第三章 职场写作入门篇
任务一 计划
任务布置
张力的工作计划
在新一年的工作部署会议上，分行行长根据一年来分行的实际情况以及出现的问题，要求今年的工作主要从三个方面着手：抓服务、抓质量、抓素质，并要求分行各部门提交今年的工作计划。张力是储蓄专柜经理，他仔细回顾了本部门一年来的工作过程，明确认识到储蓄工作中存在如下问题。
（1）客户服务工作不到位，与客户联系的主动性不够，客户对银行满意度不高。虽然银行一直提倡“首问责任制”“满时点服务”“站立服务”“三声服务”，但没有完全落实到位，在对客户的回访以及银行业务的宣传方面做得不够。
（2）金融犯罪案件越来越多，营业部管理制度及风险防范能力方面有所不足，为确保工作质量，对操作的规范、制度的执行有了更高的要求。
（3）员工的全面素质，直接决定着银行的长效发展，是金融业竞争的根本所在。客户对银行的服务要求高，员工自身实际能力有限，不能提供高效优质的服务，需要加强员工日常业务培训，勤做员工思想工作，积极与员工交流，有计划、有目的地进行岗位轮换，培养每一个员工从单一的操作向混合多能转变，提高员工的全面素质。
针对以上几点问题，张力确定了今年工作的主要目标：以客户为中心，做好结算服务工作，强化内部管控制度，以人为本，提高员工全面素质。据此，他制订了一份工作计划如表3-1-1所示。
表3-1-1 工作计划表
续表
根据上面的材料，思考以下任务。
任务1：根据任务布置，明确张力制订工作计划的缘由和目标。
任务2：根据情境，归纳张力为实现目标需要采取哪些方法措施。
任务3：根据任务布置，结合情境所提供的信息，试代张力拟写一份完整的工作计划。
任务准备
一、计划的概念、名称
“计者，所以定事也。”（《韩非子·存韩》）计划是单位或个人为了在特定时间里完成某项任务或目标，事先对工作进行部署而撰写的事务性文书，包括目标、任务、方法、措施等方面的内容。目标（任务和指标）、措施（完成任务的途径和方法）和步骤（工作程序和时间安排）是计划的三要素。计划是对将做之事的筹谋，是具体行动实施前的脑力运筹，有了计划，可以提高工作的预见性和自觉性，为工作的顺利开展提供保障。
由于内容、时间、适应范围等的不同，计划往往选用不同的名称（见表3-1-2）。
表3-1-2 计划的不同名称
二、计划的特点
1.预见性
在制订计划时，要对工作过程中可能发生的问题有充分的认识和把握，提前做好应对，取得工作的主动权。
2.可行性
计划所制订的任务指标既不能过高，难以实现；又不能过低，失去制订计划的意义。计划的指标要恰当，措施要得力，步骤要明确、具体，这样才能使计划实施者保质、保量、按时完成任务。
3.约束性
计划一旦制订和通过，就要遵照执行。尤其对上级的指令性计划，必须严格遵守，认真执行，以达到实现计划的目的。
4.指导性
制订计划要做到心中有全局，奋斗有目标，行动有所遵循。
三、计划的种类
1.按内容分
计划可分为生产计划、工作计划、科研计划、学习计划等。各类计划还可以细分，如生产计划又可分为产量计划、质量计划、成本计划等。
2.按范围分
计划可分为全面计划与单项计划两大类。全面计划是一个组织各方面工作的总体性计划，如事业单位制订的涉及业务、人事、后勤、基建等各方面的计划；企业制订的涉及产品开发、生产运转、技术改造、原材料供应、成品的销售以及其他保障工作等各方面的计划。单项计划是为开展某一中心工作、完成某一具体任务而制订的计划，任务单一、内容集中，如员工培训计划、财务检查计划等。
3.按时限分
有长期计划和短期计划，计划可分为年度计划、季度计划、月份计划等。
4.按写作形式分
计划可分为文章式计划、条款式计划、表格式计划、文表结合式计划等。
任务实施
步骤一：掌握计划的文本结构
文章式计划一般由标题、正文、落款三个部分构成（见图3-1-1）。表格式计划、文表结合式计划的格式、内容与文章式计划基本相同，但更具程序性，任务和措施明晰，便于检查落实效果。
1.标题
计划的标题有如下两种方式。
（1）单位部门名称+时限+内容概要+文种，如《××文学社2014—2015学年第一学期活动计划》。
（2）内容概要+文种，如《业务考核计划》《施工安排》等。
图3-1-1 计划的文本结构
2.正文
（1）前言。
主要说明制订计划的原因和依据，包括达到的目的，前一阶段工作情况，当前形势要求和现状，上级的有关政策、指示、指导思想等。常用“根据（为了）……”这样的句式引出，用“特（为此）……”这样的句式过渡到下文。
（2）主体。
主要从任务要求（做什么）和方法措施（怎么做）两个方面撰写。任务要求部分应明确写出一定时间内完成的工作、达到的指标，包括任务的数量、质量、完成程度、时间期限等，要求合理、适度。方法措施应写明分几个步骤实施（先做什么、后做什么），采用何种方法，人力如何安排（怎样分工、由谁负责），时间如何分配，等等，要求具体、可行。
（3）结尾。
一般可明确强调计划的要点、工作的关键环节，也可写出修订、检查计划的方式，说明注意事项，也可提出号召或希望，鼓励员工为实现计划而努力，也可省略结尾。
3.落款
在正文右下方注明制订计划的单位部门名称和日期。如果是个人计划应先写明单位名称再写姓名，如果在标题中已写出制订计划的单位名称，落款可只写成文日期。上报或下发的计划应在署名和日期上加盖公章。
步骤二：掌握计划的写作要求
1.有依据
制订计划要以党的方针政策为依据，实事求是，从实际出发，正确估计客观条件和主观条件，量力而行。制订的计划既要积极，又要切实可行，留有余地。
2.要明确
计划要定得具体明确，便于实施，便于检查。计划中的目标、任务、指标、措施、办法、步骤、负责单位等都要写得具体、明确，责任分明，切忌写得含糊不清、模棱两可，最终导致无法落实、无法检查。
3.有重点
抓住关键，突出重点。计划中必须突出某阶段或环节，抓住中心，使人能够知道某段时期的重点。
范例及评析
【例文】
××学院白鹭文学社2015年第一学期活动计划
自文学社创办一年来，在多方面的支持和全体成员共同努力下，已初步形成了一个组织严密、活动有序、成员团结的课外文学社团，得到了广大师生的肯定。新的学期开始了，为进一步提高文学社活动的层次和水平，更好地服务于校园精神文明建设，创建和谐文明的校园文化，结合文学社的实际情况，特制订下列计划：
一、活动的目的和要求
文学社的各项活动都必须围绕文学社“培养兴趣、汲取知识、开阔视野、交流心声、发挥才能”的宗旨，多趣味多形式地展开，要求全体成员团结一致、积极负责、勇于创新，争取各项活动圆满完成。
二、活动安排
1.开设文学专题讲座，由文学社指导教师主讲，时间为每双周周四下午四点半到六点，地点定在学校多媒体教室，由社长李玉同学负责相关事宜。
2.继续办好社刊，坚持每月一期。认真组稿，克服以往社刊主题不明、文体单调的缺点。本学期分别围绕“师生情”“爱国心”“赤子梦”等主题，认真选稿、组稿，仔细改稿、校对，进一步突出社刊主题，提高社刊质量。这项工作由社刊主编张立明同学负责。
3.九月份配合学院教师节庆祝活动，开展一次以“我的困惑”为话题的教师访谈活动，要求社员随机采访部分老师，并将采访实录整理成文稿，文学社择优在本学期社刊专栏予以刊发。这项活动由社刊副主编王城同学负责。
4.十月中旬组织文学社成员观看一场爱国影片，观后进行一次影评比赛，邀请学院有关教师组成评委会，评定等级并予以奖励。这项活动由副社长姚泽鹏同学负责。
5.十一月以“赤子梦”为主题，组织一次学院征文比赛，经指导老师评改后，在社刊择优刊发，并将优秀稿件推荐给报社，争取发表。这项活动由社长李玉同学及责任编辑负责。
6.学期末组织评优述先总结大会（评选条件和具体办法另行文）。
本计划开头要言不烦，概述计划制订的背景、依据以及制订计划的目标。主体部分重点写了具体活动安排。活动内容丰富，形式多样，指标明确，措施得当，紧扣目标。每项活动在什么时间开展、以什么为中心、怎么做、由谁来负责都交代得清楚明了，让人一目了然。这份计划语言简洁、准确，不空发议论，也不含糊其辞。
任务检测
根据表3-1-3，检查写好的计划，评价计划写作任务完成情况。
表3-1-3 计划写作的自我检测表
任务拓展
1.改错题
（1）修改标题。
①《××镇发展高产优质农业的五年安排》
②《2014年暑假数学补习规划》
③《××印刷厂第四季度增产设想》
④《××市××区2015年环保工作纲要》
⑤《××市××局八月份政治学习要点》
（2）分析下面这份计划的不当之处，并进行改正。
班级文体活动计划
为了丰富同学们的课余生活，我班制订下列文体活动计划：
1.积极迎接校第九届田径运动会，要求同学们积极报名，认真锻炼。
2.组织排球比赛一次。
3.开展好冬季长跑活动。
4.适时组织一次野餐。
5.积极排练文艺节目，迎接每年一次的元旦文艺会演。
文艺委员 张甜
2015年9月6日
2.写作题
请从下面主题任选一项，制订一份计划。
（1）每月的学科学习计划。
（2）某项专业技能考级计划。
（3）年度个人成长计划。
任务二 总结
任务布置
张力的工作总结
一年过去了，银行营业部取得了不错的业绩，尤其是储蓄专柜的存款额度，较上一年度有了大幅的提高。针对这一年来的工作，张力写了一篇总结，准备在年终述职会上发言。全文如下：
一年来，储蓄专柜克服重重困难，紧紧围绕“以客户为中心，以市场为导向，以效益为目标”，以提高服务质量和服务水平为手段，大力发展各项业务，尽心尽责，很好地完成了分行下达的年度计划任务，今年存款实现了跨越式发展，存款余额达5 670万，净增1 200万，发卡近3 000张，超额完成全年计划任务，保险销售860万元，完成全年计划任务的98%，各项任务都比去年同期有较大的提高。现对本年度工作做一个回顾总结。
一、加大组织存款力度，增强资金实力
在行党委的正确领导下，在机关的密切配合以及营业部全体员工共同努力的基础上，通过节日期间开展大力宣传等工作，我专柜既保证了原有存款户的稳定性，又通过网络优势吸引了大量新客户。为提高客户服务档次，我专柜始终坚持以优取胜，优质服务出效益、出精品的思想，文明优质服务常抓不懈。结合市分行、支行的文明优质服务规范化要求，我专柜一方面狠抓柜面服务，针对不同客户群体的要求，采取个性化服务措施，及时开展客户回访服务，既延伸了柜台，拉近了与客户的距离，又捕捉了客户信息，为领导决策提供重要依据；另一方面完善专柜激励机制，加大考核力度，实行工效挂钩，对揽储揽存能手给予一定的物质和精神奖励，充分调动了员工组织存款积极性。
二、严抓内控建设，着力员工素养，保证各项工作健康发展
为提高员工全面素养，我专柜经常召开员工座谈会，加强员工业务培训，对出纳制度、支付结算办法、综合业务系统会计制度、新会计科目等基础知识以及各种新兴业务进行培训。在人员紧张的情况下多次组织岗位练兵，有计划、有目的地进行岗位轮换，培养每一个员工从单一的操作向混合多能转变。
为了提高我所的内控和防范能力，确保安全营运，我专柜及时针对内控管理薄弱这一关键环节，坚持预防为主，以人为本，齐抓共管，成立了内保小组，并建立、健全了内部的各项工作制度，使得人人有责，确保了内控建设不流于形式，杜绝了违规违纪案件的发生。
三、大力推进党建工作和精神文明建设
