展览中心场馆管理

第6章　会展场馆设施设备物资管理

【本章导读】

会展场馆是会展业发展的基础，要发挥其应有的功能，不但要有相应的附属建筑设施，配齐必要的设备，还必须要有先进的管理方式。本章主要介绍展览中心与会议中心的设施设备管理概述；会展场馆管理，会展场馆的设施设备系统运行工作规范，会展场馆物资（配件、消耗品）的采购、保管、外包、发放管理，展具器材的采购保管使用和出租管理。

【关键词汇】

设施设备　运行规范　物资管理　展具出租

6.1　会展场馆设施设备管理概述

随着会展业对硬件设施重视程度的提高，近10年来，世界各大城市涌现出一大批大型的现代化会展中心，这些专营会议和展览活动的场所是开展各种会展活动最主要的硬件依托，是会展业运作和发展不可缺少的基础条件。

改革开放前，我国的会展场馆多为公益事业，会展场馆的负责人只是负责场馆和设施设备日常维护，会展场馆尚不是自主经营的利益主体。在这种情况下，对会展场馆的管理不是企业运作和经营管理，也缺乏效益观念。而现代化的会展场馆是随着市场经济体制转变而产生的，其生存和发展都与市场因素息息相关，必须遵循市场竞争法则。因此，会展中心管理需要的是以产业创新的理念和超前的经营思维，通过科学和专业化的管理提高效率，从而为客户提供高效、优质的服务，努力构建个性化的会展经济平台，打造属于自己的品牌，以求得满意的经济效益和社会效益。

现代会展场馆及其设施设备的管理是一项系统工程，不仅表现在场地的清洁、设备的使用与保养、保安、消防等浅层次的传统管理工作，而且还进一步表现在必须根据经营思路进行场馆的设计、空间布局、设备配置等规划管理工作，在日常管理中，应将工程设备运行管理、场馆环境管理以及安全保卫管理等工作纳入到其管理范畴中。在整个会展场馆及设施设备管理过程中，都要符合现代企业科学化、专业化管理的要求，遵循市场化运营的原则。

会展场馆场地的规模比较大，拥有的设备种类多、数量大，投资额巨大，维护的费用也很高。会议与展览活动都要求在有限时间内完成场地和环境的布置工作，在活动前必须有周密的安排，活动期间有众多的人流、物流进出会场，要依赖场馆空间和各种设施设备以提供多种服务，做出适当的资源整合。场馆和设施设备管理虽然不能直接创造利润，但是通过有效的管理充分发挥场馆的效能，控制能源消耗，提高服务质量，将会显著提高场馆的效益。

6.1.1　会展场馆设施设备管理的目标

会展场馆的管理水平并非仅仅局限于其活动数量或使用率，其水平关键是取决于场馆和设施设备可否发挥预期的作用和贡献。从总体上看，会展场馆和设施设备管理的目标主要有以下几个方面。

①合理规划，搞好建筑物及设施设备的维护、场馆的环境绿化、保洁、安全消防等基本工作，最大限度地发挥物业的使用价值，使物业保值增值。

②为各类会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境，并在此基础上提供卓越和高效的服务，满足会议和展览组织者、参观者、会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方需要。

③实现经济效益和社会效益。一方面，以市场观念进行管理规划，并有效地控制场馆和设施设备的运作成本，讲求经济效益；另一方面，要体现一定的服务社会职能，除了提供场地给商业会议或展览活动外，还应该适当顾及非商业活动对场地的需要。

6.1.2　会展场馆设施设备管理的内容

1）规划管理

会展场馆的建设项目是一笔很大的投资，必须根据经营思路，通过严密的可行性论证，本着“技术上先进、经济上合理、经营上可行”的原则，在场馆建设规划和设施设备配置方面做好基础工作。

2）设施设备管理

设施设备是会展场馆服务产品的硬件依托之一。会展场馆的管理者应合理地使用各种设施设备，对常用设施系统进行足够的维护保养、修理和更新，防止设备和系统发生故障，保证它们的正常运作。

3）环境管理

环境管理包括建筑物本身的日常养护、保洁、绿化等工作，并要按照环保规定以恰当的方式处理废弃物。其目的是为各种会议和展览活动创造一个清洁、舒适、美观的环境。关于场馆内外的保洁、绿化等的维护内容还有相应的检查记录和表格。

4）安全管理

会议展览活动的重要特性是大量的人员在活动期间逗留或进出会场，因此，会展场馆必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统，要求安全设施时刻保证运作正常。另外，所有的工作人员必须接受这方面的培训，具备处理随时可能发生紧急事故的能力。

5）成本管理

会展场馆管理必须强调成本意识，讲求效益。这应该体现在场馆和设施设备管理的全过程中。例如，合理确定场馆和设施设备的使用效率，仔细衡量投资的成本和收益；将人力、物力、财力等各种资源根据淡季、旺季的特点进行匹配等。

6.1.3　会展场馆设施设备管理的方法

1）综合管理方法

场馆设施设备管理是整个会展中心管理的重要方面，其内容纷繁复杂，不仅仅局限于纯技术方面，还要涉及各种经济分析和组织协调工作等，要求管理部门具有较强的综合管理能力。

2）全员管理方法

会展中心的管理要体现劳动密集型行业的特点，必须十分重视人员的管理。场馆和设施设备的维护量很大，且很多技术工作是分散的，因此需要员工具有较强的责任心、过硬的技术，具有一专多能的素质。在管理过程中，应该让所有的员工都认识到自己对场馆和设备管理负有一定责任，让所有的员工都自觉参与其中。

3）系统管理方法

会展活动的特点之一就是时效性强，会展活动的时间周期比较短，但在短期中却有相当大的人流、物流进出会展场馆。要保证相当有限的时间内大量人流、物流进出有条不紊，保证各类设施设备运转正常，保证发生紧急情况时快速应变，这些都需要会展场馆各部门之间、上下级之间以及个别员工之间相互协调配合。系统方法就是要求会展中心要用系统的观点和方法进行场馆和设施设备的管理，要形成一个分工明确的组织系统，把场馆和设施设备管理工作纳入各级领导的职责之中，并落实逐级责任制和岗位责任制。

4）制度管理方法

场馆和设施设备管理中的很多工作都是日常性的，平时的严格管理是保证场馆和设施设备在会展活动期间能有效发挥其作用，而严格管理就必须依靠完善的制度来规范。因此，一方面要十分重视规章制度的建设，另一方面要狠抓规章制度的贯彻落实。

6.2　会展场馆设施系统管理

6.2.1　展览中心设施系统管理

现代化展览中心一般都配备了为会展服务的一整套基础设施，凭借完善而先进的设施系统来提供高质量的展览服务。

展览中心的设施系统管理主要包括以下几点。

1）供电

按我国分负荷等级供电的方式，展览中心用电属一级负荷，应由两个电源二路供电，以保证发生事故时不中断电源。展览中心主要供电线路为三相交流电，线路频率为50 Hz，标准供电电压为220／380 V（单相电压220 V，三相电压380 V）。主变压器的最小容量应为高峰负荷的最充足容量，并且展厅内要设有足够的电源接口和插座。展览用电必须有严格的规定，电器安装时必须保证线路连接可靠，充分考虑通风及散热，不与易燃物直接接触，以免发生意外。参展方如果需要24小时供电或延时用电，必须事先向场馆提出申请。在场馆内使用的电器必须符合安全要求，禁止使用碘钨灯、霓虹灯、电炉和电热器具。在场馆内用电及安装灯箱必须提前将用电图纸报展览中心有关部门审核，经同意后方可实施，并由展览中心工程部派出电工指导安装和接进电源。会展场馆配电室如图6-1所示。

