展览工程服务工作规范

第7章　会展场馆配套服务及现场管理

【本章导读】

各地会展场馆在规模、功能、配置等方面的不同，形成了各具特色的配套服务项目。本章根据一般会展场馆的情况，主要介绍：展览、会议项目现场管理及流程；展会的开幕仪式；展览工程服务与布展、撤展管理；参会人员的登记、进出和各类票证管理；会展场馆广告资源的管理；各项合同的设计与使用等。

【关键词汇】

现场管理流程　开幕仪式　票证　广告资源合同

7.1　展览项目现场管理及流程

7.1.1　基本概念

展览项目现场管理通常指展馆工作人员依照办展单位与展馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。

展览现场管理的目的是保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。主要包括：场地、展位、安全、物流、水、电、气、展具租用、商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、特殊服务等方面。展馆展览项目现场管理工作既有可预见性又包含不可预见性，对可预见性的工作，展馆应该提早安排做好准备并列出工作单，对不可预见性的工作，展馆也要有相应的措施和应急预案。

7.1.2　现场服务的特点

现场服务具有以下特点：时间紧（现场服务时间短暂，如布展，通常仅有一到两天的时间，因此及时、高效、到位的服务是衡量展馆现场服务水平的重要评价指标）；对象多；内容杂；要求高；硬件相对固定，软件尤为重要。

7.1.3　基本流程

1）展览服务管理总流程简图

展览服务管理总流程简图，如图7-1所示。

图7-1　展览服务管理总流程简图

由此图可以看到，展馆的服务对象是全面广泛和多层次的，同时也是其他对象得以完成其所提供服务的关键和基础。

2）展览现场服务管理流程分图

展览现场服务管理流程分图，如图7-2所示。

图7-2　展览现场服务管理流程分图

7.1.4　承接展览业务服务要点

展馆在与展会承办单位签订合同后，至少应于展会布展前15天（根据展会规模及复杂程度确定提前量）召开对接会，掌握该次展会的接待细节。根据组委会的要求及时下达工作任务通知书，呈报领导及抄送各相关部门，其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部等。其服务运作程序细化如下：

1）布展前10～15天

展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部根据展会整体情况，制订出切实可行的接待方案，并以此为依据进行筹备工作。

2）布展前7～10天

展馆管理部的现场服务组按照消防、保卫部门核准后的展位图划分展位管理责任区。美工组按照组委会提供的参展商名单制作楣板。会议接待组根据展中带会的规模、形式及要求备料，布置各岗位人员及外协人员并进行有针对性的培训。展馆经营部在此期间将相关项目准备到位。保卫部在此期间进行有针对性的培训。工程部按照图纸及工程要求进行布线、备料。场地部对展具进行清洁并准备开始搭建摊位，同时根据展会的规模备齐展馆清洁物料。

3）布展及展出

这一阶段是整个展会接待的重中之重，其服务工作是否细致入微在此期间应得到充分的体现。展场管理部设立总服务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场服务人员进入各厅就位，确保参展商的正常操作，并在第一时间了解、解决在现场出现的问题；商务中心提供打字、复印、传真等服务项目；美工室进行楣板的改动修正以及承接参展商的美工制作业务等；会议接待到位，确保会中会的顺利进行；展场经营部开始启动相关项目；保卫部及外聘保安公司人员在各出入口及展厅内进行巡视，维护会场的秩序，确保参展商及展品的安全；工程部在此期间要提前保证水、电、空调等工程设备的正常运转；场地部要确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。

4）撤展

展场管理部的总服务台、商务中心、美工室开始整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行相关工作的收尾；保安部控制出入口，凭组委会开具的出门条对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调运转，并按参展商的个别要求进行有针对性的租用水源、电源、通信网络线、压缩空气等线路管道的拆除，并对设备和器材及时进行维修；场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。

5）总服务台

总服务台为参展商提供的服务基本上可分为两项。其一，根据参展商要求开具工作单，将工程申请单发至工程部；布展加班申请单发至保卫部；展具租赁单发至库房；监督各项工作的完成状况。其二，对参展商提出的各类相关问题予以答复或协助解决，并对参展商对于展馆工作的投诉及时进行安抚及妥善处理。

6）商务中心

参展商到达商务中心，提出服务要求，工作人员按要求下达工作单，由参展商交到收银处；付款后，由财务人员签字盖章再交回商务中心工作人员；工作人员完成服务任务，把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程，如图7-3所示。

图7-3　商务中心

7）美工服务

（1）前期设计展览会的展位图

由展馆经营部项目经理提供资料，按承办单位要求设计展位图；经展馆分管领导审定并送组委会定稿；确定最终设计方案；跟踪设计改动。

（2）展前与组委会协调制作楣板

展前10～15天内由组委会提供电子或书面参展商资料；与组委会相关负责人员核对文字内容、尺寸及颜色；制作楣板；安装前根据组委会信息调整改动；开展后跟踪调整及制作新增补的楣板。

（3）布展期间对外承接制作业务

参展商提出制作要求，在美工室填报制作申请表，到展馆总服务台交费；美工根据参展商提供的尺寸等详细制作要求进行制作；按规定时间交付其制作成品并向参展商收回申请表底单。

8）仓储与搬运

接受参展单位布展前到达的展品或撤展期间待运展品的接货、仓储、运输、搬运以及开箱、包装工作。参考图7-4某会展中心办展流程。

图7-4　某会展中心办展流程

7.1.5　展览现场服务点的设置及提供的服务

不同规模、不同档次的展览，展览现场服务点的设置会有不同，展馆需要设置的现场服务点主要包括以下几个方面。

1）展厅现场服务点

（1）设置

现场服务点通常设置在相对明显又不影响参展商和参观者正常交流的位置，要做到标志醒目，以便客户寻找。其主要功能是满足客户现在的需要。服务点可以相对固定，也可以根据需要临时设置。

（2）服务点配置

①电话：两部以上，电话号码事先要对外公布。

②对讲机：服务人员需要配置对讲机以及便于与展馆其他部门及时联络的通信设备。

③价目表：只要展馆能提供的服务项目价格都可以在价目表上体现。

④摊位图：标有摊位号和参展商名称。

⑤通知单和发票：各服务项目的现场运作通知单，如水、电、气的安装等。

⑥展具样品：放置相关样品以便让客户直观了解要租用的展具。

⑦电脑：联网，以便查询相关信息。

⑧意见箱：参展商和观众提意见、投诉、建议或调查表的投放。

（3）主要提供的服务

①摊位临时搭建和改造：摊位通常已经按照展览承办单位事先提供的摊位图搭建完毕，但在参展商进场布展时，有可能提出对摊位进行改装和拆除的要求。

②展具的现场租用：参展商到现场后，有可能临时租用一些展具或器材进行布展。

③水、电、气、电话、网络等工程服务的提供：为了达到展出效果，对展出的设备进行现场演示，有的参展商需要为其提供水、电、压缩空气、电话、网络等的服务。

④咨询、答疑：要熟悉展馆各项设施设备硬件与软件配套服务项目，解答参展商及观众提出的各种问题。

⑤现场卫生、安全等的监督。

⑥清场工作和交接：每天布展或展出结束，现场工作人员需要对所管理的现场进行人员清理，清理完毕要与接班人员办理相关交接手续。开闭馆时间要准确，准备清场前可先关闭部分出口，只留一个出口，便于管理。清场过程中，要有一定数量的人员在各通道口进行监控或巡视，避免参展商和观众误拿别人物品或出现偷盗，同时严格检查，避免有可能造成不安全的隐患，如：普通电源是否关闭，不间断电源是否被关闭等。

⑦根据需要临时提供的服务：如外宾来访或领导视察等。

⑧接受临时任务：如安全演习、客户意见调查等，如图7-5所示。

图7-5　封闭式与开放式的现场服务点

2）展品仓储、搬运、运输现场服务点

（1）设置

由于展馆硬件结构各异，展览规模和展品类型、数量的不同，展品运输服务点设置也就各不相同，通常设在展馆的卸货平台和仓库附近，便于服务。

（2）配置

①电话：号码事先要对外公布。

②对讲机：便于与展馆其他部门联络的通信设备。

③运输设备：如推车、小型平板车、叉车、吊车等。

④价目表：只要展馆能提供的运输服务项目价格都可以在价目表上体现。

⑤通知单和发票。

（3）主要提供的服务

接受参展单位布展期间到达的展品或撤展期间待运展品的接货、搬运、仓储、运输以及开箱、包装业务等。

3）门票销售（发放）服务点

（1）设置

门票销售（发放）服务点可设在固定售票亭，也可根据需要临时设点。

（2）配置

①电话、对讲机：便于外部订票以及展馆保卫部门的联络，控制展馆内的现场人流量等。

②公布展览会名称、时间及门票价格的广告栏。

（3）主要提供的服务

门票销售（发放）服务点进行展览门票销售或者派送。

4）餐饮服务点

（1）设置

餐饮服务点可固定也可根据需要临时设点。

（2）配置

①电话、对讲机。

②根据具体情况若需避开专用餐厅的拥挤，或就近无专用餐厅时，可在现场购餐券或另设盒饭供应点，在不影响展会空间利用及卫生条件许可的情况下，临时供应点设置一定数量的座位，并配备足够的垃圾桶及保洁人员。

（3）主要提供的服务

展会期间临时餐饮服务点为参展商和观众提供餐饮服务，如图7-6所示。

图7-6　展会期间临时餐饮服务点

5）花卉租售点

花卉租售点提供鲜花盆景的销售、绿色植物的出租，现场以摆设样品为主，须明码标价并负责搬运和养护。

7.1.6　现场工作人员要求

现场工作人员本着以服务为宗旨的精神开展工作，行使管理职责。可参考本书第4章的案例一“某会展场馆员工守则”。

7.1.7　展览项目现场服务工作规范

1）展厅服务人员岗位职责

（1）厅长岗位职责

①组织展厅全体人员圆满完成现场服务任务；全面负责处理展览期间的相关事宜（含展位改建、楣牌变更、展具配置、展具租赁、运输管理、仓储管理、展厅保洁、照明用电、安全巡视、布展撤展等）。

②从布展到撤展期间，负责展厅的现场协调工作，与相关部门及主办单位协作，处理突发事件；合理安排展厅服务人员的工作，严格要求服务人员按章办事并熟练掌握展厅的服务技能，提高服务效率；及时了解展厅的动态及参展商的需求，提高服务质量；做好展厅服务人员的工作考评及展览结束后的工作总结。

③做好展厅社会化用工的申报及使用管理工作；展厅值班、加班记录及展厅服务台的收费结算；安全、保洁及清场交接工作；合同外展位搭建（改建）数量、特装用地数量的确认和费用结算。

④发现问题及时解决，遇到紧急情况或不能解决的问题及时向有关领导汇报或向主办单位反映，以求尽快得到妥善解决。

（2）展厅工作人员岗位职责

①现场开单员岗位职责。熟练掌握各种服务的收费标准，依照公司和部门的工作规范，负责展览期间各种收费的开单工作；熟悉展具放置地点，开单收费后负责安排辅助人员将出租的展具尽快送到参展商的展位上，展览结束后将展具完整收回，若有损坏应按标准作价向参展商索赔（赔偿款从押金中扣除）。

②现场收费员岗位职责。负责展览期间各种收费工作，妥善保管各种票据，依照公司和部门的工作规范做好租赁费用的结算。

③现场运输员岗位职责。熟练掌握运输服务的收费标准，依照公司和部门的工作规范，负责展览期间货物的运输工作。

④工程部现场服务人员岗位职责。熟练掌握电器设备租赁服务的收费标准，依照公司和部门的工作规范，负责展览期间电器设备的安装工作，保障展厅用电的安全；展览结束后将电器设备完整收回，若有损坏应按标准作价向参展商索赔（赔偿款从押金中扣除）。

⑤现场保卫人员的岗位职责。熟练掌握展馆消防器材的使用功能，熟悉消防设备的位置，依照公司和部门的工作规范，负责展厅的消防、保卫等工作；做好场地的巡视工作，保证展馆通道的畅通，避免展板展具或展览货物堵住消防门、消防栓。

⑥网络信息部现场服务人员岗位职责。熟练掌握展厅网络、电脑、电话设备租赁服务的收费标准，依照公司和部门的工作规范，负责展览期间出租设备的安装工作；展览结束将设备完整收回，若有损坏应按标准作价向参展商索赔（赔偿款从押金中扣除）。

⑦展厅辅助人员岗位职责。负责出租展具的运送和安装，展位改建、楣牌变更、服务台临时需要办理的工作。

以上展厅工作人员均应参加展厅服务台的值班和场地的巡视工作；协助厅长做好场地保洁、布展撤展、闭馆清场等工作。

2）展会前准备工作规程

（1）展位搭建（参见本书6．5．3展位搭建工作规范）

（2）预约租赁服务项目的管理

①客户电话咨询服务项目的收费标准和需要提供展具租赁服务的图样时，服务人员应耐心、细致、及时地给予答复。

②客户电话、传真预约服务项目，受理人员应向客户复述预约内容，经核对确认后，明确告知预约人服务项目的保留期限并在《展具电器预约租赁登记表》中做好记录。

③客户预约租赁的服务项目不属于《展具电器预约租赁登记表》中的项目，可登记在“备注”栏，并与服务项目管理部门做好预约租赁服务项目的咨询，落实后及时回复客户。

④展厅服务台和仓管员根据《展具电器预约租赁登记表》的记录，准备好预约租赁的器材；客户在预约的时间内到现场时，按照本工作规范中关于租赁服务管理给予办理相关手续，提供服务；超过预约时间，将不保留所预约的服务项目。

