奖励旅游经营机构及成功因素

第三节　奖励旅游经营机构及成功因素

一、奖励旅游经营机构

奖励旅游的迅速发展导致了相应经营机构的建立。在美国，这些机构被称为“动力所”（motivational house）。这些机构不仅策划奖励旅游活动，而且还为需要购买奖励旅游的公司组织安排奖励旅游。许多组织奖励旅游的企业都属于它们自己的协会——奖励旅游商协会（SITE）。

奖励旅游公司为公司、机关团体从供应商那里购买旅游产品，作为奖励旅游的组织者，它们同航空公司、游船公司、旅馆饭店、汽车出租公司这样的供应商谈判，取得每次旅行活动的总成本。在这上面，它们通常再加15%—20%，这里包括它们的费用和利润，最后给奖励旅游购买者一个综合报价。所以我们说，奖励旅游的费用取决于奖励旅游公司同饭店、航空公司这样的供应商谈判所获得的价格。因为奖励旅游公司是作为一个旅游批发商代表奖励旅游购买公司来办事的，所以不必涉及为购买公司的雇员安排这次奖励旅游的所有细节。在许多情况下，这些奖励旅游公司只是帮助购买公司来宣传奖励旅游活动，从而调动公司雇员和客户的积极性。

在国际上，从事这类奖励旅游业务的机构有三类：

（一）全方位服务的奖励旅游公司（full-service incentive tour company）

这类专业公司在奖励旅游活动的各个阶段向客户提供全方位的服务和帮助，从策划到管理这次奖励旅游活动，从开展公司内部的沟通、鼓舞士气的销售动员会到定额的制定，还有从组织到指导这次奖励旅行。这些工作需要耗费数百个工时，再加上访问不同厂商与销售办事处所花费的费用，所以这类全方位服务公司工作的报酬是按专业服务费支出再加上交通和旅馆这样的旅游服务销售的通常佣金来收取的。

（二）单纯安排旅游的奖励旅游公司或称为完成型奖励旅游公司（fulfillment type of incentive tour company）

这类公司通常规模要小些，它们的业务专门集中于整个奖励活动的旅游部分的安排与销售上，而不提供奖励活动中需要付费的策划帮助。它们的收益就来自通常的旅游佣金。

（三）奖励旅游部（incentive tour department）

这是设在一些旅行社里从事奖励旅游的专门业务部门（incentive travel department）。这些旅行社的奖励旅游部也许为客户提供奖励活动策划部分的专业性援助。如果它们能提供的话，也常常按照全方位服务公司的收费标准来收费。

二、航空公司会奖部及其功能

（一）航空公司会奖部

由于越来越多的公司将旅游作为一种激励工具，因而许多航空公司亦把奖励旅游作为一项重要业务来抓。尤其是在今天的亚洲，很难发现哪家航空公司没有设立会议奖励旅游部门。最初这些部门只限于做会议旅行，它们着重强调的是自己国家作为会议举办地的吸引力，并积极支持申办具有重大影响的会议，但现在这些部门已将业务从会议旅游发展到了奖励旅游。

对奖励旅游的最终使用者而言，一般情况下都愿意把奖励旅游组织者或目的地管理公司作为中间人，而不愿意直接与航空公司打交道，所以本书未把航空公司会奖部列入上述奖励旅游经营机构之内，但也有奖励旅游的最终使用者会自己找上门，在这种情况下，航空公司都会给予热情的服务和周到的安排。

航空公司会议奖励旅游部经营范围的大小实际上取决于公司总部对于其作用的规定和其作用的大小，在这方面各航空公司之间是不一样的。

多数航空公司都有奖励旅游策划人员，他们会列出他们所提供的服务项目，策划人员对策划奖励旅游行程非常关键。有时候航空公司要做一些旅行代理人或旅行批发商不能提供的工作，如进行促销宣传、申办会议，为组织者提供免票，以及提供折扣的或免费的机票。

航空公司会奖部门必须了解奖励旅游最终使用者的基本详情，要知道团数、出发日期，以及有无特殊要求。团队越大，所需的准备时间就越长，通常的准备时间要6至18个月，这取决于团队规模。大的团队经常要运送几天才能完成。希望订包机的公司必须给航空公司时间，调配额外的班机。在旅游目的地机场已达到饱和的市场上，谈判包机至少需要1年时间。

（二）从亚洲航空公司会奖旅游部看其功能

下面是亚洲几家航空公司的会议奖励旅游部的简介。我们从中可更好地了解航空公司会奖部门的功能。

1.国泰航空公司

该公司会议奖励旅游部成立于1987年，当时实际上只有两人，一个是经理助理，一个是部门主管，其主要功能是将香港作为一个会议奖励旅游的目的地予以宣传推广。1995年，该部和旅行目的地市场推广部合并，而今天，设置于营收管理销售和分配部门（Revenue Management Sales and Distribution Department）内的会展奖励旅游团队（MICE Team），其促销的作用更进一步地加强了。

