在进行商务谈判前，必须有充分的准备，商战也必须是“不打无准备之仗，不打无把握之仗”。谈判前的充分准备是保证谈判成功的关键。在准备过程中，谈判的目标、策略固然重要，但礼仪方面的准备也不可忽视。
一、商务谈判前的准备
（一）谈判班子的组成
组成谈判班子，要遵循对等性原则，选派与对方谈判班子职务相近的人员参加谈判。谈判班子中要有起决定作用的能够拍板成交的主谈人员，也要有懂业务、技术的各种专业人员（如各类专业人员、财会人员、法律人员、协调人员等）和有谈判经验的翻译人员。一个精干的谈判班子，不仅会给谈判创造有利的条件，同时也是对对方的尊重。
（二）搜集信息，提供资料
在谈判前一定要详尽地了解双方形势、目标、意图和退让的幅度，做到知己知彼，就能够扬长避短、避实就虚，从而取得更好的和更满意的谈判结果。信息包括：
己方信息：我方经济实力、技术实力、竞争实力等，客观地了解自己，力争在谈判中取得主动权。
对方信息：主要包括以下内容。
1．对方谈判公司的基本情况
了解对方的法人资格、信贷状况、法定地址、经营范围，这些是谈判的基础。对这些基本情况应予审查或取得旁证。另外，还要了解该公司的历史改革、主导产品、产品性能、市场占有率、市场竞争近况、公司规模和管理水平等。外商必须出示法人资格、本人身份证明，以及经中国银行认可的外国银行的资本和信誉证明。
2．谈判对手的基本情况
尤其是主谈人的个人情况，如年龄、学历、资历、个性爱好、风格、心理以及对我公司的态度等。对于谈判对手的其他成员及整套班子的搭配情况，也应仔细了解。
3．谈判对手的社会文化背景，如风俗习惯、价值观念、文化、信仰等
在了解对方的任职时间和工作经历的过程中，同时可对其拥有的威望程度和灵活性进行评估。任职时间长的人通常会比任职时间短的人具有更大的威望与灵活性。
搜集到资料后可将重点内容制成表格，以方便利用。如表8-1所示。
表8-1 对方情况调查表
此外，还要了解行业和市场的信息，如合作生产或经营的产品的销路、档次等。
（三）熟悉谈判程序
谈判的程序一般包括七个步骤：探询、准备、磋商、小结、再磋商、总结、洽谈的重建。每一个具体步骤，都有自己特殊的“起、承、转、合”，都有一系列台前幕后的准备工作要做，并且需要当事人具体问题具体分析，随机应变。
因此，商务人员在准备谈判的时候，一定要多下苦工夫，多做案头工作，尤其是要精心细致地研究谈判的常规程序及灵活的变化，以便在谈判之中能够胸有成竹、处变不惊和驾驭全局。
（四）学习谈判策略
商务人员在进行谈判时，总的指导思想是平等、互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，在谈判中取得成功，不仅要凭借实力，更要依靠对谈判策略的灵活运用。
在商务谈判中，常用的谈判策略有：以弱胜强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西、利益诱导、放低球、疲劳会战、李代桃僵、故布疑阵、竞卖、以柔克刚、偷梁换柱、以退为进、虚实结合、动之以情等。
在谈判过程中，不仅要熟悉谈判策略，更要做到灵活运用。
二、商务谈判的礼仪准备
商务谈判的礼仪准备，是要求谈判者在安排或准备谈判时，应该注重自己的仪表，预备好谈判的场所，布置好谈判的座次，并且以此来显示我方对谈判的重视以及对谈判对象的尊重。
（一）商务谈判人员的仪表礼仪要求
仪表是谈判人员的广告，包括服装整洁、挺括，端庄高雅，神情饱满，给人以良好的第一印象。此外，公文包、笔记本、手表、手机等细节也不可忽视，这些物品都会影响对手对你风格的认识。
正式出席谈判的人员，要求男士应理发、剃须、吹头发，不准蓬头乱发，不准留胡须或留大鬓角。
女士应选择端庄、素雅的发型，并且化淡妆，不可做过于摩登或超前的发型，不可化浓妆或使用浓香型的化妆品。
在服装上应穿着传统、简约、高雅、规范、正式的礼仪服装。必要时男士应穿深色三件套西装和白衬衫，打素色领带或条纹式领带，配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士则应穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤丝袜和黑色高跟或半高跟鞋。