图6-1　会展场馆配电室

2）给水排水

展览中心的供水系统负责采暖区域的循环管网、空调的冷冻水管道、卫生间的冷热水供给等，排水系统包括整个场馆的冷水、热水和废水排泄系统，如图6-2所示。给水排水设施是为会展活动提供生活用水、美化环境用水和消防用水等的重要基础设施。在展览会期间（特别是机械设备类展览会）为需要现场演示的设备提供冷却用水，在展厅规划时要考虑设置足够的给水口和排水口，时刻保证输水管的畅通。

图6-2　展厅地沟（左）、地井（右）内设置有上下水管道、
电源、压缩空气、电话线、网络线等

3）空调

展览中心在展览期间有大量人员聚集在室内展厅中，因此展厅的空气质量显得非常重要，在一定程度上会影响展览效果。展厅的空调系统主要是为了调节人们所需要的温度、相对湿度、空气流动速度和空气洁净度等，使人们长时间处于舒适的状态。目前，一些现代化的展览中心普遍采用天窗自动换气系统，由计算机按照内外部环境温度、湿度自动调节天窗的开启度，提高了展厅内的空气质量。在办展期间，主办单位如果要求使用空调，必须提前向展览中心提出申请。使用空调期间，主办单位必须协助做好门窗的关闭工作，做到人员进出随手关门，以确保空调的效果，减少能源的浪费。展览中心中央空调制冷机如图6-3所示。

图6-3　中央空调制冷机

4）压缩空气

现代化的展览中心要满足各类型展览会的需要，特别是机械类展览大型设备现场演示或布展装修的需要，必须配备大型空气压缩机，在布展和展览期间为参展商提供压缩空气的出租服务，如图6-4所示。大型空气压缩机的机房必须远离展厅，考虑隔音和储气罐的安全装置，还要注意由于供气系统的管道距离造成的气压损失，防止展厅空气井的泄漏，影响客户的使用，通常气压要达到8×105 Pa。没有中央供气装置的展览馆，通常提供小型空压机出租，以满足参展单位需要。

图6-4　展馆中央供气空压机及供出租的小型空压机

5）电梯

对于有多层展厅的展览中心而言，其电梯系统对于运送人流和运载展品具有不可替代的作用。如果人们不能方便地到达任意楼层的展厅，将直接影响办展效果。因此，在一些中央人流密集区和回廊区要安装足够的自动手扶梯，这样在大型展览期间才能解决参观人流在不同层面大规模快速流动的问题。在实际使用时，应根据具体流量情况来确定不同的运送方式以节约能源。展品及大件货物仅可通过货物电梯进入上层展厅。自动扶梯和客梯绝对不能用来运送任何货物、设备及家具。布展或撤展期间不得开动使用自动扶梯。自动扶梯在停开期间不要当作楼梯通行使用，如图6-5所示。

图6-5　展厅内的电梯

6）照明

展览照明对于突出展品和增强空间气氛起着主要的作用。展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光三种形式。如商业性展览，因展期短、照度水平要求高，所以除了室外陈列，大都采用人工照明或天然光与人工光源结合两种照明形式。要注意，室外的电器照明设备都应采用防潮型，并要落实安全措施。在展览空间，要避免反射和眩光对观众的干扰作用，应该慎重考虑窗户和灯具的位置及展厅的照明分布。展览中心一般都对所搭建的标准摊位的照明及电源安装提供服务。灯光在展览空间起着照明、控制情调、强化气氛、诱导观众、调整空间虚实等诸多作用。照明设计一要解决展览空间的整体照明，即一般照明（照度100～150 lx），使空间照度分布均匀；二要增设灯光，解决局部和重点照明，即特殊照明（照度150～300 lx），如展柜照明、灯箱照明、景箱照明和重点展品照明等。根据不同要求，可分别采用直接照明、间接照明、半间接照明或选用艺术照明，即光源为柔光、色光、逆光、顶光、侧光、底光等照明。要注意消除眩光。照明设计的目标是创造既利于观众观赏展品，又同展览格调相协调的光环境。展厅照明实况如图6-6所示。

图6-6　展厅照明实况

7）消防

会展场馆除应配置与场馆规模和服务要求相适应的消防器材外，展览会期间应高度重视消防安全的宣传和管理工作。严禁将易燃、易爆、剧毒或有污染的物品带入展览中心场馆。展馆内严禁吸烟，严禁参展单位擅自装接电源和乱拉乱接电线。展场内的布局应留有足够的安全疏散通道，主通道宽度不得小于5 m，严禁在电梯、楼梯口等安全疏散通道上摆设任何物品。布展基本结束后，主办单位须向展览中心的有关部门以及公安消防部门报告，然后组织一次以防火为主的安全大检查，对查出的隐患应立即进行整改。展品的包装用具在布展后应尽快运出馆外，严禁乱放。遇有紧急情况，主办单位及展览中心工作人员统一指挥，将展馆内的所有人员按照指定的通道有序撤离。场馆配置的消防设施和器材如图6-7所示。

图6-7　场馆配置的消防设施和器材

8）通信、网络和信息

展览中心在展位、会议室、办公用房等场所均提供多部直线电话，一般国内的展览中心都有中国移动和中国联通的无线覆盖系统，可支持手机使用。除此之外，展览中心还适当设置IC卡公话，以及供领导和代表团使用的保密电话，满足展览活动中的各种通信需求。

展览中心应配备智能化网络系统，如电子登录系统、电脑查询系统等，并能够提供包括ISDN、无线宽带网、有线宽带网在内的多种上网服务。还可以在展馆的主要公共空间设置触摸屏，为参展商、观众提供方便的信息查询、交流手段，提供导览服务，广告发布服务，组展商、参展商的信息查询和发布服务，展馆展会介绍和宣传服务等，如图6-8所示。

图6-8　场馆通信、网络和信息服务

9）公共广播

公共广播负责向展厅、办公室、走道等区域提供可靠的、高质量的背景音乐、紧急通知、业务广播等服务，如图6-9所示。在发生火警及其他紧急状况时，可以与消防联动，满足火灾紧急广播的要求，在紧急疏散时起到指挥作用。

图6-9　场馆广播室图

10）标志系统

标志系统在大型会展场馆建筑中至关重要，从某种意义上说，在各种活动中，标志是人们无形的指挥棒。大量的人流流动需要三个基本标志，即建筑结构、服务种类及环境朝向。方向标牌引导参加者及服务人员在本设施内流动；识别标牌显示大楼使用者的最终目的地。提供各种标牌很重要，参展、参观、参会者和服务人员有各自的交通路线，行人和车辆分流，各行其道。标志应精确、简单、统一；选择字体、大小、颜色合适；有形、有色、直观、不必经过思索；使用国际通用符号；最好安装在顶空悬挂物和横幅上；不要多用电子显示屏，因灵活的内容不易控制；所有标志要中英文对照，翻译要准确（参见10．4．4关于会展场馆双语标志系统的规范），如图6-10所示。

图6-10　场馆室内外标志样图

展览中心的设施系统是场馆正常运行的保障，是必须高度重视的工作。若因为管理不善，设施运作突然出现问题或者技术支援不力而导致展览活动延误甚至中止，其代价将非常昂贵，后果也会非常严重。因此，良好的维修保养、科学的管理可以防止设施系统发生故障，增加设施系统的使用寿命，提高其使用效率，从而减少不必要的能源消耗和设备更换的成本。