加强和完善党建工作，围绕业务抓党建，抓好党建促经营。我专柜在提高素质、完善结构、强化管理、健全制度、增强团结等方面下功夫，进一步发挥好整体功能，为营业部精神文明建设增添活力。我专柜党支部认真履行好一岗双责，抓好党员教育管理、三会一课、民主评议党员和党风廉政建设责任制量化考核等各项规章制度的落实，被分行党委评为年度先进党支部。
营业部储蓄专柜：张力
2014年12月23日
根据上面的材料，思考以下任务。
任务1：请你为张力的总结拟写合适的标题。
任务2：虽然张力这篇总结条理清晰、内容详细，但是缺少了一部分内容，请思考缺少哪部分内容。
任务3：请完善这篇总结。
任务准备
总结是单位或个人对过去一个时期内已完成的实际活动做出系统的回顾、分析、归纳、评判，从而得出经验和认识，用以指导今后的实际活动而撰写的应用文书。
一、总结的作用
（1）指导后续工作。在一个阶段的工作、学习、实践等活动之后，进行回顾、评价，获得经验，找出规律，从而使感性经验上升到理性高度，指导今后的工作、学习取得更大的成绩。
（2）提高自身水平。通过总结，可以积累经验，提高效率，使自己进步更快。
（3）推动全局工作。一个人、一个单位在工作或学习上取得的成绩，仅仅是局部的成功，只有通过总结，进行交流，把经验推广开去，才能以点带面，在更大的范围内获得成功。
二、总结的特点
1.实践性
总结是工作结束或告一段落之后进行的，建立在回顾工作实践过程的基础上。总结旨在把实践中的经验、教训归纳出来以指导下一步的实践活动，总结的材料来自自身的实践活动，总结的观点也是从自身实践活动中抽象出来的认识。
2.理论性
总结不但要陈述工作情况，还要对工作中的成功与失败进行分析研究，把感性认识上升到理性认识，揭示工作的规律。对成绩和经验的肯定，对缺点和教训的指出，对工作状况和性质的评价，等等，都是通过实践证明后的结论，属于理性认识。把理性认识系统升华为科学的理论，是总结的重要特点。
3.客观性
总结要突破总结者个人视野的局限，对事件从总体上准确把握，是对工作情况全面、如实地反映和评价，要坚持一切从实际出发，绝不能歪曲和篡改事实。
4.针对性
总结的目的是指导今后的工作，所以总结必须针对前一阶段工作中的问题、不足、经验等方面进行回顾。另外，总结反映本系统、本单位、本部门的新技术、新经验，以利于全面推广，因此在业务性和技术性方面都有较强的针对性。
三、总结的分类
依据不同的划分标准，总结有不同的分类（见表3-2-1）。
表3-2-1 总结的分类表
任务实施
步骤一：掌握总结的文本模板
总结一般由标题、正文和落款三部分构成（总结的文本模板见图3-2-1）。
图3-2-1 总结的文本模板
1.标题
（1）公文式标题。
这类标题由单位或部门名称+时限+内容+文种组成。如《××公司人力资源部2014年度工作总结》。有时单位或部门名称、时限可以省略。
（2）文章式标题。
这类标题根据总结内容概括而成，一般适用于经验性总结。标题可以揭示总结的主要内容、中心思想、主要观点、经验教训等。如《我们是如何做好新生入学教育的》《以人为本，热情周到——××商场促销工作总结》。
2.正文
（1）前言。
简要叙述工作的基本情况，如工作开展的背景，部门的内、外部环境及主、客观条件，总结的范围和时间，对工作情况的基本评价，取得的成绩等。要根据内容灵活掌握、有所侧重，不一定面面俱到，但一定要实事求是、简明扼要。
（2）主体。
要用事实材料、具体事例和准确的数据，详细地阐述取得的成绩、采取的措施以及在实际工作中的经验和体会等。在介绍中，要做到点面结合，既要有整体概况，又要有典型事例、具体数据以及经过分析得出的规律性结论，由感性认识上升到理性认识。主体的结构形式主要有以下几种。
①分述各项工作的开展情况，如思想政治工作、行政管理工作、业务工作、后勤工作等。全面总结常用这种结构，优点是眉目清楚、头绪分明。
②分述工作情况的各个侧面，即依次写工作做法、收效、经验与体会、问题与教训、今后的打算等。综合性总结常采用这种结构，优点是内容周全、格式固定、使用方便。
③分述工作经验的各个方面。可以按工作过程以时间为序分述经验，也可以分别按工作环节、工作做法、工作收效、工作体会分述经验，还可以将工作做法、收效和体会结合起来分述经验。这种结构的优点是经验突出、理论性强。
（3）结尾。
结尾通常写今后的努力方向和开展工作的设想。有的总结以正面总结经验为主，结尾可以写出不足；有的总结主体部分已经充分谈到不足和今后设想，结尾可省略。
3.落款
总结的落款有两种形式：
（1）在正文的右下方写单位名称或个人姓名，日期写在署名的下面。
（2）在标题下面署名，在正文的右下方落款处只写成文日期。
步骤二：总结的写作要求
1.深入实际，占有材料
材料是写好总结的基础，在动笔之前，应深入实际，调查研究，听取各方面意见。要避免“领导出观点，到群众中找事实”的写法，要尽量挑选能为中心服务的，能反映事物本质的材料，要坚持一分为二的原则，分清主流和支流，防止片面性和绝对化，不夸大成绩，不回避缺点，更不弄虚作假。
2.详略适宜，条理清楚
材料有本质的、现象的，有重要的、次要的，写作时要去粗取精。总结所反映的问题要有主次、详略之分，要根据总结的性质和表达的需要，对内容做出条理清晰的安排。
范例及评析
【例文】
2014年陶瓷销售工作总结
转眼间，2014年很快就过去了，回首过去的一年，虽没有轰轰烈烈的成果，但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。一年来，我主要从事陶瓷销售的工作，超额完成了本年度的销售任务。为总结经验，克服不足，再接再厉干好明年的工作，现对一年的工作做一回顾总结。
一、加强自身学习，提高业务水平
一年来，我时刻加强自身对陶瓷知识的学习，提高业务水平，掌握新的技能。通过不断学习和积累，对待日常工作中出现的各类问题我能够更加从容地处理，在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力等方面，也都有了很大的提高。同时，我总是以良好的形象来面对客户，我深知自己的一言一行不仅影响自己与客户的关系，还会代表公司，因此不论在内在外、说话办事、待人接物、处理工作，都努力做到有形象、有品位。
二、立足服务，提高效率，努力做好各项销售工作
作为销售经理，基于销售订单随机性比较大的特点，为提高工作效率，我紧紧围绕建立办事高效、运转协调、行为规范的这个总目标，合理、规范地安排好销售部现有人力资源，积极做好如下工作。
1.做好销售合同拟制、评审，并及时报生产部组织生产，随时掌握生产进度情况，提前通知物流部做好发运准备，做好外销产品的特殊规格的包材、配方的筹措、准备、审核工作，细节上与客户多联系；全年销售发货未出现人为原因而影响生产、发货。
2.建立客户档案资料，利用公司财务ERP软件中的开票模块及时、准确开具产品销售发票，利用该模块解决了发票的漏开、重复开、错开等问题，提高了工作效率及质量。
3.积极准备样品和客户要求提供的资料等，并及时通过邮寄的方式交付给客户。
4.配合公司做好ISO9001、ISO14000质量管理体系的监督审核和复审，以及公司生产许可证的复审、评审。
5.充分利用ERP系统完善销售合同管理、计划、发货，利用电脑开具发货单，既改变以往先手工开，再输电脑的重复性工作，又确保了发货单能及时输入电脑，以便保管和财务及时记账。
6.正确对待客户投诉并及时、妥善解决。销售是一项长期、循序渐进的工作，产品偶尔也会存在缺陷，所以我力求做到正确对待客户投诉，视客户投诉如产品销售同等重要，甚至有过之而无不及，并妥善、慎重处理。
7.在销售过程中，我积极拓展销售渠道，在原来单一向专柜推销产品的基础上，我开辟了电视购物和网络营销等多种渠道推销我公司的陶瓷产品，超额地完成了本年度的销售任务。
今年，虽然在销售工作上我努力完成了工作，也取得了一点成绩，但我清楚地知道，自身还存在不足，比如我的业务水平还有待于进一步提高，我对销售市场的了解还不够深入，我还不能创新开展临时促销活动等。
2015年将是我的一个新起点，新的机遇、新的挑战会接踵而至，我希望在今后的工作道路上，能有更多学习、锻炼的平台，让我的工作“更上一层楼”，我决心在今后的工作中进一步增强创新意识、服务意识，根据新形势下工作要求、特点和情况，努力学习，创新工作方法，争取自己的工作能够有更大的进步，为公司的发展壮大贡献自己的青春和智慧！
××陶瓷销售经理：张恬
2014年12月
这篇总结采用公文式标题。前言概括总结的指导思想，简单指出工作概况，并对一年工作做出总的评价，提起下文。主体部分分项列出自己一年来的工作业绩，从七个方面安排材料，条理清晰，重点突出，内容充分。结尾部分指出工作的不足和努力的方向，并对来年工作做出展望，语气自然，态度诚恳。
任务检测
根据表3-2-2进行自我检测，评价总结写作任务完成情况。
表3-2-2 总结写作的自我检测表
任务拓展
1.改错题
请指出下面这篇总结存在的问题，并加以改正。
2014—2015学年个人总结
烈日当空，天上没有一丝云彩，火辣辣的太阳简直叫人不能出门，空中没有一点风，只有知了在树上不停地叫，好像在说：“放假啦，放假啦。”又一学年过去了，我应该利用暑假对这一学年的学习情况做一些总结，以防后患。
在这一学年里，我接触了好多从没见过的新学科，学习了好多知识，比如成本会计、管理会计、审计原理、经济法、计算机应用、外贸会计、职业道德等，一大堆的课本，搞得我目不暇接，筋疲力尽，不过学习成绩还不错啦，其中成本会计我考了85分，管理会计考了87分，经济法考了89分，外贸会计会考了90分，我的职业道德尤其考得好，是全班第一。
总的来说，成绩是不错的，在班上也属于中上水平，我考得比较差的两门课是英语和应用文写作，新学年里我要好好努力，争取这两门课也能独占鳌头，至少也要考在80分以上，这样我就可以获得奖学金了，也可以增加自己在毕业时的择业实力，所以这是我努力的方向，希望未来会更好！
财会班 田汉文
2.写作题
期末，学校要求各系推选优秀学生，先在各教学班进行推选。李武所在的2014级机电一体化三班定于星期四下午召开期末总结及推优会，要求每位同学发言5分钟，总结个人一年来思想、学习、社会实践、体育锻炼等方面的情况，以进行民主推选。假设你就是李武，请模拟他的情况，写一篇总结发言稿。
任务三 通知
任务布置
市场营销协会年会
小李是全国市场营销协会的一名秘书，最近该协会决定于2013年7月10日至16日在广西壮族自治区南宁市召开一年一度的营销协会年会。会议的内容是研究和探讨当前营销学的有关学术问题和热点问题，全国市场营销协会的会员均可参加。会期为7天，7月10日报到，报到和开会地点：南宁军区空军招待所。要求：每位与会者于会前半个月交相关学术论文一篇。会务费自理。
根据上面的材料，思考以下任务。
任务1：通知功能强大，分支庞杂，小李应该选择写作哪种类型的通知？
任务2：小李在通知中应交代清楚哪些事项？
任务准备
通知是应用最为广泛的公文，行政公文和党的机关公文都把它列为最主要的文种。《党政机关公文处理工作条例》中对通知的定义为：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