⑤仓管员根据现场租赁情况进行设备、器材库存数量统计，保障现场租赁的有序进行，若服务项目已无库存量时，要及时通知各展厅服务台，终止提供该项服务。

（3）提前到达货物的管理和运输准备工作（详见《储运管理工作规范》）

（4）保洁管理（详见《保洁工作规范》）

（5）绿色植物租摆准备工作（详见《绿化工作规范》）

（6）租赁物品管理

场馆部根据展会的不同性质或现场租赁物品出租量，协调、调度服务人员，提供足够数量的租赁物品和运输工具，做好租赁物品和运输工具的就近存放工作，并移交展厅厅长。

3）布展期间管理规程

①客户到展厅服务台咨询时，服务人员应按照《关于员工仪表、言谈、举止的规定》的有关规定做好现场咨询服务。

a．接受客户要求。首先表示出自己乐意帮助的态度；对问题内容做记录，包括客户的名字和摊位号；重复客户的问题以证明自己明白客户的需求；即使客户提出的需求是由其他部门来完成的，也要予以帮助，不能推诿。

b．解决问题。告诉客户解决其需求的方案和大约所需时间；如有可能要告诉客户事情进展的情况；有费用问题一定要事先告诉客户；如客户的需求不能解决，要想其他方法尽量给予帮助。

c．善后工作。客户需求解决后要询问是否满意；做好记录，以便查询。

②布展期间，开单员和收银员应坚守展厅服务台，客户需要展馆提供其他服务项目时，依照本规范中租赁服务管理规程的有关规定做好服务项目的租赁服务。

③展厅服务人员主动协助保卫部做好消防、安全保卫和个体搬运、拾荒者等游散闲杂人员的清理工作。

④如有客户反映租赁的服务项目在使用过程中出现故障（如：展架锁头松动、电源跳闸、射灯不亮等），服务人员应认真填写《展厅现场派工单》记录，及时移交服务项目业务主管人员进行处理。

⑤如有客户反映楣板字刻错或与单位名称不符，服务人员应主动向客户了解楣板上的错字或单位的详细名称，与楣板字制作负责人联系了解出错原因，向客户详细说明并及时做出处理意见。

a．因楣板字制作方工作失误时，制作方在公开承诺的时限内做好更改。

b．若因主办单位提供的文字或图案错误时，制作方依据主办单位的书面通知在半天内做好更改。

⑥如有客户要求提供的服务项目不属于展馆现有的服务范围内（如布展时使用的小工具、小配件等），服务台人员应尽可能地协助客户解决。

⑦客户在展会规定的时间外申请加班，服务台人员给予办理加班手续并安排人员值班。

⑧展厅服务人员依照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》，做好展厅布展期间的现场巡视检查工作，发现违规行为时，应立即采取劝阻或制止措施；情节严重者，根据有关规定予以处理。

4）展览期间管理规程（部分项目从布展阶段开始执行）

（1）展览期间管理规范

①展厅服务台轮值人员做好展览期间现场的咨询服务以及交接事宜。

②展厅服务人员协助消费者联系项目经理或主办单位，做好维护消费者权益的服务。

③展厅服务人员依照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》，做好展览期间的巡视检查工作，发现违规行为时，应立即采取劝阻或制止的措施，情节严重者，根据有关规定予以处理。

④保卫人员协助展厅服务人员做好闭馆的清场工作。清场完毕后，督促保洁人员做好保洁工作并将场馆移交保卫部门进行管理。

⑤展厅服务人员协助主办单位做好非参展单位或个人在展厅出售商品的监督和清理工作。

（2）展厅现场服务规范

①展厅服务人员根据展会工作单要求并依照《关于员工仪表、言谈、举止的规定》准时到岗后，做好展厅开闭馆的现场管理工作。展厅厅长做好服务台值班人员的安排。

②开单员向场地管理部领取足够数量的《租借单》《展架展具电器租赁汇总表》《展厅现场派工单》等单据后，按时到岗并分类放置展厅服务台。

③收银员向财务部领取必备的发票单据和押金单据后，按时到岗。

④展厅厅长安排人员向场管部领取“服务台百宝箱”放置服务台。

⑤预租受理人及时与仓管员、展厅服务台办理《展具电器预约租赁登记表》的交接手续。

⑥仓管员及时和展厅服务台办理《提前到达展品记录》的交接手续。

⑦主办单位新增服务项目的管理。主办单位通过业务部门要求展厅现场提供合同外新增项目的服务时，服务人员凭业务部门和主办单位的签单，及时提供服务；主办单位直接要求展厅现场提供新增服务项目时，主办单位应填写新增服务项目工作单，经展厅厅长确认后提供服务；展览结束前，展厅服务台将工作单的原件交由业务项目经理与主办单位统一结算，服务台留存复印件。

⑧参展人员或参观人员需要利用展馆的广播设施时，服务台人员应向其了解广播意图，经主办单位负责人和场馆领导同意后，通知广播室提供广播服务，若广播内容为商业广告，应在特定的时间内并按规定收费。

⑨展会期间，展厅服务人员应做好展厅展览设施的管理工作。展厅服务人员根据《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》做好现场的日常巡视检查。发现设施损坏时，及时通知并协助主管部门进行修复并追究赔偿责任。

⑩现场服务过程中遇到特殊情况，及时向相关部门或分管领导汇报。发生突发事件时，服务台调度人员协助保卫人员依照《突发事件应急预案》等有关规定做好事件的处理。

（3）租赁服务管理规范

①以场馆的《主要服务项目价格表》作为租赁服务收费标准。

②现场服务人员收费，使用定额发票，无论金额大小都必须出具发票，展会结束，及时清点发票及收入，汇总后报财务部核对。

③《租借单》作为现场租赁服务的凭证，严禁撕毁或作为他用。

④现场租赁服务管理规程：

a．开单员向客户提供租赁物品图样或样品，做好现场租赁咨询服务；根据客户的需求填写《租借单》；转交收银员收费后，及时调度服务人员按《租借单》编号顺序提供服务。

展具展架／电器租赁服务。开单员将《租借单》的第二联、第三联交由场管部人员（包括社会化用工人员）向仓管员领取租赁物品后，按照《租借单》的编号顺序送至客户展位，并请客户在《租借单》上签字确认。

展位搭建改建服务。开单员将《租借单》的第二联、第三联交由场管部人员（包括社会化用工人员）向仓管员领取展具后，按照展商要求提供服务并请客户在《租借单》上签字确认。

仓储寄存／装卸运输服务。属提前进馆的展品，运输理货员已收取费用并由开单员和收银员签字确认《租借单》，应立即组织人员依照《储运管理工作规范》将展品发放或送至客户所在的展位，并请客户在《租借单》上签字确认。属非提前进馆的展品，运输管理员做好展品运输费用的估价，通知开单员开具《租借单》及收银员收取费用后，组织人员依照《储运管理工作规范》有关规定做好搬运或寄存管理，并请客户在《租借单》上签字确认。

工程项目服务。开单员将《租借单》的第二联、第三联交由工程部人员领取工程服务物品后，为客户提供服务并请客户在《租借单》上签字确认。

通信网络项目服务。开单员将《租借单》的第二联、第三联交由网络部人员领取网络服务物品后，为客户提供服务并请客户在《租借单》上签字确认。

运输工具租赁服务。收银员按公司规定收取一定数额的押金，开单员在《租借单》上注明押金的数额及始租时间，将《租借单》的第三联交由客户暂时保存。客户返还时，开单员向客户索回《租借单》，根据使用时间填写租金金额后，移交收银员收取租金并退还押金。

b．各服务执行人员提供服务后，将《租借单》的第三联（或《展厅现场派工单》的第二联）移交展厅服务台做好服务销号工作。

c．若现场租赁的展架展具、电器数量较多时，开单员根据《租借单》记录做好《展架展具电器租赁汇总表》的登记记录，以便现场的核对和管理。

d．仓管员根据现场租赁情况进行租赁物品的库存数量统计，若存量较少时，要尽早通知各展厅服务台停止开单，避免出现开单后无货，以保障现场租赁的有序进行。

e．在租赁过程中，若客户需要的服务不属于展厅服务项目的范围，展厅服务人员尽量协助客户解决问题。

f．开幕前将提前领用的剩余租赁物品移交仓管员，协助做好入库管理。

g．展架展具外租管理。外租受理人按照租借方要求办理租赁手续，并根据展馆物品出入馆的有关规定做好《展会物品出馆单》的审批后，向仓管员领取和清点展架展具交付租借方；门卫凭租借方持有的《展会物品出馆单》给予出馆；外租受理人做好外租展架展具收入费用结算后，报备财务部；外租的物品返还时，回收人员按照展馆的有关管理规定做好外租物品的检查回收工作并签字确认后，收银员给予退还押金。

h．各职能部门根据《租借单》的出租项目做好展会期间所产生的收入费用统计，报请部门领导或展厅厅长签字确认后，报备公司财务部，由财务部根据公司的相关文件进行收入费用分摊管理。

i．各展厅开单员在展会结束3日内，将所领取的《租借单》第一联及剩余的《租借单》移交场管部统一保存。各职能部门应做好开具的《租借单》执行联的保存并保存至下一年年底，以备收入费用的核查。

（4）服务项目的退租／更换管理规范

①服务台根据客户的退租／更换要求，通知服务人员做好退租／更换物品有无损害的检查工作。有损坏时，依照《展馆物业管理规定》向客户索取赔偿金；无损坏时，服务人员在押金单背面做好物品回收的签字确认。

②开单员和收银员向客户索回发票、押金单据和向服务人员索回已办理的《租借单》，做好《租借单》的核对、报废处理。

③开单员和收银员根据客户的更换要求，重新办理租赁手续。依照本规范中第三条现场租赁服务管理规程提供服务。

④撤展时，客户要求退还收取押金的租赁物品时，服务台通知服务人员做好退还物品有无损害的检查工作。退还物品无损坏时，收银员凭回收确认的押金单退还押金。退还物品有损坏时，依照《展馆物业管理规定》向客户索取赔偿金。

5）撤展期间管理规程

①参展单位因特殊情况要求提前撤展时，应填写《展会物品出馆单》，经主办单位同意，展厅服务人员对出馆物品确认后给予办理，门卫依据展览物品出馆单给予放行。

②服务人员按照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》做好展台现场拆卸巡视检查和设施的管理，疏导车辆，确保撤展工作安全有序。

③各职能部门组织人员按服务项目的退租／更换管理规范做好租赁物品的回收工作，回收租赁物品发现有损坏时，应立即通知服务台人员依照相关规定进行索赔。

④严禁展馆人员收购或介绍收购特装材料，展商遗弃物应由办公室统一处理，任何人不得私自处理，更不能据为己有。

⑤特装施工保证金，应在展位装修材料（包括悬挂物）彻底清理干净后，方可退还；否则，将由展厅厅长视清理的程度扣除其全部或部分押金作为清理费用。

⑥展厅服务人员应主动协助保卫部做好现场消防、安全保卫和对个体无证搬运、拾荒者等游散闲杂人员的清理工作。

⑦场管部按《储运管理工作规范》做好展品回运工作的管理。

⑧展厅服务人员应督促保洁人员做好展厅通道清洁工作，保证各通道的畅通。

⑨参展单位的物品在撤展期间不能全部撤出展馆需要办理寄存手续时，服务人员应主动根据物品寄存的有关规定给参展商办理相关手续，收取费用，及时提供寄存服务。

⑩展览结束后，各后勤保障部门组织人员做好各自部门管理物品的回收入库。

展厅厅长（或展厅服务人员）做好服务台向各部门领用物品的返还移交。

撤展时按照《展馆安全管理规定》要切断水源、电源，关闭空调、灯光，拆除通道电缆，清理废弃物等。

场管部督促保洁人员做好展厅的清洁工作。

拆展位时注意周围人员及自身安全，防止发生展具落下伤人或其他特装展位倒塌伤人事故。

广告部拆卸本次展会承接的广告项目。

7.1.8　展品搬运服务工作规范

1）布展前

（1）接运提前到达展品

①综合服务部理货员根据展会情况，提前从财务部借出备用金，并做好使用情况登记表和票据存档，以便展会结束后与财务部结算。

②理货员汇总提前到达铁路、公路站场的展品情况，统筹考虑，提前填写《车辆使用申请表》，办理审批手续后，通过外包方组织运输工具接货。如确有紧急情况，可先叫车后补办手续，但必须在一个工作日内补齐手续，并只能使用与公司签有正式合同外包方的车辆，不能随意叫车。

③理货员根据货物的重量、体积、到货时间、展位号、参展单位名称、短途费用等，认真填写接货记录表并将展品入库，以便布展时及时向参展商移交和结算费用。

④布展前，理货员将汇总后的《提前到达展品记录》复印件交到各展厅，以便参展商就近到服务台查询。

⑤布展前两天，估价员根据展览的性质、货量进行估计，提出叉车、吊车使用计划，填写《车辆使用申请表》，报展厅厅长审核后组织车辆。

（2）境外展品的处理

境外展品的处理应和主办单位指定的运输外包方取得联系，积极配合，以便境外展品顺利运达展馆。

（3）展品运输

对于展品运输由展览公司承揽的，由综合服务部负责组织相关谈判，签署协议。

（4）综合服务部职责

综合服务部负责与装卸作业运输单位、短途运输单位、展品回运单位等外包合作方的谈判，签署协议。

（5）展会运输服务的准备

①综合服务部负责装卸运输单位证件的审核并报保卫部办理相关证件。

②提前准备好各展厅零星展品寄存仓库，以备展览期间使用。

③估价员根据展览的性质、货量的估计，提出叉车、吊车、搬运工人使用计划，填写《车辆使用申请表》，报展厅厅长审核后组织车辆，并准备好人工搬运所需液压车、平板车等。

④估价员提前将外包方信息制成表格，发给展厅服务台，方便展厅值班人员查阅，以便展出期间参展商可尽早提出回运要求，为参展商提供方便快捷的服务。

2）布展期间

（1）提前到达展品的领取发放

①场管部理货员负责提前到达展品的发放事宜，一般在仓库领取展品。

②服务台根据《提前到达展品记录》计算并向参展商收取费用，服务台将办妥手续的参展商引导到展品仓库，向理货员领取提前到达的展品，如图7-7所示。

图7-7　展品搬运与仓储保管

（2）现场运输服务与管理

①运输管理员负责展品搬运的现场管理。

②根据展品的体积、重量，按照公司的价格对展品进行估价，参展商到服务台交纳费用后，运输管理员组织搬运。

③对到展厅报到的叉车、吊车车况负责检查，如车辆带病作业、驾驶员无相关证件或未到综合服务部办妥领证手续的，必须立即将车辆清除出场，并同时向展厅厅长和综合服务部分管运输的经理汇报。各种车辆均归展厅运输管理员全权指挥，发现车辆违反《展品运输指南》的，应立即纠正，并酌情予以处罚。运输管理员根据参展商展品的体积，做好零星展品的寄存工作。

