华联企业协会举办“华联公司融资操作研讨会”，邀请了国内一批顶尖的经济和管理方面的专家到场发表演讲。各大媒体闻风而动，齐聚会场。
按照会前安排，秘书邓林负责信息宣传工作，具体内容是撰写新闻稿。因此，邓林手头没有准备更多的资料。当许多记者和一些同行向她索要有关专家讲座大纲等资料时，她无法满足对方的要求。她让他们问会务组，但会务组忙于接待，无暇顾及文字材料方面的事，所以他们只好向专家本人索要，一度造成混乱。
会议期间，邓林认为这些都是讲座之类的内容，就没有做记录。会后协会领导让她出一份简报，她一时不知该怎么办。领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也不是很清楚，结果无法为领导提供适用的信息，受到了批评。
【问题思考】
1．秘书邓林做事不到位的主要原因是什么？如果是你，你怎么做？
2．会议的文件材料可以分为哪几类？
3．怎样及时地把会议内容转化为能为领导决策服务的信息？
【案例分析及参考要点】
作为会议期间负责信息宣传工作的秘书，应该准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。如专家讲座大纲，可以在会议签到的时候，请与会专家带来并交给会务组，由会务组把收集到的材料交给秘书。在会议期间，秘书应该做好会议记录，会后还要及时做好简报的印发和收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。此外，还应该收集保留有关媒体对会议的报道文章及照片，作为企业的历史资料。
后来邓林看到了一份材料，是这样的：
关于做好2016年全省民政工作会议材料准备的通知
各市、州、直管市、神农架林区民政局，厅机关各业务处室：
省厅拟于2016年元月10日左右召开全省民政工作会议，届时拟请各市、州、县（市、区）民政局局长参加会议。会上拟安排部分典型发言和书面经验交流。经处室推荐和各地自荐，初步拟定了典型发言和书面交流的单位和主题（附后），请各地迅速、认真准备材料，于2016年1月6日下班前将电子版材料发送给材料主题对口处室审核；各有关处室应主动与有关市、县联系，商量材料主题和写法，并于1月7日下班前将审核后的材料送厅办公室汇总审定。各地材料标题可围绕主题再作修改。所有材料均要求言简意赅，突出重点，体现亮点，切忌面面俱到、“穿靴戴帽”，字数均不超过3 000字，发言材料最好在2 500字以内。
办公室收稿邮箱：wd@hbmzt.gov.cn
联系人：××× 02×-50657157
××× 02×-50657022
××省民政厅办公室
二○一五年十二月三十一日
附件：
1．2016年全省民政会议典型发言材料
2．2016年全省民政会议书面交流材料
邓林才知，会议材料准备也是一项很重要很费周折的事情，自己没有经验，把准备工作想得太简单了，这才对领导的批评心服口服。
实际上，秘书可以把要准备的会议文件材料分为几类：
一是在会前准备好的会议管理性文件，如会议通知、议程与日程安排、会议须知、签到表等。
二是会议期间使用的文件，如开幕词、领导讲话稿、发言材料等。
三是提交会议审批的文件，如工作计划、决议草案等。
四是会议的宣传交流材料，如新闻稿、会议简报等。
可以把不同文件的准备工作落实到不同的部门或个人，秘书除了自己动手写作以外，还要汇总和检查。这样就不会因为事情太多而使得文件准备不足。
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