展览会的主办与承办机构

第二节　展览会的主办与承办机构

一、展览会的主办机构

展览会的主办机构主要是负责策划和制定展览会组织和实施的方案，安排展览会的组织、招展、公关、广告策划、展场联系和落实、观众组织、财务管理以及落实一系列配套服务（包括为展商提供的货运、报关、检疫、布展、住宿、交通等）的机构，有相应的展览专业（包括策划、设计、组织、管理及外语）人员和具有完善的办展规章制度，还需有承担举办展览的民事责任能力并承担展览会的民事责任。因为世界各国的经济体制和具体国情各不一样，所以展览会的主办机构在各国的构成情况也不一样。纵观国际展览业，林林总总的主办机构大体可分为五种类型：

（一）政府部门

世界上许多国家政府和政府有关部门都十分重视展览业的发展，它们不仅支持鼓励展览业的举办与发展，而且直接参与领导和主办一些大型的展博览会。以“城市，让生活更美好”为主题的2010上海世博会就是由中国政府于1999年12月在国际展览局（B.I.E.）第126次大会上正式宣布申办，于2001年5月和2002年1月30日，分别向国际展览局递交举办2010年上海世博会的申请函和申办报告；时任中共中央政治局常委、国务院副总理李岚清率中国代表团于2002年11月29日至12月5日参加国际展览局第132次全体大会并作申办陈述后，再通过国际展览局132次全体大会投票表决，中国政府才获得主办权的。中国政府获得2010上海世博会主办权后，中央政府成立2010年上海世界博览会组委会（简称组委会），作为全国筹办上海世博会的领导机构；组委会下设执委会，作为组委会具体工作的执行机构；执委会的日常办事机构是上海世博会事务协调局。具体完成世博会的场馆建设、招展和宣传等各项筹备及运营管理工作。2010上海世博会的申办和筹备及运营都是在党中央和国务院的直接领导和关怀下进行的。每年在上海和昆明交替举办的中国国际旅游交易会则是由中华人民共和国国家旅游局，云南省人民政府或上海市人民政府和中国民用航空总局共同举办的。还有每年春秋两季在广州举办的“中国进出口商品交易会”是由中华人民共和国商务部和广东省人民政府主办的。经常举办展览会的政府机构还有中央各部委及各省市的商委、科委、外经贸委、国际贸易促进委员会等。

除政府机构单独或联合主办的展览会外，还有政府和外国对口机构联合举办的双边展览会或者由政府机构和行业协会联合举办的展览会。例如，新加坡政府和印度尼西亚政府每年轮流在新加坡和雅加达举办一届新加坡—印尼展览会（Singapore—Indonesia Exhibition），除分别宣传自己国家的建设成就外，核心部分展示两国共同开发的印尼巴淡岛工业区及其他双边合作项目。展览会采用声、光、电等高科技手段，装饰富丽堂皇。开幕式由新加坡总理和印尼总统共同主持，期间配合双边政府高级磋商和企业界贸易洽谈，效果显著，已成为一年一度经贸交流的盛事。由武汉市政协经济委员会、武汉商业总会、湖北省印刷协会、武汉印刷行业协会和武汉商品市场协会联合主办的2007武汉印刷包装机械及纸张、物资（秋季）交易会（简称：2007中部印交会）是政府机构与行业协会联合办展的又一个例子。

政府部门除了在本国单独或联合办展外，也可鼓励外国政府前来举办单国展。例如，新加坡政府鼓励亚洲国家利用新加坡区域中心的地位，赴新加坡举办单国展，目前已举办“Madein Malaysia”，“Madein Indonesia”，“Made inIndia”等，每年一届，展出面积4000—5000平方米，参展公司100—150家。新加坡贸易发展局在展览会宣传广告、邀请国内外客户、组织双边及多边贸易及经济技术合作洽谈会上，投入了人力、物力，做了大量的工作，对持续举办两届的单国展览会，也考虑授予“特准国际展览会资格”（Approved International Fair—AIF）。新加坡的有关商会、协会、社群团体和宗教会馆从各方面予以赞助和配合。由于新加坡政府方面的有力支持，展览会的连续性，参展公司及产品的国家代表性和浓郁民族色彩，使这些展览会逐渐引人注目并在新加坡展览界开始占有一席之地。新加坡政府的这种操作方法完全可供我国政府有关部门借鉴并参考。