④运输管理员对展品在运输过程中造成的损坏，应当保持现场证据，以备索赔。

⑤运输管理员应配合保卫部保持搬运通道的畅通，避免损坏参展商物品或展馆设施。

⑥运输管理员应正确使用升降式卸货平台，保证展品的安全运输。

（3）运输展品的管理

对于展品运输由展览公司承揽的，运输管理员应根据合同，将展品的体积、重量做好记录，以便展会结束后进行结算。

3）展览期间

①参展商到仓库领取零星展品，运输管理员应在现场做好登记，防止货物的丢失或者参展商拿错寄存的展品。

②运输管理员负责处理零星货物搬运。

4）撤展期间

①运输管理员安排好展品回运承接单位的就位时间及设点位置，并根据回运单位所收到货物的运费总金额收取相关管理费用；

②到卸货平台配合保卫部做好撤展时运输单位车辆的有序停放及管理；

③对展品运输由展览公司承揽的，根据布展时所做的记录，并根据合同及时收取相关的费用。

5）展览结束后

①运输管理员根据使用情况登记表和相关票据，到财务部办理备用金结算手续；

②将叉车、吊车使用登记表报综合服务部分管运输的经理，以便进行结算；

③将本期展览总收入报财务部，以便做好费用、收入的结算。

7.2　会议项目现场管理及流程

7.2.1　基本概念

会议项目现场管理通常指会议场馆工作人员依照会议主办单位与场馆双方签订的合同约定，实施会前、会中、会后的现场服务管理，以确保项目圆满成功的过程。本节所指的是国际会议中心协会（ICCA）定义的会议（conference），而非大型聚会（convocation）。

会议现场管理的目的是保证与会者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。主要包括场地、会前布置、设备使用和保障、安全、物流、水、电、照明、空调、餐饮（茶点）、保洁、标识、广告位、咨询、特殊服务等方面。

7.2.2　会议的规模和种类

1）会议种类

①根据会议的规模即参加会议人员的数量，可将会议分为：小型会议，出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人；中型会议，人数在100～1 000人；大型会议，人数在1 000～10 000人；特大型会议，人数在10 000人以上。

②按照会议形式分为：有会有议的会议，如年会、专业学术会议、论坛、研讨会、专题讨论会、文化交流会、新闻发布会、产品推介会及洽谈会等；会而不议的会议，如报告会、传达会、表彰会、签字仪式、动员大会等。

2）客户的需求

会议场所提供者有责任事前与办会单位进行良好的沟通和协调，在会前准备、会中以及会后服务方面做好工作。为此工作人员必须了解：会议名称、时间、规模、会标、桌椅设置（教室式、课桌式、剧院式、回字形等）、主席台设置及桌位桌签、演讲台设置、签到台、名片存放处、签到簿、签到笔、设备［音响、MIC数量（无线、有线）、电脑、投影、幻灯、同传系统］、纸、笔、文件夹、资料摆放、茶水、矿泉水、茶杯、杯垫、环境布置［灯光、空调、装饰物（画、花卉、植物等）、台布及颜色］、茶歇地点、摆设、证件、休息室（向重要人员提供）、物品寄存、资料发放处等。

7.2.3　接待会议的流程

1）会前准备

会议接待涉及的事物方方面面，相当复杂，为了避免在具体安排中出现纰漏，接待人员必须要在会议召开前与会议组织者就一些细节问题进行协调和确认。这就要求会议组织者提供详细完整的资料（大会日程安排、席位安排等），最迟应在协调会前一周从会议组织者处获取这些资料（根据会议规模及复杂程度确定时间的提前量）。

2）制订会议通知单

会议通知单是有关整个会议进程的时间表，通知单上将会议中大大小小的各项具体活动按照其先后顺序逐日、逐小时地排列出来抄送到相关部门，并让有关负责人签字认可。这样能有效地减少相关人员的疏忽和过失，同时也可以明确各自的责任。每张通知单上必须按年月日编上序号，以便控制所有会议的活动。

会议通知单如有变动，必须按会议组织者已确定的更改内容重新发出，并注明需要重新做出安排的部门。更改单须部门经理签字方可生效，相关部门按最新的更改单执行。如会议组织者取消会议安排，须重新发出一份会议取消单并由部门经理签字方可生效。

3）制订会议具体活动工作单

当会议通知单最终确定后，会议接待应关注会议的每一项具体活动。通过制订会议具体活动工作单来明确每项活动的服务安排并尽量使之细化。对细节的重视可以转化服务效率。

如前所述，会议通知单是对整个会议进程的详细介绍，使相关人员对会议计划有个完整的了解，而会议具体活动工作单涉及的是会议进程中某一具体活动项目的细节安排。例如在会场布置方面应对主席台、讲台、基本的座位布局等都有明确说明，同时还不能忽视那些细小但却不可或缺的环节，如水杯、桌签、信笺、笔、指示牌、音响系统及花木布置等，因此，会议场馆通常还要设计会前准备工作检查表，如表7-1所示。

表7-1　会前准备工作检查表

续表

续表

备注：“√”或“×”显示检查情况

4）会中

会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。会中服务检查如表7-2所示，会后清场检查如表7-3所示。

表7-2　会中服务检查表

备注：“√”或“×”显示检查情况

表7-3　会后清场检查表

备注：“√”或“×”显示检查情况

5）会后结算

在会议活动结束后，接待人员应在与会者离开之前结清账目。结账时，涉及两个方面的费用：一类费用是由会议组织者支付（确定签单人）；另一类则由与会者个人承担。财务人员可根据与会议组织者所签合同中的规定分别收取。

6）感谢会议组织者

作为礼节，同时也是为了进一步增进友谊，为今后的合作奠定感情基础，会议接待人员应在会议结束后感谢会议组织者给予的支持和帮助，并征求对会议接待的意见。

7）建立客史档案

建立完整的客史档案有利于接待人员开展个性化服务，对提高客人满意率和回头率、增强竞争力有着重要意义。

7.2.4　接待工作人员的仪容仪表

接待人员在工作中要保持最佳自我状态。良好的仪表有利于提高接待工作的效果，也可以同时反映出工作水平及办事效率。在举止上要自然随和，动作注重大方得体，显示出具有很强的自信心，这样才可以更胜任自己的角色（参考本书第4章案例一某会展场馆员工守则）。

7.2.5　会议服务工作规范

1）会议室基本台型

会议室基本台型包括：戏院式、教学式、U字形、回字形、会见式、签字仪式型等，如图7-8所示。宴会式台型图如图7-9所示。

图7-8　会议室基本台型图

（1）戏院式

这种形式是最常见的一种座位安排，所有椅子布置都面向演讲者、讲台或者主席台。这种形式既适合于大型会议，又适合于小型会议。这种布置的特点是能在有限的空间里容纳最多的人数。戏院式布置有多种形式，有V形和端正式等多种，可以是方形、半圆形和U形。应根据不同的情况来确定讲台或主席台的位置。

图7-9　宴会式台型图

布置椅子时，第一排的椅子应离讲台或主席台1．8～2 m。先放两把椅子留出过道的空间，椅子之间横距5 cm，椅子前后中心距离为70 cm。如果用带扶手的椅子布置，椅子前后左右的距离就应大些。椅子的布置应使前后左右都成一线。每一排椅子的数量要便于客人能迅速找到自己的位置。

布置戏院式的座位时，防火部门要求过道从厅室的前面直到后面，并且在中央部分布置横向走道。过道距离和留出的过道空间应根据会议室条件约束和地方法规来安排，主要应考虑到安全需要，如图7-10所示。

当桌椅布置完毕后，应将水杯、饮品、纸、笔、文件夹放在讲台或主席台上。其他的则在椅子上放置矿泉水。

图7-10　戏院式台型图

图7-11　教学式台型图

（2）教学式

这种布置与学校教室一样，在椅子前面有桌子，便于与会者做记录。桌与桌之间前后距离为100 cm。这种布置也要求中间留有走道，桌椅的布置应使前后左右都成一线，每一排的长度取决于会议室的大小及出席会议的人数。也可将桌子布置成V形，主席台在V形的顶部，一般要求每个座位都提供饮品或茶水、纸、笔、文件夹，如图7-11所示。

（3）U字形

很多小型的会议倾向于面对面的布置和安排，“U”形是较常见的，即将与会者的桌子与主席台桌子垂直相连在两旁。如果只有外侧安排座位，桌子的宽度可以窄些；如果两旁安排座位就应考虑提供更大的空间来呈放材料。一般要求每个座位都提供饮品或茶水、纸、笔、文件夹。

（4）回字形

将主席台与与会者桌子连接在一起，形成方形或圆形，中间留有空隙，椅子只安排在桌子外侧。这种布置通常用于规格较高、与会者身份都较重要的国际会议及讨论会等形式。这种布置适合于小型会议，人数在40～50人，桌与桌的长宽度取决于会议室的大小，桌椅的布置应使前后左右都成一线。将会场布置成这种形式或直接使用椭圆形桌，与会者围桌而坐，可表示彼此地位平等，避免出现席次上的争议，一般要求每个座位都提供饮品或茶水、纸、笔、文件夹，如图7-12所示。

图7-12　回字形图例

（5）会见式

会见厅的布置，应根据参加会见的人数多少、客厅的形状和大小来确定布置形式。人数在十几位的会见，会见厅可用沙发或者扶手椅按马蹄形、凹字形摆放。一般马蹄形或者凹字形布置均用沙发，沙发后摆扶手椅供记录员和译员就座。规模较大的会见，可以布置成会议型，即用桌子和扶手椅布置成丁字形，如图7-13所示。

图7-13　会见式台型图例

（6）签字仪式型

签字厅的布置要求为：厅室正面挂屏风式挂画作为照相背景，在挂画前面，将两张长条桌并排摆放，桌面铺深色台呢。在签字台后面，摆设两把高靠背扶手椅，两椅相距1．5m。在椅子背后1．2 m处，根据人数多少摆上梯式照相脚架，照相架两侧陈设常青树，在两个座位前摆上待签文本，右上方设置文具，中间的前方摆上挂有两面国旗的旗架。签字厅两侧可布置少量的沙发，供休息使用，如图7-14所示。

图7-14　签字仪式

2）摆台用品

（1）工作间用品

工作间需要准备小毛巾、饮水机、托盘、开水瓶、接线板、会议用品及百宝箱。

①毛巾。毛巾要松柔、洁白、无异味，使用前须进行消毒，方可给客人使用。毛巾要进行折叠，通常要把毛巾折成方形的。

②饮水机。饮水机在使用前要检查是否有破损，表面要保持洁净，如长时间没使用，使用前要对其内胆进行清洗，以保证水质。

③开水瓶。开水瓶使用前检查是否有破损，表面要保持洁净，无茶垢。

（2）摆台物品

摆台物品包括：折叠桌、会议椅、台呢、文件夹、纸、笔、茶杯、水杯、杯垫、毛巾碟、开水瓶、薄荷糖及其用碟、座签、百宝箱等。

①矿泉水。矿泉水要无开启、无过期，瓶身与瓶盖要干净无灰尘、无破损。矿泉水应摆在纸张右上方，矿泉水的标志应正对着客人的位置，瓶身的纵向与纸张平行，横向放置瓶底的一半，矿泉水的布置应使前后左右都成一线。

②茶杯。茶杯要洁净无破损，茶杯应垫上杯垫放在矿泉水的右边与之平行，茶杯及杯盖的公司标志应正对着客人的位置，且杯耳位于客人的右手，使用前要进行一小时的消毒，茶杯的布置应使前后左右都成一线。

③毛巾碟。毛巾碟要洁净无破损，应放在茶杯的右边与之平行，毛巾碟的布置应使前后左右都成一线。

④座签。座签要光洁，无刮痕且无破损，应放在正对着客人的位置，座签的摆设要跟桌面平行，且跟桌面的顶端距离2 cm，座签的摆设应使前后左右都成一线。

⑤台呢。台呢要平整无褶皱，且无污渍，在洁净的桌子上平铺后，整齐划一。

（3）百宝箱配置

百宝箱需配置：剪刀、小刀、尺、绳子、透明胶、双面胶、胶水、大头针、图钉、回形针、钢笔、彩色水笔、便笺。

3）听众台（席）布置

①根据会议工作单的人数确认会议所需桌、椅数，并摆成形。

②先布桌位，再铺台呢，再定椅位，再摆会议用品。

③桌面布置要求：茶杯（矿泉水）摆在会议夹的右上方，杯柄朝右。毛巾碟摆在会议夹左上方，与茶杯成一直线。笔摆会议夹右边。桌子居中摆放一碟薄荷糖。用绳子拉直校对桌线是否整齐，并加以调整。