此外，向会议奖励旅游策划人员发行促销性的小册子、奖励旅游信息手册，以及其他有关目的地的资料，都是由该部制作的。

该部的另一个功能是在顾客和国泰其他部门间起联络作用。它会把与它联络的公司介绍给国泰驻海外的机构，在那里谈判票价，确定离程时间，满足其他一些基本的和特别的需求。例如，如果某公司需要一些特别的服务项目，航空公司的驻外机构就会把有关请求直接报给公司的接待部。

2.马来西亚航空公司

马航于1990年建立了会议奖励旅游部，它的首要任务是向奖励旅游的最终使用者宣传推广目的地和马航。所有有关营销和促销的册子都由该部印行，且每两年更新一次。

此外，它还提供奖励旅游的投标、踩点、营销服务、折扣价、特殊价、包括航空、酒店住宿、机场接送和游览在内的综合报价、以及其他奖励旅游相关的咨询服务。

会奖部也是一个联络机构，它向有关部门传送最终使用者的请求。它还具体处置同奖励旅游有关的事宜。如为奖励旅游团队单独办理登机手续和预订座位，制作有公司名称的菜单和椅套，为公司录像，提供赠品和行李标签。如果接到请求，该部还会给奖励旅游客户寄送出版物、旅行计划、招贴画、彩色幻灯片、促销资料和录像带。

3.新加坡航空公司

新航的会议/奖励旅游部建立于20世纪70年代中期，其职责权限也比较大，从会议和奖励旅游到举办展览，该部门的主任是负责广告和促销部门的经理助理。

和其他航空公司一样，该部宣传推广新加坡和新航，并帮助协调组织各种活动。在目的地促销活动中，它同新加坡会议局密切合作。

会奖部门还帮助有关部门机构进行成本管理、住宿和目的地管理，对景点进行监督，并与有关部门合作确定票价。新航还为奖励旅游者定做专门的菜单和椅套，发送促销性资料，帮助奖励旅游团注册、订位和认领行李。

今天，为便利新航的奖励旅游客户商谈业务，他们可以和就近的新航办事处联系并商谈有关的细节问题。

4.泰国国际航空公司

泰航的会议/奖励旅游部成立于1977年，其主要作用也是宣传推广目的地。它发行有关目的地和泰航的促销资料，并同有关部门联系，提供特殊票价，团体提前预订，安排有关机上与机下服务。

三、奖励旅游机构成功的因素

奖励旅游机构经营取得成功决定于多种因素，但最重要的关键因素则包括：

（一）要具备并能够发挥创新能力

创新是打造奖励旅游核心竞争力的关键所在。奖励旅游机构的创新能力是指他们的产品创新能力、市场创新能力和管理创新能力，具备并能够发挥创新能力是奖励旅游机构能否赢得奖励旅游业务和取得经营成功的关键。在全球经济萧条，企业控制开支，尤其是旅行费用日益紧缩的情况下，在全球市场日益复杂，竞争日益激烈的今天，这一点更为重要。奖励旅游机构的策划人员和市场营销专业人员只有发挥想象力，才能制定出一种真正可以激励企业雇员、经销商和客户取得优异成绩的奖励旅游活动方案。不断创新，才会始终具有强大的力量。另外，我们还必须懂得，是否具备并能够发挥创新能力，对于减少开支也非常关键。利用想象力，经验和创新能力可以取得出乎意料的效果。

（二）愿意面对并利用变革

愿意面对变革并让变革了的情形向有利于成功的方向发展，是经营好奖励旅游的另一关键因素。世界正在以前所未有的速度发生着变化，奖励旅游业也不例外。市场在变，需求在变，奖励旅游目的地也在变，新的从业人员、新的经营规划、新的接待设施和新的价格不断出现。奖励旅行商应该如何迎接这些变革与挑战呢?首先，从事奖励旅游的旅游公司和旅行商应当重估自己的经营战略，自问一下是否还要开发经营这一市场，是否愿意跟上日益发展的奖励旅游市场。如果是的话，那么是否能够提供必要的服务。

一些在不景气年份里退出奖励旅游市场、集中精力去从事高收入行当的旅馆饭店和目的地管理公司（DMC），现在又试图重新打入该市场，因而对奖励旅游公司来说，选择富有经验和专业能力强的供应商就更为重要了。令人兴奋的是，在国际上许多奖励旅游供应商一直在坚持奖励旅游的经营，一些目的地管理公司（DMC）不仅继续通过世界性和地区性的展销会来扩大客源市场，而且同它们的大公司客户保持着联系，并且还不断改善和开发奖励旅游产品。