6.2.2　展览中心场馆管理

展览中心场馆管理主要包括场馆运营管理、场馆环境管理两个方面的工作。

1）场馆运营管理

应当说，目前我国已经投入运营的展览中心场馆有很多，但从实际经营效果看，普遍存在展厅使用率低的现象，许多场馆没能够实现赢利。造成这种结果的原因有很多，但场馆运营管理不成熟、不科学是主要的因素。大规模展览中心场馆的投资回报期很长，要维持生存，促进发展，必须提高场馆运营管理水平。

一般而言，商业展览活动都有较强的季节性。不同类型的展览活动，对场地使用也有特定的要求。一个展览活动由进馆到撤馆起码需要几天的时间，开展日期一般也不会跨周末或假日。这些因素导致展览中心的使用率偏低。因此，要提高经济效益，关键是要合理地增加场地的使用率，以及提高单位面积的出租金额。这就要求展览中心要不断完善配套功能和设施，提高服务的质量和水平。就我国目前展馆经营情况看，由于许多展览中心还没有完善的销售机构，展览中心经常自办展览活动以增加收入和场地使用率，这样的做法，虽然从投资回报率和资源利用率的角度看可以理解，但把展览中心作为服务提供者的角色搞模糊了，且很容易与其他专门经营展览活动的机构发生利益冲突。因此，场馆管理者需要有特别的沟通技巧和策略来处理相关的利益关系。

由于大部分的展览活动都是商业性的，因而合适的档期对展览的成功至关重要。在许多情况下，参展商们是商业竞争对手关系，同类性质或性质接近的展览项目会有争取同一档期的情况。这就要求场馆管理者有必要制定适当的策略来合理编配场地的档期，避免项目冲突的情况出现。场馆经营者不能仅仅考虑增加租金的收入而不顾场馆使用者的利益，而是要妥善地处理与客户之间的商业利益关系。

许多二三线会展城市场馆都利用淡季或展期的空档推出多种经营，为了提高场馆利用率开展各类活动，如图6-11所示。

图6-11　充分利用展览空间举办的各种活动

2）场馆环境管理

在实际操作中，场馆环境管理的很大一部分工作都是外包给专业公司的，比如清洁、绿化等工作，都是通过社会化合作方式运作的。场馆管理者与所选定的物业公司签订合同，把部分工作分出去，交由专业服务公司做，既符合专业化管理的要求，也能让场馆管理者腾出更多的时间和精力进行场馆运营管理工作。由于展览活动的季节性强，在服务资源和配合方面应考虑使用率的周期性，这种方式能够有效地控制人力和物力成本。

展览中心要搞好建筑物的维护保养工作。比如，要随时检查建筑物的外观、墙面是否完好。在布展时，应禁止任何可能破坏展馆房屋本体完整、影响展馆展览环境的施工和使用行为。这项工作一般由展览中心的物业管理部门负责。

展览会布展期间公共区域的清洁工作由展馆负责，特装展位内的清洁工作由参展商自行解决。展出期间，参展商应保持展位内的清洁，并将垃圾倒入指定的垃圾箱内，展览中心负责清运垃圾和展馆公共区域的清洁工作。撤展期间，有特装的参展商须将其展位内的特装材料一并撤除，或向展览中心交纳相应的垃圾清运费，由展览中心派人清洁。在规定的时限内，展位内未撤除的物品将视作无主物品处理。

展览环境的安全性是展馆环境管理的主要内容。由于展览活动人员众多，安全隐患比较多，因此展览中心务必要高度重视这一工作。一般而言，展览中心物业管理部门会提供基本安全保卫工作，以保证展览活动的安全环境和良好秩序。展厅内严禁明火焊接，严禁携带和展出各种危险物品；所有展台、展品、广告牌的布置不得占用消防通道和安全疏散通道，不得影响消防设施的使用；展馆展位装修所用的材料必须进行防火阻燃处理；布展时的包装物品等可燃材料应及时清出馆外，存放在指定的安全场所；特装展位的搭建按规定不得超高；广告牌的搭建必须牢固可靠，符合安全要求；展商在展览期间要妥善保管好自己的提包、现金、手机、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上；若发生燃、爆等突发事件，要保持冷静，服从展览中心工作人员的统一指挥，尽快疏散到展厅外，如图6-12所示。

图6-12　展厅图例

要注意环境保护工作。展览活动并不环保，大量的物料往往在短短数日活动后便要被丢弃，除了浪费资源外，还使得处理废物的费用大大增加。展览中心应具有保持场地清洁及适当的废物处理能力，进行分类处理废物，尽量增加废物循环再使用的机会。应该制订措施，限制不环保物料在场馆内使用。另外，布展、开展、撤展期间严禁乱扔废弃物、杂物，严禁倾倒污水、污油等污染环境；严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内；严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟；严禁践踏绿地、破坏或采折花草、树木；严禁随意停放车辆和鸣号；严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物等。搞好场馆的环境管理，需要强调三点：首先，需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作；其次，展览中心要与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务；最后，要加强宣传，争取广大观众的积极配合。

会展中心展厅技术数据如表6-1所示。

表6-1　××会展中心展厅技术数据

续表

续表

6.2.3　会议场馆的设施设备管理

1）会议室照明

会议室照明对于会议效果和气氛有很大的作用。会议室基本照明设备的种类有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会有舞台灯和聚光灯来突出讲台上的演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关控制键更适合会议活动的需要。当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

此外，设计规划时要考虑会议室的空气流通问题。会议室的高度会制约屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板的高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑吊灯、装饰物灯等。会议室的墙壁隔音效果要好，在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯。柱子严重影响座位数量和视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。

2）会议场馆的视听设备管理

会议离不开视听设备，尤其是国际会议，对视听设备的要求更是严格。经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么样的设备，以及所需设备的特点，而对视听设备不太了解的会议组织者则可能需要会议中心的服务人员提供帮助。因此，每一个会议服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。会议厅实况如图6-13所示。

图6-13　会议厅实况

（1）音响设备

音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，还要使所有与会者都能听得清楚。

麦克风是会议活动中使用最频繁、最重要的音响设备。麦克风种类繁多，特性也不同，因此，了解各种麦克风的特性及正确使用方法，将会使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风主要有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等，会议主办者可根据自己的需要进行选择。在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除其他方向和麦克风后面的背景噪声。可以使用多孔材料的挡风罩，以降低出现吹气声、砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最容易受到信号的干扰，因而应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临时的扩音器传出。

扬声器在会议活动中也是十分重要的视听设备，它应该被合理地分配到合适的位置，以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时，应该与屏幕放置在一处。研究表明，当声音和图像来源于同一方向时，人们的理解力较好。

如果在一场会议中考虑到录音，就必须要在演讲区增加麦克风或者从会场的音响设备中收音，也可以自己准备微型录音机进行录音。当会议需要使用多个麦克风时，应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量，最好把它放置在观众席中，以便调音师能够准确地和观众听到相同的声音。

（2）放映设备

放映设备是指在会议室内演讲时所需要的辅助器材，如幻灯机、投影仪等。

①幻灯机。在会议中，35 mm的幻灯机最常被用于幻灯片的投影。镜头将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小取决于投射距离和银幕大小。一般视听公司提供10～15 mm变焦镜头幻灯机的出租。如果需要长距离或短距离的镜头，视听租赁公司则会收取额外的费用。如今的幻灯机已大大改进了，通过使用装片系统，倒置或者翻转幻灯片已经基本被取代了。现代的幻灯机可以使用无线遥控装置操作，可以与同步录音带相连，可以用电脑编程制作多影像产品，还可以与分解器同用。

