任务三 商务文书礼仪
【任务引入】
文书是指借助于文字而形成的书面材料。文书礼仪又称为礼仪文书，是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人在社会交往、礼仪活动和商务活动中常用的各类文书，是在各种不同场合，根据不同的情况，遵循相应的习俗和人情所撰写的礼仪文字材料。在人际交往过程中，人们常常需要借助于礼仪文书来调整、改善、发展相互之间的关系，联络感情，沟通信息，增进友谊，因此，礼仪文书在融洽和密切主客体关系上发挥着重要的作用。
【任务布置】
李林入职明英药业集团有限公司，从事办公室工作。第四天上班的下午，领导交给他的任务有：
（1）为公司职工小明参加业务培训开好证明；
（2）为远离公司回老家住院治病的刘经理写封慰问信；
（3）为公司总经理写欢迎词，欢迎来参加公司在酒店举行的宴请销售商活动。
假如你就是李林，请完成上述任务。
【任务分析】
（1）查找资料，明确文书礼仪的基本要求及其结构。
（2）查找资料，明确书信类，包括家书、情书、慰问信、感谢信等的写法。
（3）查找资料，明确致辞类，如欢迎词、欢送词、答谢词等的写作技巧。
【知识链接】
文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼仪文书，可以表现个人及企业的良好风范。职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。
一、文书礼仪的基本要求
1.职业文书翔实准确
文书礼仪包括范围相当广泛，在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，如邀请函、传真等。在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，将文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。
2.全称体现礼貌
需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如，文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。
3.称谓表现尊重
在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与收信人的职位关系密切。如收信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。
4.文书礼仪体现尊敬谦虚
科技文明日新月异，人与人之间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬。
古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的称呼，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时对自己用谦称。
书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用电子邮箱，但一些基本的原则，比如，书信的结构、敬语、称呼等还是应该和传统书信一样。
二、文书礼仪的写作
文书礼仪的特点是格式规范，并相对固定。
1.结构
（1）标题
一般的礼仪文书文体，都设有标题。根据文种的不同，标题大体上可有三种类型：其一是最直接简单地标明文种的性质即可，如《请柬》；其二是点明主题，揭示文书的中心内容，如《抗击“非典”倡议书》；其三是常用的三要素标题，即包括机关名称（人名）、主要事由和文种的标题，如《中华全国总工会致全国劳动模范的慰问信》。三种类型的标题，都有一个总体上的要求，即简明扼要。
（2）文头
文头即礼仪文书的开头，好的开头常常能起到引人入胜的作用，尤其是开幕词、闭幕词、迎送词等的文头。
（3）正文
正文即文书的主体部分，是礼仪文书中最为重要的内容。在书写正文时，应注意行文的结构。常见的行文结构有三种，即横式结构、纵式结构和纵横交错式结构。
