主要国际会议组织

第一节　主要国际会议组织

一、国际会议协会）（ICCA—International Congress ＆ Convention Association

国际会议协会（ICCA）（又译：国际大会与会议协会）是全球会议业最主要的国际专业组织之一，是全球唯一将其成员领域涵盖了国际会务活动的操作执行、运输及住宿等各相关方面的会议专业组织。国际会议协会创建于1963年，总部位于荷兰首都阿姆斯特丹，到2010年10月在全球拥有86个国家和地区的935个机构和企业成员（ICCA，2010）。其目标是通过合法的手段，促进各种类型的国际会议及展览的发展，评估实际操作方法以促使旅游业最大限度地融入日益增长的国际会议市场，同时为相关会议市场的经营管理交流实际的信息。

作为会议产业的领导组织，国际会议协会（ICCA）包含了所有当前以及未来的会议领域专业部门，其使命为：

（1）提高成员举办会议的技巧及对行业的理解；

（2）为成员间信息交流提供便利；

（3）为成员最大限度地发展商业机会；

（4）根据客户的期望值逐渐提高专业水准。

国际会议协会（ICCA）将其成员按所属会议产业专业部门分类，原先曾以一个英文字母作为成员类型的代号（见表9-1）。

表9-1　国际会议协会（ICCA）结构体系表

资料来源：国际会议协会（ICCA），2010。

随着我国会展业的蓬勃发展，我国的一些省市的旅游行政管理部门和经营会展的公司纷纷加入国际会议协会。截至2010年10月，我国已有26家单位成为国际会议协会成员，它们是：北京国际会议中心、北京国际饭店、北京市旅游局、中国国际旅行社总社、国家会议中心、欣欣翼翔国际旅行社有限公司、杭州市发展会展业协调办公室、中旅国际会议展览有限公司、广东公信数字设备有限公司、广州白云国际会议中心有限公司、北京海天网联公关顾问有限公司、上海华亭宾馆、迈氏会展公司（MCI）、太平洋世界新加坡有限公司、上海航空国际商务会展有限公司、上海光大会展中心、上海国际会议中心有限公司、上海国际会展有限公司、上海市旅游局、上海春秋国际旅行社有限公司、上海证大艺术酒店、上海环球金融中心会议中心、广州花园大酒店、广东省旅游局、深圳市台电实业有限公司和浙江省中青国际旅游有限公司。

国际会议协会采用的是一种区域性的组织结构，不仅促进同一会议产业专业部门成员之间的协作，而且还要突破成员所属会议产业部门类型的限制，促进在同一地理区域的不同会议产业部门成员之间的合作，基于这种目的，国际会议协会成立了区域分会、国家和地方委员会。国际会议协会组织机构是以区域商业事务的相似性为其基础的，如市场营销、市场研究和教育培训。近些年，协调促销有吸引力的国际会议目的地这一事务在区域合作方面占据了主导地位，尤其是在国家和地方的层面上。

截至2010年10月，国际会议协会将全世界划分为11个区域并设立了11个区域分会：非洲分会、亚太分会、中欧分会、法比荷卢分会、伊比利亚分会、拉丁美洲分会、地中海分会、中东分会、北美分会、斯堪的纳维亚分会、英国/爱尔兰分会。并在10个国家和地区设立了委员会，它们是澳大利亚委员会、中国台北委员会、德国委员会、印度委员会、意大利委员会、韩国委员会、马来西亚委员会、墨西哥委员会、慕尼黑委员会和泰国委员会。

国际会议协会（ICCA）现任理事会成员共15位，主要有：

主席：Leigh Harry先生，墨尔本会展中心，澳大利亚；

第一副主席兼司库：Jurriaen Sleijster先生，迈氏会展公司（MCI），瑞士；

第二副主席：Eduardo Chaillo先生，墨西哥旅游局，墨西哥；

第三副主席：Nina Freysen-Pretorious夫人，会议公司，南非；

上届主席：Christian Mutschlechner先生，维也纳会议局，奥地利；

首席执行官：Martin Sirk先生，ICCA总部，荷兰人

理事会成员：Handan Boyce夫人，土耳其伊斯坦布尔会议观光局；Mariano Castex先生，阿根廷拉丁美洲迈氏公司；Juan Jose Garcia先生，西班牙Viajes Iberia会议公司；Alec Gilbert先生，澳大利亚阿得雷德会议中心；Bart Heinrichs先生，荷兰Parthen会议服务公司；Brian Horsburgh先生，英国阿伯丁会展中心；Miranda Ioannou女士，塞浦路斯SCS有限公司；Steen Jakobsen先生，丹麦精彩哥本哈根；Sus Nygaard夫人，丹麦斯堪的纳维亚航空公司。

