组织者协会（IAPCO）提出的专业会议组织者（PCO）选择饭店的标准，以及本章中表3－11、3－16、3－17所揭示的公司会议和协会会议选择饭店和会议设施考虑的重要因素，非常值得会议策划组织者在工作中参考借鉴并可作为会议组织者在选择会议饭店和会议设施进行决策时的依据，而且这些要素和标准对于饭店改进硬件设施，改善服务质量，占领会展市场有很大的参考价值。

在这些要素和标准中，饭店的容量（包括客房和会议厅/室）及预算是两个最重要的因素，如果饭店没有足够数量的客房和足够面积和数量的会议厅/室提供给会议组织者支配和使用，那饭店其他条件再好也是没用的，同样的，饭店各项条件再好，如果会议预算不能承担饭店费用，那会议策划组织者也只能忍痛割爱，另选他处。

制定会议预算也是会议组织者的重要责任之一。会议预算一般由会议组织者的财力和实力、会议的规模和档次、活动的内容、离目的地的远近、设施和服务的规模、会议的时间等因素来决定的。一般来讲，公司会议的预算比较宽松，而政府部门和协会的会议预算比较紧。国际会议比国内会议的预算要多。在制定会议预算时，可参考国际或以往同类会议的费用支出，还要考虑到物价上涨因素并注意留有余地。

表3－29　美国2004年每个会议的平均支出费用

资料来源：Successful Meetings，2005。

根据美国《成功会议》杂志2005年发表的行业状况研究报告（State of In-dustry Report）的研究标明，2004年美国每个会议的平均支出费用中，主要费用是用在餐饮、住宿和航空交通上（见表3-29）。餐饮和住宿的支出几乎达总预算的44%左右，17.53%花在机票上，再加上地面交通费2.88%，交通费用也要占20%左右。除此以外，会议支援服务和齐全的设施设备非常重要，相当一部分预算要花在主讲人的出场费、招待费和视听设备费用上，最后还要有一定的预算可分配使用到其他方面。

根据美国会议产业委员会（CIC）2011年2月17日发布的美国会议产业委员会对美国会议产业的经济影响研究报告，美国会议消费主要花在下列十个方面：

（1）餐饮（347亿美元）。

（2）视听设备、主席台/讲台服务（125亿美元）。

（3）会议场地租赁（102亿美元）。

（4）会议组织费用（97亿美元）。

（5）管理费用（62亿美元）。

（6）娱乐演出费用（61亿美元）。

（7）会议组织人员费用（42亿美元）。

（8）讲演者/培训者和其他赞助的出席者费用（39亿美元）。

（9）会议劳务费用（36亿美元）。

（10）团队交通运输费用34亿美元（CIC，2011）。

这一研究结果也可供会议策划组织者了解会议的消费和制定会议预算参考。

预算的制定和使用分配并不是千篇一律和固定不变的，我们可以参考国内外同类会议的预算，但会议的预算制定和使用分配上还要根据会议主办方的经济实力和融资的能力、会议规模与档次、饭店规格、目的地距离、演讲嘉宾层次和会议活动内容等具体情况灵活地合理调节。会展企业或会议主办方在制定预算时可留有余地，但一旦预算决定后，执行时就必须严格按照预算办会，否则会议费用就要超支。

会议预算虽然有时也会因为经济萧条、机构精简、差旅成本控制及其他原因而减少、但根据全世界企业全球化和经济一体化的发展趋势，随着我国经济的日益繁荣和入世后的进一步发展，还有近年来全球物价上涨的因素，我们可以预言，公司、协会、甚至于各种非营利组织的会议预算将会有很大的提高。

除上述三项重要责任外，其他的会议组织者责任还包括安排日程、制定目标、拟好包括邀请信，会议决议在内的各种文件、落实出席对象等等。会议组织者必须牢记自己的责任，精心地策划和安排每一次会议。

会议业充满生机，蒸蒸日上。这对于我国会展业的市场繁荣和发展无疑是一个很大的推动和促进。