【案例八】草草准备

某计算机工程有限公司定于2015年9月28日在某学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快就寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着：9点介绍产品，10点参观该学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。

在展销会当天，9点了，大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1/3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，所以与会人员找不到集会地点。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，直到快11点才讲完。由于后面时间不多，参观成了走马观花，业务洽谈更是匆匆开始，草草收场。

【问题思考】

1．影响此次展销会效果的原因是什么？

2．会议通知的内容包括哪些？

【案例分析及参考要点】

会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是保障会议顺利召开、保障会议有效的重要文书。会议通知的内容包括：会议召开的时间、会期、地点、会议名称、会议议题、与会者范围、召集单位、会议报到的时间和地点、联系方式等。

会议通知要求内容完整，事项明确具体。如时间，应包括会议召开的时间、会期及报到时间等。会议地点是会议通知中的重要内容，不但要写明在什么宾馆、会议中心或学校，还应写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称。必要时还应画出交通图，标明地理方位及可抵达的公交线路，以方便与会者。

案例中展销会通知因具体地址没有注明或交代不清，使得与会者四处寻找，不仅让与会者心生埋怨，影响参会心情，还致使会议不能如期召开，打乱计划，草草了事，会议效果大打折扣。

秘书人员应当特别重视会议通知的写作，掌握会议及会务管理的知识，提高自身办会执行力，努力做个合格的职业秘书。