目前的国际会议协会章程和附则是2008年在加拿大维多利亚召开的国际会议协会第47届全体会议上通过的。

除了荣誉会员外，希望加入国际会议协会的单位应向国际协会理事会递交一份书面申请，该申请需包含过去5年在会议展览方面的各种活动情况的综合性回顾。新成立的组织和机构应递交未来已确定的各种国际会议展览的一览表。国际会议协会理事会将视具体情况也许还会要求申请者递交附加文件和相关证明。在收到申请者的书面申请之后，国际会议协会的首席执行官将向理事会提议是否批准其加入。理事会有权决定是否同意。在提议21天内如无反对意见，则申请获得通过。如果理事会有一个成员有异议，申请就要被延后，在下一次理事会会议上以投票方式进行表决，多数同意则获得通过。除了荣誉会员之外，会员资格必须在缴纳入会费和第一次会员费后才能生效。当年新加入的会员，第一次会费根据会员资格在当年的生效期按比例进行折算支付。

国际会议协会成员需履行以下职责：

（1）尽力促销国际会议协会的所有正式活动；

（2）与国际会议协会总部进行各种交流，优先提供各种信息，包括数据库内的一些机密信息；

（3）帮助国际会议协会总部了解各种国际会议及展览的情况，在指定时间内回答国际会议协会总部基于此目的提出的各种问题和调查；

（4）协助国际会议协会举办各种国际会议和展览；

（5）按时交纳各种费用；

（6）接受并支持国际会议协会理事会任命的特别处理道德和不公平事务委员会的任何决定；

国际会议协会提供的数据产品和服务有：

（1）协会在线数据库；

（2）公司会议市场信息；

（3）会议统计数据；

（4）目的地比较报告；

（5）150个国际组织信息可供选择；

（6）国际会议协会数据专题讨论会；

（7）国际会议协会公关包。

以上这些国际会议协会的数据产品和服务对帮助其成员了解国际会议市场，获取业务信息、开展会展教育和科研、制定会展发展计划和策略，都有很大的参考价值。

如要被列入国际会议协会统计范畴的会议就要达到国际会议协会的统计标准（参见第三章“会议业”），所以要提高我国在国际会议业中的地位，就必须按照国际会议协会的会议统计标准来办会。

国际会议协会看好中国的会议市场，对中国会议业的发展前景十分乐观，并充分肯定中国的会议业资源，尤其认为上海具备世界一流的会议业和会议旅游的资源，已选择上海作为国际会议协会第52届年会的举办地，并决定于2013年11月2日至6日在上海举办该协会第52届年会（沈敏岚，2011）。这预示着该协会和中国会展业界进一步全面合作的美好前景。

二、国际专业会议组织者协会（IAPCO—The International Association of Professional Congress Organizers）

国际专业会议组织者协会（IAPCO）成立于1968年，其前身是英国专业会议组织者协会（ABPCO—The Association of British Professional Congress Organizers）。这个非营利性组织是一个由国际国内会议和特殊活动的专业组织者、策划者及管理者组成的专业性协会，总部设在英国伦敦。国际专业会议组织者协会现有100多个会员，分布在世界35个国家。国际专业会议组织者协会会员每年要在全世界组织超过5600个会议，这些会议的出席者要达到211万，展示面积要达到50多万平方米；并产生34.3亿欧元的经济影响力。（IAPCO，2010）