（二）地点的确定
商务谈判可分为客座谈判、主座谈判、客主座轮流谈判、第三地点谈判等几种。
1．客座谈判
客座谈判是指在谈判对手所在地进行的谈判。
2．主座谈判
主座谈判是指在我方所在地进行的谈判。
3．客主座轮流谈判
客主座轮流谈判是指在谈判双方所在地轮流进行的谈判。
4．第三地点谈判
第三地点谈判是指在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的谈判。
以上四种谈判地点的确定，应通过各方协商而定。担任东道主的一方出面安排谈判，一定要在各方面注意做好礼仪工作。在谈判会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解与尊重。
（三）座次的安排
根据不同的分类方法，可以有不同形式的谈判。但总的说来，商务谈判的形式可以分为两种：双边谈判和多边谈判。其座次礼仪要求如下：
1．双边谈判
举行双边谈判时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子的两侧。
若桌子横放，则面对门的一方为上座，留给客方坐；背对着门的一方为下座，由主方坐。
若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，留给客方坐；左侧为下座，由主方坐。
图8-1 谈判座次图
在进行谈判时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐，其他人员则应遵循右高左低的原则，依照职务的高低自近而远的分别在主谈人的两侧就座。若需要译员，则应安排其就座于仅次于主谈人的位置，即主谈人的右侧。
2．多边谈判
举行多边谈判时，为了不失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为谈判桌，即所谓的“圆桌会议”，这种方法的实施使得尊卑的界限被淡化了。
总之，无论何种谈判，在具体就座时，有关各方与会人员都应尽量同时入场就座，主方不应在客方人员之前就座。
三、商务谈判前的其他准备工作
（一）做好充分的心理准备
首先，要有遇到强硬对手的心理准备，否则准备不足会被对方牵着鼻子走。其次，要做好进行“马拉松”式谈判的心理准备，将困难考虑得多一些，过程考虑得复杂一些，谈判时间考虑长一些。再次，要做好谈判破裂的心理准备，做好应变措施，事先考虑好新的谈判对手，以避免对自己不利。
（二）进行模拟谈判
通过扮演对手、应付对手，对自己的准备作出调整。美国著名企业家维克多·金姆说：“任何成功的谈判，从一开始就必须站在对方的立场来看问题。”通过进行模拟谈判，就可以充分了解对方心态，以制定相应策略。
（三）准备好替代方案
任何详尽的准备都不可能完全等同于真实的谈判过程，作为有效的准备内容，就是准备好各种各样的替代方案。
四、商务谈判的礼仪
商务礼仪规定，商务人员在参加谈判会时，首先要更新意识，树立正确的指导思想，并且以此来指导自己的谈判表现，这就是谈判的方针。谈判方针的核心，是一如既往地要求谈判者在庄重严肃、剑拔弩张的谈判会上，以礼待人，尊重别人，理解别人。具体表现在以下六个方面：
（一）尊敬对手
尊敬对手就是要在商务谈判的整个过程中，要对对手真诚、礼貌、尊重。
在谈判过程中，不管发生什么事情，都始终坚持尊敬对手，无疑能给对方留下良好的印象，而且在今后的进一步商务交往中，还能发挥潜移默化的功效，换得对方与我方的真诚合作。
调查结果表明，在商务谈判过程中，能够始终面带微笑、态度友好、语言文明、彬彬有礼，有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在谈判桌上，保持“绅士风度”或“淑女风范”，有助于赢得对手的尊重和好感。
与此相反，若在谈判的过程中，态度刁蛮、表情冷漠、语言失礼、粗鲁，不尊重和体谅对手，则会大大加强对方的防卫性或攻击性，这在无形之中伤害或得罪对方，为谈判平添了阻力和障碍。
（二）依法办事
