2009年新年刚过，市委七届五次全会就要召开。负责这次会议服务的是市委服务中心下属的府民公共物业公司。
离会议正式开始还有一个小时，参会人员还没有到，但会议中心的礼堂里已经是一片繁忙。府民公共物业公司的经理张晓杰调配服务人员，安排拖地、调试音响、摆水杯、换衣服、化妆、查看水壶是否有水……
张经理说，这次会议服务人员都来自府民物业，接到任务后，公司从上到下都非常重视，从年前开始做准备，光是大会就开了三次；领导几次研究方案，各小组每天都要汇报准备情况。为了保障会议顺利进行，服务人员要做大量的工作，小到各个角落的卫生，大到音响、电子屏幕的调试，都有专人负责。
张经理告诉我，尽管这样，在会议召开的前一天晚上，还是出现了“突发事件”。
原来，前一天晚上服务人员在现场做最后一次检查时，发现音响出了问题，府民公共物业相关领导连夜联系了设备生产厂家，等调试好音响已经是零时了。
第二天一早，在礼堂的休息室，一群姑娘正忙碌着。
“快点，谁有睫毛膏，我要补补妆！”这群负责会议服务的工作人员正在收拾妆容。
原来，她们早晨不到6点就来会场了，之后就一直在忙活，因为来得太早，本来化好的妆有些花了，眼看着参加会议的人要来了，她们要趁着迎宾前的空档“补补妆”，漂漂亮亮地去迎宾。
她们当中的小赵告诉我，尽管她们参加过很多这样的大型会议，而且都经过培训，可还是有点儿紧张。早上离开家的时候，她妈还不忘嘱咐她，打起精神，别出岔子。
我来到会议大厅，工作人员正在摆放矿泉水。
“水怎么摆这么齐，横看竖看都是一条线。”我马上发现了这个细节。
“我们不到6点就开始布置会场了。”一位工作人员说，这样隆重的会议，细节很重要。
不只是水的摆放有说道，桌子上会议材料的摆放也很讲究。“一份材料有八本，每一本的摆放都有固定位置，每个桌子都要一致。”
“要摆好几千本，我帮你摆吧。”我说。
她们笑着拒绝了。原来，摆材料看着简单，其实是非常精细的工作，材料的摆放既要美观，还要方便参会人员查看，不但摆放顺序有讲究，每瓶水、每份材料的摆放距离也要一样，这样看着才舒服、整齐。
【问题思考】
1．会前准备有哪些工作？具体内容是什么？
2．会议通知应该包括哪些要素？
3．会议文件有哪些？准备程序是怎样的？
【案例分析及参考要点】
本案例从一个侧面写出了大型会议会前准备工作的情景。
一般而言，会前准备要做好如下工作：
（1）了解会议基本情况。首先要掌握以下情况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
（2）调配人员、分工负责。会前，会议负责人要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。一是根据会议的类型、性质、人数，结合会场的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整会场内的装饰品、宣传品，搞好会场内外的清洁卫生。二是检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。冬、夏季要调整好室温，注意通风。三是准备会议所需物品。如茶水、文具用品等。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
（3）迎宾服务。宾客到来时，会务人员要精神饱满、热情礼貌地站在会场的入口处迎接客人，配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就座，然后送上茶水。
这些工作可以由本单位秘书做，也可以交给专业的会议服务公司打理。目前，一些专业服务公司不仅对会前准备和接待工作做得周到细致，还可以做现场会议记录，实时地将与会者的发言准确无误地录入计算机中，将瞬间的语言信息转化成文字信息，会议结束后即可交稿。此外，会议服务公司还提供录音（像）带整理及电话同声速记等多种服务。
本案例所讲的准备工作只是最基本的会场布置、设备检查及迎接来宾等。会前要准备的工作还有很多，如会议成本预算、会议文件的准备和安全保卫工作等。每项工作都不允许出差错，这是保证会议顺利进行的基础。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