国际专业会议组织者协会由8至11位成员组成的理事会负责管理。理事会成员由全体成员大会选出。2010—2012年，国际专业会议组织者协会的主要官员为：

（1）主席：Philippe Fournier，法国迈氏公司总经理。

（2）副主席：Gonzalo Perez Constanzó，西班牙Tilesa Kenes公司运营总监。

（3）司库：Peder Andersen，丹麦哥本哈根DIS会议服务公司总经理。

（4）质量委员会主任：Sarah Fitzpatrick，英国伦敦Congrex-UK公司总经理。

（5）新闻、公关和营销负责人：Roslyn McLeodOAM，澳大利亚悉尼Arinexpty有限公司总经理。

（6）国际关系负责人：Mathias Posch，加拿大温哥华国际会议服务有限公司总裁。

（7）会员委员会主任：Jan Tonkin，新西兰奥克兰会议公司总经理。

（8）专题调查负责人：André Vietor，西班牙巴塞罗那Viajes Iberia会议公司。

（9）上届主席：Patrizia Semprebene Buongiorno，意大利罗马AIM集团公司总经理。

（10）培训学院院长：Susanne Kostka，奥地利维也纳AIMS国际会议服务公司常务副总裁。

（11）第42届年会和全体会员大会东道主：Jean-Paul de Lavison，加拿大蒙特利尔国际会议管理公司总裁。

国际专业会议组织者协会成员遍及全球，每年举行各种活动。其成员质量保证受到全球会议服务商的认知。不管它们是独立的专业会议组织者，还是一个单位内部的专业会议组织者，是为公司、协会和政府会议市场服务，还是为教育和科研会议市场服务，所有的国际专业会议组织者协会成员，都需要有丰富的办会经验和经历，都应该是熟练的国际和国内会议活动策划和协调的咨询者和管理者。国际专业会议组织者协会的标志意味着质量，对专业会议筹划和管理者而言，它就是一个全球性品牌。国际专业会议组织者协会的成员，作为这个杰出标志的代表，在全球会议行业的供应商和经营商中获得普遍承认。

国际专业会议组织者协会致力于：

（1）进一步提高会议组织者的专业认知度；

（2）保持和进一步提高大型会议和其他国内外会议和节事活动高水准和专业化的组织管理；

（3）开展和促进国际会议理论和实践的学习；

（4）对国际会议专业组织者面临的一切问题开展研究工作寻求最佳解决方法；

（5）同其他所有与国际会议有关的组织建立和保持确有成效的联系；

（6）通过国际专业会议组织者协会的培训学院（Training Academy）开展培训教育。

（7）为专业会议组织者提供论坛；

（8）鼓励会议举办单位寻求声誉良好的专业会议组织者的帮助；

（9）为其成员提供交流意见和经验的机会（IAPCO，2010）。

国际专业会议组织者协会为其成员提供特有的资源，可使其成员获得：

（1）国际评估项目的国际质量认证；

（2）专业会议组织者面临任务的全球展望；

（3）国际专业会议组织者协会道德委员会公平裁判的保护和援助；

（4）国际专业会议组织者协会的新闻通讯“专业会议组织者（PCO）”提供的商业促销机会，此新闻通讯“专业会议组织者（PCO）”要邮寄给3700多个世界性和国家级的组织和协会；

（5）在为新业务投标或向行业与潜在客户演讲时所需帮助的许多工具；

（6）每年更新的含有基本信息的协会会员名录，此名录通过数据库和年度行业展示会散发传播；

（7）免费进入国际专业会议组织者协会通讯数据库；

（8）国际专业会议组织协会研讨会及教育活动的费用减价；

（9）一本免费的会议业专业术语词典；

（10）免费的并仅限于会员的不同工作指南；

（11）在名片和信笺等处使用国际专业会议组织者协会会标的权利；

（12）不限量的国际专业会议组织者协会的宣传册及工作指南；

（13）在与公司会员网址相连的协会网址上被列入会员名录；

（14）在国际展会上国际专业会议组织者协会及其质量保证的宣传；

（15）在种种杂志上刊登的国际专业会议组织者协会文章对协会及其成员的宣传；

（16）协会秘书处免费的来自于协会成员的业务机会；

（17）与会议产业的其他国际组织和协会的合作；

（18）网上布告栏的服务（IAPCO，2010）。

凡从事国际会议的筹备和经营工作的个人和企业都可申请参加国际专业会议组织者协会，国际专业会议组织者协会（IAPCO）对专业会议组织者设立了随着服务和经济影响而不断变化的标准。作为一个国际专业会议组织者协会的PCO是以用专业的方式进行会议和节事活动策划、管理并取得圆满成功的专业会议组织者或策划者，这种专业的方式包括了及时、高效、承担财务责任及良好的管理。国际专业会议组织者协会的专业会议组织者（PCO）已经取得了他们同行和客户承认的专业标准，每一个国际专业会议组织者协会的申请者都必须达到下列严格的入会标准才能入会：

