星期天，华宇公司的秘书小刘一早就来到办公室，这天她值班。她打开值班日志，看了看昨天晚上秘书小李的值班记录，发现还有两件工作今天要跟踪：公司的大客户新丰公司购买的大型生产设备出现了问题，约好了今天由两名技术人员上门维修，已电话通知了技术部的小张与小成；公司王总经理乘坐今天下午四点的飞机前往北京，因为临近春节，机票较紧张，今天上午机票才会送到公司，拿到机票后要通知司机小何来公司拿机票并送王总去机场。看完值班日志，小刘正准备打几个电话落实上述事宜，突然公司保安打来电话，说有一个自称是总经理亲戚的人非要进来见王总经理，说王总没有来公司他也不相信，问小刘怎么处理。
【问题思考】
1．在值班时，如果生产部门突然出现生产事故，作为值班秘书的你，应当如何处理？
2．对于不听劝阻强行闯入公司的陌生人，应当怎样劝说，并妥善处理这一事件？
【案例分析及参考要点】
值班，一般是指一个组织由相关人员在休息期间留守岗位，以维持组织的正常运转，处理紧急事务。值班时需要填写值班记录，即值班表或值班日志。一份完整的值班表通常包含以下内容：值班日期、时间、地点、人员、值班工作及注意事项等。值班人员应认真填写值班记录，以保证值班工作的连续性，确保值班工作的顺利进行。秘书小刘到岗后按程序办事，先查看值班记录，了解自己值班期间需要做的工作，是个好习惯。
如果我是秘书小刘，我会根据值班记录，掌握先前的情况，做到心中有数。对来访者，先告知来访者不能接待，如果属于工作关系，可以与相关部门联系解决。如果确属重要事情或能够证实其亲戚的身份，需要王总出面，也要先与王总联系，征求王总的意见再作决定。处理好这件事情后，迅速跟踪值班记录中的两件工作。
值班是一项综合性的工作，主要任务包括：
（1）及时传递信息。这是值班工作的主要任务之一。及时处理来文、来电或来函，能直接处理的就及时妥善处理，没有把握的不要随便许诺；重要或紧急的函件要立即呈报有关领导或转告有关部门。
（2）做好接待工作。值班通常是在非正常上班时间，来访者一般先由值班人员接待。值班人员应根据来访者的意图，作出合理的安排和答复。对于直接找上司解决问题的来访者，应视情况加以甄别和过滤，或安排约见，或耐心解释，或婉言谢绝，不能来者不拒，有求必应。
（3）承办临时事项。值班人员有时还需要承办上司交代或其他部门委托的临时事项，如购买物品、迎送客人、传话、找人等，有较强的随机性，虽很琐碎，但也应认真对待。
（4）处理突发事件。值班人员有时会遇到一些突发的紧急情况，如生产事故、交通事故、失火、失窃等。值班人员应沉着冷静地处理，或及时向上司汇报、请示，或尽快向有关部门求援等。
（5）注意组织的安全工作。特别是对于那些无保安、无岗哨的单位，值班人员对于外来者应严加审核，履行有关手续。
（6）填写值班日志。每天值班工作结束之前，应做好值班工作记录，填写值班日志，以保证整个值班工作的连续性。
【分析对比】
案例中，自称是王总亲戚的人来找王总，并表示一定要见王总，秘书小刘应首先作出判断，从来人的言谈举止中判断对方所言是否属实，如果难以作出准确判断，可以打电话向王总求证。即使证实了是王总的亲戚，找王总有事，也必须征得王总的同意方可将王总的联系方式告知对方。工作中时常会遇到自称某领导亲戚的人求见，遇到这样的情况一定要慎重对待，谨防上当。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
