一般商务会议礼仪

任务一　一般商务会议礼仪

【任务引入】

某大学于2012年7月份将与国外某大学联合举行“高等职业教育人才培养模式创新研讨会”，请分别拟定会议议程及相关准备事项。

【任务布置】

商务会议会前准备、会中服务、会后服务有何礼仪要求？

【任务分析】

一般会议组织内容、程序及应注意的相关事项。

【知识链接】

一、商务会议概述

商务人员在日常交往中必不可少的一件事情，就是要组织会议、主持会议或参加会议，因此会议自然而然地成为商务活动的有机组成部分之一。

（一）商务会议的种类

在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为以下四种类型。

1.行政型会议

行政型会议是商界的各个单位所召开的工作性、例行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。

2.业务型会议

业务型会议是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。

3.群体型会议

群体型会议是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。

4.社交型会议

社交型会议是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。

一般而言，以上四种类型常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。

（二）商务会议的作用

在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。

（三）商务会议组织原则

商务组织不同于行政机关，“文山会海”是大家所厌恶的低效能现象，应当尽量避免。因此，会议在组织时应遵循如下基本原则：

①没有明确议题的会议坚决不开，避免以议题之名高谈阔论；

②议题太多的会尽量不开，因参与者不一，必然造成时间和精力的部分浪费；

③没有做好充分准备的会不开，以免忙中出错或议而不决；

④可开可不开的会坚决不开，以免造成管理机关不干实事，养成只知开会的不良习惯；

⑤重复性的会坚决不开，以免流于形式，起负面的作用；

⑥能以其他方式替代的会不开，替代的方式如公告、文件张贴、通信表决等。

二、会前准备礼仪

（一）会议组织的流程

1.确定会议主题或名称

会议主题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。

会议名称一般由“单位＋内容＋类型”构成，应根据会议的议题或主题来确定。

2.确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

3.拟发会议通知

首先要拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点和与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整和规范。

其次要及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。

最后是通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件等方式。

4.确定会议所需用品和设备

（1）必备用品

必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品

特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如，谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

5.布置会场

（1）会场的布置类型

会场布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息。一个会议室可以组合很多会议模式。

①礼堂式（剧院式）：面向主席台前方依次摆放一排排坐椅，中间留有较宽的过道。适于听众较多的场合，讲话者可站在较高的主讲台上。

②教室式（课堂式）：房间内将桌椅按排端正摆放或呈“V”形摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。

③弦月式（研讨式）：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一边，以便所有观众都面向屋子的前方。特点：适于少量人员开会，利于彼此间的交流，布置也较为正式。

④方形中空式（口字形）：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。特点：适于中等人数的会议，便于交流。

⑤马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围，也可以内外都摆放。特点：适于中等人数的会议，便于交流。

⑥宴会式：宴会式是由大圆桌组成，每个圆桌可坐5～12人。宴会式布置一般用于中餐宴会和培训会议。在培训性会议中，每个圆桌只安排6人左右就座，这样有利于同桌人的互动和交流。

⑦鸡尾酒式：鸡尾酒式的布置比较灵活，没有一个固定的模式。鸡尾酒会一般不安排或仅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走动交流。鸡尾酒式场地布置所能容纳的人数仅次于剧院式。

不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。

（2）会场座位的编排

①环绕式的座位安排。在会场中不设立主席台，把坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就座。这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不至于过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严肃的会议。

②散座式的座位安排。散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会。坐椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人需要而随意安置，这样就容易造就出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排，适合与会者私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式适合主题轻松的会议。

③圆桌式的座位安排。在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就座。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。

④方桌式座位安排。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的短边，或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧就座，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

⑤主席台式座位安排。在会场上，主持人、主人和宾客被有意识地安排在一起就座，这个在安排座位时有明确的规定。首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。主席台座次的排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手的位置，3号领导在1号领导右手的位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手的位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

（二）会议组织注意事项

1.会议筹备

（1）会议资料准备注意事项

①在具备条件的前提下将参会人员的资料按人数准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。

②会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

③当参会人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。

④若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（2）会议通知注意事项

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知须注意以下几点。

①正式的书面会议通知内容应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

②书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。

（3）会议议程安排注意事项

①正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，通常在没有会议主持人的情况下可由会议组织人员介绍会议流程。

②安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00—11：00或者15：00—17：00，如果是茶话会或是占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿的问题。