②屏幕。会议中心的屏幕有多种类型，比较常见的有尺寸较大的速折式屏幕，其可以使用的时间较长，而且相对投资较低；还有墙式或天花板式屏幕，可以用挂钩或绳子安装在墙壁或天花板上，价格不贵，并且带有金属套管，便于储藏；三脚架屏幕可以永久性地装到可以折叠的三脚架上，因而可以被放置在任何地方，具有轻便、用途广泛以及价格低等特点，特别适合于小型会议；白色玻璃屏幕宽度很大，可以提供更大角度的稳定亮度，在座位与屏幕形成大角度的小厅室很适用。屏幕的选择要考虑镜头的焦距、放映机的距离等，其大小取决于房间的高度，安放位置、角度都要合适，才能保证良好的视觉效果。屏幕摆放有两条原则：从屏幕低端到天花板的最小距离不得少于3．048 m，人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍，最远不能超过屏幕宽度的6倍。

③背射式投影。这种投影设备的主要优点是观众看不到任何投影设备，不再需要设置过道，使得演讲者能够有更多的活动自由。图像看上去好像不来自任何地方，因此使演示显得更加戏剧化，效果比较好。其缺点是需要在屏幕后有一个几乎是全黑的投影区，如果屏幕后空间有限，则需要一个更昂贵的广角镜头。

④电影放映机。这种设备具有全动感能力，以及优秀的颜色演示效果，可用于投影大的、高质量的影像。但是其内置音响效果通常不太好，在较大的会议室中，需要与原有的音响系统或一个独立的、辅助性的音响效果连接起来，以获得更清晰的声音效果。尽管有些电影放映机有自动装片系统，但还是要配备专业操作人员将胶片放入机器。

⑤高射投影仪。在会议室中，高射投影仪的需求量一般比较大，其相对价格较低，很少出现故障，而且可以在亮的房间里使用。其使用的透明胶片可以在复印机上迅速复印，使用简便。使用高射投影仪时，演讲者无须看屏幕上被投影的影像。他可以看着投影上的胶片，这与观众看到的一样。这样他就能面对观众并保持目光交流，以便能激发观众的反应。在演示过程中，演讲者可以通过在透明胶片上做标记来控制演示。

⑥录像投影仪。会议活动常常要看录像，而看录像都必须使用录像投影仪。录像投影仪的优点是有立即重播的能力，拥有全动感和色彩，可以用录像展示电脑上的信息，但是设备比较昂贵。录像设备要特别注意兼容问题，尤其是在国际会议场合，很多演讲者来自国外，而各国的录像标准常常不同。

⑦VCD／LCD／DVD机。用于放映光盘，其功能可以取代录像机。这些设备自身体积小，操作方便，使用的光盘体积小，但却可以压缩进大量的图文、声像信息，而且清晰逼真，价格也不贵。

⑧计算机。许多会议室都需要把计算机的影像及内容由投影仪投射到银幕上，或者是放映到电视屏幕上。当今，使用在会议室内的计算机机型种类繁多。当要订购计算机设备时，需要注意下列事项：a．计算机机型；b．输出及输入形式；c．产生的信号；d．彩色或单色屏幕等。

除了上述放映设备外，会议中心应配备完善的卫星及有线电视系统，能够接收到主要省市的有线台的节目及涉外卫星电视节目。每个会议室最好能配备电视，在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处都要预留向中央控制室传输视频信号的通道。

（3）特殊视听设备

①同声传译设备。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外，有时也使用有线译音和无线译音。通常口译员在隔壁的小隔音间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到用他们的母语语言发音，并且能够在不同的语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化，会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备和人员方面成本很高，但随着国际会议的不断增加，更多的会议主办方会需要这种服务，有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。

②多媒体投影仪。这是一种可以与电脑相连，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是：一方面，无须将电脑中的资料打印出来制作幻灯片、胶片等，节约成本，减少中间环节，使用快捷；另一方面，具有动感，需要修改或强调时直接用电脑操作，观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏都很方便，它的应用在某种程度上已经可以替代传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等，能够减少投资，并使服务更快捷。

（4）其他演示设备

①配套挂图和黑板。这类设备价格低廉，占据很少的座位空间，适合于“头脑风暴法”及培训会议，但其使用只能局限于很少的观众，并且常常容易变得脏乱。

②白板。与黑板相比，白板更为清洁和方便，它既可以用作即席的投影屏幕，又可以用于演示，便于随时阅读和改写。电子白板便于复制，避免了因大量记笔记而造成的注意力干扰。

③视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间，如国际会议厅、多功能厅等举行的各种国内国际会议及集会上，提供视频资料及节目的实时点播和直播；还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播。

④可视电话会议。其能够提供全动感、面对面的网络工作，是较为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像，并能够将彼此距离很远的多个会议连接起来，实现“面对面”的交谈，适合于召开各种会议和现场交流。

6.2.4　会议场馆的设施设备系统管理

会议场馆要有效运转，为各种会议提供多样化服务，就必须依托于整个设施设备系统的运作。会议场馆的设施设备可以按照功能分为：①生活服务设备，如照明、空调、给水排水、制冷、清洁设备等；②会议设备，如视听、通信、办公设备等；③能源设备，如配电设备、应急发电设备等；④娱乐设备，如影视音点播设备、健身设备、按摩设备等；⑤美化环境设备；⑥消防保安设备；⑦交通运载设备。会议场馆应对这些设备进行系统的管理。

1）会议场馆设施设备的前期管理

设施设备的前期管理是指从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作。它是整个设施设备管理中的重要组成部分，将决定设备的技术水平和系统功能，大大影响设备寿命周期。因此，认真做好设备前期管理工作，可以为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。前期管理工作中要注意加强市场调研，在科学的可行性论证基础上做出规划决策。设备选择的标准主要有：适用性、安全性、经济性等。在设施设备的选择中，必须重视与设备生产厂家的联系与沟通，还应该与当地的视听设备供应商或服务机构建立良好的工作关系。因为有些视听设备很昂贵，或者使用率较低，或保养和维修的成本很高，或更新换代速度太快，都可以适当考虑利用外部租赁的方式来节约成本。不过，拥有自己的设备，可以避免出现设备短缺的状况，也便于更好地控制设备的质量，而且不必将利润让给外部公司。

2）设施设备运行管理

设施设备运行管理在会议管理中占有重要的地位。要搞好运行期的管理，不仅需要具有较高专业技术技能的工作人员，还必须要有一套严格的管理方法和科学的检修、维护计划。要保持设备的正常运转，充分发挥其效能，就必须合理地使用各项设备，合理地安排工作负荷；必须为设备提供良好的工作环境，设备场地要保持清洁，安装必要的防护、降温等装置，对精密的仪器设备要设立单独的工作间，设置专门的温度、湿度、防震等条件。要加强对运行操作人员的规范化管理，严禁违章操作。还要注意对客户提供必要的指导服务，这就要求会议销售和服务的每个人都应当了解会议所需要的设备，熟悉其使用要点。

3）设施设备的维修保养

设施设备投入运营后，其效用得以发挥，但日复一日的使用会不断地耗损。如果不加以科学的维修保养管理，迟早会影响它们的正常使用。维护保养的基本内容有：清洁、安全、整齐、润滑、防腐等。在设施设备的维修保养管理上，要坚持计划内维修为主的理念，平时通过有计划的维护、检查和修理，尽量减少发生设备的突然损坏，以避免引起停业或紧急抢修的情况。要做好备件管理工作，备件采购安排恰当，库存要合理。