（1）申请者要能证明已经组织过10个国际会议，其中5个会议必须有400个以上的参加者；

（2）申请者要有过去客户写给协会的私密推荐信；

（3）申请者要让协会选择一个申请者所组织的国际会议进行现场考察，并能通过此考察；

（4）协会要和所选择的申请者组织的国际会议的客户，当地的会议组织委员会以及该会议的出席代表和展商面谈并获得积极正面的评价；

（5）申请者必须接受协会对办公场所的考察，并通过审计程序（IAPCO，2010）。

申请者一旦被接纳入会，作为一个专业会议组织者协会的专业会议组织者必须参与协会一年一度的质量评估才能保持它们的会籍，评估的内容包括：

（1）按规定递交证明目前业务进展的文件和管理人员变更的通知；

（2）递交在国际会议市场中保证持续活动的会议工作检查表；

（3）递交质量自我评估表来明确与竞争者及同行竞争中的自我定位，并提供自我改进的基准；

（4）每三年必须出席一次协会年度质量研讨会（IAPCO，2010）。

国际专业会议组织者协会会员只有达到上述入会标准并在入会后符合协会质量评估要求，他们提出的质量保证才会得到国际会议业的客户和供应商的承认。

根据协会规定，所有申请者必须按照下列步骤申请入会：

（1）向协会递交入会申请；

（2）递交填写完的10份有关申请者完全组织和管理的国际会议调查问卷；这些国际会议都必须有五个以上不同的国家代表出席，而且每个会议至少有40%的外国出席者；在组织过的国际会议中，5个会议必须至少有400个出席者，有关客户的详细联系资料必须随同调查问卷一并附上；5个会议必须至少有100个出席者；这里的出席者是指办理过会议注册手续的人员，如：代表、讲演嘉宾、陪同、参展商，不包括会议组织方的工作人员和接待人员；

（3）递交未来有400个以上出席者的国际会议一览表；

（4）递交未来可供协会现场考察的3个国际会议表格，它们必须都有400个以上的出席者；

（5）协会有完整的评分制度，在考虑申请者的入会申请时，会充分考虑申请者组织过的国际会议举办的年份、活动的规模、出席者代表的国家数量、提供的服务以及来自客户和国际专业会议组织者协会的其他会员的推荐信。一旦调查问卷经分析令人满意，国际专业会议组织者协会立即和5个客户联系获取公司推荐信，这5个客户中的2个必须是国际组织或总部在申请者所在国以外的国家。如果联系客户后没有反应，那申请者要保证协会在申请审查继续进行下去之前收到足够数量的推荐信；

（6）协会在收到满意的推荐信之后，会要求申请者接待一位协会理事会成员或者由理事会提名的另一位协会会员对所选择的一个申请者组织的国际会议和申请者办公场所进行的现场考察，考察费用由申请者支付，考察人员将作为自由代表通过活动注册手续参加活动并对活动做出评估；在对申请者办公场所考察时，考察人员会要求申请者提供数本未来会议的印刷宣传材料，一本申请者单位的公司章程（英文），或其他注册文件（英文）或公司执照（英文）、公司董事会或高层管理人员的详细资料，以及如何了解公司工作流程、管理和财务信息的相关资料；

（7）一旦上述所有程序都满意地完成，有关申请者是否是合适的国际专业会议组织者协会会员的最后决定将由协会理事会做出；如果申请未获成功，协会不必对决定做出任何解释（IAPCO，2010）。