一、通知的特点
1.功能的多样性
在下行文中，通知的功能最为丰富。它可以用来布置工作、传达指示，晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部，总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。但通知在下行文的效力，要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它发布的规章，多是基层的，或局部性的、非要害性的；用它布置工作、传达指示的时候，文种的级别和行文的郑重程度，明显不如决定、指示。
2.运用的广泛性
通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。在基层工作岗位上的干部和职工，接触最多的上级公文就是通知。
3.一定的指导性
当发布具有指导意义的工作时往往用通知的形式，用通知来发布规章、传达指示、布置工作、转发文件，都在实现着较强的指导功能，收文单位对通知的内容进行领悟，并在规定时间范围内完成任务。
4.较强的时效性
通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。有的通知如会议通知，只在指定的一段时间内有效。
二、通知的种类
根据通知的适应范围，一般将通知分为五种类型。
1.指示性通知
指示性通知指用于要求下级机关办理和执行相关工作事项的通知。
2.发布性通知
发布性通知指用于发布法规、规章、制度等法规性文件的通知。
3.批转、转发性通知
批转、转发性通知指批转下级机关公文、转发上级机关、同级机关或不相隶属机关公文的通知。
4.周知性通知
周知性通知指需要有关单位周知相关事项的通知，如机构调整、召开会议等。如《国务院关于国家安全生产监督管理局（国家煤矿安全监察局）机构调整的通知》和《关于召开2006北京国际保安研讨会的通知》。
5.任免通知
任免通知指用于公布任免相关人员的通知。就严格意义上而言，任免通知也应划归周知性通知一类。但因其特点、写法都有别于其他类型的通知，主要是以极其简明扼要的文字写明相关任免事项，如任免人员的姓名、职务、任职期限等，故在此仍把任免通知单列为一种类型。如《上海市人民政府关于×××同志职务任免的通知》。
任务实施
步骤一：掌握通知的结构和写法
通知的主体部分是由标题、主送机关、正文、落款组成（见图3-3-1）。在发布性，批转、转发性通知中，还有附件。
1.标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知》。
通知也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》（国土资发〔1999〕222号）。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。
批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。
2.主送机关
主送机关即被通知对象或主送单位。
3.正文
一般由开头、主体、结尾三个部分组成。其开头部分往往简明扼要地阐明制发通知的依据与目的，然后用承启语过渡到主体部分。常用的承启语有“现通知如下”“特做如下通知”“现将有关事项通知如下”“望按以下通知精神执行”等，其后用冒号。通知的主体部分一般分段或分条叙述通知的具体事项，要做到行文准确，条理清楚，以便于主送机关迅速地理解和执行。在通知结尾处一般写明要求，如“以上通知，望认真贯彻执行”“特此通知，望认真贯彻执行”“本通知自下发之日起实行”等语。也有些通知不用上述结束语，对如何执行提得十分具体，而且作为正文的最后一项，在撰写时另起一行单独列出。但在实际写作中，人们往往将通知事项和执行要求合在一起写，从而使文字更加简练，其正文由通知缘由和通知事项两部分组成，而执行要求就融合在具体的措施中。
图3-3-1 通知的结构模板
值得注意的是，发布性通知和批转、转发性通知的正文与上述通知写作要求有所不同。如发布性通知，用于发布（印发）行政法规和规章制度，一般都很简短，往往只有“现将《关于……》印发给你们，请结合本单位的实际贯彻执行”一句话，前半句点明发布对象，后半句提出贯彻执行的要求。而批转性通知一般由发文机关对被批转公文的表态、执行要求和发文机关对此项专门工作重要意义所做的进一步阐发三个部分组成。如果没有必要再做进一步强调，可以省略第三个部分的内容。
4.落款
写明发文机关和发文日期，并加盖公章。
5.附件
如果有附件，在正文下空一行左侧标识“附件”，其后加冒号和附件标题。
步骤二：掌握通知的写作要求
1.主题集中，一文一事
每份通知只说明一件事情，布置一项工作。
2.重点突出，措施具体
通知的事项、要求、措施要明确具体、切实可行，使收文单位能够正确理解并准确执行。
3.结构合理，详略得当
内容简单的通知，可采用短文式，一段或几段不等；内容繁多的通知，可采用分条列项的条文式，并在条文前加上序号。
4.讲求时效，快捷及时
通知的写作和传递需要及时、快捷，以免贻误时机。
范例及评析
【例文1】
中共××县委办公室 ××县人民政府办公室
关于加强机关值班、加强机关安全保卫工作的通知
×办发〔2005〕45号各乡镇党委、政府，县直各部、委、局、办、中心：
时至年底，全县各种不稳定因素增加，治安形势比较严峻。加强值班工作，加强安全保卫工作显得尤为重要。然而，近一段时间以来，我县一些单位和乡镇在机关值班和安全保卫方面存在一些问题。有的单位平时不安排值班，公休日、节假日期间更是无人在岗，值班制度形同虚设；有的单位领导不带班，只有一般工作人员守摊子；还有的单位连值班室、值班电话都没有设立，有些单位和乡镇安全保卫工作制度不落实，管理松懈，导致发生入室盗窃等问题。针对这些情况，现就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出如下要求：
一、提高思想认识，加强组织领导。机关值班和安全保卫工作是各级机关搞好自身管理的重要组成部分，是维护机关工作秩序、保持上下联系畅通的必要保证，也关系到整体工作的大局。各级、各部门一定要站在讲政治、讲大局、讲稳定的高度，充分认识加强机关值班和安全保卫工作的重要性，将其真正摆上重要位置，认真研究和及时解决工作中存在的问题。各级党政主要领导要高度重视，加强领导，督促检查。该投资的要舍得投资，经费缺乏的要增加经费，人员不足的要配齐配强。特别是对全体机关干部，要切实加强机关安全教育，牢固树立维护稳定意识和安全防范意识，坚决克服各种麻痹、松懈倾向，坚定维护机关良好秩序和稳定局面。
二、采取有效措施，落实完善制度。做好机关值班和安全保卫工作，必须配备好值班和安全保卫人员，认真完善和落实各项规章制度，加强管理和检查，形成制度化、经常化的防范机制。结合当前实际，全县各级机关必须做到以下两点：一是认真落实机关值班制度。县直机关和各乡镇机关要坚持实行常年值班制度，确保每天24小时不间断有人值班，并要由一名班子成员带班。没有值班室、值班电话的要抓紧设立。对值班期间发生的重要情况和重大事件，要按照有关规定迅速上报，及时采取应对措施。二是加强安全保卫工作。各乡镇和县直各部门要建立、健全机关安全保卫工作制度。凡是有机关大院的单位，都要确定专门的安全保卫人员，配齐、配好必需的工作、生活设施，加强巡逻，严明责任。特别是重点部门、要害部位要严防死守，确保万无一失。
三、强化监督检查，严肃追究责任。从现在起，无论是上班期间，还是公休日、节假日，县委、县政府将对值班和安全保卫工作采取电话检查、现场检查等方式进行定期、不定期的督查。电话查岗时无人接听，一律视为无人值班；现场检查时要求值班人员在岗，各项制度健全。对措施落实不到位、不按时值班的单位要进行通报批评。对因误岗、漏岗、工作失误导致出现失盗、失火、财物损坏、人身伤害事件的，将按照规定严肃追究有关人员与主要领导的责任。
中共xx县委办公室（公章）xx县人民政府办公室（公章）
××××年×月×日
这是一篇指示性通知，正文第一段写通知缘由，其后三段写通知事项，写得具体明确，语气肯定、严肃，条理清晰。
【例文2】
国务院办公厅关于印发安全生产“十一五”规划的通知
国办发〔2006〕53号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《安全生产“十一五”规划》（以下简称规划）已经国务院同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
各地区、各部门要将规划相关内容纳入本地区、本行业和领域“十一五”发展规划，抓紧制订具体实施方案，做到安全生产与经济社会发展的各项工作同步规划、统一部署、协调推进。负有安全生产监管监察职责的各有关部门要按照职责分工，加强规划实施工作的组织指导和协调。对重点工程要编制工程专项规划，提出建设目标、建设内容、进度安排，以及国家、地方政府、企业分别承担的资金筹措方案。要研究建立规划实施的中期评估、调整和考核等制度，强化督促检查，确保安全生产“十一五”规划目标的实现。
国务院办公厅(公章)
××××年×月×日
这篇印发性通知是两段文。第一段是印发性通知中最简易的一种写法，一句话说明三层含义：前半句“《安全生产‘十一五’规划》已经国务院同意”，既可以理解为背景情况，也可以理解为责权依据，作用是说明印发的文件名称（是什么文件）和印发依据（已经国务院同意），后半句“现印发给你们，请认真贯彻执行”是主旨要素。
第二段文字稍多，是分旨要素，阐述具体如何贯彻执行的有关要求，是对主旨的细化、说明。
【例文3】
国务院关于发布第六批国家重点风景名胜区名单的通知
国函〔2005〕107号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
第六批国家重点风景名胜区名单已经国务院审定，现予发布。
风景名胜区是珍贵的、不可再生的自然文化遗产。地方各级人民政府要正确处理开发利用与资源保护的关系，统一规划和管理风景名胜区，切实做好风景名胜资源的保护和管理工作。国务院有关部门要密切配合，加强对风景名胜区有关工作的指导，促进风景名胜区各项工作的开展。
国务院(公章)
××××年×月×日
这篇发布性通知采用的是“直入式”开头法，下笔即直接阐明主旨。然后再另起一段，对如何管理和保护好风景名胜提出要求。
【例文4】
国务院批转劳动保障部等部门
关于辽宁省完善城镇社会保障体系试点情况报告的通知
国发〔2003〕6号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院同意劳动保障部等部门《关于辽宁省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》，现转发给你们，请认真贯彻执行。