6.3　会展场馆的设施设备系统运行工作规范

现代会展场馆建筑的规模大小不一，设施设备系统的规格、功率也参差不齐，但其系统运行工作规范大致相似，本节介绍一般大型会展场馆的设施设备系统运行工作规范供参考。

6.3.1　场馆设备运行工作规范

1）机房管理制度

①各机房有平面布置图、操作流程图、电气系统图等，图纸应与实际相符合。

②各类动力管线排列整齐，色标、保温、防腐、绝缘良好，无跑、冒、滴、漏现象。

③机房内外整洁，不得堆放杂物或易燃、易爆物品，有规定的通道，消防设施应完好齐备，有可靠的安全和防火措施。

④运行人员应做好机房内的防水、防潮、防小动物工作，照明、通风保持良好，室温控制在35℃以下。

⑤严禁无关人员擅自进入机房，因工作需要确需进入的按《机房出入管理工作规范》执行。

⑥空调机房、电梯机房、配电室、强电间各自使用一种钥匙，运行和维修班组分别配备，专人保管，不得丢失和外借；交接班时，办理移交登记手续；员工不得私自拥有其他机房钥匙，确因工作需要的必须经部门经理同意并备案；由于钥匙管理不善造成事故或损坏设备的，责任由相关人员承担。

⑦未经批准，不得擅自改动线路，如确实需要，应在部门主管人员书面同意后方可进行。

2）值班制度

①运行人员必须持有相关操作资格证书，经现场培训考核合格后方可上岗操作，工作中应严格遵守各项规章制度和设备安全操作规程，不断提高工作熟练程度。

②展馆设备运行实行24小时值班制度，运行主管工程师负责每个月运行人员排班表的安排和公布，运行人员必须服从排班，按次序轮值，不得随意自我调班或换班，特殊情况换班需征得运行主管工程师同意，并上报部门批准。

③运行人员应注意天气动态，坚守岗位，不得无故脱岗。

④同班次运行人员在完成工作任务时应相互沟通，保持岗位有人值守，保证值班热线电话随时有人接听，严禁利用电话闲聊。

⑤运行人员在班前和值班时间内严禁饮酒，严禁在值班时间内睡觉。

⑥值班时间不得干私活或做与操作管理流程无关的事情，严禁利用电脑玩游戏或上网。

⑦运行人员要合理使用照明、空调等设施，保管好岗位上配置的钥匙、仪表仪器、工具材料、备品备件、应急灯等物品，不得丢失或外借，交接班按《交接班管理工作规范》执行。

⑧运行人员接到经公司领导批准的展会工作单时，应阅读清楚，根据工作单要求按时完成任务，有疑问或漏项应及时咨询上级领导或有关项目经理，避免出错。

⑨由于值班人员违章操作或失职造成事故损坏设备的，应追究相关法律责任。

3）巡视检查制度

①巡视检查是保证设备正常、安全运行的有效措施，运行人员必须严肃认真地执行。

②巡视检查应由熟悉设备运行和分布情况的人员进行，其他岗位未经批准不得随意代替巡视。

③巡视检查分为定期巡视、特殊巡视和夜间巡视三种，运行人员按规定执行。

a．定期巡视。运行人员按规定时间和项目，对运行的和备用的设备及周围环境进行定期检查。

b．特殊巡视。在特殊情况下增加的巡视，如在重要展会期间运行设备负荷高峰期，新装、检修或停运后的设备投入运行，运行中出现可疑现象及暴雨台风天气时的巡视。

c．夜间巡视。目的是利用夜间便于发现设备接点过热和绝缘污秽放电情况。

④严格按照设备运行工作规范规定的项目巡视，避免设备漏巡，并将查得的缺陷立即记录在《设备异常缺陷故障记录》上，重大设备缺陷应立即向主管领导汇报，巡视人员对记录负完全责任。

⑤巡视检查要精力集中，认真仔细，充分发挥眼、鼻、耳、手的作用，并分析设备是否正常，对事故频度大的设备进行重点检查。

⑥巡视检查设备要注意安全，巡视人员和运行中设备的安全距离应符合有关规定。

⑦巡视检查中进出机房，应随手将门关好，离开机房时应断开机房照明并把门锁上。

4）日常维护制度

①运行人员在班前对设备进行外观检查，在班中按操作规程操作设备，定时巡视记录各运行参数，随时注意运行中有无异声、震动、异味、超载等现象，在班后对设备做好清洁工作。

②运行人员要严格坚持并认真做好设备日常维护工作，并填好《设备（设施）检查维护记录表》。日常维护周期和内容按《基础设施年度检查、维护、维修计划》执行。

③日常维护重点：

a．设备和机房的清洁。

b．设备的紧固、润滑。

c．设备和管线的外观检查（如温度压力等运行参数是否正常，电机是否超载和过热，震动和噪声是否异常，密封有无泄漏，油漆和防腐保温层是否损坏等）。

d．检查计量设备的准确性。

e．安全装置是否可靠。

5）设备操作

①运行人员应熟练掌握设备的操作规程，设备操作规程每年12月全面考核一次，平时进行抽考。

②电气设备操作按《配电设备操作规程》执行。

③给排水设备操作按《水系统设备（设施）操作规程》执行。

④中央空调系统操作按《中央空调设备操作规程》执行。

⑤为保证所有设备的完好性，应定期对备用设备、备用装置、事故应急灯等进行检查和切换使用，结果应做好记录，切换中发现问题应恢复原来运行状态并及时报修。

6）运行分析

①运行分析是为了掌握设备的运行规律，及时采取措施，消除隐患以确保安全，实现经济运行而进行的。

②运行分析的主要内容包括：

a．设备的异常现象，如电气设备放电、电气回路熔丝熔断、设备保护误动作、设备未正常启动、运转设备声音异常等。

b．设备运行性能的下降。

c．检修和试验中发现的问题。

d．执行规章制度及安全生产中出现的问题。

e．经济运行情况，如各种计量仪表是否正常，各种能源消耗是否正常，设备投入是否合理。

③通过运行分析，运行人员应对运行的设备系统性能心中有数，使设备运行安全正常、经济合理。运行分析应做好记录，发现的问题应及时整改。

7）设备缺陷管理

①全面掌握设备的良好状态，及时发现设备缺陷，减少运行事故，尽快补缺。

②设备缺陷管理是妥善安排设备检修、校验和试验工作的重要依据。

③运行人员担负发现设备缺陷的主要任务，对于所发现的缺陷应及时记录于《设备异常缺陷故障记录》上，并填写《维修单》报修。

④设备缺陷的分类（按程度和危害）如下：

一类缺陷是紧急缺陷。威胁人身安全或缺陷在迅速发展，随时有发生事故或损坏设备的可能，或造成有政治影响的事故。

二类缺陷是重要缺陷。设备可运行但情况严重，影响设备效率，不能满足系统正常运行的需要，在短期内有发生事故的可能性，威胁安全运行。

三类缺陷是一般缺陷。对安全运行影响较小且发展较慢。

⑤设备缺陷的处理如下：

一类缺陷必须立即组织处理，并向部门领导汇报；二类缺陷应加强运行监视，并及时安排计划消除；三类缺陷可结合定期检修有计划消除。

6.3.2　会展场馆各类设施设备系统运行的工作规范

会展场馆设施设备系统繁多、结构复杂，每个系统都必须制订相关的工作规范，由于本书篇幅有限，许多设施系统（如以下列举的项目）的运行工作规范无法一一介绍，确实需要的可在各地会展场馆实习实训时向场馆工程部门人员咨询了解。

通常会展场馆的设施设备运行工作规范有：

①供、配电系统运行工作规范；

②空调通风系统运行工作规范；

③电梯运行工作规范；

④压缩空气系统运行工作规范；

⑤水系统设备运行工作规范；

⑥网络系统管理工作规范；

⑦电话通信系统管理工作规范；

⑧楼宇自控系统管理工作规范；

⑨会议系统管理工作规范；

⑩公共／紧急广播系统管理维护工作规范；

智能照明系统管理维护工作规范；

综合安保监控系统管理维护工作规范；

消防报警及联动系统管理维护工作规范；

……

6.4　会展场馆物资管理

所谓物资管理，是指企业在生产过程中，对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是，通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理，包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此，在市场异常活跃的今天，物资管理已不能用“计划”“配额”“定量”等几个简单概念进行诠释，它已经成为现代企业管理的重要组成部分，成为企业成本控制的利器，成为企业生产经营正常运作的重要保证，成为企业发展与壮大的重要基础。