国际专业会议组织者协会设有培训学院，致力于通过教育及与专业人员的沟通不断提高其成员和会议行业人员的服务水平。国际专业会议组织者协会在会议教育方面有着空前的记录。每年为专业会议组织者举办的国际专业会议组织者协会讲座，即广为人知的Wolfsberg讲座，最早开始于1975年，从那时起，已经有全世界1600多名学员参加了为期1周的讲座并获得国际专业会议组织者协会讲座证书，这是世界上为专业人员（包括会议组织、国际会议目的地促销、周年活动举办）进行的最具综合性的培训项目。此外，国际专业会议组织者协会也举办各种中高级管理讲座，主要是关于会议业作为一个服务性产业的运作。这些先进的管理课程内容涉及了影响当今会议产业的新趋势等热点话题。国际专业会议组织者协会的国内和地方性的讲座，主要由当地主办方邀请进行，通常在欧洲以外的国家，例如亚洲的各种联合性的国际专业会议组织者协会（IAPCO）/AACVB讲座。所有由国际专业会议组织者协会的培训学院资助的活动，都对国际专业会议组织者协会成员开放，其会员可以较低的费用参加。

随着亚太地区在国际会展市场份额的增加，国际专业会议组织者协会会员正在亚太地区不断发展壮大。国际专业会议组织者协会正在亚洲举办各种教育项目，支持会议产业在其他新兴会议目的地的良好发展。除中国香港外，我国内地还没有企业或个人成为国际专业会议组织者协会成员的。

三、国际协会联盟（UIA—the Union of International Associations）

1907年6月1日，国际协会联盟在比利时布鲁塞尔以国际协会总部（Central Office of International Associations）的名义成立，而在1910年于比利时布鲁塞尔召开的国际组织第1届世界大会上，国际协会联盟（UIA）才以现名正式宣告成立。之后，国际协会联盟又根据1919年10月25日比利时法律，正式以一个具有科学宗旨的国际协会登记注册。

1951年，国际协会联盟章程作了修改，成为一个世界聚焦的有个人正式会员的机构。该组织是一个独立的、非政府的、无政治色彩的，可进行有关4万多个国际组织和客户信息交换的非营利场所。自从它在1907年成立后，就成了提供有关国际组织和全球挑战信息的先锋。国际协会联盟可以用书面、光盘及互联网的形式提供一些非常有用的数据资料。这些资料对于广大使用者来说是科研、决策和工作的有效工具。

国际协会联盟的宗旨和活动是：

（1）为在人类尊严、各国人民团结和沟通自由基础上建立全球秩序做出贡献；

（2）在人类活动的每一个领域里，特别是在被认作当代社会基本组成部分的非营利和志愿者协会里，促进非政府网略的发展和效率的提高；

（3）收集、研究和传播有关信息，这些信息涉及政府和非政府国际机构，它们互相之间关系、它们召开的会议及它们处理的问题和采取的战略；

（4）作为对涌现出来的新式的联合活动和跨国合作的促进因素，国际协会联盟尝试用更有意义、更注重行动的传递信息方法，使首创精神得到发扬；

（5）促进对国际协会在他们与政府机构的联系中的共同法律、管理和其他问题开展研究（UIA，2010）。

要达到以上这些目的，在回应日益增加的世界复杂问题的过程中，为了更好地组织网络、各地各种类型的机构要保持联系。

国际协会联盟每两年召开一次大会，选举国际展览联盟执行委员会。该执行委员会由15—21个成员组成，每个成员任期最长4年。

国际协会联盟的工作语言为英语和法语。绝大多数出版物是用英语出版的，但在有要求的情况下也用法语出版。国际组织年鉴用各种语言编入索引被国际组织使用。期刊《跨国协会》刊登英语和法语的文章。

国际协会联盟的日常事务工作由协会的秘书处完成，秘书处由16位工作人员组成，在秘书长的指导下开展工作。

该联盟年预算约为65万欧元，通过成员的预定刊物费、联盟的研究和咨询合同收入、出版物的销售及服务达到95%财务自立。缺少的那一部分由比利时、法国和瑞典政府及一些官方和私人机构捐款和赞助作补充。