建立和完善社会保障体系，是健全社会主义市场经济体制的客观要求，关系改革发展稳定大局。各地区和有关部门要认真贯彻党的十六大精神，从全面实践“三个代表”重要思想的高度，充分认识做好这项工作的重要意义，加强领导，狠抓落实。要认真学习借鉴辽宁试点经验，结合本地实际，积极稳妥地开展工作。劳动保障部等部门要继续加强指导，总结经验，及时研究新情况、新问题，不断推进社会保障体系建设。
国务院(公章)
××××年×月×日
这是一篇批转性通知，第一段是批转性通知常用的开头形式，简单的一句话概括三层含义，通知的背景、依据及通知的事项；第二段阐明通知事项的“重要意义+执行要求”。
【例文5】
批转省公安厅关于我省农村
人口迁入城镇落户情况报告的通知
（受文单位略）
省人民政府同意省公安厅《关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告》，现批转给你们，请认真贯彻执行。
农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批的农业人口转为非农业人口，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“农转非”控制指标。
××省人民政府(公章)
××××年×月×日
这个批转性通知写得比较巧妙。其正文第二段着重强调了报告所提问题的严重性，要求各地严格执行规定，这实际上从侧面说明了批转这个报告的意义。通知语气较严厉。
【例文6】
转发国务院办公厅
关于促进房地产市场健康发展的若干意见的通知
各地级以上市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构：
现将《国务院办公厅关于促进房地产市场健康发展的若干意见》（国办发〔2008〕131号）转发给你们，请认真贯彻执行。
房地产业是国民经济的重要支柱产业，对拉动固定资产投资、促进经济增长和改善居民居住条件具有重要意义。各地、各有关部门要高度重视，采取切实有效措施，加大保障性住房建设力度，进一步鼓励普通商品住房消费，引导和支持房地产开发企业积极应对市场变化，促进我省房地产市场平稳健康发展。我省具体实施意见待后下发。
广东省人民政府办公厅（公章)
××××年×月×日
这是一则转发性通知。标题写得简洁，省掉多余的“关于”。正文两段文字，第一段写转发上级文件及要求，第二段阐述通知事项的意义。
【例文7】
转发国务院、中央军委关于调整军队干部退休生活费的通知
粤府〔1987〕130号
（受文单位略）
现将国务院、中央军委《关于调整军队干部退休生活费的通知》（国发〔1987〕86号）转发给你们，并结合我省实际情况提出如下意见，请一并贯彻执行：
一、调整范围。凡是由民政部门管理的军队退休干部（含一九八一年以前移交地方安置的军队退休干部），其退休生活费低于国发〔1987〕86号文件规定的，都属于调整范围。
二、经费开支。一九八三年以前接收安置的军队退休干部，已经列入各地包干基数，按现行财政体制由当地财政解决；一九八四年以后接收安置的军队退休干部，调整后增加的经费，仍由中央财政专项下拨的经费列支。
三、审批手段。由军队退休干部安置地所在县（市）民政局负责审阅军队退休干部档案，逐个检查，与本人见面后，填写《调整军队干部退休生活费审批表》（略）一式四份，送市（地）民政局审批后，由财政部门核拨经费，各市（地）民政局应汇总报省民政厅、财政厅备案。
四、调整后增加的退休生活费从一九八七年十月一日起补发。
广东省人民政府(公章)
××××年×月×日
这个转发性通知很有针对性，它抓住了各市县在贯彻上级通知时可能碰到的具体问题，有的放矢，提出了操作性较强的贯彻执行意见，这样的通知有利于工作的开展。
【例文8】
关于公布我省国家级、省级
文物保护单位保护范围和建设控制地带的通知
各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：
根据《中华人民共和国文物保护法》有关规定，省人民政府同意省文化厅、文物管理委员会办公室制定的《广东省国家级、省级文物保护单位保护范围和建设控制地带》（共154处），现予公布，请认真贯彻执行。
附：广东省国家级、省级文物保护单位保护范围和建设控制地带
广东省人民政府(公章）
××××年×月×日
这是一则周知性通知。广东省人民政府根据《中华人民共和国文物保护法》规定，公布广东省国家级、省级文物保护范围和建设控制地带，要求下属各单位认真贯彻执行。正文文字简练，阐明了行文的依据、发文单位态度、事项和要求。
【例文9】
国务院关于成立经济贸易办公室的通知
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
为适应加快改革开放和经济建设的新形势，加强宏观调控和协调日常经济工作，国务院第100次常务会议决定，撤销国务院生产办公室，在原生产办公室的基础上成立国务院经济贸易办公室，办公室主任由××同志兼任。
国务院(公章)
××××年×月×日
评析
这是一篇周知性通知。通知正文只有一段，依次写了目的、依据和事项，文字简练。
【例文10】
关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知
苏办〔2002〕80号
各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：
为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月 18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：
一、出席会议人员
各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科（处）长、军转办主任各1名，省委各部委、省各委办厅局、省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事（干部）处长各1名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。
二、会议时间、地点
会议定于6月18日在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8:15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。
三、其他事项
各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。联系人：肖福高、汪萍；联系电话：（025）3308593，3310080。
江苏省人民政府办公厅(公章)
××××年×月×日
评析
这篇会议通知标题包括两要素：主要内容和文种，主要内容部分概括得具体、明确。正文开头首先说明制发通知的理由、目的，然后用“现将有关事项通知如下”的承启语，导入对各有关事项的安排和要求。这是很多通知惯用的写法。通知主体即通知事项具体说明了出席会议人员和会议时间、地点以及其他事项，标项清楚，清晰明确，参会者一目了然。
任务检测
根据以下评价标准（见表3-3-1），检测写好的通知，并做修改和评价。
表3-3-1 通知写作的自我检测表
任务拓展
1.问答题
阅读下面的材料并回答问题。
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
为制止乱占滥用土地，防止突击批地，抑制一些行业、地区固定资产投资过快增长，保证国民经济平稳运行，牢固树立和落实科学发展观，切实落实最严格的耕地保护制度，推进国土资源管理体制改革，国务院决定在全国范围内继续深入开展土地市场治理整顿。现将有关问题通知如下。
一、继续深入开展土地市场治理整顿（略）
二、严格建设用地审批管理（略）
三、切实保护基本农田（略）
四、严格执行土地利用总体规划和年度计划（略）
五、严格执行耕地占补平衡制度（略）
六、积极推进国土资源管理体制改革（略）
继续深入开展土地市场治理整顿，严格土地管理，是今年加强宏观调控、实现国民经济平稳较快发展、防止经济大起大落的一项重要措施。各地区、各部门要切实把思想和行动统一到中央的决策部署上来，明确责任，加强配合，认真组织贯彻落实，坚决维护中央宏观调控的统一性、权威性和有效性。对有令不行、有禁不止，特别是顶风违法违纪的行为要坚决查处。
国务院办公厅
2009年4月29日
（1）请给该文拟写标题。
________________________________________________________________________
（2）请指出该文中不合乎行文格式的错误并改正。
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
（3）该文是国务院办公厅2009年度所发的第20号文，请你拟写该文的发文字号。
________________________________________________________________________
2.写作题
××省标准局2006年4月20日检查出下列家用电器产品安全性能不合格：××牌电熨斗（××第二实验厂生产）、××牌电饭煲（广州产）、××牌电水壶（宁波产）、××牌插座（浙江产）。要求各市、县标准局立即查封并禁止销售上述产品，写出公文办理，应抄送给省商务厅、省财办等单位。按文件格式拟写公文，文号、发文日期、印发日期自拟。
任务四 请示
任务布置
新品发布会的请示
深圳××广州公司为了推介YY系列新产品，提高该系列产品的知名度，向深圳××集团总公司请求批准于2012年12月18日至20日，在广州天河广场举行为期3天的新产品发布会，所需经费10万元人民币，拟在总公司新产品开发基金中列支。请求集团总公司董事长出席新产品发布会开幕式，并邀请经销商总经理出席新产品发布会开幕式。深圳××广州公司总经理林飞，联系电话：020-61232168，成文日期2012 年12月2日。附件：深圳××广州公司关于举行YY系列新产品发布会的方案。
任务1：根据所给的材料，代深圳××广州公司拟一篇请示（主体部分）。
任务2：深圳××广州公司在这则请示中除了要告诉上级机关要召开发布会外，还应交代清楚哪些事情？
任务3：合理补充有关内容，注意书写格式规范。
任务准备
《党政机关公文处理工作条例》规定：请示适用于向上级机关请求指示、批准。它是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用文写作实践中的一种常用文体。
一、请示的适用范围
具体而言，请示的适用范围主要有如下几个方面。
（1）属超出本机关的工作职权范围，须经请示批准才能办理的。
（2）对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的。
（3）工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的。
（4）遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。
（5）属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。