所谓模式结构，即指正文按材料的性质和类型或按条款、条文分门别类地安排材料，具有一目了然、眉目分明的特点；所谓纵式结构，即指按照时间先后的顺序或按照事物发展的过程安排结构；纵横交错式结构即指根据行文的需要，将两种结构形式综合起来运用，其特点是有总有分、有主有从，在层次上由浅入深、由小到大，脉络清晰。
（4）文尾
文尾即礼仪文书的结尾。其作用与文头同等重要，可以与文头相呼应，也可以照应文书的标题，好的文尾能保证文书整体结构的完美。有些礼仪文书的文尾，如书信、聘书、请柬等，有固定的格式和惯用语。
2.语言
（1）简明
礼仪文书的语言要简洁明了、言简意赅，不要含糊其辞、模棱两可。写作礼仪文书时，可选用一些精练的、表现力强的词语，力求在最短的篇幅内拥有最多的信息含量。当然，精简语言不是精简内容，撰文者在精练词句时应避免出现这种情况。
（2）晓畅
语言晓畅就是要求礼仪文书的内容明晓，行文流畅。礼仪文书虽然要求简明扼要，但在简明的同时不能使正文内容含糊空洞，或是使正文层次缺乏逻辑。好的礼仪文书是指能用最简练的语句达到主题明确、逻辑严密、层次分明。
（3）规范
所谓规范，就是指礼仪文书的遣词造句要符合语法，符合社会约定俗成的文书写作规范。因而，不能生造词语，不能在词语原有的意义之外凭空添加其他意义，不能随便改变词语的用法，不能将日常生活中的俗语、俚语，以及不规范的语法写入礼仪文书。
（4）文雅
礼仪文书的语言要文雅、谦恭，不能用生硬的、武断的或是命令式的语言书写礼仪文书。在礼仪文书写作中，要求别人做某事，应用商量、请求的语气；拒绝别人的请求，应用委婉、含蓄的语气。总之，文雅、礼貌、委婉的语言能够使礼仪文书显得亲切诚恳，给对方轻松、平等和愉快的感觉。
（5）得体
礼仪文书的语言要得体贴切，要根据不同的场合使用合适的语言，不要言不及义，也不可失礼、失度。
3.书写
书写的礼仪，即是对字迹的要求。虽然当今社会的电子信息技术使人们逐渐步入“无纸化”时代，但是在某些时候还是需要手写文书，以表达撰写者对对方的重视。书写文书时，最好应选择钢笔书写，墨水的颜色以黑色或蓝黑色为宜。书写的字迹要工整端正，不要东倒西歪或是潦潦草草；字的大小要适宜，不要过小，以免让人看着费力，总之，应以让人看了赏心悦目为标准。
三、书信类文书礼仪
礼仪文书的种类繁多，从原则上讲，有多少种礼仪活动就会形成多少种礼仪文书。现代社会，将常用礼仪文书分为三类：一是书信类，包括家书、情书、慰问信、感谢信等；二是致辞类，如欢迎词、欢送词、答谢词等；三是贴类文书，如请柬等。
书信，是人际交往中迄今为止最古老、最实用的一种联络方式。个人与个人、个人与组织、组织与组织之间都可以利用书信来传递信息。信件的种类很多，我们按照用途可将之分为私人信件与工作信件。如家书、情书等就属于私人信件，而介绍信、表扬信、辞职信、证明信等属于工作信件。
书信由封文和笺文两部分构成。封文即写在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。笺文即写在信笺（又称为信纸、信瓤）上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。
（一）书信的格式与写法
1.封文的格式
我国通用的信封有两种款式：一种是竖式，一种是横式。目前，中文书写的信封多为横式。横式信封的封文大致由三个部分组成。
（1）收信人地址
收信人地址应书写在横式信封的左上方，如有必要，可分作两行。按规定还要写明收信人所在地的邮政编码。
（2）收传人称谓
收传人称谓通常写在信封的正中央。一般它又分成三个部分：其一是收信人姓名；其二是传递信件者对收信人所谓的称呼；其三是专用的启封词，如“收”、“启”等。后两个部分的内容，有时可略去。
不要使用写信人对收信人的亲属称谓或收信人的行政职务，如“×××姨妈”、“×××局长”，因为信封主要是给投递人员看的，这样写对投递人员是不礼貌的。写姓名时，要注意连名带姓，表示尊敬。
（3）发信人落款
发信人落款一般位于信封的右下方，它被分成四个组成部分：一是发信人地址；二是发信人姓名；三是用来表示敬意的缄封词，如“缄”等；四是发信人所在地的邮政编码。
要使用规范信封，并且不要用铅笔或红色墨水书写。
2.笺文的基本结构
一般分为抬头、启辞、正文、敬辞、署名、日期等部分。
（1）抬头
