组织结构与业务分析

调查问卷的问题一般分为四种类型：

①两项选择题由被调查者在两个固定答案中选择其中一个，适用于“是”与“否”等互相排斥的二择一式问题。

②单项或多项选择题是对一个问题预先列出若干个答案，让被调查者从中选择一个或多个答案。

③程度性问题当涉及被调查者的态度、意见等有关心理活动方面的问题，通常用表示程度的选项来加以判断和测定。

④开放式问题是一种可以自由地用自己的语言来回答和解释有关想法的问题。即问卷题目没有可选择的答案，所提出的问题由被调查者自由回答，不加任何限制。

除了以上介绍的三种方法之外，还有很多调查方法，例如，抽样统计分析、座谈会、专家调查等，可根据系统调查的具体需求确定最适当的调查方法，以便全面了解企业的发展现状。

5．2．3　系统调查注意事项

在系统调查过程中，特别是系统的详细调查过程中，应该注意以下问题：

1）调查前做好准备工作

准备工作包括制订调查计划和对用户进行培训。根据系统需求对调查任务进行规划，留出必要的调查大纲，并制订每步调查的时间、地点、内容和方法等。调查前对用户进行培训或者发放调查说明，让用户能提前了解调查的目的及工作流程，更好地参与整个调查工作。

2）保证调查的客观性

系统调查要从系统的实际现状出发，避免先入为主，必须结合组织业务的实际情况得到调查资料，并保证调查结果的客观性。

3）调查与分析相结合

系统调查特别是系统调查需要深入现行组织的各个部门，注重细节，分析整理得到的资料，对现行组织有一个全面完整的认识。

4）统一规范调查图表工具

在整个调查过程中应该使用统一规范且简单易懂的图表工具，以便开发人员和用户对系统调查中得到的结果和总结的问题进行讨论分析。

5．3　组织结构与业务分析

组织结构与业务分析的主要内容包括组织结构分析、组织／业务关系分析和业务流程分析，是利用图表和文字描述相结合的方式来反映调查研究之后的结果。组织结构分析将调查中了解到的组织结构通过具体的组织结构图表示；组织／业务关系分析则通过业务与组织关系表来实现；业务分析通过业务流程图表示。图表是最直观清晰的描述系统组织结构和业务的方法，也为后续系统分析和系统设计提供必要的参考。

5．3．1　组织结构图

组织机构与管理信息系统密切相关，而组织结构图即描述组织总体结构、组织内部各个职能部门以及部门间相互关系的树型结构图。

要建立一个新的管理信息系统，首先必须了解现行系统的组织机构设置及其它们之间的从属关系，最重要的是要了解与计算机管理相关的机构和关系。组织结构图就是用来表述现行系统组织机构的层次和从属关系的，其中用矩形框表示组织机构，用箭头表示领导关系。例如，图5．1是某学校的组织结构图，从图中可知，该学校的组织分为三层：学校领导决策层、业务管理层和业务执行层。学校领导决策层由校长以及学校董事会等组成，主要职能是制订学校长、中、短期的发展计划，制定教学和日常运营的总体决策；业务管理层包括党委书记、分管行政副校长、分管教学副校长以及分管总务副校长等，主要职能是按照学校发展计划来制订具体的教学和日常运营的安排，配合业务执行层按计划完成任务并考核任务完成情况；业务执行层包括各专业院系以及各行政与服务部门，主要职能是完成业务管理层下达的任务，并保证在任务完成过程中各项工作的安排管理，协调人员与资源的分配，并解决工作过程中出现的各种问题。