国际协会联盟从1907年开始出版了300多种出版物和系列出版物。主要出版物有：

（1）组织信息：《国际组织年鉴》（Yearbook of International Organizations）（年度），有四卷，也有法文版。从1996年开始有光盘版；

（2）未来国际会议日程表：《国际大会日程表》（The Calendar of International Congress）（季刊）；

（3）《世界问题和人的潜力百科全书》（Encyclopedia of World Problems and Human Potential）；

（4）《会议统计数据年报》（Meetings Statistics Annual Report）；

（5）所有国际协会联盟编制的所有统计数据（包括标准的和定制的）（All statistics compiledby the UIA，standard and customized）；

（6）国际会议问题调研（Survey on International Meeting Issues）；

（7）《跨国协会》期刊（Transnational Associations Journal），刊登英文与法文撰写的文章；

（8）在《总部杂志》（Headquarters Magazine）上刊登的所有国际协会联盟文章；

（9）国际协会联盟出版物的完整名录（UIA，2010）。

上述主要出版物还发行CD光盘版，以适应时代和科技的发展。

国际协会联盟为适应网络发展与对外沟通与服务的需求，还提供了下列网上数据库服务，以便于会员和非会员信息和数据搜寻和收集；

（1）在线《国际组织年鉴》；

（2）在线《国际会议日程表》；

（3）免费的在线《世界问题和人的潜力百科全书》；

（4）免费在线网络可视化；

（5）免费的信息查询服务；

（6）新界面的国际协会联盟在线数据库（UIA，2010）。

2010年10月，国际协会联盟在任管理者如下：主席安妮·马丽·博汀（Anne-Marie Boutin）（法国），副主席蒂姆·卡斯韦尔（Tim Casswell）（英国）、玛丽林恩·麦海欧曼（Marilyn Mehlmann）（瑞典）和西里尔·里奇Cyril Ritchie（瑞士），秘书长雅克·德·迈瓦尔斯（Jacques de Mévius）（比利时）及司库伯纳德·米歇（Bernard Miche）（比利时）（UIA，2010）。作为国际协会联盟的正式会员，总数不得超过250个，并要由正式会员构成的全体大会根据候选人的兴趣和他们在国际组织中的活动选举产生。通常他们都必须在相当长的一段时间内，在一个国际机构中发挥过积极的作用。正式会员包括外交家，国际公务员、协会管理人员、国际关系教授和基金会负责人。正式成员不需要交纳年费，但作为国际协会联盟评议员，他们被要求在各自的领域内为维护国际协会联盟的利益、进一步扩大它的影响作出努力。目前正式成员主要来自以下国家：

（1）非洲：阿尔及利亚、埃及、肯尼亚、毛里塔尼亚、南非、突尼斯、津巴布韦；

（2）美洲：加拿大、智利、墨西哥、秘鲁、美国、委内瑞拉；

（3）亚洲：印度、日本、巴基斯坦、菲律宾、斯里兰卡；

（4）澳大利亚/太平洋：澳大利亚；

（5）欧洲：白俄罗斯、比利时、法国、德国、匈牙利、爱尔兰、意大利、荷兰、挪威、罗马尼亚、俄罗斯、瑞典、瑞士、英国（UIA，2010）。

对国际协会联盟的宗旨和活动感兴趣并愿通过交纳年费将自己同国际协会联盟的工作联系在一起的法人团体和个人，都可成为国际协会联盟非正式成员。包括各种组织、基金会、政府机构和商业企业的非正式成员有权优先使用国际协会联盟的服务。非正式会员资格需经国际协会联盟执行委员会批准。国际协会联盟还有通讯会员（Corresponding Organizations）。对于那些有意同国际协会联盟保持紧密联系并获得其出版物，但又不想履行会员承诺的国际组织，按照国际协会联盟的章程，可以成为国际协会联盟的通讯会员。这些通讯会员同除国际协会联盟正式会员和非正式会员以外的国际组织相比，可优先获得国际协会联盟提供的信息，包括免费预订《跨国协会》期刊。通讯会员的义务仅限于交纳每年的年费、将国际协会联盟纳入在它们周期性通讯的名单中，并将它们组织的章程和成员国名单传送一份给国际协会联盟。通讯会员的申请需经国际协会联盟执行委员会批准。