二、请示的特点
（1）陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。
（2）求复性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求做出明确答复。
（3）超前性。请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关做出答复之后才能付诸实施。
（4）单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。
三、请示的类型
请示的分类主要是根据行文的目的和内容的不同来进行的。通常可分为两种。
1.事项性请示
这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。
2.政策性请示
下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新的问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。
任务实施
步骤一：掌握请示的写法
请示的写法及结构，在行政公文中应该说是比较规范的。包括标题、主送机关、正文和落款（见图3-4-1），结构完整规范。
图3-4-1 请示的结构模板
1.标题
请示标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，发文机关有时可以省略。例如《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》，这个标题就没有发文机关。写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，缘由中也不要重复出现“申请”“请求”之类的词语。
2.正文
请示的正文包括缘由、事项和结语。
（1）缘由。请示的缘由是请示事项和要求的理由及依据。要先把缘由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。缘由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，也当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，缘由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。
（2）事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。
请示事项应该避免不明确、不具体的情况，或把缘由、事项混在一起的情况。否则，不得要领，不知要求解决什么问题。
（3）结语。请示的结语有“以上请示，请批复”“以上请示如无不妥，请批复”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
步骤二：请示的写作要求
1.一文一事
一份请示只能写一件事，这是《党政机关公文处理工作条例》所规定的，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。
2.单头请示
请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。
3.不越级请示
这一点，请示与其他行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人。
4.不抄送下级
请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。
5.不滥用请示
凡在自己职权范围内经过努力能够处理和解决的问题和困难，都应尽力自行解决，不能动辄请示，将基层矛盾上交。
6.语言得体
不能使用指示性或命令性的语言。
范例及评析
【例文1】
××地区街道办事处关于解决农转居群体就业与社会保障问题的请示
×街办〔2002〕126 号
区政府：
目前，我区部分农业用地被征用转为城市用地后，出现了带有倾向性的社会问题。农民在获得一定补偿后，转为城市居民（即“农转居群体”），但他们往往很难像城市居民那样找到稳定的就业岗位，出现了“失地又失业”现象。2001年以来，我地区××饭店西北侧、××大学后街、××长途汽车站周边、××花园小区附近等地都住有农转居群体，他们非法经营洗车、倒卖证券、倒卖烟花爆竹、算命等活动，我地区城管分队会同地区公安、消防、卫生等多部门联合执法，多次取缔并清理非法营业点，但屡禁不止，农转居群体往往在执法后转移至邻近地区，之后复归旧地重操旧业，成为社会不安定因素。××市长在2002年1月25日的《政府工作报告》中指出，在农村城市化进程中，应“完善农村土地征用制度，研究解决农业人口户籍、就业和社会保障等问题，切实保障农民利益”，为此，就相关问题请示如下：
1.如何有效解决农转居群体就业问题？
2.如何有效解决农转居群体社会保障问题？
以上请示请早日答复。
××地区街道办事处(公章)
××××年×月×日
（联系人：×××，联系电话：××××××××）
从本例文内容可以得知，发文机关××地区街道办事处对相关政策把握不准，请求上级机关区政府给予指示，以解决本街道的具体问题。所谓“请求指示”，往往是发文机关向上级机关询问具体政策或对政策的诠释、具体办法等。请注意成文日期后的附注写法。
【例文2】
××化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示
省劳动厅：
按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产效率成倍地增长，乃至几倍地增长。
为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：
一、拟用19××年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，19××年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班（组）长和车间先进生产（工作）者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。
二、拟用19××年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。
以上请示，妥否，请批示。
××化工厂(公章)
××××年×月×日
这是一则政策性请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。“拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键特征。
【例文3】
关于解决救灾贷款规模和救灾资金的紧急请示
中国农业银行总行：
今年入汛以来，我省连续遭受大暴雨、飑线风、冰雹袭击，造成了严重的洪涝灾害。4月1日至6月27日，全省平均降雨量981毫米，有36个县（市）降雨量超过1000毫米，最高的达1736毫米。仅6月1日至27日，全省平均降雨量461毫米，比历年同期增加1倍，接近新中国成立以来雨量最多的1954年，部分地区超过1954年同期雨量122毫米。这次降雨来势凶猛，突发性强，持续时间长，暴雨过程多，降雨集中，强度大，致使山洪暴发，江河水位多次猛涨，大幅度超过警戒水位。信江、乐安河、修河水位超过历史最高水平，其中袁河宜春站超过历史最高水位0.99米，赣站水位也达新中国成立以来第二位。因长江洪水来得早，水位高，致使××湖水位已超过历史同期最高水位，许多地区多次受淹遭灾。
严重的洪涝灾害，给我省工农业生产和人民生命财产造成了巨大损失。据不完全统计，截至6月28日，全省有85个县（市）、1 696个乡（镇）1 519.13万人不同程度受灾；有29个县（市）城区进水受淹，2 915个自然村、114.27万人被洪水围困；冲毁自然村22个、1184户；因灾死亡202人，伤4835人；受灾农作物面积103.58万公顷，成灾面积72万公顷，其中绝收面积32.65万公顷，毁坏农田4.1万公顷；倒塌房屋12.46万间，8.18万人无家可归；死亡大牲畜33万头；毁坏公路路基面3 217.26千米；2.3万家企业（含乡镇企业）受灾，其中：4221家因灾停产，5167家部分停产。据初步统计，全省因灾直接经济损失97.33亿元。
近日，我行已尽最大努力紧急调剂3 000万元贷款规模投入重灾区。由于信贷资金十分紧张，6月中旬，我行备付率仅5.54%，扣除“汇出汇款”须在人民银行存入保证金（特种存款）的因素，实际备付率仅5.02%。本月下旬归还总行借款0.3亿元；尚需清算占用农行资金0.84亿元；以及由于灾民一方面支取存款增多，另一方面农行发放救灾贷款，预计本月下旬将出现存贷差0.6亿元，仅此三项6月下旬就要运用资金1.74亿元，月末备付率将继续下降。因此，救灾资金确实无力解决。
为了尽快支持灾区灾民和使企业尽快恢复生产、生活，恳请总行解决我省年度救灾贷款规模6亿元、救灾资金3亿元，其中：银行救灾规模2亿元，信用社救灾规模4亿元。
专此请示，恳请批复。
中国农业银行××省分行(公章)
××××年×月×日
这是一则请求上级机关支持、帮助的请示。标题写“紧急请示”，是因为情况紧急。正文前三段依次介绍了受灾情况、严重的洪涝灾害给工农业生产和人民生命财产造成巨大损失、本行现在的救灾资金已无力解决困难等实情。这是请示的背景，也是请示的缘由。在此基础上，第四段很自然地就提出了请示事项，即需解决的资金的类别及数额。全文以惯用语“专此请示，恳请批复”作结。
文章在陈述困难及事实时，注重用统计数字说明问题，显得理据充分，要求合理，本文的行文富于节奏，并有适度的、与主旨相适应的感情，语言得体。
【例文4】
××××自治区人民政府
关于尽快开通全国鲜活农产品运输绿色通道的紧急请示
×政〔2004〕39号
国务院：
我区是全国粮食、蔬菜、水果、畜禽产品和水产品的主要生产基地，农产品具有外销数量大、上市时间集中、保鲜加工能力不强、运输路线较长等特点，70%以上的鲜活农产品需要运销全国各地。当前我区鲜活农产品出现了不同程度的运销难问题。究其原因，一是运力不足，农产品外销数量大幅减少。全国实施《中华人民共和国道路交通安全法》及统一开展治理车辆超限超载以来，我区本地货车不敢长途贩运，外地货车更不愿意前来拉货，造成运力不足，外销受阻。如5月是全国西瓜生产大县——×× 市××县西瓜收获上市季节，往年该县的西瓜绝大部分销往××等周边地区，而今年该县外销西瓜只有22万吨，比上年减少了8万吨。二是运费暴涨，农产品价格持续走低。5月以来，我区大宗鲜活农产品运输价格迅速飙升，涨幅在30%～100%之间，普遍出现了客商压低收购价格，将负担转向农民群众的现象，使农产品销售价格一再下跌。如我区出产的荔枝，往年每千克销售价格为16～20元，但今年6月以来，受外销不畅、运费暴涨等因素的影响，收购价格逐日下跌，近日降至每千克0.4～0.6元，农民的鲜活农产品增产不增收。