抬头是对收信人的称呼，要单独成行，顶格书写。
（2）启辞
启辞用来表示问候语言，引出下文。
比较通用的有：
久未通信，别来无恙？
多时不见，甚念。
来函收悉，略知近况。
近日繁忙，未及时复函，见谅。
（3）正文
正文是书信的主体部分。按照常规，正文应紧接着启辞后面，并要另起一段写。头一行要空出两格，以后则顶格书写。
一般情况下，正文中每讲一件事情，原则上都应另起一段，以便层次清晰，使收信人一目了然。
如果在写完信后，发现中间对某事说明不够或未提及，可在后面用“补”、“又及”、“另”等字样开头，独立成段，书写在信尾。
（4）敬辞
敬辞即在正文结尾写的一句表祝愿、祝福或敬意的短语。如“即颂近安”、“此致敬礼”等。敬辞在格式上有两种习惯性写法：①在正文结尾处另起一行空两格写“此致”（或吉祥），再转一行顶格或空两格写“敬礼”（或近安）；②正文结尾后另起一行空两格写“安好”、“平安”之类，不分两行，一行即可。
（5）署名
署名要求将自己的名字写在正文结尾的右方空半行的地方。
（6）日期
在署名的下方写上年、月、日。一方面利于保存；另一方面也利于收信人揣摩写信人的一些与时间有关的事情。在日期后面，还可加上写信时所处的地点、氛围等。如“于途中”、“深夜”、“于清华园”等。
3.信瓤的折法
文字朝外，先直后横，把收信人的名字放在最上面，使对方打开信封，一抽出信纸马上就能看见自己的名字。原则是尽量给收信人方便。
4.写信忌讳
写信不是草书表演。如果收信人读不懂你的草字，其尴尬心态可想而知，你的信也失去意义了。
信纸不规范整洁。不能随便用作业簿、笔记本撕下的纸，或者用巴掌大的纸写信。
用笔不懂规矩。要知道用红笔，意味着绝交；用铅笔，过于随意；用圆珠笔，不够慎重。因此，你最好用黑色或蓝色墨水的钢笔或小楷毛笔写信。
落笔太随意。写信不同于面谈，而是白纸黑字，容不得马虎，开不得玩笑。因此，态度要认真，语气要和缓，幽默语要慎用。
不及时回信。该回的信就要尽快回，拖得越久，让对方越焦急，于礼有亏。
（二）常见书信礼仪
1.家书
家书是最重要的一种书信，是与父母、兄弟姐妹、子女、爱人通报近况、商谈事情的重要工具，它涉及的内容小到日常生活中的琐碎事务，大到自己的工作事业，喜怒哀乐，都可在信中提及。家信一般较随便，想说什么就说什么，读信时好像你正站在他们面前说话一样。
2.证明信
证明信是机关、企事业单位或以个人名义出具的证明某人的身份、经历或有关事件的专用书信，也通常被称为“证明”或“证明书”。
证明信的分类，有很多种。从证明信的写作主体来看，可以将证明信分为以组织名义所发的证明信和以个人名义所发的证明信两种。而以组织的名义所发的证明信还可再分为普通书写的证明信和印刷证明信两种。
（1）以组织名义所发的证明信
这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位以组织名义发出的印刷式的证明信则较方便，事先已将格式印好，只需填进主要内容即可。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。
（2）以个人名义所发的证明信
这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真、仔细回忆，不得信马由缰、马马虎虎。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。
不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。
①标题
证明信的标题通常有以下两种方式构成。
a.单独以文种名作标题：一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。
b.由文种名和事由共同构成：一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志情况（或问题）的证明”。
②称呼
第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼。
3.慰问信
慰问信是以组织或个人的名义表示慰问的书信。