4）提示牌、舞台布置

①手机静音、坐席编号提示牌等，摆放在会议室主入口处。

②最后按要求进行鲜花布置。

5）花草布置

①舞台上下的花草颜色要与背景板颜色谐调。

②高大植物（春夏秋冬都能提供）包括：散尾葵、夏威夷叶、发财树、绿萝等。

③中低植物包括：绿麒麟（绿色，四季都有）、鸡冠花（红色，春天）、一串红（红色，秋天）、三角梅（紫色、红色，冬天）、地扶（绿色，夏天）、龙肚珠（白色、红色，夏天）、万寿南（金黄色，秋天）、金鱼草（多色彩，冬天）、日月春（紫红色，夏天）、凤尾（红色、黄色，夏天）、日本凤仙花（多色彩，冬天）、四季海棠（水红色，冬天）。

④布置要求：

a．舞台上只有演讲台，并且要用大投影屏幕时，幕下放低、矮的植物，枝叶不能高过投影屏幕的底部。舞台两侧放高大的植物，以两盆为宜。舞台下方摆放中、低植物，品种可同舞台上植物，盆与盆之间间隔25～30 cm为宜。

b．舞台上设有主席台时，多功能厅舞台下放1～2排植物，国际会议厅舞台主席台前摆放一排中、低植物，鲜花可以摆成直线形、弧形。其他各会议室舞台两侧可安排高大的植物，以两盆为宜。

⑤如客户有明确要求，则按客户要求布置。

6）主席台布置

①根据客户或工作单的要求铺台呢或台布，设筒裙，摆放水杯或茶杯及鲜花。

②讲台布花，大小适中，面客方向应有垂吊。

③会议使用投影仪时，讲台需摆放台灯，供演讲人使用。

7）签到桌布置

用会议桌时，铺设客户选定颜色的台呢，摆小型花盘，布“请赐名片”“签到处”牌，设会议椅。

8）检查程序

摆台后，会议服务责任人、部门经理、会务项目经理须检查并填写《会议服务检查表》。检查内容包括：

①台呢、台布、筒裙是否干净，有无破损，有无皱痕，如有褶皱，需补烫。

②杯具、用具是否干净，有无破损，是否摆放整齐。

③会议夹的纸张是否备足。

④桌椅摆放是否干净、整齐，地毯、讲台有无污迹。

⑤背景板是否美观，文字图案有无错误。

⑥鲜花、绿色植物是否到位，有无枯萎，花盆是否干净。

⑦灯光及空调是否完好；灯具不亮时应通知维修；有投影仪的会议应把投影仪上方的方管灯关闭，只留一排筒灯，并检查服务员的操作。

⑧茶点台的餐具是否备足，水瓶外壳是否干净无漏水。

⑨电脑及其他设备是否到位，是否符合会议标准。

9）备品要求

①场馆内部召开的会议，只布台呢及矿泉水。

②百宝箱由现场经理指定会议服务员保管，百宝箱内的物品在客人需要时及时提供给客人。

③会议备品包括夹纸板、白板、白板笔、激光笔、讲台、网络接口、电源插座及幻灯机、投影仪、录音机、录像机、麦克风等。

④摆台完成后，及时以电话通知网络部安装设备（一般不迟于会议开始前0．5天）。如果时间较紧张，可考虑同步进行。项目经理要现场协调。

⑤提供会间茶点时，茶点台应摆在靠近会场并相对宽松的地点，具体由项目经理根据客户的要求确定，用台布、筒裙装饰。用具有咖啡机、咖啡勺、咖啡壶、咖啡滤纸、咖啡粉、柿杯、红茶、奶缸、糖、扎壶、水杯、食品碟、食品叉、水果叉、餐巾纸等。

⑥台呢、台布、筒裙等布件要熨烫到位。

⑦会议客户如需会前测试设备或节目彩排，要在会议设备安装通知单上注明：时间、地点、需配合的项目等。

10）会议现场服务规范

（1）会前准备

①会前1小时，会议服务员打开会议场所门、灯光、空调（根据会场的大小确定提前时间），按客户要求做好准备。

②网络部保障人员到位，开启设备检查。

③会议服务责任人提前30分钟到场再次检查，及时协助会务项目经理与客户的沟通，处理问题。

（2）迎宾与服务

①迎宾员于会前20分钟到位。

②随客人人数的增多，抽调部分服务人员为客人拉椅，协助客人入座。

③分别为主席台人员和与会的其他重要宾客派发小毛巾，斟倒茶水。

④规范操作：斟茶时，先主位，再副主位，类推。前排以后可以从一侧开始依次倒茶水。为主席台客人倒水时，要站在客人右后侧，左手提水瓶，右手将茶杯盖翻放在桌上，以确保卫生，然后拿起杯子倒水。茶杯要拿到客人身后斟倒，以不挡住开会人的视线，对其余客人也遵循此原则。主席台上配置矿泉水时，要配置相应水杯，矿泉水瓶不可放置演讲台上。

（3）会中服务

①宣布会议开始之后，关闭各通道门。

②会议自始至终，服务人员必须根据要求，站立在会场内合适位置待命，不得擅自离场。因会场面积限制或会议保密要求，服务员应侍立会场门外服务。

③会议进行过程中，刚开始时一般15分钟添水一次，以后一般半小时添水一次。主要依照客人的情况而定，添加茶水时要求服务员的动作敏捷、轻盈，尽量不发出声音。

④主席台的客人如超过半小时未饮用茶杯的茶水，根据需要更换一杯新的热茶水，使用演讲台时，每更换一位演讲人，需更换一次茶杯或水杯，更换时要使用托盘。

⑤会中休息应进行简单保洁，撤去空瓶，更换新的矿泉水，清理糖纸，补充糖果，此时不得翻动客人的文件资料。

⑥午休或隔天休会期间，保洁工作同上，要做好客户暂放物品的保管。

（4）茶点服务

茶点、水果应在会前准备妥当，会议开始之后15～20分钟布置。如客户另有指定，则根据客户的要求，指定专人负责现场保障。

（5）退场服务

①会议结束时及时拉开各通道门。

②指定部分会议服务人员站在主通道门前，为客人送行，并照顾年老体弱的代表退场。指定另一部分会议服务人员及时检查现场有无遗留物品，如文件等，一经发现，及时送会务组人员；检查展馆物品完好情况，发现未灭的烟头等要及时处理。

③客人离开后，服务员开始着手厅面的清场工作，关掉大部分的照明灯，只留适当的灯光供清场用。

④撤器皿、收布草，先清理桌面，再撤走服务桌上所有器皿，送到清洗处；把布草分类清点送工作间（干净的与脏的要分开）。

⑤清洁四周护墙及地面，吸地毯；如地毯有污迹，通知场地管理部清洗。

⑥落实安全措施。关闭水阀、切断电源。除员工出入口以外，锁好所有门窗；由当值负责人做完最后的安全防患复查后，填写《班后安全检查表》；落实厅面各项安全防患工作，最后锁好员工出入口门，方可离岗。

（6）注意事项

①服务员在会场内的待命位置应是门侧，以便随时提供服务。

②空调温度除设定标准外，还要注意客人的反应。一旦有特殊要求，应立即处理。

③客人需复印资料，应确认张（份）数，放到会议夹内，到就近的商务中心复印，并带原件、复件及杂项单据返回。原件和复印件要分别放置，请客人在杂项单据上签字。单据送回商务中心。

④客人借物品时应填写《物品借用单》，结束时及时归还。

11）茶杯、茶具清洗消毒

（1）准备工作

准备洗涤灵、氯铵T、消过毒的口布。

（2）清理杯子

清除杯具中的杂物，倒掉水。

（3）洗刷、消毒

①在洗池溶液中将杯具洗刷干净。

②把干净的杯子放入浓度为3‰的氯铵T中浸泡5～8分钟；

③用清水将杯具冲洗干净。

（4）擦拭与存放

①不能用手直接接触杯具。

②用消毒口布垫手，将杯具擦干，放置于消毒柜。

③消毒柜每月应用3‰浓度氯铵T擦拭内外部，保持清洁。

④杯具要明亮、无油迹、无手印、无破损。

12）托盘服务规范

（1）理盘

将要用的托盘先洗净擦干，以避免托盘内的物品滑动。

（2）装盘

根据物品的形状、重量、体积和使用的先后顺序合理装盘，一般是重物、高物放在里面，先用的物品放在上面，后用的物品放在下面。

（3）托送

①轻托：左手臂自然弯成90°，掌心向上，五指分开，用手指和掌托住盘底，掌心不与盘底接触，平托于胸前；行走时，要头正肩平，注视前方，脚步轻捷，托盘的手腕要轻松灵活，使托盘在胸前随着走路的节奏自然摆动，但托盘上下摆的幅度不可过大。

②重托：五指分开，用手掌托住盘底，掌握好重心；用另一只手护持，将盘托起到胸前，向上转动手腕，使托盘稳托于肩上；托送时，要平稳轻松，要保持盘平、肩平、头正、身直，保证托盘不晃动，身体不摇摆。

7.2.6　会议音响设备服务工作规范

1）服务规范

①会议保障时应穿公司制服，着装整齐；礼貌用语，注意仪容仪表。

②不在会议室大声喧哗、吸烟、吃零食，保持会议室安静和整洁。

③会议保障人员应密切配合，互相提醒注意事项。

④主办单位工作人员提出的有关问题和要求应耐心、礼貌地回答和解决，若无法解决应联系相应部门人员或汇报部门领导，做到“首站式”服务。

2）操作规范

（1）扩声系统

①根据工作单要求，认真检查会议所需设备、型号、数量是否相符，预留易出现故障的备用设备（如无线话筒、电池、同传接收机、耳机等）。

②按照线路图连接设备，详细检查各线路连接是否准确、牢固，外露线路必须用胶带粘贴。

③按无线话筒接收机→调音台→均衡器→功放的先后顺序开启设备电源（注：功放电源必须最后开启）。

④调节功放音量至最大。

⑤调整调音台输入和输出的音量控制。

⑥调试话筒的音量和音色。

⑦调试或使用完成后，先将功放音量调至最小，再按“先开后关”顺序关闭设备电源。

（2）投影系统

①如会议要求使用多媒体投影机，先按主办单位要求或以往经验摆放好投影屏幕位置和角度。

②接笔记本、录像机、VCD和投影机的连线，开启投影机和笔记本电源。

③调节投影机位置、角度和底座高度，投影机应对准屏幕的中轴线，投影机的投影方向应和屏幕垂直，调节投影图像到水平为止。

④投影机的梯形校正，保证投影图像的上、下宽度一致。

⑤调整投影机镜头的焦距（ZOOM）和聚焦（FOCUS）以及投影机与屏幕的距离，保证投影图像的满屏显示和清晰度。

⑥投影机调试或使用完成后，应先软关机，待风扇停止运转（即机器冷却）后，才能关闭投影机电源，拔掉电源插头。

（3）同声传译系统

①如会议要求使用同声传译系统，先将译员房搬到会议室并摆好位置。

②连接同传主机的话音输入接口和调音台的话音输出接口。

③将同传主机的调制信号输出接口和发射板连接，插上发射板电源。

④连接译员台和同传主机，并接上译员耳机。

⑤开启同传主机电源（注：以上步骤必须在开启功放前完成）。

⑥选择开启同传主机的信道。

⑦编辑译员台的信道为同传主机开启的信道。

⑧装上接收机电池。

⑨由三人（主讲、翻译、收听）进行测试，应保证会议室内每个角落都能接收，并且做到声音清晰。

7.3　展览会的开幕式

7.3.1　预展

预展是指展览布置完毕后，在正式开馆前进行的内部展出，由主办单位邀请有关领导、专家、技术人员、新闻界人士到现场参观，依照办展宗旨和计划进行检查和验收。对预展中提出的问题和意见，主办者应予重视并做必要的修改，以保证展览会有较高的质量。预展在计划经济时期以及当今的政府主导型展览中较常进行。

7.3.2　开幕与开幕式

开幕表示展览会经预展审查合格，正式对观众开放。开幕是筹展的结束，展出的开始。

开幕式是展览会正式开始展出所举行的仪式，其目的是扩大影响，树立展览会在社会和公众中的形象，以引起更多的社会关注，吸引更多的观众参观。开幕式在形式上应隆重热烈，一般大型展览会都邀请有关方面的代表参加，由官方代表致开幕辞并剪彩。传统的做法和重视开幕式的观点认为成功的开幕式等于展会进行了一半。而近几年我国许多原来很重视举办开幕式的名牌展览会承办单位，也开始向外国学习简化开幕式的程序或取消开幕式，但完全取消开幕式可能还要有一个漫长的过程。室内外开幕式现场如图7-15所示。

图7-15　室外开幕式（左）与室内开幕式（右）现场

7.3.3　开幕仪式准备工作及现场管理

1）合同签订后现场服务提供之前的准备工作

①根据主办单位组织机构的特点及要求，组建展馆现场服务保障机构，并在机构内明确职责与分工。

②按时间和空间的要求细化工作方案，明确各单位的工作内容，直接指出具体的工作要求。

③遇两个以上的展览会举办时间出现重叠，制订方案时应将时间重叠的项目做综合考虑，以利于各项目间提供服务的协调与衔接。如项目均由一个业务部门承接，应做成一个方案；如项目不是由同一业务部门承接，应主动与相关的业务部门协调，在无法达成一致的情况下，及时上报由场馆领导协调解决。

④工作单的内容应包括：

开幕式的时间、地点、规模、出席人员及数量（如：主席台嘉宾、台下贵宾区、组委会成员、参展团长、相关部委领导、其他国内外重要客人、军乐队区、表演区、来宾区等）；

进场安排（如：贵宾、参展单位人员、来宾、代表、记者及其他相关人员进场安排及分工责任人）；

主持人、议程（如：军乐队奏乐、司仪进行展会简介、礼仪小姐引导领导及贵宾就位、介绍主席台贵宾、开幕辞、欢迎辞、开幕式剪彩、宣布开幕式结束等）；

任务分工（如：总指挥、现场协调、各部门工作等）；

准备工作流程（主席台贵宾区名单确定、请柬制作分配及发送、各种致辞的准备、主席台和贵宾区及整个现场气氛的设计、布置；贵宾休息室的布置与服务的落实；军乐队的联系、选曲、排练、演奏；司仪的联系及工作衔接；礼仪公司的联系及工作衔接；音响准备及调控；确定领导和贵宾的参观路线；开幕式准备工作检查内容、倒计时日程安排等）。