在商务谈判中，利益是各方关注的核心。对任何一方来说，大家讲究的都是“趋利避害”。在不得已的情况下，则会“两利相权取其大，两害相权取其轻”。因此，商界人士在谈判会上，既要为利益而争，又需谨记依法办事。
依法办事就是在商务谈判中，要求商务人员自觉地树立法制思想，谈判中所进行的一切活动，都必须依照国家的法律办事，以确保通过谈判而获得的利益。
有些人偏爱在谈判中搞“人情公关”，即对对方吹吹捧捧，与对方称兄道弟，向对方施以小恩小惠。这实际上是自损形象的表现，于事无补。因为人情归人情，生意归生意，任何有经验的商界人士，都不会在谈判中让情感战胜理智。在谈判中，过多地附加人情，甚至以此为重点，必将误入歧途。法盲作风、目无法纪、侥幸心理、铤而走险，都只会害人又害己，最终得不偿失。
（三）平等协商
谈判就是要有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。由此可见，谈判实际上是观点互异的各方经过种种努力，从而达到某种程度上的共识或一致的过程。换而言之，谈判只会在观点有异时进行，所以，假如离开了平等协商，谈判的成功就无从谈起。
在商务谈判中坚持平等协商，需要注意以下两个方面的问题：一方面，强调谈判各方在地位上的平等协商，相互尊重，不允许仗势欺人、以大欺小；另一方，强调谈判各方在谈判中的协商和谅解，而不是通过强制、欺骗来达成一致。
（四）学会妥协
一位谈判大师曾经说过：“所谓洽谈，就是一连串的不断的要求和一个又一个不断的妥协。”这句话深刻地道出了对商务洽谈本质的理解。
在任何一次正常的谈判中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。相反，有关各方通过谈判，或多或少都能满足或维护自身的利益。也就是说，大家在某种程度上达成了妥协，本次谈判便获得了双赢。
有经验的商务人员都清楚，有关各方既然同意坐下来进行谈判，那么，在谈判桌上，就绝对不可以坚持“一口价”，一成不变、一意孤行；否则就是作茧自缚、自欺欺人。因为，在谈判桌上，有关的一切议题，都是可以商量的。
在谈判过程中，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。但是这种相互让步，并不是对等让步。在谈判中所达成的妥协，对当事的有关各方只要公平、合理、自愿，只要尽最大限度维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。
（五）互利互惠
商务洽谈首先是讲究利益均沾、共同胜利的。如果把商务谈判视为“一次性买卖”，主张赢得越多越好，甚至要与对手拼个“你死我活”，争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败来作为谈判的最终结果，则必将危及己方与对方的进一步合作，并且给对方“心狠手辣”、“不能容人”的恶劣印象。
因此，商务人员在参与谈判时，必须争取既利己，又利人的结果。在现代商务交往中，最讲究的是伙伴、对手之间同舟共济。既要讲竞争，更要讲合作。自己的获利，不应建立在伤害对手或伙伴的基础上，而是应当彼此两利。对于这种商界的公德，商务人员在谈判中应务必遵守。
（六）人事分开
将对手的人与事分开，是洽谈中商界人士与对方相处时切记的原则。也就是说：朋友归朋友，谈判归谈判，两者不能混淆。这一方面，应做到彼此对各自的利益和既定的目标都据理力争，势在必得。不要指望对手感念旧情，对自己“网开一面”，也不要责怪对方“见利忘义”，对自己毫不留情；另一方面，不要因自己对谈判对手主观上的好恶，妨碍自己解决现实问题。
总之，商务人员在谈判中，对“事”要严肃，对“人”要友好。对“事”要力争，对“人”要尊敬。所谓“君子求财不求气”，意气用事是商务交往中的一大弊端。
“君子求财，取之有道”。将其应用于谈判之中，也是合情合理的。它告诉我们：要想在商务谈判中尽可能地维护己方的利益，减少己方的损失，就应当注意谈判的方针、策略和技巧，从而名正言顺地在谈判中取得成功。
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