在以下几种情况下可以发慰问信：一是向作出贡献的集体或个人表示慰问，鼓励他们戒骄戒躁；二是向由于某种原因而遭受重大损失或遇到巨大困难的群众表示同情或安慰，鼓励他们战胜困难；三是因重大节日表示慰问。
例文：
致四川灾区某学院的慰问信
警安学院领导、师生员工：
你们好！
来信收悉，惊闻贵院震后境况，我院领导及师生员工深感痛心，在此对贵院所遇不幸表示最诚挚的慰问。
此次地震强度之大、波及面之广、伤亡人员之多，实属罕见，给贵院造成的损失可想而知，但灾难来临，我们只有挺起脊梁，迎难而上。“一方有难，八方支援”。虽然我们远隔万里，但我们心系贵院的安危，愿与贵院师生同呼吸、共命运。作为我们定会化点滴之源汇聚爱的海洋，因为我们是兄弟学院，因为我们血脉相连。绵薄之力虽不能抚慰贵院的百孔千疮，却是兄弟学院一万多师生员工内心的祝福与安慰。同时希望贵院忘掉灾难，振作起来，行国人之风、扬师道之范、率众志之智、举义者之勇，高举职业学院神圣旗帜，重建校园。
相信在党和政府、社会各界及兄弟院校的大力帮助与支持下，我们万众一心，并肩而立，凝聚成震撼人心的精神力量，学院的明天又会是一个崭新的早晨！
最后祝学院的明天更美好、学院领导及全体师生身体健康！此致
敬礼！
×××学院
二〇〇八年六月十日
致邹韬奋夫人沈粹缜的慰问信
粹缜先生：
在抗战胜利的欢声中，想起毕生为民族的自由解放而奋斗的韬奋先生已经不能同我们同享欢喜，我们不能不感到无限的痛苦。您感到的痛苦自然是更加深切了。我们知道，韬奋先生生前尽瘁国事，不治生活，由于您的协助和鼓励，才使他能够无所顾虑地为他的事业而努力。现在，他一生的努力已经开始获得报偿了。他的笔底，培育了中国人民的觉醒和团结，促成了现在中国人民的胜利。中国人民一定要继续努力，为实现韬奋先生全心向往的和平、团结、民主的新中国而奋斗不懈。韬奋先生的功名在中国人民心目中永垂不朽，他的名字将永远是指引中国人民前进的旗帜。想到这些，您，最亲切地了解韬奋先生的人，一定也会在苦痛中感到安慰的吧！您的孩子——嘉骝，在延安过得很好，他的品格和勤学，都使他无负于他的父亲，这也一定是您欣慰的事吧！谨向您致衷心的慰问，并祝您和您的孩子们健康！
周恩来
1945年9月12日
4.贺信
贺信是机关、团体、企事业单位或个人向取得突出贡献、作出卓越贡献或有喜庆之事的单位及个人表示祝贺的一种礼仪文书。贺信主要用于单位和个人。单位的贺信包括上级单位对下级单位，同级单位之间，下级单位对上级单位，个人或团体对重要领导人或艺术家等知名人士诞辰的贺信。个人之间的贺信主要是祝贺亲朋好友的喜庆之事，如开学、乔迁、长辈寿诞等。
贺信一般由标题、称谓、正文、落款等组成。
（1）标题
贺信的标题应写在信笺或纸张上端居中的位置，标题可以是简单的“贺信”两字，也可写出祝贺者或受贺者，或写明祝贺的事由，如“公安部办公厅贺信”、“百年校庆贺信”等。个人之间的贺信可以不加标题。
（2）称谓
贺信的称谓就是受贺单位的名称或受贺个人的姓名，其位置应在标题以下，顶格书写，称谓之后要加冒号。
（3）正文
贺信的正文应另起一行空两格写。一般包括：对方取得的成绩和重大意义；表示热烈的祝贺和殷切的希望。如果是会议要指出它的重要性；如果是同级单位，除表示祝贺外，还应提出向对方学习的内容；如果是下级单位给领导机关的贺信，除表示祝贺外，还应表示自己的决心和态度；如果是给个人的贺信，应着重写明有供群众学习的品德和意义。
（4）祝颂语
正文结束后，应按照信函的写作规范，写上相关的祝颂语。
（5）署名和日期
署名和日期应写在祝颂语的右下方，署名在上，日期在下，年、月、日都应写清楚。
例文：
致新乐计算机厂建厂20周年的贺信
新乐计算机厂全体同志：
喜闻9月5日为贵厂建厂20周年纪念日，谨此向你们表示热烈祝贺！
20年来，贵厂在党的领导下，发扬了自力更生、艰苦奋斗的精神，为开创我国的计算机事业作出了重大贡献。特别是在经济体制改革以来，贵厂锐意改革，积极引进国外先进技术，结合我国实际情况，研制了一批具有中国特点的居于国内先进水平的新型电子计算机，为现代化经济建设事业作出了新的贡献。贵厂在对内搞活、对外开放，提高经济效益，实行厂长责任制和各种生产责任制等方面，都走在同行业的前面，并提供了可供借鉴的宝贵经验。我们为你们取得的重大成绩，再一次表示衷心的祝贺！