以上内容均应得到主办单位的书面确认，若属自办展则要有场馆分管领导的书面意见。

⑤工作单连同附件制订完成后，上报公司领导，经总经理审批，并及时告知主办单位，而后下发至相关部门。

⑥跟踪检查服务进度及质量。

2）开幕式现场服务准备工作

①场地管理部根据工作单的要求事先做好开幕式场地的卫生工作，配齐必要的设施，做到地面、桌椅等会议设施、设备整洁。

②网络信息部根据工作单、参加开幕式的人数、讲话人员的身高等要求先将所需的各种用具和音响设备摆放好，并提前做好调试工作。

③工程部根据工作单的要求配合接好电源，并提前安排现场保障人员。

④保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》，提前做好现场的安全保卫工作，按时开启出入口，疏导车辆与人员。

3）开幕式期间工作

①开幕式开始前3小时，按工作单要求，广告部负责完成各项气氛布置、背景板、指示牌等工作。

②业务部门开幕式开始2小时前，检查布置是否符合要求，指示牌是否根据客户要求，放在特定位置。

a．迎接参加开幕式的领导，贵宾室接待，引领上主席台。

b．贵宾区来宾的组织、迎接、引领。

c．其他人员的组织、引领。

d．新闻媒体组织。

e．领导和贵宾参观展会的引领。

③保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》，做好现场的安全保卫工作。

④工程部按照工作单和《基础设施控制程序》，做好水、电、空调、电梯等设备保障工作。

⑤网络信息部按照工作单和《基础设施控制程序》，音响师做好音响设备的保障工作。

4）开幕式结束服务工作

①开幕式结束，工作人员应仔细地检查会场，做好现场设备的管理，如有损坏，要认真做好记录。

②各职能部门组织人员做好租赁物品的回收。

③发生突发事件时，工作人员协助保卫人员依照《应急准备和响应控制程序》的有关规定处理。

5）三级检查保障制度

为保障开幕式圆满顺利地进行，开幕式服务实行三级检查保障制度。

①大型（重要）会议期间，设开幕式项目经理一职，代表总经理全面负责开幕式布置工作。

②开幕式项目经理向客户提供全过程、全方位、全天候的服务，处处体现优质服务的宗旨。

③执行开幕式检查制度：

a．一般开幕式服务人员自查，对照工作单，落实服务细节；项目经理全面检查，协调服务环节，跟踪客人的服务需求，落实服务细节；质检部、相关部门经理对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行检查。

b．重要开幕式，会场服务人员自查，对照工作单，落实服务细节；会务经理、相关部门经理、质检部全面检查，协调服务环节，跟踪客人的服务需求，落实服务细节；公司领导对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行抽查。

c．各项检查做好记录，实时传递，以便相关部门及时改进，提供高效、快速的会议服务。

d．质检部在会议期间进行检查，对检查中发现影响会议服务质量、导致客户满意率下降的问题，按《不合格控制程序》《纠正预防措施控制程序》执行。

6）开幕式结束后的工作

①服务部门协助业务部门完成展后结算工作。

②各部门针对此次开幕式展馆方面发现的问题，结合客户反馈或投诉的意见及建议，认真总结经验教训，主动与客户沟通，深入分析，持续改进，不断完善管理体系。

③对于重要开幕式活动，由质检部形成服务质量报告，提出不足，持续改进。

开幕式主席台如图7-16所示，开幕式军乐队如图7-17所示，开幕式广场文艺表演如图7-18所示。

图7-16　开幕式主席台实况

图7-17　开幕式军乐队实况

图7-18　开幕式广场文艺表演实况

7.4　展览工程服务

7.4.1　展览工程服务工作规范

根据各地会展场馆的综合情况编制工作程序供参考。

1）展前准备工作程序

①根据公司下达的工作单，相关部门及时组织策划水、电、气等配套设施的布置方案。

②工程部现场服务人员根据布置方案，领取布置所需的材料、零件和工具，为参展商布置电气配套设施。为每个国际标准摊位配置2盏射灯和一个5 A／220 V插座，均匀安放电源箱；射灯安放于展架并做好相互连接，同时连接电源线至电源箱，上好灯泡并试电；为每个展位配备插座并接至电源箱；预约特殊用电的安装连接；预约的用水、用气由空调维修班进行安装，以上工作完工后进行自检和主管工程师检查。

③展览前工程部组织对展览期间主要设备（设施）的完好状况、人员安排、通信联络、工具配备和布置工作等进行全面检查，发现问题，及时整改，并进行统一部署。

④遇重大展览，电梯主管工程师负责提前联系电梯维保单位，在规定的时间对设备进行检查，并在展览期间驻守场馆。

⑤部门值班人员在接到用户咨询时，必须使用文明用语，回答要热情、耐心，暂时不能解答的问题，应做好记录，及时寻找答案，在承诺的期限内给予答复。

2）展览期间工作程序

（1）展厅现场服务

①工程部现场服务人员应在规定时间向展厅厅长报到，按照《展览服务管理工作规范》提供服务，做好现场和广告方面的用电监督、管理、咨询，发现情况及时处理。严格执行各项安全规定和操作规程，检查、监督、纠正违章现象，管理好社会化用工。

②客户用电服务程序。

a．填写《用电申请表》。

b．估算用电量及预收电费押金、电源租金。

c．安装电度表箱（32 A以上电源），与客户一起抄电度表箱号及电度表初值，请参展商签名。

d．展览结束后，与客人一起抄电度表算出总用电量，计算出电费，由服务台退回多余电费押金。

③安全事项。

a．安装在标摊上的射灯每一个插头回路不能超过16盏射灯。

b．较大容量特殊电源，应在其调试时，测量其实际电流，以防超过负荷。

c．开展后3小时内，要检查强电间及设备电源电缆温度，以防电缆过载超温。

d．接线要使用接线端子，保证接线可靠；导线要采用护套线，保证绝缘良好。

（2）展览的保障服务

①电气主管工程师负责对展厅工作人员和设备（设施）的检查、监督和协调。

②运行人员在电力监控室、水泵房监控设备，并加强巡视，发现情况及时处理或通知部门办公室值班人员。

③空调运行人员按工作单、《空调设备系统操作规程》《空调设备系统运行管理工作规范》和室外气温等，提前、合理地开启设备，进行展厅的预冷，保证展览期间室内温度为23～25℃，特殊情况按主办单位要求控制，并加强巡视，发现情况及时处理或通知部门办公室值班人员。

④电梯主管工程师和维保单位人员应按规定时间开启指定电梯和通知开启相关照明，同时加强巡视设备，发现情况及时处理，或通知部门办公室值班人员。

⑤维修班运行维护人员负责给排水、消防、房屋设施的检查及运行维修工作，发现情况及时处理或上报部门办公室值班人员。

⑥工程部办公室值班人员负责联络，并根据领导指令下达《维修单》。

⑦部门副经理负责对运行人员工作和设备运行的检查、监督和协调。

⑧部门经理负责对全面工作的检查、监督和协调及紧急情况的应对。

⑨为保证展期通信畅通，必须为部门每个工作人员配备对讲机，以便人员调配和应付紧急情况。

⑩展览期间部门全体员工着装、言谈、举止必须符合《关于员工仪表、言谈、举止的规定》。

（3）客户投诉处理

客户投诉处理按公司《客户投诉意见处理工作规范》执行。

3）撤展期间工作程序

①工程部现场服务人员按照指令，及时切断展位的电源，避免发生触电事故。

②部门全体员工配合参展商撤展，检查、清点、拆除水、电、气布置器材及设施，并及时收回布置器材，交仓库妥善保管。

③部门负责配合参展商和有关部门费用结算。

④各班组及时汇总本次展览的各项数据并及时上报部门，部门尽快汇总后填写《展览服务统计表》上报公司。

⑤展览结束后，部门经理应根据本次展览的工作情况，在周一召开的部门例会上，分析本次展览的管理服务工作，对出现的不合格服务项目提出纠正措施和改进要求，保证今后的服务工作质量。

7.4.2　展览施工管理规定

各地会展场馆都根据各自的情况从保护场馆物业的角度制定了各种《场馆物业管理规定》或《场馆施工管理规定》，本部分以《中国国际展览中心（新馆）展览施工管理规定》为例，供学习参考。场馆布展施工如图7-19所示。

图7-19　布展期间展厅实况

中国国际展览中心（新馆）展览施工管理规定

（试行）

为了加强对中国国际展览中心（新馆）展览施工的管理，保证展览会安全顺利进行，特制定施工管理规定实施细则如下：

办理展台施工手续

主办单位须在进馆施工前15天向技术保障部施工管理办公室（以下简称“施工办”），或委托主场搭建公司向施工办提供以下材料备案，并办理施工手续。

1．各展台设计效果图、立面图、平面图、电路图、施工细部结构图（所有图纸均须标明尺寸及所有结构材料的规格尺寸）、施工单位企业营业执照复印件（须加盖公司公章，施工办仅做备案使用）以及特殊工种执照复印件。

2．填写相关表格。

3．展览会主办单位与展馆签订展览会展台施工安全责任书。

4．交纳施工场地管理费、施工证件费、施工车证费，水、电及压缩空气费等相关费用及展览会风险押金后，领取施工证件。

标准展台的施工管理规定

每场展览会的主办单位自行选择展览公司进行标准展位的施工搭建，展架要确保牢固稳定，施工安全由主办方负责。

特装展台的施工管理规定

在中国国际展览中心（新馆）从事展览施工必须严格遵守《大型群众性活动安全管理条例》《北京市大型社会活动安全管理条例》《北京市展览、展销活动消防安全管理暂行规定》等政府部门制定的相关管理规定以及展馆制订的下列规章制度。

施工位置

1．展位设置不允许遮挡展馆内的固有经营场所，搭建展台结构时不允许遮挡展馆内的消防设施、电气设备、紧急出口和观众通道及各种标识。

2．施工单位搭建展台面积不得超出承租面积，投影边线不得超出承租边界线。施工单位搭建的展台面积应和申报面积相符，如搭建超出申报面积的展台，须得到主办单位及场馆经营部的认可，并应及时到施工办补办施工手续。

3．展台搭建不得超过规定高度。

室内展台：限高6 m。

室外展台：限高4．5 m。

当展馆规定限高与主办方规定限高不一致时，以高度较低一方为准。

4．展馆内的一切设施不得破坏或改变其使用性质和位置，展馆内、外地面、墙面等建筑不得钉钉、打孔、刷胶、涂色、张贴宣传品，不准损坏展馆一切设施。

5．严禁利用展馆顶部网架作为吊装展台结构的临时工具。

6．如需在展馆网架下方吊挂条幅、旗帜或轻型灯架，须提前报施工办，每吊点重量须控制在50 kg以内，获得同意后方可吊挂，吊挂物品严禁与展台结构相连。施工单位应自备合格的升降设备，操作人员应具备高空作业资格，作业时必须配备安全带。吊挂物品的投影位置应处于本展位之内，严禁在通道上方吊挂各类条幅、旗帜或灯架。高空作业施工如图7-20所示。

图7-20　场馆高空作业实例

展台设计

1．展台结构的设计强度应当满足承受荷载所需要的强度要求，现场施工搭建应确保展台整体结构具有足够的强度、刚度和稳定性。

2．设计多层或复杂结构展台以及室外展台时须提供展台细部结构图（加盖国家一级注册结构工程师印章及其所在建筑设计院审核章）及结构审核报告。从设计到施工应充分考虑展台的安全性，确保展台整体结构可抵抗各项荷载。

3．室外展台在设计时应充分考虑风、雨等自然现象对展台带来的不安全因素。

4．展台严禁采用全封闭式顶棚，展台顶棚不得阻挡展馆顶部消防设施，要保证展台顶棚至少有50%以上的平面开放面积，以确保展台的消防安全性。

5．搭建地台时必须在展位范围内部地台边缘处设置缓坡通向公共通道，防止地台与地面的落差造成公众人身伤害。

搭建材料

1．搭建材料应使用阻燃或难燃的材料，木结构应在表面做防火处理，粘贴防火板或刷涂防火涂料。

2．展台装饰材料应使用阻燃或难燃的材料，禁止使用弹力布、窗帘布、纱制品等各类针棉织品装饰展台。

3．展台施工不得使用易燃、易爆物品（如酒精、稀料、橡胶水等），不得在馆内进行喷漆、刷漆等工作。

4．使用玻璃材料装饰展台，必须采用钢化玻璃，要保证玻璃的强度、厚度（幕墙玻璃厚度不小于8 mm），玻璃的安装方式应合理、可靠，必须制作金属框架或采用专业五金件进行玻璃安装，框架及五金件与玻璃材料之间要使用弹性材料做垫层，确保玻璃使用安全。大面积玻璃材料应粘贴明显标识，以防破碎伤人。若使用玻璃地台，则结构支撑立柱、墙体必须固定于地台下方，不得直接在光滑玻璃面上方搭设展台结构，确保结构稳定。

5．钢结构立柱应使用直径100 mm以上的无缝钢管，底部焊接底盘，上部焊接法兰盘以增加连接点接触面积，以保证展台结构的牢固性。

6．展台结构主体墙落地宽度不应小于120 mm，以确保墙体与地面的接触面积，超过6 m的大跨度墙体及钢框架结构之间应在顶部加设横梁连接，下部须加设立柱支撑，保证展台整体刚度和稳定性。