（4）会场布置注意事项

①正式会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。

②正式会议一般需要安排好参会人员的坐席，并准备好参会人员的座位牌，在会议开始前排好坐席及座位牌。

③对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

④需要用到视频放映或开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

⑤注意各项会场的环境因素，例如，温度、灯光等，按照实际情况调整好。

⑥会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

（5）现场安排（人员入场时）注意事项

①会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表。

②会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

2.会议中

（1）会议记录注意事项

①安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。

②安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（2）会议服务注意事项

①安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

②举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

3.其他注意事项

①参会人员就座后提醒全部参会人员关闭手机或将手机调成静音状态。

②会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议服务礼仪

（一）会前服务礼仪

根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会场主席台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、领导休息室等，并提前检测、检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。

及时做好会场卫生，整理打扫桌面、抽屉、坐椅、地面、门窗等，检查服务箱用品、面巾纸、洗手液配备情况。

在会场入口醒目位置安放会议指示牌，室内座位牌摆放整齐。

会议服务人员应提前一小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作做到位，并备好茶水，打开音响。播放轻音乐，同时打开安全门、照明灯及通道门，做好引导工作。如需要使用空调，应提前半小时开启。

在会场外的适当位置设一签到台，配有1～2位工作人员，备好签到簿和笔。客人签到时应将笔递到客人手中，若同时发放资料，应礼貌地用双手递上。

签到后，会议接待人员应有礼貌地将客人引入会场就座，对重要领导应先引入休息室，由商务组织的主要领导人作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

（二）会中服务礼仪

会议服务人员在与会人员入场前，应站立在会议厅门口两侧，有礼貌地向宾客点头致意，并说“早上（上午、下午、晚上）好”或“欢迎光临”等文明用语。同时对已入座的客人，及时递上茶水、湿巾，茶水量一般控制在八分。上茶水时应遵循从左至右的原则，从宾客翼侧依次加水，原则上每20min添加茶水一次。

会议如有领奖内容，工作人员应迅速组织受奖人按顺序排列好，礼仪人员及时送上奖状或荣誉证书，由领导颁发给受奖者。

如果有电话或有事相告，工作人员应走到要通知的人身边，轻声转告。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免工作人员在台上频繁走动和耳语而分散他人注意力，影响会议效果。工作人员在会场上不要随意走动，不要使用手机。

会议服务人员时刻注意观察和监听音响设备运行状况。注意会场情况及室内温度，发现问题及时报告和处理。

（三）会后服务礼仪

会议结束时，服务人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌送客，向客人微笑点头，并说“慢走、再见”。会后及时做好会场清理工作。若发现客人遗留物品应迅速与有关单位联系。

会议服务结束后，服务主管人员应及时主动填写“会议服务意见单”，征求会议主办单位的意见，以总结工作，改进服务，意见单计入年终考核范围。

严格做好保密工作，不询问、不议论、不外传会议内容和领导的讲话内容，不带无关人员进入工作间。

四、与会者礼仪

（一）一般与会者礼仪

对于参加会议的人员而言，在开会过程中，应注意一些礼貌、礼节。

1.开会之前

在会议召开前，应注意以下几点。

①守时，在参加会议时，一般在规定的会议时间之前提早五六分钟进入会场，不要迟到，迟到可以视为是对本次会议的不重视，或是对会议主持人，以及其他与会者的不尊重。确有其他原因迟到的，要向主持人及与会者点头致歉。

②仪表，衣着应以正式上班服装为主，穿着不可过于随便。如果是户外会议，应事先询问主办单位是否可着休闲服。

③举止，在参加会议时，坐姿应端正，不可东倒西歪或趴在桌子上。不要搔首、掏耳、挖鼻、剔牙、剪指甲，甚至把脚从鞋里抽出来抠脚指头。室内若无烟灰缸，表示不能抽烟。

④若在会议开始前，主席仍未介绍与会人士，可主动伸手和左邻右舍的人握手，并作自我介绍。

2.会议进行时

①会议进行期间，应认真倾听报告或他人发言。择要做好记录，对深入体会和准确传达会议精神有很大帮助。携带手机进入会场，在会议开始时应予以关闭或调至振动挡。开会时，在下面闲聊、看书报、摆弄小玩意儿、抽烟、吃零食、打瞌睡或随意进出会场，都是切忌出现的不文明行为。

②在会议进行中，出席者要发言时，应先举手，这是发言的礼貌。发言时应对事不对人，勿损及他人的人格及名誉。会上发言时，应口齿清晰，态度平和，手势得体，不可手舞足蹈，忘乎所以或出言不逊。