目前正值我区西瓜、荔枝等农产品大批量集中上市季节，龙眼、杧果、香蕉、蔬菜等大宗鲜活农产品也即将陆续上市，如果鲜活农产品外销难的问题还不能及时得到妥善解决，必将会造成产品积压烂市，这不仅影响今年农民增收目标的实现，同时也会直接影响到农村社会稳定和经济发展。我们深感解决好鲜活农产品运销难的问题事关重大。根据《中共中央国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》（中发〔2004〕1号）关于支持鲜活农产品运销，在全国建立高效率的绿色通道的精神，为搞活农产品流通，切实解决好当前鲜活农产品运销难这一突出问题，自治区人民政府将于近日在全区范围内开通鲜活农产品运输“绿色通道”。但由于解决鲜活农产品运输问题涉及面广，我区在全区范围内开通鲜活农产品运输“绿色通道”，只能解决我区境内鲜活农产品运销问题，要彻底解决鲜活农产品运销问题，需要全国各地、各有关部门支持配合。为使鲜活农产品运输通道顺畅，恳请国务院尽快在全国范围内开通鲜活农产品运输“绿色通道”。
以上请示，敬请批准。
××自治区人民政府(公章)
××××年×月×日
（联系人：×××，联系电话：×××-××××××××）
这是一则请求批准的请示，请示事项的理由充分具体，有理有据，列举真实的数据说明请示事项的必要性，这就为后面的请示事项提供了坚实基础。书写请示必须注重发文缘由的提出，发文缘由薄弱，也就失了上级批准请示事项的机会。接着用“鉴于上述情况”自然过渡到请求的事项。请注意本例文标题的文种前用了“紧急”字样。
【例文5】
关于申请解决村卫生室建设项目资金的请示
××地区发展和改革委员会：
村卫生室是农村三级医疗卫生保健网的网底，承担村级公共卫生服务及一般疾病的诊治等工作，是最贴近各族农牧民群众的医疗卫生机构。加强村卫生室建设，是完善农村卫生服务体系的重要内容，是缓解农民“看病难、看病贵”问题的重要途径，也是构建社会主义新农村、构建和谐社会的重要措施之一。加强村卫生室建设能够切实解决改善基层医疗机构环境，提高基层医疗机构医疗卫生服务能力，为农牧民提供便捷、优质的医疗卫生服务。因此，开展地区村卫生室建设项目十分必要。目前，《××地区村卫生室建设项目可行性研究报告（代项目建议书）》已编制完成，现将该项目主要内容呈报如下：
一、项目名称：××地区村卫生室建设项目。
二、建设规模：建筑面积945平方米。
三、建设地点：××市××县××镇××乡和××乡。
四、建设单位：地区卫生局。
五、项目负责人：××。
六、项目总投资及资金筹措：项目总投资95万元，其中：拟申请中央预算内资金64万元，地方配套资金31万元。
七、建设性质：新建。
八、建设年限：2011年。
九、社会效益：该项目实施将有效改善基层医疗机构服务环境，逐步缩小城乡差距，满足各族农牧民医疗卫生需求，不断提高农牧民健康水平和生活质量，对提高农村生产力，振兴农村经济，维护农村社会发展和稳定具有积极的促进作用。现恳请贵委协调自治区发改委解决该项目中央预算内资金64万元，为盼。
妥否，请批示。
××地区××村(公章)
××××年×月×日
这则请示标题包含两个要素：发文事由和文种，事由概括具体清晰。正文开头说明发文缘由，接着提出请求的事项，并交代了请求事项的具体措施及要求。结尾用惯用语收文。
任务检测
根据以下评价标准（见表3-4-1），检测写好的请示，并做修改和评价。
表3-4-1 请示写作的自我检测表
任务拓展
1.改错题
下面这份公文诸多方面存在问题，请认真阅读，重写这份公文。
关于举办团干部培训班的请示报告
县委：
目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。据查，全县专职团干部中36岁以上的40名，其中41岁以上的28名，大大超过了有关规定。从文化水平来看，大专文化的仅占6%。而且近年来，团干部更新较快，每年平均30%左右。在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。
为了改变这种状况，我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班。具体意见如下：
（一）培养目标：培养具有一定马列主义、毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握青年工作理论和团的业务知识，热爱团的工作，思想正派的团委书记和专职团干部。
（二）培训时间：3个月左右。
（三）内容和安排：①马列主义、毛泽东思想基础理论，约占总课时的65%；②团的工作理论，约占总课时的30%；③其他方面知识，约占总课时的5%。考试及格者，发给毕业证书，承认学历。
（四）学员条件：拥护党的三中全会以来的路线、方针、政策；作风正派；热爱团的工作，有创新和献身精神；具有一年以上的团的基层工作经验，有初中或相当于初中的文化；年龄不超过25岁；身体强健。
（五）招收人数和报名办法：本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委（组）和团委推荐，报县团委批准，填写一式两份的报名表。报名7月20日截止。
为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，完成培养有理想、有道德、有文化、守纪律的一代共产主义新人的使命，关键是建设一支符合四化要求的团干部队伍。办这个培训班就是为了这个目的。
以上意见，如无不妥，请转发有关单位。
××县团委
××××年×月×日
2.写作题
根据下面提供的信息，撰写一份请示。
（1）由于学校的发展，学生人数增多，原有的教学场所已不能满足要求。
（2）学校拟建一幢5层楼的教学大楼。
（3）经初步预算，需800万元，学校自筹资金380万元，缺口420万元。
（4）请省财政厅予以解决。
任务五 函
任务布置
小王是××地产公司办公室新招聘来的文员。某日，办公室副主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地。小李的拟稿如下：
关于购买大南山脚下地皮的请示
南山区国土局：
由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将蛇口大南山脚下三十万平方米的土地的所有权审批给我公司。
当否，请批示。
××地产公司(公章)
2015年9月9日
老李认为这是一篇很不规范的文稿，首先文种就不正确，因此打回给小王，让她认真重拟。
任务1：你认为该文应该写作哪种类型的公文？
任务2：在文中应向南山区国土局说明哪些情况？
任务准备
函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。不相隶属机关应当包括同一系统中的平级机关、不同系统之间不具有统属关系的任何机关。
一、函的用途
函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或批准请求事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某原发文件做较小的补充或更正，不过这种情况并不多见。
二、函的特点
1.平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，姿态、措辞和口气也和其他公文不同，要体现平等和沟通的特点。
2.灵活性和广泛性
表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办，可以有文头，也可以没有文头，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
3.单一性和实用性
函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。函不需要在原则和意义上进行过多的阐述，重务实。
三、函的分类
函可以从以下不同角度分类。
1.按性质分
函按性质可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来，便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
2.按发文目的分
函按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
3.按内容和用途分
函按内容和用途还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函，催办函、报送材料函等。
任务实施
步骤一：掌握函的格式写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法（见图3-5-1）。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下。
1.首部
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
（1）标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成，如《湖北工业大学关于商洽××同志调动工作事宜的函》《武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执法问题的复函》。另一种是由事由和文种构成，如《关于请求批准在官汕路宁江桥头修建办公营业大楼的函》。
（2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。
2.正文
其结构一般由开头、主体、结语组成。
（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
图3-5-1 函的结构模板
（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
（3）结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”“望函复”“请即复函”等语。请批函多以“请批准”“请大力协助，为盼”“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”“特此回复”“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
3.尾部
一般包括署名和成文时间两项内容，并加盖公章。
署名即发文机关单位名称；成文时间包括年、月、日（用阿拉伯数字）如“2015 年9月9日”。
步骤二：撰写函的注意事项
（1）语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦恭，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。