7．展台搭建材料的选用要符合国家有关部门关于临时性建筑的材料用法标准并结合展览会的特点合理选材，选材时要符合国家环保要求。

现场管理

1．展览会主办单位委托的主场搭建公司应切实起到监督管理的作用，对展台安全问题进行严格检查，在开展前消除安全隐患。

2．施工单位应在规定时间和区域内施工，施工单位在施工现场必须设现场负责人，现场负责人在整个施工期及参展期内不得擅自离岗。

3．施工单位在施工时，应随时清理施工垃圾等各类废弃物品，搭建展台的材料应在本展位内码放整齐，严禁占用消防通道，保持馆内通道畅通。不得在馆内设置存放物品的仓库。

4．相邻展台所有结构背板墙必须做出妥善装饰处理，不得影响临近展台的展示效果。

5．施工人员在高空作业时，应使用合格安全的提升工具及操作平台，施工人员应系好安全带。为保护人身安全，周围要设置安全区，并有专人看护。安全区须设明显的警告标志。

6．展台搭建存在安全隐患的施工单位在接到施工办下发的《展台搭建安全隐患通知单》后，必须按期整改，并将整改结果及时回复施工办，接受复查。

7．展馆内不得使用电锯、电刨等加工作业工具。

8．展馆内严禁烟火，施工单位在施工期间不得使用电、气焊等明火作业，必须在现场配备灭火器。多层结构展台在开展后必须在现场留存不少于2具年检合格的灭火器。

9．室外展台禁止在早8：00前晚22：00后及特殊时期（例如高考期间）进行施工。

10．展览会开幕后，施工单位须留现场安全负责人及专职人员现场值班，发现问题及时处理。

11．进馆撤展期间，运输展台搭建材料的车辆未经许可不得进入展馆内部。

12．施工单位在撤馆时须将所有搭建材料全部撤出展馆，严禁将废弃物堆放在展览中心院内或在院内转让、倒卖。

特装展台用电管理规定

1．为确保展览会水、电及压缩空气的使用安全，施工办对展览会水、电及压缩空气统一管理。

2．展览会电气设备安装应符合《大型群众性活动安全管理条例》《北京市大型社会活动安全管理条例》《北京市展览、展销活动消防安全管理暂行规定》等相关管理规定及《北京市电气工程安装标准》《电气安全技术和电气安全规范》中的技术规范要求。

3．电气施工人员必须持有国家劳动部门核发的专业操作证书。在施工期间要严格遵守各项规章制度，不违章作业，配合施工办检查。

4．在场馆安装各种照明灯具及各种用电设施及材料应具有国家专业安全认证。

5．所有电源线均应使用双层绝缘护套铜线，绝缘强度须符合标准。连接灯具的绝缘导线最小截面积1 mm2。

6．电压不同的线路要分开敷设。动力用电与照明用电应分开使用。每路电源应分别加装保护装置，不得超负荷用电。照明电路自带配电盘及控制开关。

7．展台电器连接端子必须完全封闭，不得裸露（可采用阻燃绝缘明装盒封闭或采用脱离后无触点裸露的插拔组件连接）。

8．施工期间临时用电须自备电线，电线中间不能有接头，要配有保护开关。

9．室外安装灯具、插座、配电盘等用电器具应选用防雨型。室外用电设备应有可靠的防风雨措施。

10．电动沙盘、模型、灯箱应采用难燃或阻燃材料制作。所装灯具及其发热部件，如镇流器、低压变压器等发热元件要与木结构保持安全距离或设非燃隔离层，并远离可燃物，电线要分束穿套绝缘管。布景箱、灯箱须设有散热检查孔。

11．展区内安装高温灯具应加有效保护措施。高温、强光灯具的引出线必须采用耐高温套管，且必须装在专用金属架上，周围不可放置可燃物。高温灯具要加防护罩。高温、强光灯具安装高度应在2．5 m以上。严禁使用霓虹灯作为展台装饰照明。

12．施工单位、参展单位不准在馆内供电设备及照明或动力线路上私自接驳用电气设备，如有违反，发生一切后果自负。

13．展会所敷设的各种线路应固定，防止直接承受拉力，在穿越门口、通道等地点时，应使用盖板加以保护。

14．展馆内的水、电、气设施周围不得堆放可燃物及其他杂物，周围搭建展位不能影响水电气设备的操作。

15．根据北京市政府有关规定，严禁直排水，如机器用水，展商须自带水循环装置。否则不予提供。

16．展馆内不准存放、使用充压的压力容器。

17．展馆集中提供的压缩空气源是压缩机器出口压力为0．6～0．8 MPa的一般性压缩空气，参展商应根据自身设备情况加装干燥机、过滤器等适配装置。

18．特殊供气需展商自带的空压机及储气罐（压力容器）等设备应放在馆外指定位置，并保证设备运行安全。

19．如发现有违反上述规定以及不安全因素的，为确保安全，施工办有权在不通知的前提下，随时停止供电、供水、供气。

20．施工办保留对特殊情况实行特别限制的权利。施工办有权进入展商展台进行检查。

21．根据展馆的设施能力，施工办有权随时接受或拒绝申请方提出的用水、电、气要求。

施工人员现场注意事项

1．各施工单位施工人员须统一着装，并佩戴由施工办核发的有效施工证件出入中国国际展览中心，自觉接受有关人员的验证工作。

2．施工人员须遵守中国国际展览中心展览施工管理的各项规定，并服从施工办的现场管理。施工人员施工时应在申报批准的时间期限和工作区域内工作，未经批准不得在非工作区域和非工作时间内工作。

3．施工人员应自觉爱护中国国际展览中心馆内外的公共设施，不得在展馆外绿地上堆放杂物。

4．施工人员不得在中国国际展览中心院内进行野蛮施工，以免发生危险。

5．施工人员禁止在馆内吸烟。

施工证件的使用和管理

施工人员进入中国国际展览中心院内、馆内，应随身佩戴由施工办核发的本人本届展览会的施工证件，无证者不得进入施工现场施工。施工证不得涂改、复制、转借。

施工单位应对其施工人员进行文明施工教育和法制教育，如在进馆施工、撤馆以及运输过程中有违反本规定造成场馆绿地树木、馆内设施及建筑物损坏或发生火灾、人员伤亡等一切安全事故和责任，施工单位应负全责，并承担由此对中国国际展览中心造成的所有经济损失。

注：施工办保留对特殊情况实行特别限制的权利。施工办管理人员有权进入展台对以上规定的遵守情况进行检查。施工办对以上各项内容条款具有修改及最终解释权。

（摘自中国国际展览中心官方网站）

多层或复杂结构展台如图7-21所示。

图7-21　多层特装展台图例

7.5　参会人员的登记、进出和各类证件管理

7.5.1　现场登记

现代会展活动采取网上报名的方式已相当普遍，但在展会现场报名的传统方式却还是不可忽视的做法，快速迅捷的现场观众登记是非常重要的。登记处是观众来到场馆第一处受到服务的地方，第一印象实际上是持续最久的印象。登记台对待观众的态度直接反映企业形象。如果展会规模大登记台可能会非常拥挤，就应该提高报名效率，让观众自己填写报名表和多设窗口多台电脑录入。根据主办单位策划的要求，有的展会登记后交费发证进场，有的则免费但须凭请柬或单位介绍信及名片办理。观众进场填写的表格和发给的打印胸卡必须是中英文对照，一目了然，让参展商一看就知道来者的身份。

现场登记是筛选观众的一个重要环节，因为通过登记可以明确参观的人是来自哪个领域的，这样便于承办单位今后的观众组织。同时观众使用的证件若是条形码或磁卡、电子卡，则入场时既便捷又给展馆和主办单位留下许多专业分析观众的宝贵信息资料（如：可以知道该身份的持卡人在展馆内的时间和次数等，判断其对展会的关注程度）。

会展活动过程中，参与人员的登记，是为项目评估以及今后的持续服务提供直接资料的有效手段，根据登记所填写的信息，可以专业地分析并得出结论。通常展馆、承办单位以及有的参展商都会设置一定的表格来进行统计。

统计表格通常包括姓名、性别、国别、单位、职务、学历、联系方式等，不同的调查单位会根据自身的需要在表格中设计一些调查问题，以使登记的资料更有参考价值，如图7-22所示。

图7-22　观众登录台、门口机

7.5.2　证件

证件作为一种识别标志，在各类展览或会议活动中十分必要。就展览而言，通常会使用到以下全部或部分证件，证件的使用要符合举办单位自身的要求，并根据需要发给相应的人员使用。

1）证件种类

（1）车辆证件（须在背面印有使用说明及行车路线图）

车辆证件包括停车证、通行证、特别通行证、不同颜色区别的通行证等，如图7-23所示。

图7-23　车辆通行证背面须印使用说明及行车路线

（2）人员证件（须在背面印有使用时间和区域）

①布（撤）展证、参展证、采访证、来宾证、贵宾证，如图7-24所示。②保障人员证。

③展馆工作证。

④组委会人员工作证。

⑤门票（销售、赠送）、赠券、邀请函、请柬。

（3）物品出馆证

展会期间物品出馆证明。

图7-24　展会人员证件

（4）其他主办单位和场馆认为有必要的证件

2）证件的发放与使用

除进行展会网上报名和现场登记发证的形式外，根据对象的不同主办单位还要发放许多不同的证件，证件的发放除赠送的门票和赠券外，通常是提前进行办理，由主办或承办单位根据需要制作和发放。场馆工作人员，主要是门卫根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证件的有效期，对持证人进行资格认可和放行。

门票一般为一次性使用，场馆门卫根据事先与承办单位的约定，收缴销毁或剪副券，避免重复使用。对于进行销售的门票，场馆需安排销售场所或销售人员，对销售所得根据合同约定与承办单位双方确认后进行分成。

通常规格高、规模大的展览会，使用到的证件种类也会较多，发放的形式和渠道也相应复杂。如大型会展活动的记者证，事先各媒体就会向当地政府宣传部门提出申请领取，并由承办单位提供。布（撤）展证一般也会在报名并落实相关事宜后，由承办单位提前发出，来宾和贵宾证也须提前发送。

7.6　会展场馆广告位的管理

7.6.1　会展场馆广告业务的承接和布置

会展场馆凭着高大建筑和宽阔场地的优势，拥有丰富的广告资源，充分利用和开拓广告业务是场馆不断创造经济效益的重要配套服务项目之一。

会展广告有两种含义，其一，指具有独立承办广告业务的资格、能力和条件的专门机构或部门，接受会展主办单位或参展单位的委托，用形象的图文、音像等形式在会展前或会展中介绍会展时间、地点、内容、主承办单位、参展参会单位及展品等的活动；其二，指会展主办单位在会展现场内外为参展参会单位设置的广告。

在我国，承接展览广告业务的单位大体有三种，一种是专营单位，另一种是兼营单位，再一种是代理单位。根据我国相关规定，承接展览广告的单位必须有当地工商行政管理部门发给的营业执照和营业许可证，而要求刊登或制作、悬挂的展览广告必须持有办展单位的证明。在展会内设置、张贴广告由主办单位负责审查。承接展览广告的单位必须具备下列条件：具有独立承办广告业务的手段、资金、场所和制作设备，或有直接刊登、播放广告的手段；具有一定政策水平和业务水平的编审人员和管理人员；具有一定设计、制作广告的技术力量。

通常较具规模的会展场馆都申请成立广告公司，或与其他广告公司合作成立联营的子公司，以承接会展广告业务，充分利用场馆的一切广告资源创造效益。

展览广告承接的程序一般是：由承接单位与办展单位洽谈，了解对方所做广告的内容、质量、规模、范围、方式及其他特殊要求；认真进行成本核算，定好价格，签订合同；由承接部门交给设计部门，设计部门设计出小样交给办展单位审查通过后，才能进行施工制作；广告要在规定时间内高质量完成，一般要在开展前制作完毕，经检查合乎要求，方可张挂或播映。

展览广告的布置，一般在展览场所的范围内，大型展览广告招牌设置在展览场所的大门口，或悬挂在场馆建筑物上。经贸展览会的广告，商业色彩要浓，不但可制成广告牌悬挂在上述位置，还可用横标（横幅）、条幅（直幅）、立体式招牌、电子屏幕显示、霓虹灯、气球广告等方式设在展馆内或上空位置，达到引人注目，强化记忆，产生观展、订货、购买等欲望的目的。如果需要到场馆以外地方张贴，必须遵守《广告管理暂行条例》中有关规定：“户外广告的设置、张贴，必须遵守城市管理机构和广告管理机关的规定，不得妨碍交通、市容和风景地区的优美环境。大型广告牌的设置，必须征得城市管理机构的同意。在政府机关和有纪念意义的建筑物上，在重点文物保护单位，禁止设置、张贴广告。”场馆外墙条幅广告如图7-25所示。场馆外气球条幅如图7-26所示，场馆内悬挂物广告如图7-27所示。

图7-25　场馆外墙条幅广告

图7-26　场馆外气球条幅、充气拱门广告

图7-27　场馆内悬挂物广告

7.6.2　广告合同书

××公司广告合同书（样稿供参考）

甲方：___________________________________________________________

地址：___________________________________________________________

电话：_____________传真：___________邮编：_____________________

乙方：_____市_______广告有限公司

地址：___________________________________________________________

电话：___________传真：___________邮编：________________________

甲、乙双方根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国广告法》及其他有关法律法规，就甲方租用乙方广告位并委托乙方制作、发布广告一事，达成如下协议：

