胡秘书正在办公室忙着，突然进来了一位西装革履的男士，自称是与李总经理约好的。胡秘书一查经理的日程安排，并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，胡秘书接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉胡秘书觉得对方是名推销员，但仍然很热情地请坐、端茶，然后问道：“您是否和李总约在上午见面？”
对方回答：“如果方便，我希望尽快见到李总。”
胡秘书明白了，肯定没有约会。即使是李总亲自约定的，也会有具体准确的约会时间。“您看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈。我马上设法和他取得联系，告诉他您在这等候，或者另约时间，可以吗？”
钱经理马上表示同意。胡秘书接着说：“您看我怎么向李总汇报您的情况？”
经交谈，胡秘书很快清楚了，来访者是为杂志社编辑本市最新工商名录做广告、拉客户的。这类事不是第一次遇到，胡秘书知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕之王”，还须“恭敬送神”。
经与李总联系，从他那里得到的答复是“不见”，胡秘书当然不能“直言相告”。
“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要客户谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，怕要耽误您太多的时间了。您看是否这样，我公司虽在本市，但大多数的业务是与外省市和外商发生的，全国工商名录上，我公司已在册，登录本市工商名录当然对本公司也有益，具体事项，我一定请示李总，并尽快与您电话联系。您看，我可以打名片上您的联络电话吧？”
“好，好。”嘴上虽然这么说，但钱先生已显不悦。
“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公共关系形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作……她的联系电话是6755××××，这是马小姐的名片，您可以直接与她联系。”
“好，好！”钱先生的口气变得和缓了。
“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我？尽管我公司的业务范围决定我公司不太适合与您合作，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他公司宣传，您看是否可以？”
钱先生告辞时的微笑是真诚的谢意，因为他受到的热情接待弥补了没有完成任务的缺憾。胡秘书热情地送他到电梯口。
（本案例选自湖州职业技术学院精品课程网，http://jpkc.hzvtc.net/ms/wen3_show.asp?id=59）
【问题思考】
1．胡秘书回到办公室的第一件事应该做什么？
2．胡秘书的做法是否正确，有没有不当之处？你遇到这样的情况会怎样处理？
【案例分析及参考要点】
该案例是一个典型的无约接待。秘书在日常工作中时常会遇到这样的情况，有些人自称是上司的朋友或是与上司有约而要求见面，针对这样的情况，秘书应及时、有效地作出判断，并根据情况为上司“挡驾”。
（1）胡秘书回到办公室的第一件事应该是给马小姐打电话，告诉她自己将她的联系电话给了钱先生，让马小姐有思想准备。
（2）该案例中，胡秘书礼貌而热情，能言善辩，较好地与钱先生进行周旋，使客人满意而归，胡秘书确实比较善于为领导“挡驾”。但胡秘书的做法也有欠妥之处，即未经马小姐同意，擅自将马小姐的联系电话告诉了钱先生，等于将自己上司不愿意见的客人分流给了马小姐。如果马小姐确实非常需要钱先生的业务，这样的做法尚不至于令马小姐不高兴；或者马小姐与胡秘书是很好的朋友，这样的处理也并无太大的问题。但无论怎样，胡秘书在将马小姐的电话告诉钱先生之前，应先征求马小姐的意见。
【分析对比】
俗话说“来的都是客”，都应以礼相待。胡秘书可以直言相告李总不愿意见他，但胡秘书的一番话相当委婉地拒绝了对方，但又不会让对方难堪。可见，一个有经验的秘书应该非常讲究说话的技巧。
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