③在大型会议上发言，准备要充分，态度要谦虚，发言开始时要向听众欠身致意。发言内容要求做到中心突出，材料翔实，感情真实，语言生动。力戒自我宣传，自我推销，更不能有对听众不尊重的语言动作和表情。发言要严格遵守会议组织者规定的时间。发言结束，要向听众致谢并欠身施礼。如参加小型的座谈会、研讨会，发言要简练，观点要明确，讨论问题，态度要友好，不要随便打断别人的发言。对不同意见，应求同存异，以理服人。

④别人发言时不要打岔。如有问题可举手，经过会议主持人认可后再发言。

⑤不可否认，开会有时很闷，但别在大众面前打哈欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔或闭上眼睛等，这些都是很不礼貌的行为。

3.会议结束后

会议结束后，要按顺序离开会场，不要横冲直撞。

（二）其他会议参加人员礼仪

其他会议参加人员，主要是相对于一般与会者而言的，包括主席台就座者、会议发言人、会议来宾等。他们除了应遵循一般与会者所遵循的礼仪之外，还有一些独特的礼仪需要遵从。

1.主席台就座者礼仪

主席台上的就座者，应遵循相应的礼仪规范。进入主席台时，应该井然有序；若此时参加会议者鼓掌致意，主席台就座者也应该微笑着鼓掌作答；有些会议，座位上或主席台的长桌上已标明就座者姓名，就应按照会议工作人员的引导准确入座。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席，确有重要和紧急的事宜须提前离开会场，应向主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。

2.会议发言人礼仪

对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。若话筒距离自己的座位较远，则应以不快不慢的步子走向话筒。不要刚一落座就急着发言。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。如会场里响起掌声，可以适时鼓掌答礼，等掌声静落后，再开始发言。发言时应掌握好语速和音量，以会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，不能大量使用方言土语。发言或报告中还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对内容作相应的调整。比如，会场里交头接耳不断，就要考虑适当转移话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量缩短。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。

3.来宾礼仪

对会议邀请的来宾来说，应遵守“客随主便”的习俗，听从会议组织者的安排，做到举止端庄，行为有度。如果在会议开始前或进行中遇到熟人，不能把注意力只放在一两个人身上，要照顾到来宾中的每个人，不能因为自己是来宾就不遵守会场纪律，也不能有“高人一等”的表现。

五、会议结束礼仪

会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作有以下三方面。

1.形成文件

这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。

2.处理材料

根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。

3.协助返程

大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。

【任务操作要点】

——大学交流研讨会模拟

一、操作步骤

设置情景：

标准会议室，设定上级领导或校方领导、来宾若干人。成立会务组，礼仪服务人员若干人。以小组为单位专题发言。

（一）会前布置、准备

（1）明确会议议题：高等职业教育人才培养模式创新研讨会。

（2）明确会议目的：两所中外高校的代表齐聚一堂，相互交流、相互学习、共同探讨“高等职业教育人才培养模式创新”；也为两所高校今后其他方面进一步合作交流打下良好的基础。

（3）会议方案制订审核：明确与会人员、举办时间、地点、人员座次安排、会议记录、摄影、经费支出，等等。

（4）会场布置：座位牌制作与放置、会场环境布置、音响准备等。

（二）会议中控制

（1）人员签到。

（2）主持人宣布会议开始，介绍来宾及研讨会议程内容。

（3）高校双方各派代表上台发言致词。

（4）高校代表以座谈会形式自由探讨“高等职业教育人才培养模式创新”。

（5）由主持人宣布会议结束，高校代表互相握手告别或拍照留念。

（三）会务服务及相关注意事项

（1）参会人员要注意与会礼仪：守时、言行举止得体。

（2）会议服务要符合礼仪规范：资料发放、茶水服务、礼宾服务、座位安排等。

（3）会场布置及设备等后勤保障要到位，也要符合会议主题要求。

（4）会议结束后，要及时整理会场，总结经验和教训，召开总结会议。

【任务考核】

（一）考核方式

（1）小组自评占30％。

（2）评审小组评价/小组成员互评占30％。

（3）教师评价占40％。

（二）评价指标

评价指标见表5－1。

表5－1　评价指标

注：考评满分为100分，60分以下为不及格，60～69分为及格，70～79分为中等，80～89分为良好，90分以上为优秀。