我们两厂之间有着传统友谊。我厂建设初期，得到了贵厂在人力、物力尤其是在技术人才方面的大力支援。令人难忘的是，去年上半年，由于我厂领导班子更换频繁，管理不善，信息不灵，产品质量不过硬，一度处于十分困难的境地。在此危难关头，贵厂派出了强有力的管理干部和高水平的技术人员，无私地给予我们真诚的、兄弟般的援助，使我厂终于摆脱了困境，一举跨进先进行列。我们深知，我厂的兴旺发展，是与贵厂的支持、帮助分不开的。在此向贵厂表示由衷的感谢！
最后，祝贵厂在研制名优产品方面更上一层楼！在四化建设中再立新功！
此致
敬礼！
新兴计算机厂
1986年9月2日
专家点评
这是一篇写得较规范的贺信。正文包含三层意思：一是写致贺的事由和致贺；二是热情赞扬对方在多方面取得的成就；三是叙述两厂友谊，感谢对方的支持，同时预祝对方再创辉煌。不足之处是落款日期应用汉字书写。
5.介绍信
介绍信是用来介绍某人基本情况，接洽事务的一种专用书信，主要用于工作交往。介绍信的内容一般包括：被介绍人的身份、性别、年龄、接洽的目的和事项，希望收信单位提供的方便等。
6.表扬信
表扬信是以集体或个人名义表彰某个团体或个人的一种公开信，可张贴，亦可通过传媒发表。写作格式与一般书信相同。只是正文要突出表扬的原因、意义。
7.感谢信
感谢信是以集体或个人名义感谢某个团体或个人的一种公开信，写作格式与一般书信相同。只是正文要写清楚对方在什么时间，什么地点，由于什么原因，做了什么好事，对自己或单位有什么支持和帮助，事情有什么好的结果和影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。
例文：
女士们、先生们、朋友们：
在中国国际民间艺术节开幕式上李鹏的贺词
由中国文联举办的第二届中国国际民间艺术节今天在我国首都北京隆重开幕了，我怀着十分高兴的心情代表中国政府向艺术节的开幕表示衷心的祝贺，向远道而来的亚洲、非洲、欧洲、大洋洲、美洲等十五个国家三百多位民间艺术使者和海内外各界朋友表示热烈的欢迎和亲切的问候。愿各国艺术使者在中国期间生活愉快！
来自五大洲十五个国家的艺术使者，把各自富有民族特色的优秀民间歌舞艺术带到中国，这不仅是艺术的交流，而且是我国人民和各国人民之间的传统友谊进一步加深的具体体现。艺术节的意义远远超出了文化艺术本身，随着时间的推移，它必将还会在弘扬世界各国民间文化艺术，加深世界各国人民之间的团结、友谊，促进世界和平方面，发挥越来越大的作用。
祝第二届中国国际民间艺术节获得圆满成功！
四、致词类文书礼仪
致词也可写作致辞，是指进行社交活动的主客双方在一定的场合中发表的礼仪性讲话，讲话的内容多是祝贺、感谢、勉励等。致词适用的场合有很多，比如，开业或周年庆典会、新闻发布会、赞助会，以及社会组织主办或协办的宴会、展览会、舞会等。发表致词的多是有关领导或相关代表。
常包括欢迎词、欢送词和答谢词、祝词及贺词等，它们是指国家机关、企事业单位、社会团体为了表示欢迎、欢送或祝贺、答谢，在比较隆重的聚会或仪式上的讲话，是当面的致词，都属于礼节性社交活动的讲话稿。
（一）欢迎词、欢送词、祝词的含义
欢迎词是在迎接宾客的仪式、集会、宴会上主人对宾客的光临表示热烈欢迎的一种礼仪文书。欢送词是在欢送宾客的仪式、集会、宴会上主人对宾客即将离去表示热烈欢送的一种礼仪文书。祝词，也可写作祝辞，泛指对人对事表示良好祝愿和庆贺的言辞或礼仪文书。祝词常用于开工典礼、剪彩仪式、开业、会议开幕等场合，也常用于国际交往中。
（二）欢迎词、欢送词、祝词的结构和写法
欢迎词、欢送词和祝词的写法基本一样。欢迎词和欢送词的格式都一样，只是内容有迎和送的区别。在欢迎的宴会上所致的祝词（祝酒词）实际上就是欢迎词，在欢送宴会上的所致的祝词（祝酒词）实际上就是欢送词，只是祝酒词的结尾要比前两者的结尾多一个祝酒辞令。
欢迎词、欢送词和祝词一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
1.标题
可以直接以“欢迎词”、“欢送词”作为标题，也可以由场合和文种构成标题。如“在开学典礼上××的欢迎词”等。还可以以主人的名称、被欢迎或欢送的宾客和文种为题，如“周恩来总理在欢迎美国总统尼克松的宴会上的祝酒词”。
2.称谓