那些刚刚接触奖励旅游市场的公司在熟识了大的奖励旅游供应商后，还在选择和利用能够很好地为奖励旅游团服务的供应商，这样的选择可以向经验丰富的公司提供更好的付有所值的东西。

一直从事奖励旅游业务的公司的明显优势就在于，它们知道奖励旅游目前发展的特点和变革的情况，了解过去不少行之有效的奖励旅游计划已不再适合于今天的奖励旅游团，而那些涉足奖励旅游业务不久的公司，由于过去或过去几年没有组织奖励旅游团，可能不了解现在的市场，因而它们策划的奖励计划也许早就过时了。所以，凡是奖励旅游公司，不管新的和老的，都必须了解市场的变化和发展的趋势，也就是说要了解变革，要不断地调整自己的产品与服务，来满足奖励旅游者新的需求，开发因社会和经济变化所带来的新市场。

我们还必须在业务经营中采用新的技术，并要有超前的意识，要预测到21世纪将会出现的市场新变化和新需求。对于作好准备、面对变革和迎接挑战的人们来说，变革提供了机会。这不仅是公司和个人获得发展的机会，也是学习的机会、得到快乐的机会和取得成功的机会。

（三）要有专业知识

要具有专业知识，除了要接受专业教育和训练外，我们亦可以从过去所犯的错误和避免错误的经验中获得专业知识。这种专业知识可以帮助我们了解最新的景点、最新的交通方式、最新的会议场所和最新的住宿和餐饮场所，亦可帮助我们得到国家旅游机构的支持，有利于我们充分将所有这一切资源集中起来，优化组合成向奖励旅游者提供的一流服务。

对于那些几乎没有任何组织奖励旅游经验的策划人员来说，获得奖励旅游的专业知识就更为关键了。他们必须懂得奖励旅游使用公司的要求，并准备拿出时间和精力为这些公司出谋划策并提供专门的服务，还要与有丰富经验的旅游供应商紧密合作。

（四）必须控制成本，策划组织价廉物美的奖励旅游

20世纪90年代初的经济不振曾使公司利润降低，各公司不得不实行紧缩政策，因而大量削减奖励旅游的开支。今天推销奖励旅游，主要的任务就是要使各公司相信，应当让它们公司取得重大成就的人去具有异国情调的目的地度假，同时提供价廉物美的奖励旅游计划给各公司进行选择。虽然随着后来经济的复苏和消费信心的恢复，奖励旅游业再度崛起，但近年来世界经济再度陷入疲软和萧条肯定会对今后奖励旅游业的发展带来一定的影响，今后公司不会再举办宏大铺张的奖励旅游活动了，也不会再开展大型豪华的主题活动了，而都在寻求物有所值的旅行方案。对奖励旅游供应商来讲，这就意味着需要推出更好、更具想象力、更省钱的旅行方案。新的趋势是：可以对小型的奖励旅游团队提供一些比较实际的奖赏或近程的奖励旅游，而对单个的成绩优异者及其伙伴，则可提供到远程目的地去的奖励旅游，这主要是因为全球出现了寻求更加独立自主旅行的趋势。今后10年的专项旅游和以自然为基础的旅行，在奖励方案中也将起着更重要的作用。

（五）要与饭店、航空公司建立良好的关系

奖励旅游计划如果想获得成功，关键之一还得与航空公司和饭店建立良好的关系。航空公司和饭店是奖励旅游商品与服务的主要供应者，它们工作的好坏决定着奖励旅游商品和服务的质量，直接影响到奖励旅游计划的成功与否。没有航空公司的配合和安全优质的服务，奖励旅游团，尤其是大型旅游团在旅游旺季时是不可能轻易地解决机票问题，从而平安适时地到达奖励旅游目的地的。在饱和的民航市场上，如果需要包机服务，就更需要航空公司的协助和大力支持了。而参加奖励旅游团的客人到了饭店后，这时最重要的事就是饭店要提供上乘的产品和服务。饭店应该提供综合报价上所承诺的一切，如果可能的话，还应该多做一些。如果全体工作人员，从总经理到服务员，能在奖励策划人员所提供的开支限度内，在不损害产品质量的前提下，尽最大、最认真的努力，不仅提供所承诺的一切，而且在不再另外收费的情况下提供一些额外的产品和服务，那么肯定会使奖励旅游者感到快乐，使奖励旅游计划获得圆满的成功。当然，没有饭店经营者的重视和全体员工的配合，这是不可能的。反之，如果让奖励旅游团的成员在房间里待上几小时才能拿到行李的话，那后果就可想而知了。