（二）行业协会、专业学会与商会

在国内外的展览会主办者中，国际与国内的行业协会、专业学会与商会都是重要的主办者成员。它们举办的展览会中，一类是不定期的综合性展览会，如新加坡中华总商会为配合其周年纪念或其他重大活动举办的“工商展览会”，第二类是行业性展览会，例新加坡家具厂商公会主办的全国规模最大、成交额最高、客流量最多、知名度最广的持久型传统专业商品交易盛会——全国五金商品交易会，中国纺织品商业协会主办的2010第92届中国针棉织品/家用纺织品交易会等等都是很好的例子。第三类是行业内部的展示会，一般在协会举办年会时举行，以便在达到展示扩大协会会员企业形象，增强协会会议吸引力的同时，实现以展养会的目的。

（三）专业性展览公司

此类公司因为专业从事展览的开发，主办管理与服务工作，虽然它们不如政府机构和行业协会那样有号召性、权威性，但一般讲具有丰富的会展或相关领域知识，经验与操作技能，举办的展览会多是定期的专业展，质量较高，效益较好，在许多国家中是展览业的主力军。新加坡是亚洲主要的展览中心之一，国际展览业协会（UFI）在亚洲认证的展览会1/3都在新加坡举行（刘鸣，2008）。在新加坡的展览业中，专业的展览公司起着功不可没的重要作用，是新加坡展览业的主力军。7家较大的展览公司掌握着新加坡展览市场的主要份额，它们分别是新加坡展览服务私人有限公司、杜赛尔多夫展览机构亚洲有限公司、励展博览公司、环球联系展览公司、新达综合媒体、会议与展览管理服务私人有限公司和新加坡国际会展投资公司。其中，新加坡展览服务私人有限公司（英国ALLWORLD展览协会的全资子公司）是新加坡最大的展览公司，其举办的展会数量最多，展会总面积也是最大的（这里不考虑励展公司的亚洲航空展），占新加坡展览市场份额的29%（刘鸣，2008）。

成立于1947年，总部位于德国汉诺威市的德国汉诺威展览公司是世界又一著名的专业展览公司，该公司拥有世界最大的展览场馆—汉诺威展览中心，总面积达到100万平方米，净展出面积可达49.7万平方米。作为世界领先的展览公司之一，其在全球的70个海外分公司和办事处共拥有790位员工。该公司的核心业务是在德国汉诺威及其选定的国家举办世界领先的国际贸易展览会。凭借丰富的办展经验和不断创新的办展理念，每年举办的专业贸易展逾50场，共吸引来自100多个国家的21000家展商参展和179万名观众及16000名记者观展，公司年收入达2.5亿欧元。汉诺威展览公司举办的旗舰展旨在反映行业最新动向，引领国际市场潮流，是展示先进应用技术、发布最新前沿科技和研发成果的平台，对国际观众和展商具有巨大的号召力。其中，汉诺威消费电子、信息及通信博览会（CeBIT）是世界最大的展览会，净展出面积超过40万平方米（汉诺威米兰展览会中国有限公司，2010）。

在其国外的商业活动中，中国占有中心地位。早在1986年，德国汉诺威展览公司就在北京设立了第一个办事处，一开始，办事处仅安排参加现有的展览会。1991年，它在中国组织了第一个贸易博览会：1991中国国际动力传动与控制技术博览会。这次博览会非常成功。从那以后，汉诺威展览公司在中国的活动年年扩大，展览会的数额与频率一直在不断地增加，仅在2009年就举行了第10届中国国际林业、木工机械与供应展览、中国国际生物技术和仪器设备博览会、第10届中国国际地面材料及铺装技术展览会、中国国际物料搬运与物流技术展览会、新能源与电力电工展和工业自动化展等14个国际专业展，以促进国际技术交流和国际贸易。

为了在中国市场的长远发展，德国汉诺威（Hannover）展览股份公司、杜塞尔多夫（Düsseldorf）展览有限责任公司、慕尼黑（Munich）展览有限责任公司和上海陆家嘴（集团）有限公司联合投资建造了上海新国际博览中心（SNIEC）。SNIEC的全面扩建计划于2010年完成，届时室内面积将达到20万平方米，室外面积13万平方米。可以相信和预计，随着这一工程的全面完工和投入使用后，德国汉诺威展览股份公司、杜塞尔多夫展览有限责任公司、慕尼黑展览有限责任公司等这样的国际专业展览公司将在我国的展览业的发展过程中发挥更大、更重要的作用。

随着改革开放的深入发展，在北京、上海、广州、福州、厦门、西安、南京、成都、武汉、天津、大连等许多城市也先后成立了许多专业展览公司，如中国国际展览中心集团、江苏新国际会展集团、西安曲江国际会展集团、廊坊国际展览集团、厦门国际会展集团和成都会展旅游集团，长城国际展览有限责任公司、中旅国际会议展览有限公司、上海世界展览会议有限公司、上海市国际展览公司、上海浦东国际展览公司、上海外经贸商务展览公司、上海博华国际展览有限公司、福州会展业有限公司、大连国际展览公司、大连工商业展览有限公司、珠海国际航展公司、上海现代国际展览有限公司、上海企龙展览服务有限公司和上海环球展览服务有限公司等等。这些专业展览公司在我国展览活动中也都十分活跃，是我国展览业飞速发展过程中不可缺少的主力军。

