会计账薄的意义和分类

7．1．1　会计账簿的意义

会计账簿是由具有一定格式、相互联系的账页组成的，以经过审核的会计凭证为登记依据，用来系统地、连续地、全面地、分类地记录和核算经济业务的簿籍。在会计核算中，每项经济业务发生或完成后，首先取得或填制原始凭证，再根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，然后据以记入在账簿中设立的有关账户。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，即是通常所说的记账。记账是根据审核无误的会计凭证，登记账簿的过程。它要按规定的账户和格式在一定的账簿中进行登记，对经济业务的原始数据进行加工，使之成为有用的会计信息。通过记账不仅要使单位的经济活动得到全面反映，还应为企业管理部门提供总括和详尽的会计信息，而且还能将经济活动情况保存下来，方便会计检查和会计分析。设置账簿的意义具体表现在以下几个方面：

1）登记账簿是会计核算的中心环节，为企业日常经营管理提供分类的会计信息

会计主体在经济业务发生或完成后，根据经审核的原始凭证编制记账凭证，将经济信息转换为会计语言。但会计凭证数量多、资料分散，并且每张凭证只能各自记载个别经济业务，所提供的资料是不全面的。为了满足信息使用者对会计信息的要求，就需要运用账簿这一会计载体，将企业通过会计凭证反映出来的信息进行加工整理、科学归类和系统汇总，提供每一个账户在某一特定时期的变动情况及其变动结果，以全面、连续、系统、综合地反映和监督企业在某一特定时期所发生的经济活动的全过程及其结果。通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息，分类、汇总会计信息，检查、校正会计信息，编报、输出会计信息。

2）为定期编制会计报表提供数据

经审核无误的会计账簿中提供的各种分类核算资料是编制会计报表的主要依据。账簿的记录是否及时、详尽，数字是否真实、可靠将直接影响会计报表所提供的会计信息的可靠性与及时性。

3）为经济活动的分析、考核和审计提供依据

企业账簿的设置和登记，既是汇集、加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的数据库。企业的一切财务收支、经营过程和结果都体现在账簿中。对账簿资料进行分析，可以检查财务计划、预算的执行和完成情况；可以全面考核企业的财务状况与经营成果；可以检查企业执行财经法规、财务制度、财经纪律等情况，从而揭露问题，分析原因，提出改进措施，不断提高经济效益。通过设置账簿，利用账簿提供的资料，为企业开展财务分析和会计检查，加强会计监督，保护财产的安全和完整，提高企业的经营管理水平提供依据。

7．1．2　会计账簿的分类

会计账簿的种类多种多样，不同的账簿，其用途、格式、内容和登记方法都各不相同。账簿通常按用途、外表形式和账页格式的不同进行分类。

1）账簿按照用途分类

账簿按其用途的不同可以分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿。

（1）序时账簿

序时账簿，是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。由于这种账簿是按每天发生的经济业务的时间先后顺序或按经济业务所编制的会计分录先后顺序，逐日逐笔进行登记的，因此也称为日记账。序时账簿按其记录的内容不同，可以分为普通日记账和特种日记账。

①普通日记账，也称通用日记账，用来登记全部经济业务的发生和完成情况。这种日记账对发生的所有经济业务，都要按照每日所发生的经济业务的先后顺序，逐笔确定应借应贷账户的名称及其金额，编制会计分录。因而这种日记账也称分录日记账或分录簿。设置普通日记账的单位，一般不再编制记账凭证，以免重复。由于经济业务复杂多样，登记普通日记账要花费大量的时间和精力，既不利于分工记账，又不便于查阅。

②特种日记账，也称专用日记账，用来专门登记某一类经济业务的发生和完成情况。这种日记账主要是将某类发生频繁、需要经常核对、性质相同的经济业务，按时间先后顺序逐笔登记。需要设置特种日记账的业务通常有现金收付业务、银行存款收付业务、购货业务和销货业务等。我国要求企业必须设置特种日记账的是现金日记账和银行存款日记账。特种日记账专门用于反映特定类别的经济业务，便于分工记账，并且可以简化核算手续，在现代企业会计核算中得到广泛的应用。

（2）分类账簿

分类账簿，也称分类账，是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿。按其反映经济内容详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。

①总分类账簿，也称总分类账，简称总账，是按总分类账户开设的，用以总括反映和监督各项资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等核算资料的账簿。

②明细分类账簿，也称明细分类账，简称明细账，是按明细分类账户开设的，用来提供各会计要素详细核算资料的账簿。明细账是对总账的补充和进一步说明，并受总账的统驭和控制，明细账的金额之和等于总账中相关账户的金额。

分类账簿可以全面反映企业的经济活动情况，提供企业的财务状况和经营成果，是编制会计报表的依据，在会计工作中起着重要的作用。

（3）联合账簿

联合账簿是序时账和分类账结合的账簿，又称日记总账，它具有序时账簿和分类账簿的双重作用。采用这种总分类账簿，可以不再设置现金和银行存款日记账，减少了记账的工作量，但账页较大，不便于登记和保管。联合账簿适用于经济业务较少或规模较小，业务涉及会计科目不多的单位。

（4）备查账簿

备查账簿，又称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。备查账簿可以为某些经济业务事项提供必要的参考资料，如租入固定资产备查账、应收票据登记簿、应付票据登记簿、委托加工物资备查簿等。它只是对正式账簿记录的一种补充，其账簿的记录与编制会计报表之间没有直接关系，仅是一种表外账簿。备查账簿没有固定的格式，各单位可以根据实际需要设置。

2）账簿按其外表形式分类

账簿按外表形式的不同可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

（1）订本式账簿

订本式账簿，简称订本账，是在账簿启用前将一定数量的、并顺序编号的账页装订成册的账簿。订本式账簿的账页固定，既可以避免账页散失，又可以防止账页被抽换，比较安全。但是，当账页总数和账簿中各账户预留账页数同实际需要量不一致时，会造成账页不足，影响账户连续记录，或账页预留过多造成浪费。同时，在同一时间内只能由一个人登记，不便于记账人员分工。订本式账簿一般适用于重要的、具备统驭性的账簿，如总账、现金日记账和银行存款日记账等。

（2）活页式账簿

活页式账簿，简称活页账，是把若干张零散的账页根据业务需要自行组合成的账簿。活页式账簿的账页不固定，可以根据经济业务实际需要随时增减账页，在同一时间内可由多人分工登账。但如果管理不善，账页容易散失或被人为抽换，空白账页在使用时必须顺序编号并装置在账夹中，在更换新账后，要装订成册或予以封扎，并交由专人妥善保管。活页式账簿一般适用于各种明细分类账。

（3）卡片式账簿

卡片式账簿，简称卡片账，是用印有记账格式的卡片作为账页，记录经济业务的账簿。卡片式账簿是一种特殊的活页式账簿，其优缺点与活页账基本相同。使用卡片账时，每一张卡片均需要编号并装置在卡片箱内，由专人保管。卡片账可以跨年度使用，一般适用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产卡片。

3）账簿按其账页格式分类

账簿按其账页格式的不同可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。

（1）三栏式账簿

三栏式账簿是设有借方、贷方和余额3个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在“摘要”栏和“借方科目”栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿。

（2）多栏式账簿

多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。

（3）数量金额式账簿

数量金额式账簿的借方、贷方和余额3个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品、产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。