称谓以统称全体与会人员比较常见。对被欢迎、欢送、祝愿、祝贺的对象的称呼，称呼前可加修饰语“尊敬的”、“敬爱的”之类，称呼后可加头衔，也可加“先生”、“女士”、“夫人”等。
3.正文
正文要根据不同的具体情况表达不同的内容。
欢迎词的正文，一般先写表示欢迎的话；接着写宾客来访的目的、意义、作用；继而回顾双方交往的历史与友情，赞扬宾客在某些方面的贡献及双方友好合作的成果，表示继续加强合作的意愿、希望；结尾写祝颂语，对宾客的光临再次表示热情的欢迎和良好的祝愿。
欢送词的基本格式及写法与欢迎词大致相同。它的正文一般应包括这样的内容：对宾客的离去表示热烈欢送的话；有关欢送的具体内容，如宾客逗留的时间及离别的日程，叙述访问的行程及收获，对宾客的希望及要求，表示继续加强交往的意愿；结语常再次对宾客的即将离去表示热烈的欢送。
祝词，不同类型的祝词正文有不同的写法：会议祝词突出祝贺会议的内容及寄予希望；事业祝词突出祝贺事业的内容并祝愿其取得更大的成功；庆祝宴会或庆功祝词，则概括地回顾总结前段工作所投入的力量和所取得的成就或变化、发展；社交性祝词大致可分，祝寿，既祝愿对方幸福长寿，又赞颂其已经取得的成绩和作出的贡献，祝新婚，主要祝愿夫妻恩爱、生活幸福、携手并肩搞好工作等。此外，社交性祝词还有祝贺晋级提职、生男添女和工作、学习中取得成果等。
祝酒词，一般用于宴会上举酒祝愿，用得较多的是公关场合，尤其是外交场合。一般是先对宾客或来访者表示热烈欢迎；接着回顾双方的友好交往，盛赞友情，提出祝愿和希望；结语一般句式为“为……而干杯！”
4.落款
在致词结束时，不需要念出署名、日期。如果要公开发表，就要在正文右下处署上致词者姓名和日期。
（三）例文
1.祝词
毛泽东同志代表中共中央在全国战斗英雄代表会议和全国工农兵劳动模范代表会议上致的祝词
全国战斗英雄代表会议和全国工农兵劳动模范代表会议的代表同志们：
中共中央向你们的会议致以热烈的祝贺，并向你们的工作表示感谢和致意。你们在消灭敌人的斗争中，在恢复和发展工农业生产的斗争中，克服了很多的艰难困苦，表现了极大的勇敢、智慧和积极性。你们是全中华民族的模范人物，是推动各方面人民事业胜利前进的骨干，是人民政府的可靠支柱和人民政府联系广大群众的桥梁。
中国共产党中央委员会号召全党党员和全国人民向你们学习，同时号召你们，亲爱的全体代表同志和所有的战斗英雄、劳动模范同志们，继续在战斗中学习，向广大人民群众学习。只有决不骄傲自满，并且继续不知疲倦地学习，才能够对伟大的中华人民共和国继续作出优异的贡献，并从而继续保持你们的光荣称号。
中国必须建立强大的国防军，必须建立强大的经济力量，这是两件大事。这两件事都有赖于同志们和全体人民解放军的指挥员、战斗员，和全国工人、农民及其他人民一道，团结一致，协同努力，方能达到目的。当此中华人民共和国开国第一个国庆纪念节日快要到来之际，你们在这里开会，是有巨大意义的。我们预祝你们的会议获得成功，预祝你们在今后的工作中获得伟大的胜利。
1950年9月25日
专家点评
这是一篇祝事业的祝词，正文突出了三方面的内容，其一是向会议致以热烈的祝贺和致意；其二对参加会议的代表给予高度评价并对他们提出希望；其三祝会议取得成功。全文感情饱满，富有感染力。
周恩来总理在欢迎美国总统尼克松的宴会上的祝酒词
总统先生，尼克松夫人：
女士们，先生们，朋友们：
首先，我高兴地代表毛泽东主席和中国政府向尼克松总统和夫人，以及其他的美国客人们表示欢迎。
同时，我也想利用这个机会代表中国人民向远在太平洋彼岸的美国人民致以亲切的问候。尼克松总统应中国政府的邀请，前来我国访问，使两国领导人有机会直接会晤，谋求两国关系正常化，并对共同关心的问题交换意见。这是符合中美两国人民愿望的积极行动，这在中美两国关系史上是一个创举。
美国人民是伟大的人民。中国人民是伟大的人民。我们两国人民一向是友好的。由于大家都知道的原因，两国人民之间的来往中断了二十多年。现在，经过中美双方的共同努力，友好来往的大门终于打开了。目前，促使两国关系正常化，争取和缓紧张局势，已成为中美两国人民强烈的愿望。人民，只有人民，才是创造世界历史的动力。我们相信，我们两国人民这种共同愿望，总有一天是要实现的。