（四）大型企业

第四类展览会主办者则是大型企业，有时它们也为了技术交流、产品营销等原因单独或者与有关的协会与专业展览公司联合举办展览会。例如，广东省商业企业集团公司就和广东省制冷学会在2005年于广州交易会流花展馆联合举办了泛珠地区规模最大、档次最高的制冷空调行业技术交流及设备展览会。甚至一些实力强劲的企业如IBM、惠普则不再委托展览公司，干脆自行办展，上海文广新闻传媒集团举办的“卡通总动员”、中国电子器材总公司主办的2010秋季（第76届）中国电子展，上海服装集团牵头主办的2010新春大联展也都是大型企业办展的范例。

（五）会展中心

在我国会议与展览业发展的过程中，已经并将继续建立规模不等的会展中心，如：已建的大连星海会展中心、中国国际展览中心、福州国际展览中心、上海新国际博览中心、北京国际展览中心、厦门国际会展中心、西安曲江会展中心、新北京国际展览中心、杭州西湖国际会议中心，及广州国际会展中心等等。这些会展中心也经常不通过展览公司，而自行主办和组织一些展览会，或和相关单位联合主办一些展会。如上海展览中心（集团）有限公司在2008年就自行主办了第一视觉上海国际面料展览会（春季）、2008上海国际庆典产业贸易博览会、2008上海国际膜与水处理技术与装备展览会、2008上海社会公共安全产品国际博览会及专用运钞车展览会等10多个国际展会。又如中国轻工业展览中心和昆明国际会展中心主办的首届中国—东盟轻工产业博览会，青岛国际会展中心和青岛新闻网联合主办的2009青岛国际儿童及孕婴幼儿用品展览会暨儿童教育展览会，还有天津国际展览中心和天津市模具工业协会、北京模具协会及河北省模具工业协会联合主办的第10届北方国际模具、机床工具展览会也都是会展中心主办展会的例子。事实上，每一个会展中心都在自行主办或联合主办各种类型的展览会，它们不通过展览公司自行主办展览会或积极地和相关单位联合主办展览会，能让会展中心填补场地出租的空白档期，提高会展场馆的使用率，使会展场地和设施得到充分的运用，并为自己和参展商获取更大的收益。

以上五类展览会主办者并不总是单独主办展览会，它们也常常联合在一起，共同主办展览会，这样，政府机构、行业协会（或学会）、专业展览公司、大公司企业和会展中心便能发挥各自优势，用合力把展览会办得更好。

二、展览会承办机构

除了展览会的主办者外，还有展览会的承办者，展览会的承办者在展览会的组织和经营工作中的责任往往是负责和承担展览会的组织招展、服务、公关、广告宣传、布展、安全保卫及会务事项的具体工作。受主办单位委托，有关公司可以承办展览的单项业务（包括设计、布展、展览施工、广告）。尤其是在由政府部门主办的各类展览会里，主办者往往只是挂名发挥其号召力和影响力，并给予办展工作的具体支持和方便而已，实际具体工作都是由展览会的承办者来做的。这些承办者一般都是同政府有关部门有着密切联系的会展中心和展览公司。如第14届上海国际纺织工业展览会的主办单位是中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海商会和上海纺织（控股）集团公司，而承办单位则是上海市国际展览有限公司、上海纺织技术服务展览中心和雅式展览服务有限公司。

了解谁是展览会的主办者和承办者，同了解谁是会议的组织者一样，对于会展中心、会展服务企业、航空公司，旅行社和饭店来讲都是同等重要的，因为它们是这些企业的重要会展客户。它们能为上述各类企业提供会展业务，如：场地和设施的出租，场馆展台的装饰布置，展品的运输保管，参展商和专业观众的商务、住宿、餐饮与旅游等服务以及国际、国内和当地的交通服务等等。所以，了解本地区哪些政府机构、哪些行业协会、哪些展览公司、哪些大企业与哪些会展中心在什么时间、举办什么展览会，或者了解本地区、本年度举办的各类展览会的主办者和承办者是谁，对于会展中心、会展服务企业、航空公司、旅行社及饭店的会展营销人员来讲，都是至关重要的。因为把这些问题搞清楚了，就可以找到自己的营销目标。所以，各类会展相关企业的管理与从业人员丝毫不能对此懈怠。