（1）广告地点：

（详见广告位置草图）

（2）广告尺寸及面积：

广告牌宽_______高_________。

（3）合约的期限：

甲方委托乙方于_____年___月___日至______年___月___日发布广告，自甲方广告正式发布（上画面）之日起计。

（4）广告费的支付：

①广告费指的是甲方使用乙方广告位并委托乙方制作发布广告而需向乙方缴纳的费用，包括广告发布费、场地租用费、保险、管理、电费及两次广告画面制作费。

②甲方需向乙方支付的广告费：

广告价格：人民币_______万元整。

③广告费的支付时间：

广告正式发布经甲方验收合格后，　年___月___日甲方向乙方支付广告费人民币（大写）_____元整，金额______；

_____年_月_日前甲方向乙方支付广告费人民币（大写）___元整，金额；

_____年_月_日前甲方向乙方支付广告费人民币（大写）___元整，金额；

_____年_月_日前甲方向乙方支付广告费人民

币（大写）___元整，金额?___。

（5）广告的制作及上画面：

①甲方应在本合同签订之日起的___天内向乙方提供广告的样稿和喷绘文件盘，乙方按照甲方方案制作。

②本合同签订后，广告画面在甲方向乙方提供广告样稿及喷绘文件盘后___天内制作安装完毕，并自安装完毕之日起开始计算收费时间。

③甲方应在上画面之后的第_天至第_天间，接到乙方通知后组织相关人员验收，如甲方在本条所指的验收时间内未组织验收或虽组织验收但未提出异议的则视为验收合格。

（6）维修检验：

①乙方每月对广告牌进行例行检查，如发现广告牌有缺损，应立即维修，维修工程需于___天内完成，如有任何维修工程而影响广告不能上画面，维修占用的时间将顺延广告发布时间。

②广告牌每天亮灯_小时，从_时_分到_时_分（可根据季节调整亮灯时间）。

（7）其他：

乙方负责办理就广告上画面而需到政府机关办理的各种报批手续。

（8）因广告所产生的责任的承担：

①在本广告的制作、设置过程中，如造成任何第三人的人身或财产损害，均与甲方无关。

②由于商标、肖像、广告词及其他因广告内容而产生的纠纷由甲方承担全部责任。

（9）广告画面的更换：

①广告画面安装完毕半年内如发现有严重褪色现象影响宣传时，甲方有权要求乙方重新制作画面，费用由乙方承担。

②甲方有权随时要求乙方更换广告画面，但需给乙方预留合理的制作画面及向相关主管部门报批的时间，乙方赠送甲方_次广告画面，赠送完毕后甲方如需由乙方制作并更换画面，乙方按每平方米___元收取广告画面制作、安装费。

（10）违约责任：

①甲方应按合同约定的时间和金额向乙方支付广告费，逾期支付的，除支付合同约定的广告费外，甲方还应按每日万分之___的比例向乙方支付逾期付款违约金。

②甲、乙双方不得无故终止合同，如在合同期内甲、乙方单方面要求提前终止本合同，应赔偿对方损失，赔偿金额的计算方式为：本合同约定的全部广告费减去已支付的广告费之后再乘以百分之三十。

③如因不可抗力或政府禁令（需提供政府相关文件）导致广告不能发布，或有影响发布效果（需提供影响发布效果的证据）的，甲、乙双方均有权终止合同，乙方应把已收取但广告尚未发布的时间段的广告费退回甲方，甲、乙双方应对此数额进行确认，自确认之日起___日内乙方应将该款退回甲方，如超期未退的，乙方应按双倍予以赔偿。

④乙方未按约定时间将广告制作完成并上画面的，迟延的时间应在约定的广告期后顺延。

⑤如发现广告在合同期内晚上有不亮灯之情况，甲方无须缴纳不亮灯期间的广告费用，但因不可抗力及供电部门检修而停电的除外。

⑥合同期满后，在同等条件下甲方有优先续约权，甲方如需续约应于合同期满前两个月与乙方协商续约事宜，并重新签订合同。

（11）双方因本合同发生争议，应友好协商解决，协商不成的由××市仲裁委员会仲裁。

（12）此合同一式肆份，甲、乙双方各执贰份，具有同等法律效力。本合同签订于___________________。

（13）本合同一经签订即产生法律效力。

甲方：_______有限公司（公章）　乙方：___市___广告有限公司（公章）

代表：　　　　　　　　　　　　代表：

日期：　　　　　　　　　　　　日期：

7.7　合同的起草、执行与管理

7.7.1　合同、协议、意向书管理制度

1）权限

场馆对外签订的所有合同、协议书和意向书，原则上都要由法人代表（总经理）签字后方可生效。

对于特殊情况下，如法人代表不在而协议需立即签订或签订场所在外地的，协议样本需法人代表过目并同意后，以书面形式委托代表进行签订后方可生效。除此之外，任何人员均无权对外签订合同、协议、意向书。

2）审批程序

（1）起草

各部门与外单位在充分会谈和协商的基础上，在公平合理、互惠互利的原则下，严格按照国家《合同管理办法》的要求和形式，起草合同、协议或意向书的文本。合同文本要求用词准确，考虑周详，要件齐全，逻辑严密，不留空白，经得起推敲，能够充分反映和体现场馆的利益。

（2）审批

合同起草后，部门负责人要将合同样本及其附件会同有关此项合同的文字说明和相关资料一并报送场馆总经理，由总经理决定是否批准。

（3）批准和执行

合同批准后，总经理或指定代表在合同上签字，秘书盖印，对方代表签字盖印，合同正式生效。合同起草部门为合同的执行部门，对合同的圆满执行负有责任。

（4）备份

合同生效后，除留原件在场馆办公室留底存档外，财务部和执行部门各持有复印件一份。

3）监督执行

合同的监督部门是场馆财务部。财务部根据合同、协议内容和时限要求，与合同执行部门保持密切联系，进行不定期督促和检查，对于在执行过程中发现的问题，如对方违约或发生不可抗力或其他对我方不利的情况，要会同合同执行部门及时向场馆领导报告，以便尽快做出应变和采取补救措施，将损失减少到最低点。

（1）合同的归档

合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料。

场馆合同在执行完毕之后，财务部要在确定无误的前提下，向场馆领导提交合同履行情况的报告书，经领导批准，此项合同结束。经一段时间后，合同及其所有资料由财务部转交办公室档案室存档。档案室要做好合同的入库管理工作，详细完备地做好登记、造册。要坚持保密原则，场馆合同内容，除场馆主管领导外，其他人员一律不得查阅。

（2）意向书的管理

场馆与外单位的意向书，根据其性质，可分为合作意向书和业务意向书两类。前者是一种广泛意义上的合作和友好交流关系；后者则对场馆的经营活动产生一定的影响，意向书的签订双方也就是未来潜在的业务伙伴。因此，对这两种意向书的管理要区别对待。对于前者，在征得场馆总经理口头同意后，其他领导可代行签署后将文本带回报总经理阅知；对于后者，尤其是涉及一些实质性问题的意向书应按协议来看待，处理办法和管理类同于协议书。

7.7.2　合同样本

根据各会展场馆的具体情况以及每个项目、单位和活动安排的不同，每份会议展览的场地租赁合同也都不同，本章按一般会展场馆合同内必须体现的具体项目提供样稿供参考。（见案例一某会展中心会议场地租赁合同、案例二某会展中心展览场地租赁合同）。

本章小结

通过本章学习，要懂得会议、展览项目现场服务工作程序和标准，以及相关的各项现场配套服务工作；能够对会展场馆配套现场服务点的设置及服务项目进行规划和实施，提供最佳现场服务；进行参展参会人员的现场登记、进出和各类票证管理工作；展览和会议的布展、预展、开幕仪式、展（会）期、撤展的现场管理工作；对会展场馆广告位进行招租和管理；合同的起草、设计与使用管理。

复习思考题

1．展览现场服务的特点？展览期间现场服务点有哪些主要工作？

2．画出三种会议室基本台型图并指出各有哪些不同特点？

3．做一份某展览会的开幕式程序表。

4．参观某会展场馆后，合理规划该场馆的固定和临时广告位。

实　训

草拟一份会展场馆承接某展览会的展览工作单。

案　例

案例一　某会议中心场地租赁合同会议场地租赁合同（样稿）

合同编号：（会）字［　］第_号　　　　　　　　　　履行地点：________

甲方：

乙方：

甲、乙双方经友好协商，就乙方租用甲方会议场地举办________会议及有关活动，为明确双方的权利和义务根据中华人民共和国法律法规订立本合同，以资共同遵守。

1）甲方提供租赁或服务的项目及合同价款

（1）租用场地、租用日期、租用时间、租金（表7-4）：

表7-4　场地信息表

小计：租金共_______元。会议场地租金包含的配套服务：____________。

（2）空调费＝________元／（m2·天）×____天×____m2＝________元人民币。

（3）其他租赁或服务项目的租金或费用，包括以下_______________项目：

①液晶投影仪：___套，租金___元／天。

②无线麦克风及备用电池：___套，租金___元／天。

③录像机：___套，___元／天。

④打印机：___台，___元／天。

⑤会场摆花___盆（___花），___元／　盆，合计___元。

⑥胸襟花朵：___朵，___元／朵，合计___元。

⑦易耗品：胶带、易事贴、薄荷糖、冰水、激光指示笔等，费用___元。

⑧其他免费提供项目：幕布、音响、白板、白板笔、剪刀、板擦、插座、会议指示牌。

⑨茶歇：提供___次，供___人用，___元／人次，合计___元。

（4）费用总计：

合同价款为人民币___元。

由乙方布置会场的，应事先将布置方案送经甲方同意并报消防审批，向甲方支付保洁费用，甲方提供___小时的免费布置时间，乙方另需加班应支付加班费用。乙方如需其他服务应提前告知，以确保甲方在正常时间内能完成准备工作。增加服务的租金或费用依据甲方经当地物价局批准的价格表按实结算。

2）付款方式（乙方支付款项的时间，以甲方收到或能实际支配的时间为准）

①乙方于___年___月___日前向甲方预付合同价款的___%，计：___元人民币。

②乙方于___年___月___日会议举办前向甲方付清合同价款。

③乙方于___年___月___日前向甲方付清会议现场临时增加项目的费用。

3）双方的权利和义务

（1）甲方的权利和义务：

①提供约定的场地和服务供乙方举办会议及相关活动。

②乙方携重大物件或布置装饰物、标记和海报入场应经甲方事先同意。

③甲方有权使用或允许第三方使用未租给乙方使用的广告位及其他区域。

（2）乙方的权利和义务：

①乙方自行组织、策划本次会议及相关活动，对本次会议及活动的合法性等全面负责。

②乙方举办会议应遵守甲方有关管理规定，不得损坏甲方的设备、设施等。

③所有参会人员佩戴统一的标志、证件或持请柬、会议通知进场，乙方提前告知甲方标志或证件的格式。乙方督促所有参会人员在指定的空间内活动。

④及时支付租金和服务费用。

⑤会议结束后，乙方应于___小时内清除布置物，逾期不予清除的，甲方有权清除，乙方承担清除费用。

4）违约责任

①一方违反本合同约定给对方造成损失的，应向对方承担赔偿责任。

②乙方应严格按照第2条之规定支付款项，每迟延付款一日，乙方应向甲方支付迟延付款金额___的违约金。

5）合同的解除

①乙方可以书面提出解除本合同，甲方可将租用场地另做他用，但乙方应向甲方支付违约金，具体数额如下：

a．如解约日为租用期___个月前，违约金为合同价款的___%。

b．如解约日为租用期___个月前，违约金为合同价款的___%。

c．如解约日至租用期不足___个月，违约金为合同价款的___%。

支付违约金之日为解约日。如违约金在乙方已付款中全额扣除，则乙方书面提出解除本合同之日为解约日。

②乙方未严格按第2条付款方式付款，任何一笔款项迟延付款达___日以上的（在租期之前），甲方有权解除本合同。

甲方据此解除合同的，乙方应依合同第5条第1款的规定，向甲方支付合同约定的违约金（甲方损失超过违约金的部分，乙方应另行向甲方支付赔偿金），甲方可将租用场地另做他用。

乙方愿意继续履行合同并经甲方书面同意的，合同继续履行，乙方按合同第4条第2款的规定向甲方支付违约金。

③甲方可以书面提出解除本合同，将租用场地另做他用，但应参照合同第5条第1款规定向乙方支付违约金。

6）合同的变更

乙方活动如需变更应提前___天与甲方协商。合同变更经甲方同意的，乙方应向甲方支付合同价款___%的补偿金。乙方需延长租用时间的，应事先与甲方协商，延长时间超过两小时的，按半天计费。因甲方原因造成延长的除外。

7）不可抗力

发生不可抗力事件（包括但不限于政府行政命令对财产的征收、征用、停用及实际占用）并导致本合同的履行成为不可能时，双方都有权终止本合同，但应以书面形式及时通知对方并在其后进行说明和提供证明。

8）法律适用和争议的解决方式

任何因本合同引起的或与本合同有关的商事争议，都适用中华人民共和国法律法规和场馆所在地地方法规。本合同在履行中发生前述争议协商不成时，任何一方都可向会议举办地人民法院提起诉讼。