中美两国的社会制度根本不同，在中美两国政府之间存在着巨大的分歧。但是，这种分歧不应当妨碍中美两国在互相尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、平等互利和和平共处五项原则的基础上建立正常的国家关系，更不应该导致战争。中国政府早在1955年就公开声明，中国人民不想同美国打仗，中国政府愿意坐下来同美国政府谈判。这是我们一贯奉行的方针。我们注意到尼克松总统在来华前的讲话中也说到，“我们必须做到的事情是寻找某种办法使我们可以有分歧而又不成为战争中的敌人”。我们希望，通过双方坦率地交换意见，弄清楚彼此之间的分歧，努力寻找共同点，使我们两国的关系能够有一个新的开始。
最后我提议：
为尼克松总统和夫人的健康，
为其他美国客人们的健康，
为在座的所有朋友和同志们的健康，
为中美两国之间的友谊，
干杯。
（原载《人民日报》，1972－02－22）
专家点评
这是一篇著名的祝酒词，称谓之后，内容分为三部分，第一部分写对客人的来访表示欢迎以及对美国人民致以问候，其后写对客人来访意义的评价；第二部分写对两国人民的评价、两国人民的交往情况，以及两国人民争取改善关系的愿望，同时，客观地点出两国政府之间存在着分歧，但希望分歧不应当妨碍开拓两国关系的新局面等；第三部分为祝酒辞令。全文既有针对性，又合乎历史、现实，以及欢迎场景，感情真挚诚恳，不卑不亢，表现了大国总理的风度。
2.欢迎词
尊敬的来宾，代表们，朋友们，同志们：
我荣幸地宣布，第一届中国国际旅游会议开幕了，我代表中国政府和人民并以我个人的名义，向这次会议表示热烈的祝贺，衷心欢迎各位来宾和代表。
朋友们，同志们，会议期间，我们将欢聚一堂，交流经验。会后，我们中的一些人将去中国的其他地方参观访问。我诚恳地希望，你们将对中国的旅游事业提出宝贵的建议。
我祝本次大会圆满成功，并祝各位身体健康，在中国生活得愉快。谢谢各位。
3.答谢词
亲爱的朋友们：
我们对贵国的访问即将结束。首先，请允许我代表我们旅游观光团一行20人对贵国政府对我们的盛情款待表示由衷的感谢。
访问期间，我们十分有幸结识了许多知名人士，参观了城镇、乡村、工厂、学校和文艺团体，与各界人士进行了饶有兴趣的谈话，这些都给我们留下了很深的印象。
我相信，我们这次参观访问将有利于促进两国人民之间的友谊。我们用文字和照片记录下了这次访问中一幕幕的动人景象，回国后，我们将让我国人民得知这一切。我深信，这将给他们以巨大的鼓舞。
借此机会，再次衷心地感谢大家！祝中国人民幸福！
祝两国人民之间的友谊万古长青！再见了，亲爱的朋友们！
专家点评
这是一篇答谢词。正文分为三部分：其一写“我们对贵国的访问即将结束”，这是答谢的背景、原因。接着写对主人的热情接待表示感谢；其二概写访问的内容、留下的美好印象、成果和愿望；其三写再次感谢和祝颂词。全文情感真挚、感人，尤其是宾客回国后的“计划”和最末一句话，令人感动。
4.欢送词
同志们、朋友们：
刚好在两个星期以前，我们愉快地在这里欢聚一堂，热烈欢迎×××博士。今天，在×××博士访问了我国的许多地方之后，我们再次欢聚一起，感到特别亲切、高兴。×××博士将于明天回国。
×××博士的访问虽然短暂，然而是极其成功的。在北京期间，他会晤了有关方面的领导同志，参观了工厂、农村、学校，与各界人士进行了谈话，并认真研究了我国的政治、经济、文化和教育。
在向×××博士告别之际，我们真诚地希望×××博士给我们提出批评、指导的宝贵意见，以便我们改进工作。同时，我们想借此机会请他转达我们对×国人民的深厚友谊，请他转达我们对他们的亲切问候和敬意。
祝×××博士回国途中一路平安，身体健康！
专家点评
这篇欢送词突出了两个方面的内容：其一写与客人两次欢聚，“两个星期以前”曾欢聚一堂，点明客人的访问时间长度，客人“将于明天回国”一句话又点明欢送的缘由；其二写客人访问我国的行程情况，以及收获。最后写主人的希望、要求和祝愿。全文感情诚恳，用语巧妙，分寸适当，语言精练，是一篇不错的欢送词。
五、贴类文书礼仪
贴类文书常指请柬，请柬也称请帖，是单位或个人邀请他人参加某种晚会、典礼、仪式、宴会、聚会或各种喜庆、纪念活动而使用的应用文书。由于请柬是专用于请客的，所以无论形式、内容、措辞都比较讲究。可以自行设计，也可从商店选购。
请柬一般分封面和封里两部分。
1.封面