（2）开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
（3）一文一函，简洁明了。
（4）函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
范例及评析
【例文1】
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，可供对方使用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。（略）
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
中国科学院××研究所(公章)
××××年×月×日
这是一则商洽函。正文开门见山，即陈要旨，继而提出商洽内容。表达准确，条理清晰，语言得体。
【例文2】
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函〔1993〕2号国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：
为进一步发展我国的羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）
四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）
上述有关政策，请各有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。
国务院办公厅(公章)
××××年×月×日
这是一则通知事宜函，告知的事项具体明确，行文条理清晰，语言严谨、简洁。
【例文3】
××省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函
海关总署：
今年我省遭受特大干旱，大批农作物枯死，养殖水产品因缺淡水成批死亡。8月31日至9月2日又遭受了十六号强热带风暴及特大海潮的袭击。仅××、××、××三市就冲毁盐田7.9万亩，虾池22万亩，冲跑对虾650万千克，损坏渔船1400多条；果树受灾140万亩，农业遭灾面积达250多万亩，粮食减产4亿多千克，直接经济损失达20多亿元。
灾情发生后，我省各级领导、各有关部门以及全省人民积极行动，全力开展抗灾自救。为保护出口货源，帮助企业尽快恢复生产，我省经贸委安排进口钢材×万吨，胶合板××××立方米，木材×万立方米，柴油×万吨，以发展灾后出口商品生产，确保完成今年出口××亿美元创汇任务。为此，特请海关总署减免我省经贸委统一安排进口的上述救灾物资的海关关税、产品增值税等。
当否，请审批。
××省人民政府(公章)
××××年×月×日
抄送：××海关
这是一份请批函。一般向主管部门请求批准事项时使用的。例文是某省人民政府就进口救灾物资要求免税一事给海关总署的函。标题是由发文机关、事由和文种组成的完整性标题；正文共分两大层次，第一个层次写的是要求免税的缘由、背景，即为什么申请免税；第二个层次写的是需要免税的具体事项。最后用“当否，请审批”作结。
【例文4】
关于批准录用××等×名同志为国家公务员的函
省安全厅：
你厅《关于拟录用2008届大中专毕业生的函》（国安政〔2008〕18号）收悉。根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从2008年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用××等×名同志为国家公务员。
特此函复。
附件：录用人员名单
××省人事厅(公章)
××××年×月×日
评析
这是一则批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练、准确，文字语气合乎批准机关身份。
【例文5】
××省科学技术委员会
关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函
各市科委：
全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列所询问题，将你市有关情况于9月底前报我委办公室。
一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻？
二、在此半年中，有何科学发明和科技革新？效果如何？
三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题，如何解决？现在存在哪些问题，哪些问题需要我们帮助解决？
××省科学技术委员会(公章)
××××年×月×日
这是一则询问函。正文第一句写行文背景，第二句在写明目的、要求之后，将具体事项以分条列项形式写出，显得条理清楚。需指出的是，省科委向各市科委行文，应该用通知。若省科协向各市科委行文，则应用函。
【例文6】
××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函
××人函〔1999〕2号
省人民政府：
省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。
附：《××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见》
××省人民代表大会常务委员会(公章)
××××年×月×日
评析
这是一则转办函。正文写了去函的理由和事项，行文简洁明确。
【例文7】
交通部广州救捞局催办函
×造船厂：
贵厂×年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。
敬礼！
交通部广州救捞局(公章)
××××年×月×日
这是一则催办函。主体部分虽然只有一段，但请求催办事项的事实，理由和后果都表达得很简洁明确，语气恳求、平和。
【例文8】
中共中央办公厅国务院办公厅
关于离休、退休人员不宜再派遣出国执行公务问题的复函
厅字〔××〕33号
财政部：
财外局〔××〕25号文悉。中共中央办公厅、国务院办公厅转发的《关于因公出国人员审查的规定》（中办发〔19××〕18号）中提到的“已经离休、退休人员”，是指按照党和国家有关离休、退休规定和干部管理权限，经过组织批准或决定的离休、退休人员。来函中所述的已经办了离休、退休手续，又由组织任命为经理、顾问等职务的人员，应视为已经离休、退休的人员，不宜再派遣出国执行公务。因年龄到限已经免了行政职务，又在公司、学会、协会担任职务，尚未办理离休、退休手续的人员，一般也不再安排出国执行公务，个别人确因工作特殊需要，经报请上级组织批准，可以派遣出国执行公务。
此复。
中共中央办公厅(公章)
××××年×月×日
评析
这是一篇中央办公厅和国务院办公厅答复财政部询问事宜的复函。开头先交代复函的依据，即来函的时间、文号，然后再针对来函所询问的事项进行回答，最后以“此复”结束全文。
任务检测
根据以下评价标准（见表3-5-1），检查函写作任务完成情况并评价。
表3-5-1 函写作的自我检测表
任务拓展
1.改错题
下面这封函有很多不当之处，请找出来并修改。
××大学校长办公室：
首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。
事情是这样的：最近，我们经与××学院磋商，决定派××位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习，机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。
为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深感贵校府高庭阔，务实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件，但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的感谢。
以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望谅解，并希望尽快得到贵校的答复。
此致
敬礼！
××省财经学校(公章)
××××年××月××日
2.写作题
佛山××学院××专业学生毕业实习即将开始，拟安排20名学生到××区××街道实习，学院为此发函，希望对方能同意，并帮助安排具体实习事宜，在函中还要求对方能给予答复，请拟写这份函。
任务六 公务电子邮件
任务布置
潘冰是××教育出版社的秘书，为贯彻落实《教育部关于国家精品开放课程建设的实施意见》精神，推进高等院校美学课程教学改革和数字化资源建设，××教育出版社决定与首都师范大学美学研究所在长沙联合召开“美学课程教学改革与数字化资源建设研讨会”。邀请高等院校美学专业课程主讲教师，文学院、中文系、哲学系等相关院系主管教学的院长、系主任、教研室主任等参加。会议特邀请首都师范大学王德胜教授和山东大学陈炎教授分别做《美学教学：知识深化与素质养成》和《艺术、审美与文化三题》的专题讲座。与会代表还将进行教学经验交流。会议为期两天。领导要求潘冰以电子邮件的形式和首都师范大学美学研究所协商具体事宜。
任务1：根据以上信息，代潘冰拟写一封公务电子邮件。
任务2：在这封邮件里，潘冰应交代清楚哪些信息？
任务准备
一、电子邮件概述
随着计算机技术、网络通信技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无处不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、各个领域，遍及办公室机构乃至社会的基本细胞——家庭及个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。
电子邮件是高科技的产物，电子邮件在公文活动中可用于传输公务文件，很多单位在制发文件时采用“双套制”的办法：发送纸质文件用于保证其凭证效用，为加快传递速度则往往选用电子邮件的方式发送。
随着电子政务与电子商务的不断深入发展，公务电子邮件的使用范围越来越广，数量也越来越多。美国前总统布什执政时期政府八年间产生的电子档案大约为1亿GB，预计仅电子邮件一项就有2万～2.4万GB存储。相比之下，克林顿执政时期电子邮件总量不到1000 GB。公务电子邮件是电子公文的重要组成部分，它直接涉及社会组织的业务活动，具有鲜明的记录性与凭证性，直接影响着组织的管理绩效。因此，公务电子邮件的写作必须力求严谨、郑重、准确、规范，以切实体现和保障公务电子邮件的文件价值。
二、公务电子邮件的性质和特点
公务电子邮件是指各种社会组织在沟通信息、联系业务、商洽事项等公务活动中借助于电子邮件传输系统形成的信息记录，它除了具有电子邮件的特点如传播速度快、非常便捷、成本低廉、有广泛的交流对象、信息多样化、比较安全等特点外，它还具有自己独特的性质和特点。