本合同的未尽事宜由双方另行签订补充合同确定。本合同一式四份，由甲乙双方各持两份。

甲方：　　　　　　　　　　　　　　　　乙方：

地址：　　　　　　　　　　　　　　　　地址：

法定代表人：　　　　　　　　　　　　　法定代表人：

委托代表：　　　　　　　　　　　　　　委托代表：

电话：　　　　　　　　　　　　　　　　电话：

传真：　　　　　　　　　　　　　　　　传真：

营业执照号：　　　　　　　　　　　　　营业执照号：

开户银行：　　　　　　　　　　　　　　开户银行：

账号：　　　　　　　　　　　　　　　　账号：

_____年_月_日签订于_______

案例二　上海市展览场地租赁合同示范文本（2005版）

上海市工商行政管理局

上海市对外经济贸易委员会　制订上海市会展行业协会上海市展览场地租赁合同

签约双方：

展场经营单位（下称“甲方”）：地址：

电话：

传真：

承租展场单位（下称“乙方”）：注册地址：

办公地址：

电话：

传真：

根据中华人民共和国有关法律、法规和本市有关规定，甲、乙双方遵循自愿、公平和诚实信用原则，经协商一致订立本合同，以资共同遵守。

第一条　合同主体

1．1　甲方系依法取得坐落于______________________展览场地租赁经营权的法人。

1．2　乙方系本合同约定的展会的主办单位。

第二条　生效条件

本合同经双方签署生效。对依法须经政府部门审查的展会，本合同应自展会取得政府部门审查批准后生效。

第三条　租赁场地

甲方同意乙方租用位于______________，总面积为_______平方米的场地（下称“租赁场地”），用于乙方举办____________（展会全称）。

第四条　租赁期限

4．1　租赁期限为___年_月_日至___年_月_日，共___天。

其中：进场日期：自___年___月___日至___年___月___日；

展览日期：自___年___月___日至___年___月___日；

撤离场地日期：___年___月___日。

4．2　乙方每日使用租赁场地的时间为上午________至下午________。乙方和参展商可以在前述时间之前________小时内进入展馆，在前述时间之后_______小时内撤离展馆。

4．3　乙方需在上述时间之外使用租赁场地，应提前通知甲方。乙方超时使用租赁场地的，应向甲方支付超时使用费用。双方应就具体使用与收费标准协商约定，并作为合同附件。

第五条　展览服务

5．1　租赁期间双方可就以下方面选择约定租赁费用范围内基本服务：

1）照明服务：____________________________________________

2）清洁服务：_____________________________________________

3）验证检票：____________________________________________

4）安保服务：____________________________________________

5）监控服务：_____________________________________________

6）咨询服务：____________________________________________

7）其他服务：____________________________________________。

5．2　乙方如需甲方提供上述基本服务之外的服务或向甲方租赁各项设备，应与甲方协商，并由乙方向甲方支付费用，具体内容和收费标准应列明清单，作为合同附件。

第六条　租赁费用

6．1　租金的计算如下：

6．2　如果租赁场地实际使用面积大于合同约定面积，则租金根据实际使用的总面积做相应的调整。结算方式可由双方另行协商，签订补充协议。

6．3　乙方按如下方式支付租金：

6．4　所有支付款项汇至如下账户：

以人民币支付：

银行账号：

银行名称：

银行地址：

开户名称：

以美元支付：（按支付当日中国人民银行公布的外汇汇率中间价）

银行账号：

银行名称：

银行地址：

开户名称：

Swift Code：

6．5　对3依法须经政府部门审查的展会因无法获得政府部门批准导致本合同无法生效的，乙方应通知甲方解除本合同，并按照下列规定向甲方支付补偿金。甲方在扣除补偿金后如有剩余租金，应返还乙方。

第七条　场地、设施使用

7．1　乙方应在租赁期开始前______天向甲方提供经双方共同选择约定的下列___________________文件：

1）一式_____份的设计平面图，该平面图至少应包括下列内容。

a．电力及照明的用量，每个区域容量的布置图及分布供应点位置。

b．电话位置分布图。

c．用水区域或用水点。

d．压缩空气的要求和位置。

e．卫星电视／INTERNET设置图。

f．甲方展馆内部及其周围红线范围内的其他布置设计。

2）一份与展览有关的活动的时间表，包括展览会、开幕仪式、进馆、撤馆、货运以及设备使用等的时间。

3）一份参展企业名录和工作人员数，并请注明国内和国外参展商。

4）一份使用公共设施的内容，包括设备、家具、礼仪设施、贵宾室和其他服务。

5）货运单位和装修单位名录及营业执照复印件。

6）所有参展的展品清单，特别需要注明的是有关大型设备、大电流操作的展品及会产生震动、噪声的展品清单。

7）________________________________________________________

7．2　为展览进行搭建、安装、拆卸、运输及善后工作及费用由乙方自行承担。乙方进行上述活动时不得影响其他承租人、展览者在公共区域的活动。

7．3　乙方不得变动或修改甲方的展馆的布局、建筑结构和基础设施，或对其他影响上述事项的任何部分进行变动或修改。在租赁场地的租赁期限内，乙方如需在甲方展馆内的柱子、墙面或廊道等建筑物上进行装修、设计或张贴，须事先得到甲方书面许可。

7．4　租赁期间，双方应保持租赁场地和公共区域的清洁和畅通。乙方负责对其自身财产进行保管。

7．5　甲方有权使用或许可第三方使用甲方场地中没有租借给乙方的场地，但不得影响乙方正常使用租赁场地。

7．6　乙方对租赁期限内由乙方造成的对租赁场地、设施和公共区域的任何损害承担责任。

7．7　如果两个或两个以上的展览同期举办，登记大厅、广告阵地、货运通道等公共区域将由有关各方根据实际的租赁场地按比例共享。

第八条　保证与承诺

8．1　甲方保证与承诺：

1）确保乙方在租赁期内正常使用租赁场地。

2）按本合同约定的服务内容和标准提供服务。

3）在甲方人员因工作需要进入租赁场地时，保证进入人员持有甲方出具的现行有效证件，并在进入前向乙方出示。

4）协调乙方与同期举办的其他展览单位之间对公共区域的使用。

5）配合乙方或有关部门维护展会秩序。

6）________________________________________________________

8．2　乙方保证与承诺：

1）在租赁期前_____天取得举办展会所需的工商、消防、治安等政府部门的批准文件并交甲方备案。

2）在进场日期前_____天向甲方提供_____份展位平面图。

3）不阻碍甲方人员因工作需要持有甲方现行有效证件进入乙方租赁场地。

4）租赁期限届满，在撤离场地日期内将租赁场地恢复原状，返还向甲方租赁的物品并使其保持租赁前的状况。

5）未经甲方书面同意，不在甲方建筑物内进行广告发布。发布广告如果涉及需要有关政府部门批准的，则负责申请办理相关审批并承担相关费用。若不能获得政府部门批准而导致展览无法如期举办，则承担相应的法律后果。

6）对乙方雇员或其参展者在租赁期内对甲方实施的侵权行为承担连带赔偿责任。

7）________________________________________________________

第九条　责任保证

9．1　乙方应妥善处理与参展商之间的争议。在乙方与参展商发生争议，且双方无法协商解决时，争议双方可共同提请甲方出面进行调解。甲方无正当理由不得拒绝主持调解。调解期间任何一方明确表示不愿继续接受调解，甲方应立即终止调解。甲方的调解非争议解决的必经程序。调解不成的，调解中任何一方的承诺与保证均不作为确认争议事实的证据。在调解中，甲方应维护展会秩序，乙方应配合甲方维护展会秩序。

9．2　乙方应于租赁期开始前三十天按照本合同规定的租金总额的30%向上海市会展行业协会支付责任保证金，以保证乙方在与参展商发生争议并出现下列情况时承担相应责任。

1）争议双方经和解达成协议，乙方承诺承担相应的赔偿或补偿责任。

2）经审判或仲裁机关调解，争议双方达成调解，乙方承诺承担相应的赔偿或补偿责任。

3）审判或仲裁机关对争议做出终审或终局裁决，乙方被裁决构成对参展商合法权益的侵害，应当承担相应的赔偿责任。

9．3　乙方在支付责任保证金后三天内应向甲方提供责任保证付款凭证。

第十条　知识产权

乙方为推动其展览进行对甲方名称、商标和标识的使用，须事先征得甲方书面同意。如有违反，甲方保留追究乙方侵权责任的权利。

第十一条　保险

11．1　乙方应在进场日期之前向保险公司投保展馆建筑物责任险、工作人员责任险及第三者责任险，将甲方列为受益人之一，并向甲方提供保险单复印件。

11．2　保险公司的理赔不足以支付甲方所受损失的，甲方有权对乙方进行追偿。

第十二条　违约责任

12．1　甲方有下述行为之一的，乙方有权单方面解除本合同，并按照本合同12．4条向甲方主张违约金。

1）未按本合同的规定向乙方提供租赁场地，经乙方书面催告仍未提供的。

2）未按本合同第5．1条提供基本服务，经乙方书面催告仍未提供的。

3）未按本合同8．1（5）条维护展会秩序，致使展会因秩序混乱而无法继续进行的。

4）________________________________________________________

12．2　乙方未按期支付到期租金，应按日向甲方支付逾期付款金额万分之_____的违约金，付至实际付清或解除本合同之日。

12．3　乙方有下述行为之一的，甲方有权单方面解除本合同，并按照本合同12．4条向乙方主张违约金。

1）未按本合同规定支付场地租金，设备租赁、额外服务及超时场地使用等各项应付费用，经甲方催告后_____天内仍未支付的。

2）国际性展会违反本合同规定，擅自变更展题，经甲方催告后仍未纠正的。

3）未按8．2（1）条规定向甲方提供办展所需的相关政府部门的批准文件，经甲方催告后仍未纠正的。

4）违反本合同规定，擅自使用甲方的名称、商标或标识，经甲方催告后仍未纠正的。

5）未按本合同9．2条支付责任保证金，经甲方催告后仍未纠正的。

6）_____________________________________________________

12．4　本合同12．1、12．3条规定的违约金列明如下：

以上违约金不足以赔偿守约方损失的，违约方应就超额部分损失向守约方承担赔偿责任。

12．5　守约方根据12．1、12．3条单方面解除本合同，应在违约行为发生后__天内书面通知违约方，否则视为守约方放弃合同解除权，但不影响守约方向违约方主张违约金和赔偿责任。

12．6　甲方违约的，应在收到乙方解除本合同书面通知之日起______天内返还乙方已付租金，并支付违约金。乙方违约的，甲方应在乙方收到甲方解除本合同书面通知之日起______天内将已扣除乙方应付违约金后的剩余租金返还乙方。

12．7　除本合同12．1、12．3条约定外的其他违约行为造成守约方损失，违约方应当承担赔偿责任。

第十三条　变更与解除

13．1　除本合同另有约定外，本合同未经双方协商一致不得变更与解除。

13．2　国际性展会变更展题，须取得政府审批机关的批准，并向甲方提供。

13．3　双方协商变更或解除本合同的，变更或解除方应提前______天以书面形式通知相对方，相对方应于收到通知后_____天内以书面形式答复变更或解除方，逾期不答复的，视为同意变更或解除本合同。违反本条规定提出协商变更或解除的，相对方有权拒绝。

第十四条　争议解决

因执行本合同而产生或与本合同有关的争议，双方应通过友好协商解决。协商应于一方向另一方书面提出请求后立即执行。如在提出请求后三十天内无法通过协商解决，双方可选择下列第_____种方式解决。

1）向_____________仲裁委员会申请仲裁，仲裁裁决为终局裁决并对双方均有约束力。

2）依法向______________人民法院提起诉讼。

第十五条　不可抗力

15．1　本合同履行期间，任何一方发生了无法预见、无法预防、无法避免和无法控制的不可抗力事件，以致不能履行或不能如期履行合同，发生不可抗力事件的一方可以免除履行合同的责任或推迟履行合同。

15．2　本合同15．1条规定的不可抗力事件包括以下范围。

1）自然原因引起的事件，如地震、洪水、飓风、寒流、火山爆发、大雪、火灾、冰灾、暴风雨等。

2）社会原因引起的事件，如战争、罢工、政府禁令、封锁等。

3）________________________________________________________

15．3　发生不可抗力的一方，应于不可抗力发生后______天内以书面形式通知相对方，通报不可抗力详尽情况，提交不可抗力影响合同履行程度的官方证明文件。相对方在收到通知后_____天内以书面形式回复不可抗力发生方，逾期不回复的，视为同意不可抗力发生方对合同的处理意见。

15．4　在展会尚未开始前发生不可抗力致使本合同无法履行，本合同应当解除，已交付的租金费用应当返还，双方均不承担对方的损失赔偿。

15．5　展会进行中发生不可抗力致使本合同无法履行，本合同应当解除，已交付的租金费用应当按_____返还，双方均不承担对方的损失赔偿。

15．6　发生不可抗力致使本合同需迟延履行的，双方应对迟延履行另行协商，签订补充协议。若双方对迟延履行无法达成一致，应按15．4、15．5条规定解决。

第十六条　适用法律

本合同的订立、履行、终止及其解释适用中华人民共和国现行法律。

第十七条　附件及效力

双方同意作为合同附件的文件均是本合同重要且不可分割的组成部分，与本合同同时生效并与本合同具有同等法律效力。

第十八条　信息披露

甲方可以网页等形式对外公布本合同约定的展览会名称、馆号和展览日期等相关信息。乙方若调整展会名称、展览日期等内容，应及时书面通知甲方；因乙方未通知甲方致使甲方对外公布的展会名称、展览日期与乙方调整后的不一致，甲方不承担相关责任。

第十九条　保密

双方对基于本合同获取的相对方的办展资料、客户资源等商业信息均有保守秘密的义务。除非相对方书面同意，或法律强制性规定，双方均不得以任何形式对外披露该等信息。

第二十条　通知

本合同规定和与本合同有关的所有联络均应按照收件的一方于本合同确定之地址或传真发出。上述联络如直接交付（包括通过邮件递送公司递交），则在交付时视为收讫；如通过传真发出，则在传真发出即时视为收讫，但必须有收件人随后的书面确认为证；如通过预付邮资的挂号邮件寄出，则寄出七天后视为收讫。

第二十一条　其他

本合同一式_____份，甲乙双方各执_____份，具有同等法律效力。

本合同未尽事宜，经双方友好协商，可订立补充条款或协议，作为本合同附件，具有同等法律效力。

甲方（签章）：　　　　　　　　　　乙方（签章）：_______

_______年___月___日　　　　　　　　　　_______年___月___日

案例讨论：

根据案例一讨论其中的条款是否周全，有哪些方面可以增加或精减。