请柬分横式和竖式两种，一般书写“请柬”二字，也有的请柬在封面上写明内容。竖式是传统的，与传统的竖行书写方法相应；横式则与横行书写的方式相应。
现在，横、竖两种形式通用，但适当做一些选择也还是十分应该的。这种选择可以从以下两个方面考虑：
①从邀请对象考虑，邀请港台地区的朋友，则以竖式为妥，而一般大众化的，尤其是以集体名义发出的，则以横式为佳；
②要看邀请参加的内容，传统、民族特色浓的活动用竖式。
2.封里
封里即请柬的正文内容，一般由称呼、内容、结尾、署名和日期组成。
称呼：顶格写，姓名＋“先生”（或“女士”、“同志”、“君”）；或以职务称呼，如“主席”、“总经理”、“董事长”、“书记”等。
内容：用简洁的一句话说明活动的内容、时间、地点。如果是请人看戏或其他表演，还应将入场券附上。若有其他要求也须注明，如“请准备发言”、“请准备节目”等。
结尾（请柬的敬语）：如“敬请光临指导”、“敬请届时出席”、“恭候您的光临”等。
署名和日期：注意横写和竖写的区分。
书写方式对应封面，如果是横式封面，则封里也应横写；如果封面是竖写的，则封里也应竖写。
3.例文
××先生：
定于×年×月×日××大学××楼前举行：×烈士铜像揭幕典礼。敬请光临！
×××大学
×年×月×日
【任务操作要点】
（1）查找资料，相互讨论，明确礼仪文书的写作格式及其要求。
（2）给定时间，每位同学都进行三种文书的写作。
（3）抽查、展示同学完成的文书。
（4）同学点评。
（5）老师总结任务的完成情况，强调学习重点。
【任务考核】
（一）考核方式
（1）自评占30％。
（2）同学间的点评占30％。
（3）教师评价占40％。
（二）评价指标
评价指标见表4－5。
表4－5 评价指标
注：考评满分为100分，60分以下为不及格，60～69分为及格，70～79分为中等，80～89分为良好，90分以上为优秀。
【项目小结】
接待客人、洽谈业务，是商务人士最常见的活动，许多场合需要用到办公室礼仪。如果掌握了它，会使商务工作变得更加自如顺利，客户也有宾至如归的感觉。本讲主要介绍了办公室人员的日常礼仪、迎接礼仪、会谈礼仪、接打电话礼仪及其常用的商务文书礼仪。
【拓展与提高】
一、复习思考题
1.办公室人员的日常礼仪有哪些要求？
2.如何安排会谈的座次？
3.接打电话的程序有哪些？
4.文书礼仪的基本要求有哪些？
5.如何写作感谢信、祝词等商务文书？
二、案例分析
一位刚毕业的女大学生林林第一天正式去上班，她穿着超短的迷你裙，化着浓浓的熊猫眼妆；8点上班，8点20来到了6人一起的办公室。一进办公室，便径直走向分配给她的办公桌。20min后，位于她桌上的办公室电话响起，第6声，她接了电话，问道：你好，有什么事啊？来电说是找办公室的明明。她说出去了，然后“啪”的一声把电话挂了。10min后，她拿起办公室电话，给亲朋好友报告她上班的单位、地址等情况，一打就是40min。12点她去吃了中餐。下午林林接到一项任务，给客户开一个证明，结果开证明时她忘记写上日期。证明开完后，她觉得很无聊，就玩手机。公司规定下午5点下班，她见办公室的同事都不在，又没有事情做，4点30分就走了。第二天一上班，经理就辞退了她。林林百思不得其解。
请问：
1.为什么林林会被辞退？
2.林林在办公室的礼仪中，有哪些方面存在问题？应该如何做？
【实训与指导】
一、实训项目
文书礼仪实训。
二、实训目标
通过实训，使学生掌握文书礼仪及需要注意的问题，并能灵活运用。
三、实训指导
设置情景：
春节将至，为答谢新老客户，公司决定举办新年酒会。小朱是某公司文秘人员，经理让其给与会客户发送一份感谢信，同时发送邀请函（或请柬）。
1.实训内容及步骤
（1）教师介绍本次实训的内容和模拟实训情景。
（2）教师示范讲解文书的礼仪及需要注意的问题。
（3）根据模拟活动情景分组。
（4）确定模拟活动情景角色。
（5）全组讨论文书的正确礼仪及应该注意的问题。
（6）模拟撰写文书训练，组内成员互换角色训练。
（7）师生点评。
（8）教师考核。
2.实训思考
（1）每位学生以书面形式提交实训报告。
（2）实训报告主要内容：通过本实验，谈谈自己本次实训的收获，可以重点突出对某一方面的理解。
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