1.公务电子邮件的性质
（1）从信息内容的角度看，公务电子邮件具有行政有效性。
（2）从工作方式来看，公务电子邮件具有传递性。
（3）从技术途径及工作状态来看，公务电子邮件具有流动性。
2.公务电子邮件的特点
（1）集机构活动的工具与证据为一体。
（2）正式文件与非正式文件共存。
（3）公务文件与私人文件交织。
任务实施
步骤一：掌握公务电子邮件的文本结构和写作技巧
公文电子邮件是由收件人、抄送或密送、主题（标题）、正文和附件等部分构成（见图3-6-1）。
图3-6-1 公务电子邮件模板
1.收件人（邮箱地址）写作要领
（1）确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
（2）传送电子讯息之前，确认对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
2.邮件抄送写作要领
在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。
（1）一般情况下不要给普通人员抄送。
（2）确认抄送邮件的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。
3.主题填写写作要领
（1）电子邮件一定要注明主题，因为许多网络使用者以主题来决定是否继续详读信件的内容。
（2）主题要明确、精练，与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一看即知，以便对方快速了解与记忆。
4.邮件内容写作要领
在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并要求沟通效率。
一般信件所用的起头语、客套语和祝贺词等，在线沟通时都可以省略，但称呼、正文、结束、落款（签名）四点要尽量完整。有附件的在邮件中也要说明。
（1）称呼。
①称呼如果有收件人的姓名，可以让对方感觉更加友好。
②若知道对方的性别，可以用：××先生、××小姐、××女士。
③如果知道对方的身份，可以用：××总经理、××经理、××董事长。
（2）正文。
正文要做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
①在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。
②不要在信件中发泄不满，应面对面地解决。
③回复信件时，有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。
④若摘录的原文很长，应先把回复内容放在前面，原文内容在后。
⑤如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
（3）结束。
①如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如：请您考虑，有任何情况需要咨询，请电话或Email联系我。
②最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作。
③结尾应显示诚恳。如：感谢您抽空洽谈。
（4）落款/签名。
有不少人时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而不堪其烦。若对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽误自己的正事，鉴于此，在邮件中应该有落款/签名，以示身份和礼貌。
（5）附件。
①命名。邮件有附件时，附件应使用有意义的名字命名，这样对方下载后容易找到。若要发送的附件过多，可将其打包压缩，这样既方便又快捷。
②添加。添加附件时，需要先把附件储存在电脑上或连接到移动硬盘，点击“添加附件”按钮，找到附件存放的位置，单击文件，然后点击“打开”按钮即可。一定要等到上传完毕再进行下一步操作，否则邮件容易发送失败。
步骤二：掌握公文电子邮件的写作原则
1.准确原则
由于公务电子邮件涉及的是公务活动双方的权利、义务关系，其准确性至关重要。具体而言，不仅电子邮件的语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会。
2.简洁原则
简洁原则是公务写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。其词汇特征是用语简明扼要。
一封拖沓冗长、措辞复杂的电子邮件既浪费写作的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故公务电子邮件应以简明扼要为第一要务。
3.完整原则
公务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像询问事物及具体执行等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用五个W和一个H来检验，即Who，When，Where，What，Why和How。
4.清楚原则
公务电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。
5.礼貌原则
公务电子邮件应遵循措辞婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响与客户合作的成败，客我双方应十分注重措辞方式，要使对方容易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
步骤三：掌握公务电子邮件的发送与回复要点
1.发送要点
电子邮件有一旦发出不可追回的特点，因此在发送前一定要认真检查。
（1）发送范围选择。
一般将主要相关人或相关单位、部门并列为邮件主送对象，其他需要了解邮件内容而无须回复的人部门或单位可以列为抄送对象。同一栏中对象的排列顺序，可以按照参与相关公务的关联紧密程度或者职务高低排列。机密邮件不可随便转发、抄送，一些重要邮件有必要抄送给自己的主要领导和与项目有关的所有人员。
（2）慎重选择发送方式。
在公务活动中尽量不用暗送、密送的方式，发送给上级的请示邮件一般不要抄送给别人。
（3）及时保存。
公务电子邮件一般在发送后要保留发送成功（失败）的记录，最好同时保留邮件全文以备核查。一些需要对方尽快处理或必须送达的邮件，可以设置收信回执。
（4）附件不宜过大。
①如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
②附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
③正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
④附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
⑤如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。
⑥如果附件过大（不宜超过2 MB），应分割成几个小文件分别发送。
2.回复要点
（1）及时回复邮件。
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是两小时内，特别是对某些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时地回复“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
（2）进行针对性回复。
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要简单作答，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费时间。
（3）回复不得少于10个字。
对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
（4）不要就同一问题多次回复。
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越回复越长，这将导致邮件过于冗长、笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
（5）要区分Reply（单独回复）和Reply All（回复全体）。
如果只需要一个人知道的事，单独回复一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该回复全体（Reply All），让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要“当着所有人的面”，不停地来回发邮件。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全体”前，要三思而行。
（6）主动控制邮件的来往。
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”“无须改动”“仅供参考，无须回复”。
范例及评析
【例文】
图3-6-2 邀请函电子邮件
评析
这封公务电子邮件（见图3-6-2）语言简洁、主题明确、结构完整。正文交代了发文的缘由、依据及发文的事由。最后使用惯用语“专此函邀”结尾。为避免邮件过长，具体事由巧妙地以“详细情况见所附研修班安排”说明，体现了公务电子邮件的写作原则。落款写清发文日期。
任务检测
根据表3-6-1的评价标准，检查写好的公务电子邮件，并做修改、评价。
表3-6-1 公务电子邮件写作的自我检测表
任务拓展
1.表达题
（1）根据以下情境，完成公务电子邮件的要素命名。
①小张向客户推荐本公司2014年度最新产品，他的电子邮件标题应写成：_______
_____________________________________________________________________
②小李想用附件的形式将本公司最新的人员通讯录发给公司领导，他的电子邮件附件应命名为：___________________________________________________________
（2）请为自己的电子邮箱设计一个签名档，便于招聘单位与你联系。
2.改错题
请找出下面这封电子邮件中存在的问题并修改（见图3-6-3）。
图3-6-3 销售报告修改电邮
3.写作题
2014级新生入学后，校团委组织部为了掌握各系基本情况，统计团员信息，收缴团费，需要向各系团总支发一封电子邮件，将此意图予以传达，并将《团员基本信息表》随电子邮件发送给各系，请你代为拟写这封电子邮件。
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