一、结案
行政案件有下列情形之一的，应当予以结案：
（一）作出不予处罚决定的；
（二）作出行政处罚等处理决定，且已执行的；
（三）违法行为涉嫌构成犯罪，转为刑事案件办理的。
有下列情形之一的，经公安机关消防机构负责人批准，终止调查，并制作《终止案件调查决定书》：
（一）没有违法事实的；
（二）违法行为超过追究时效的；
（三）其他需要终止调查的情形。
二、建档
（一）依据
依据《公安消防执法档案管理规定》的有关要求，公安机关消防机构对在办案过程中形成的文字材料，应当按照一案一卷的原则建立案卷，并按有关规定在结案后将案卷材料移交档案部门或者自行保管。本规定适用于公安机关消防机构在消防执法活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种载体历史记录的管理。
案卷应当包括下列主要内容：
1.受案登记表或者其他发现案件的记录；
2.证据材料；
3.决定文书；
4.在办理案件中形成的其他法律文书。
行政案件的法律文书及定性依据材料应当齐全，不得损毁、伪造。
对在办理行政案件过程中形成的文书材料，应当按照一案一卷原则建立案卷，并按照有关规定在结案或者终止案件调查后将案卷移交档案部门保管或者自行保管。
其中，行政案件的案卷应当包括下列内容：
1.受案登记表或者其他发现案件的记录；
2.证据材料；
3.决定文书；
4.在办理案件中形成的其他法律文书。
（二）主要原则
执法档案管理应当遵循客观、科学、完整、安全、有效利用的原则，落实逐级责任制和岗位责任制，实行集中统一管理，定期和离任离岗移交制度。
上级公安机关消防机构应当加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作的监督、指导。
执法档案管理工作接受主管公安机关、地方档案行政主管部门的监督、指导。
（三）主要内容
消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。
①消防简易行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：
卷内文件目录；
当场处罚决定书；
现场调查材料；
罚没收据；
其他有关材料；
备考表。
消防简易行政处罚卷可以以每起处罚案件为单位，以处罚时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。
②消防行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：
卷内文件目录；
公安行政处罚决定书/不予行政处罚决定书/终止案件调查决定书及审批表；
受案登记表；
询问笔录、证人证言，鉴定意见、检测结论，检查记录，现场笔录，物证照片等；
传唤证及审批表；
与此案有关的消防监督检查记录、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书、火灾事故认定书等；
调取证据通知书、登记/先行登记保存证据清单等及审批、处理材料；
被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证明材料；
公安行政处罚告知笔录；
听证申请，不予受理听证通知书/举行听证通知书及审批表，听证笔录，听证报告书；
重大行政处罚集体讨论意见；
责令停产停业报请政府审批文件、政府批复；
执行情况材料，包括罚没收据、执行回执、没收违法所得清单、责令停产停业/停止施工/停止使用后的现场笔录和照片等；
送达回证；
其他有关材料；
备考表。
三、档案管理职责
（一）对所承办的消防执法活动的有关资料进行收集、整理；
（二）按照归档内容及装订顺序立卷，确保案卷材料齐全完整、真实合法，符合规定；
（三）按规定时限向档案管理人员移交执法档案；
（四）严格保管案卷材料，严防遗失；
（五）严禁弄虚作假、私自留存或损毁案卷材料；
（六）调离本岗位时，移交所承办或保存的案卷材料。
消防执法人员向档案管理人员移交执法档案前，应当按规定整理立卷，填写案卷封面（目录号、案卷号除外）、卷内文件目录，并在备考表中立卷人处签名。
公安机关消防机构应当明确专、兼职档案管理人员。档案管理人员应当履行下列职责：
（一）指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档；
（二）接收移交的执法档案，履行检查、签收手续；
（三）按规定对执法档案进行分类、编号和存放；
（四）做好执法档案的收进、借阅、移出、销毁等情况登记和台帐管理工作；
（五）不得擅自复制、翻拍、抄录、抽取、销毁、涂改或伪造执法档案，严防丢失、损毁；
（六）做好档案室（柜）管理工作，严格遵守安全保密制度，确保安全。
四、档案制作要求
（一）档案管理人员接收执法档案时，应当对其合法性、规范性进行检查，对符合规定的，填写案卷目录号、案卷号，并在备考表中检查人处签名，登记归档；对不符合规定的，提出检查意见，登记后退回立卷人在10个工作日内完善。未经档案管理人员检查、签名，执法档案不得登记、归档。
（二）消防执法人员应当在消防执法活动完结后30个工作日内立卷并移交档案室（柜），法律、法规、规章和本规定另有规定的除外。
（三）公安机关消防机构负责人、消防执法人员离任离岗时，应当将执法案卷材料归档情况纳入工作交接内容。档案管理人员离岗时，应当移交全部执法档案和台帐，办理工作交接手续。
（四）消防执法人员按照实际发生的消防执法活动收集、整理、建立执法档案，卷内归档内容应当根据执法活动的实际发生情况收集、归档。
（五）单位营业执照、个人身份证、资质资格证明文件等证明材料，以其复印件存档。同一文书、证据材料涉及两个以上案卷的，应当按照刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其他具体行为卷、具体行为卷优于其他案卷的原则存放原件，其他案卷存放复印件。复印件应当逐页经提供人签名并注明日期，由收件人现场核对与原件无误，加盖“与原件核对无误”章；法律文书复印件可由文书制发机关加盖公章确认，多页文书可只加盖骑缝章。
（六）执法档案归档内容中有声像材料的，应当按有关案卷装订顺序要求在卷内相应位置列明，并随案卷一并归档、移交。有条件的单位，应当按照公安声像档案管理的要求，根据不同载体，使用专门装具分别整理、编号，妥善保存和管理，并在执法档案中注明声像档案编号。
（七）各类执法档案应当做到归档材料齐全完整，制作规范，字迹清楚，并采用具有长期保留性能的笔、墨水书写或打印。
（八）卷内材料，除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外，应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号，页号从“1”编起，为流水号，不得重复和漏号。
（九）档案装订前要拆除金属物，对残缺破损、小于或大于卷面的材料，应当进行修补、裱贴和折叠，不得有压字和掉页情况；装订时应当采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。案卷材料较多时应当分册装订，每册不宜超过200页。
（十）公安机关消防机构应当设立能够保障执法档案安全的档案室，建立健全档案管理制度，建立执法档案台帐，落实档案管理措施，保证档案的真实、完整、有效和安全。没有条件设立档案室的，可以设立档案专柜。
（十一）公安机关消防机构除按照本规定建立纸质执法档案外，还应当按照消防执法信息化的要求建立公安消防执法电子档案，并进行物理归档，将保存载体与纸质档案一并移交档案室管理。
（十二）公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时，应当设立电子文件的归档功能，实现文档生成与归档一体化，逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功能。
（十三）档案管理人员应当严格落实执法档案借阅、查阅制度，为消防工作服务。
（十四）查阅、摘抄、复制执法档案，应当经公安机关消防机构负责人批准，并严格遵守档案管理有关要求；涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予批准的，应当说明理由。
（十五）执法档案保管期限分为永久、长期和短期。长期为16年至50年，短期为2年至15年，消防行政处罚档案长期，消防简易行政处罚卷16年。
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