【案例二】档案管理学问大

某保险公司秘书小陈刚刚接手档案工作，在档案整理过程中，他发现在公司大量的理赔档案中，照片、录像带、磁盘混放在一起。前任档案人员的理由是，虽然这些档案的载体不同，但在内容上紧密相关，有的是保险的相关资料、理赔的文字材料，还有的是现场勘测的照片、录像资料，如果分开存放，将给查找、利用带来困难。然而，这些不同载体的档案对保管条件和保管要求不同，眼下已经出现了一些问题，比如一些照片已经与纸张粘在一起，一些磁带也开始老化。小陈感到十分为难，如果继续下去，一些声像材料的损坏会更加严重，如果将其分开，工作量又很大，而且今后再利用也的确会受到影响。

【问题思考】

作为职业秘书的小陈，他能够运用档案管理中声像档案保管知识解决这一难题吗？

【案例分析及参考要点】

档案保管工作是关系到档案保存环境、保存方法与档案保存寿命的重要工作。在我们生活、工作的环境中存在着许多危害档案的完整与安全的因素，只有认真研究这些因素，并采取有针对性的防护措施，才能有效地延长档案寿命，使之更加长久地发挥作用。

照片档案的保管：

按国家有关规定，照片档案中底片保管温度为13℃~15℃，相对湿度为35%~45%，照片的保管温度为14℃~24℃，相对湿度为40%~60%。保管照片档案的库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。底片装具有底片袋、底片册和底片盒。照片的装具可分为簿册式、插袋式、粘贴式、压膜式等种类。

光盘档案的保管：

①严格控制库房的温湿度。光盘的保护层和信息记录层对温湿度的要求都比较高，不适合的温湿度会引起保护层变形，金属记录层氧化，使得信息无法准确读出。光盘保存的温度在20℃，相对湿度在45%左右。②正确存放。光盘的存放不当也会引起变形，一般应装在专门的盒子里垂直竖放，尽量避免光盘压叠堆放或长期水平放置。③保持清洁。光盘在使用中尽管不与激光头接触，不会造成磨损，但因灰尘、杂质引起的擦痕对光盘的质量也会产生严重影响，由于光盘上的信息是以极小的凹槽和凸点来记录的，一道肉眼不易察觉的划伤就有可能造成一段重要信息的损失，所以保持清洁是光盘档案保存的重要工作。

录音录像档案保管：

录音录像档案保存除严格控制温湿度、保持清洁外，还应当注意：①防止外磁场的破坏。磁场是磁记录材料的天敌，外部磁场轻则会使磁带产生杂音、失真，重则会使磁带受到磁化而退磁，造成信号永久消失。所以磁带的存放地要远离磁场。②定期卷绕和复制。磁带长期存放容易引起粘连，也会带来复制效应（即相邻的磁带相互复制），因此一般每隔6~12个月要重新卷绕一次。③正确存放。磁带由于是卷绕在盘芯上的，所以保存时最好是竖放，使其受力均匀，以免受重力的作用使磁带卷绕松弛，同时要避免日光直射。