6.4.1　会展场馆物资管理的基本内容

会展场馆的物资管理是指对办展和经营所需要的各种原材料及用品、用具根据国家物资管理的有关规定和会展场馆的规章制度，进行有计划的订货、采购、保管、供应、分配及合理使用等组织、管理和保护工作的总称。它是会展场馆管理的重要组成部分。其主要任务是：按照办会（展）活动经营的要求，快速、高效、节约、合理地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作，达到保护好、供应好、周转好、消耗低、费用省、效益高的目标，保证办展物资需要，提高经济效益。物资管理的具体内容包括以下几个方面：

1）编制物资供应计划

物资供应计划包括供应品种、规格、质量、数量、供应时间、主要用途等项目。物资供应计划是实现物资衔接平衡、挖掘物资潜力、提高经济效益的有力措施。物资供应计划的主要内容包括：确定物资需要量，初期、期末的库存量，物资的申请量和采购量等。会展场馆物资供应计划可分为年度计划和季度、月度计划。编制物资供应计划的具体措施有：

①调查研究，掌握物资动态和搜集商情资料，了解各种物资资源的产地、数量、质量、价值和运输条件等；

②凡要申请物资的科室和部门，都要向物资供应部门提出年度或季度、月份的需求计划；

③物资供应部门汇总和核实各科室提出的需求量，确定采购和储备数量；

④组织订货采购；

⑤检查供应的完成情况和各种物资的消耗与库存情况。

2）制订物资消耗定额

会展场馆物资消耗定额，是根据会展项目内容、规模和布展要求所制订的原材料、用品、用具等的消耗数量标准。一般可分：原材料消耗定额、主要材料消耗定额、辅助材料消耗定额、燃料消耗定额等。制订先进的物资消耗定额是节约和合理使用物资的必要措施。科学的物资消耗定额，是在研究物资消耗规律的基础上，采用以下三种方法确定：技术计算法———在工艺计算的基础上，吸取先进的技术经验，确定最经济、合理的物资消耗定额；统计分析法———根据过去物资消耗的统计资料，经过分析研究，并考虑到计划期内条件变化等因素制订物资消耗定额；经验估计法———根据技术人员设计制作的经验，并参考有关的技术资料和实物以及各种条件变化等因素来制订物资消耗定额。

3）确保物流畅通

确保物流畅通就是采用现代化的流通设施和管理方法，以求得信息灵敏、渠道畅通、周转迅速、供应及时、服务周到、经济合理的综合效果。确保物流畅通的具体办法是：管理人员经常深入各业务部门和布展现场，了解物资需求情况；根据物资消耗定额及物资供应计划及时组织物资采购、运输和调配；按一定渠道，选择适当的方式，根据快速、高效、节约的原则，不断向业务部门提供各种物品。

4）搞好库存物资管理

为保证会展工作的顺利进行，要求有一定数量的物资处于储备状态，以防因材料运达误期、品种不符合要求而影响布展工作。库存物质的管理就是按照一定的规章制度进行科学保管和养护。其具体措施是：

①选择库房，要求坚固安全，温度适宜，阴凉通风；

②建立、健全规章制度，做到有章可循、明确责任，防止丢失、损坏和贪污浪费现象发生；

③物资出入库房应按照规定程序，准确、迅速地做好入库计量验收，出库过秤点数，随时登记账目；

④科学保管，根据不同的物理性质、化学成分、包装方式，进行分类分柜妥善保管，精心养护，做好防鼠、防火、防盗、防虫、防霉烂变质工作；

⑤及时做好物资发放供应，实行定额发料制度；

⑥定期盘点，确保账目相符，发现问题及时追查和处理；

⑦保管人员调离时，对其所保管的物资应及时办理移交手续。

6.4.2　维修材料配件管理

1）采购程序管理

（1）采购原则

会展场馆工程维修材料配件必须按照年度工程维修费用预算，每月提出采购计划，经主管副总经理及总会计师审核批准后，方能进行采购。

（2）审批程序

已被批准执行的年度维修费用预算计划内的采购申请单，由工程部经理签字后，经主管领导和总会计师审查后，方可执行。计划外的物资采购除执行上述程序外，还须经过总经理批准后才能执行。突发性的工程抢修物资（平时不宜配备的特殊备件）采购，在请示有关领导来不及的情况下，工程部经理可先决定采购，事后补办审批手续。

（3）采购程序

工程部所属部门必须根据维修工作的实际需要和各种备件规定的库存量（常用备件库存量不得超过1个月的用量）每月初由各主管工程师填写月采购计划申请单，经综合员汇总后报工程部经理签字，由主管领导和总会计师审核后方可采购。

（4）订货合同签字程序

常用备件的采购原则上采取固定厂商供货制，依据工程部提供的采购单供货，每月结算一次。特殊部件的订购合同经主管领导和总会计师审核并报总经理批准后，合同方可生效。

2）仓库物品管理

（1）入库验收管理规定

仓库管理员对所收到的物品，必须严格根据批准的采购单所购物品的规格、型号、数量等要求进行验收；对不合格产品拒绝入库，严格把好质量关；对验收无误的物品要做好登记工作。

（2）仓库物品管理规定

仓库保管员对入库的物品应分类、分垛码放，对于材质不同、灭火方法不同的物品分类存放。

保管员对库存物品应经常检查，执行先进先出、定期翻垛的原则，发现破损及时说明原因；每天进出物品，保管员应及时登记库存的明细账，做到账物相符。

仓库内应保持清洁、整齐，合理利用和使用库容，并按消防规定留有安全距离；加强库房管理的安全意识，做好防火、防盗、防霉烂变质等基础工作。

（3）仓库物品盘点规定

每月结账日为仓库盘点日，由财务部配合保管员对库存物资进行盘点。库房保管员填写盘点库存表，核实后交工程部经理和财务部经理各一份。

盘点时发现溢缺时，应立即查明原因，并写出书面报告，由工程部经理提出处理意见并签字后，报总会计师审核方可进行处理，其他任何人不得擅自调账。

（4）安全防火规定

保管员应严格遵照下述规定，做好仓库的安全防范工作。

①库房设置的专用消防器材，应时刻保持良好状态，不准随便移动。

②离开库房时，须严格检查是否有火灾隐患。

③任何人不得擅自出入，不得在库房内吸烟，更不准有明火。

④发现异常情况应及时报告场馆消控值班室。

（5）仓库管理处罚规定

凡是发现物品短缺、丢失，不按规定使用和管理财产，未按规定设置账簿和卡片，擅自处理各项物品等现象均要追究领导者、物品责任人及当事人的责任。具体如下：

①责任心不强，造成物品短缺或丢失者，按物品净值赔偿损失外，还将扣罚相关人员的当月浮动工资；行政处罚按场馆《奖惩细则》中的有关内容执行。

不按规定操作使用财产而造成损坏的参照上述处理。

②不按规定管理物品，出现乱堆乱放、不卫生、不安全等情况，扣罚领导者当月浮动工资的（　　）%，当事人扣罚当月浮动工资的（　　）%～（　　）%。

③未按规定放置、登记账簿或卡片的，扣领导者当月浮动工资的（　　）%，扣当事人当月浮动工资的（　　）%～（　　）%。

④违反规定擅自处理各类物品（无论损坏与否，是否到期，可用或不可用）按丢失财产处理。

3）物品领用出库管理规定

①物品出库必须办理出库手续，根据派修单由领班填写领料单方可出库。

②出库时，保管员对任何人均应严格执行先办理出库手续后提货的程序，严禁出现“白条子”现象。特殊情况由部门经理以上领导签字才能出库，但在第二个工作日必须补办手续。

③保管员应根据领料单对出库物品认真核实，并与领料人员当面点清，不得弄虚作假、随便发物。

6.4.3　采购和外包服务管理

通常会展场馆实施《采购控制程序》和《外包控制程序》来协调采购和外包工作。采购和外包过程应确保采购和外包合同符合质量／职业健康安全的要求，对供方及采购物品控制的类型和程度，应取决于采购的物品和外包服务对质量／职业健康安全的影响程度。办公室负责采购控制的归口管理，责任部门负责相关外包服务的管理。

1）供方的评价、选择

①根据采购物品或供方对随后服务实现或最终服务结果的影响程度，决定对采购物品或供方的控制方式。

②制订选择、评价和重新评价供方的标准，根据供方提供满足场馆服务要求的能力，评价和选择供方，编制《合格供方名单》，确保采购或外包服务在合格供方处进行。

2）采购或外包信息

①场馆对表述采购物品或外包服务要求的计划、合同、技术文件等信息文件予以控制。

②责任部门负责编制设备采购文件或《外包合同》。采购文件或外包合同应包括拟采购物品的信息或满足外包项目所有要求的信息，信息可包括项目内容、价格、交付要求、质量／职业健康安全要求等。

③表述采购物品或外包信息在与供方沟通前应得到总经理或其授权人批准，确保规定是充分的和适宜的。

④办公室负责采购合同的签订，合同签订时应对供方施加质量／职业健康安全方面的影响。

⑤责任部门负责外包项目合同签订，外包合同须得到总经理或其授权人的批准，确保合同内容的充分性和适宜性。

3）采购物品验证

①物资必须经责任部门按规定进行验收，办公室组织对采购物品的验证，验证时，应考虑采购物品是否符合质量／职业健康安全等要求，合格后方可入库，投入使用；经检验不合格的物品不得投入使用，同时按《不合格控制程序》进行处理。

②在供方的现场实施验证时，在采购信息中应对验证方法做出规定并按照《采购控制程序》执行。

③采购物品的质量标准、检验、验收报告等原始资料记录凭证由办公室进行分类、查验、归档保存，做到物品或服务质量具有可追溯性。

④相关部门按《物品防护控制程序》负责采购物资的搬运、储存和保护，并分类标志。同时，应根据《危险源辨识和风险评估控制程序》识别和评价危害因素，并根据评价结果采取适当的安全措施。

⑤对供方进行持续监督，发现供方存在质量、安全问题，要及时要求其采取改进措施，若连续重复发生，则终止合作，从《合格供方名单》中删除。

⑥办公室对采购物资供应情况和安全管理情况进行统计分析，作为重新评价供方的依据，并采取适当的纠正预防措施；每年对物资供应管理情况进行总结，作为管理评审的输入信息。

4）外包过程控制

①责任部门依照场馆使用要求、《外包合同》及附件和相关法律、法规的规定，对供方进行持续监督，发现供方存在质量、安全问题，要及时要求其采取改进措施，若连续重复发生，则终止合作，从《合格供方名单》中删除。

②外包业绩的评价。责任部门对外包业绩进行评价，根据评价结果，填写《供方评价报告》，提供外包满足要求的证据，作为重新评价供方的依据，并采取适当的纠正预防措施；每年对外包管理情况进行总结，作为管理评审的重要信息。

6.5　展具、展架、器材的管理

不同的会展场馆依照不同的理解和习惯，对展具有不同的指称范围。有的指展柜、展桌、展台；有的专指展览道具；有的指直接参与展示的展品基础承载设备和各种陈列道具；也有的泛指参与展示的全部用具。

本节所指的展具、展架、器材是指在会展场馆储备的可供租用的通用标准展架、异形展架和各类展示器材，包括接待桌、洽谈桌、椅、柜、架、台、灯、影、视、音等器材，如图6-14所示。

图6-14　会展场馆可供租用的展具

6.5.1　会展中心的展具管理

展具即展览用具，加强展具及其材料管理，对保证展览服务质量，提高工作效率和经济效益起着重要作用。

1）展具管理的目标

展览馆在开展经营活动中，离不开人和物两个基本要素。正确地组织人力、物力，发挥行业优势和提供优质的服务，是展具管理工作的基本任务。随着物质条件的改善和展览经营的需要，理顺展具的分类管理是十分重要的。展具管理就是依据会展场馆在会展活动和经营过程中的具体目标，统筹整个展具流程，进行设计、组织、指挥和调节。通过展具管理，做到质量、数量、形式以及时间、地点的供求适应，保证会展业务活动的顺利进行，并充分发挥展具的效用，加速周转，降低费用，提高经济效益。

2）展览用具的料源组织

组织展具料源，是保证展具数量和质量的前提。因此，要按展览和经营计划，准确、及时地备料、制作和订购适质、适量的展具，以使展览经营业务正常开展。展具的料源组织，是根据各个不同展览会而确定的，要配备一定数量多功能的铝合金展架，以适应各种展览的需求。要根据国内外展览特殊装修的要求准备适量的装饰材料，还要根据国际展览中各国参展商的生活习惯，提供适应他们需要的办公、生活用具。国内展销会使用的展具，要考虑消费者购物和参展单位零售业务的方便。因此，要充分运用现代设计的新成果，设计制作形式新颖的各种展具。这种展具要求强度高、材质轻、多功能、装配式、搬运方便、易于折叠堆放、少占仓储面积，以适应多类型、多层次的业务需要。

3）展具的消耗管理

会展场馆办展类型较多，展具使用率高、流动性强、周转率快。由于展具的频繁搬移、挪动，使损耗量增加。因此，加强展具的消耗管理，是极其重要的环节。具体措施是：

①加强展具、材料的计划管理，严格操作规程，制订规范化的工作程序。在展具流转过程中，正确地运送和装卸展具及其材料，尽量减少无谓的损耗。经营部门在承接办展任务后，要及时向展具管理部门提供展具租借的时间、地点、数量及品种等信息，展具管理部门要提前做出展具供应计划，到时向租赁单位正确提供质量、数量相适应的优质展具。

②加强展具的成本核算。对可以利用的废旧物资，要组织回收复用。在保证优质服务的前提下，尽可能利用废旧材料，做到以较小的投入获得较好的效益。

③加强展览现场的管理，提高展厅现场服务水准。在统筹展具、材料仓库管理的基础上，可在展厅内设立临时小仓库，使每个展厅合理储备一定的常用展具，以缩短搬运距离，减少展具在途损耗。

④改善运输条件，配备运输工具。在室内外场地配备合理的运输工具，室外可用铲车、电瓶车，室内可用液压车、小型电瓶车、货运电梯等，减少工人劳动强度和搬迁损耗。

4）展具仓库的管理

仓库管理工作要协调展具在经营活动中的阶段性和连续性的矛盾，把展具流转环节相互衔接起来，发挥仓储枢纽的调节作用，以保证展览工作有条不紊地进行。仓库管理要做到：

①保管好展具及其材料，保持展具应有的使用价值，确保库内财产不短少、不损坏、不变形、不差失；对财产要合理规划，分类堆放，实行科学管理。

②认真做好展具物资的入库验收。展馆展具周转较快，每次展览会后交回库内的展具、材料，仓库人员要细致、耐心地验收，除合理损耗外，超过损耗标准的要做出书面报告，并查明责任，采取明确的奖惩措施；同时对损坏的展具要及时组织力量修复。

③准确、及时地发放展览用具和材料。在发放多品种、多规格的展具时要提高工作责任心，根据筹展和经营部门的任务要求，尽力满足客户的需要，并做好发放手续。

④实行科学管理，降低储存保管费用。制订并充分运用仓库的各项措施，合理安排人力和作业组织，不断提高仓库利用率，加速资产的周转速度。

6.5.2　展具保养规定

为保证展会物品的使用，确保展会顺利有序进行，将仓库库存的物品保养做如下规定（各场馆情况不同，供参考）。

1）保养的种类和范围

①受潮易损类：展板、楣板、折叠门、地毯等。

②碰撞易损类：八棱柱、扁铝、连接件、咨询桌、陈列柜、谈判桌、电视机、单放机、电脑、电话机、各类电器等。

③过期失效类：双面胶、单面胶、即时贴、松香水、涂料、油漆等。

④其他类：开幕式地台、讲台、活动舞台、背板等。

2）保养规定

（1）受潮易损类物品的保养规定

①物品必须置于通风情况良好、干燥无灰尘的区域内。

②阴雨季节，此类物品必须做到“三勤”，即勤检查、勤搬动、勤汇报。

（2）碰撞易损类物品的保养规定

①八棱柱、扁铝、铝柱、连接件、连接球等出入库及摆放应严格遵循操作规程，轻拿轻放，即各种规格、型号必须分类装箱运输，严禁混杂搬运，如图6-15所示。

②陈列柜、咨询桌、谈判桌等必须做到及时维修，即勤维修、勤检查，发现一个维修一个。此类物品在搬运过程中均应轻拿轻放，严禁摔、扔、碰、撞、踩。

（3）过期失效类物品的保养规定

①此类物品入库时应检查其保质期限和生产日期，核实无误后，物资方可入库。

②保管员按照物资的保质期限分区、分类存放。

③对快要过期的物品要及时清点，通知使用部门并上报上级主管领导。

④对此类物品上报采购计划时，应本着用多少采购多少的原则，避免积压过多。

（4）其他物品的保养规定

①物品入库时，应检查其完好情况，如无损伤的可直接由相关部门填写入库单经主管领导签字后入库。

②物品入库后应放置在仓库指定区域内，做到勤看、勤检查、勤核对，保证物资的正常使用。

③对放置时间过久已失去效用的物品，要上报主管领导处理，严禁私自抛弃、丢失。

图6-15　展具

④物品在搬运过程中，应轻拿轻放，保持表面整洁，每季度清洗一次。

6.5.3　展位搭建工作规范

1）展位搭建工作程序细则

（1）标准摊位搭建明细

①展位搭建前必须熟悉图纸，了解展位分布及现场各项要求。

②了解和掌握每组展位由于组别不同、地段不同、位置不同的要求，根据现场的实际情况进行搭建。

③标准展位搭建时，必须按点、线摆放好铝材，按顺序搭建。

④搭建时铝材要轻拿轻放，展板放在地上或地毯上，不允许将展具随意乱扔乱放或在地上拖动。

⑤搭建过程中，所有扁铝上锁眼朝向必须一致，并与立柱持平。

⑥搭建的展位必须一次成形，展架、展板无开锁、松动，展位牢固可靠。

⑦展位楣板安装前，要将楣板放在展位一角，不得随意乱扔。

对于负责搭建展位的外协单位，要提前进行相应的培训，制订相应的劳动定额及完成工作时限，并加强管理。

标准摊位如图6-16所示。

图6-16　标准摊位及展架展板

（2）标准展位的变形和特殊装修施工细则

①标准展位变形施工细则。

a．标准展位的变形施工要严格按照图纸进行。

b．施工前要熟悉图纸及材料预算。

c．标准展位变形施工从下料到现场施工必须由专人负责。

d．现场施工必须按照指定的时间完成，并达到图纸的要求。

②特殊装修施工细则。

a．特殊装修工程的图纸应在一个月前下发到制作部门。

b．制作部门施工前要熟悉图纸并做好材料预算。

c．要指定专人负责专项工作。

d．严格按图纸进行施工，并达到图纸要求的效果。

e．外协单位施工时要严格按照有关规定进行施工。

2）材料的管理

①展位搭建前后的出、退料应本着谁经手谁负责的原则，责任落实到个人。

②搭建完毕后的余料要摆放整齐，清点好数量并与仓库保管员核实后办理入库手续。

③应将标准展位搭建中损坏和损伤的铝材加以处理后作为特殊装修工程材料。

④每次特殊装修工程撤下来的材料，要注意保管，以便重复使用。

⑤对于在展场上损坏和丢失的材料要查明原因，落实责任制。

3）展览期间的展位管理

①布展时严格按施工手续，及时、准确地完成参展商提出的各项拆、装板及施工要求。

②在保证工程质量的前提下，按时完成工作单上指定的其他任务。

③在开展期间和撤展时，要按时对展位进行巡视和检查，做好展会期间的工作记录。

④发现问题及时解决，不得相互推诿。

4）展位搭建质量要求

①背靠墙的展位搭建时要离墙500 mm，遇到消防和电器设施时必须让出或不加展板。

②面对面摊位间的通道宽度至少应有3 m，大型展厅中间的主通道宽度至少应有5 m。

③搭建完毕后，每组展位要与展厅的四面墙成平行或垂直。扇形、圆形展厅内搭建的展位要以放射线为基准，或以方便出入和人流疏导为主要目标寻找基准线。

带编号的展厅标准摊位平面图如图6-17所示。

图6-17　带编号的展厅标准摊位平面图

6.5.4　关于展具的出租

展具出租是会展场馆服务项目的重要组成部分之一，必须讲究质量。其中包含合理的定价、物品的质量、限时完成以及使用过程中的优质服务等。通常会展场馆除对可出租的项目进行明码标价外，还对每个具体项目明确责任人并规定时间完成，同时巡视跟踪检查使用情况。

关于会展场馆展具预定项目单和价格表的设计等，参见本章案例。

本章小结

通过本章的学习应懂得展览中心、会议中心场馆和设施设备管理的标准及内容；设施设备系统运行工作规范；物资管理及相关规定；展具、展架、器材的保管、使用和出租管理方法，能够进行展览中心、会议中心场馆及设备设施管理的相关工作；实施会展场馆材料（配件、消耗品）的计划编制、采购、保管、外包、发放管理的工作；能够充分利用会展场馆的器材，合理设计展具出租的运作程序、价格表和预订单，满足参展商的需求，创造较好的效益；能够进行展厅特装区和标摊区的规划设计，进行施工搭建的现场管理等。

复习思考题

1．会展场馆和设施设备管理的内容和方法有哪些？

2．展览中心的设施系统管理主要包括哪些项目？

3．会议场馆的设施设备可以按照功能分为哪些类别？

4．设备运行工作规范主要包括几大部分？

5．如何编制会展场馆物资供应计划，主要采取哪些具体措施？

实　训

经考察某一会展场馆后，充分利用其现有的各项资源设计一套该场馆可开发的经营项目。

案　例

某会展场馆展具预定项目单和价格表

1）带有图案和单价的价格表———略

2）带有单价和押金形式的价格表———如表6-2所示

表6-2　物品租赁价格表
编号：××会展中———（　）　物品租赁价格表

续表

续表

注：如有不详之处或需租赁其他物品请与会展中心展览服务部联系。

联系人：　　　　　　联系电话：

案例讨论：

以上价格表的设计是否合理，有哪些优点和不足，还有更好的方法吗？