人物：宏远公司总经理助理高叶
地点：公司小会议室
时间：早上8点45分
身着职业装的高叶手拿文件夹与秘书小田一起走进公司小会议室，开始会议前的准备工作。会议室里，窗明几净；椭圆形的会议桌，摆设整齐；绿色植物的点缀，让会议室充满生机。
高叶：小田，把窗户打开，调好空调温度。
小田打开窗户，调节空调。高叶在座位上翻看文件。这时来开会的三个部门经理一起走了进来。高叶招呼道：“你们来了？”众经理：“高秘书，你好。”然后在高叶的对面坐下。高叶：“昨天通知带的资料带来了吗？”众经理：“带来了。”高叶一边翻阅资料，一边示意小田给大家倒水。这时杨总经理来了，高叶起身迎接并说道：“杨总来了。”大家齐声说：“杨总，您好。”高叶亲自给杨总倒水，小田随手关上门，会议开始。
杨总：今天请几位来，是想了解一下各方代表对前天结束的会展的看法。高秘书已经通知了你们会议内容，相信都做了准备。高叶，要不你先说说你们会务组的情况。
高叶：好，那我先说。这次会展，我在结束时做了现场调查。这是调查表，你们传着看看。我汇总了一下，应该说对这次会展的组织，会务组成员都比较尽心，取得了预期效果。参加展销的厂家也比较满意，感觉收获不小。会议内容比较紧凑，也比较精彩，对于食宿的安排也没提什么意见。
杨总：会议结束后，对没有马上离开的参展商，你们是怎么安排的？
高叶：根据他们的要求，我跟饭店已说好，住宿费用照常优惠。
高叶：但是有些环节我想以后要引起注意：一是报名参加的人数与实际到会人数有很大出入，会议资料准备不够，我们已经让没有领到资料的单位留下详细地址，这周内就给他们快递过去。二是我们的服务人员对会场环境不太熟悉，给参展代表造成不便，代表中有所反映。基本情况就是这样。
部门经理一：我在会场听到有的代表抱怨会议室温度太高了，空气也不好。
部门经理二：第二天有的分会场的引导标识挪走了，害得参会的人问来问去。
部门经理三：我了解的情况也差不多，基本上他们都说了。
听完大家的发言，杨总说：“高叶，你把刚才大家说的情况再调查一下，然后写进会议总结。会议总结写好先给我看一下。今天的会议就到这了。”
高叶：好的。
三个部门经理起身离开。
这时，秘书小田走过来：“高秘书，这是会议记录。”高叶接过会议记录，稍做整理后递给杨总。高叶：“杨总，您在这儿签个字。有关会议经费的情况我统计完了，基本符合会前预算，没有超支。详细的数字我会连同会议总结一起给您。杨总，您先忙吧，我们收拾一下。”杨总起身离开。高叶、小田开始收拾会议室。高叶：“小田，把窗户和空调关了。”小田应道：“好的。”高叶把凳子一张张摆放好，同时吩咐小田：“出门前别忘了关灯。”小田：“好的。”待一切收拾妥了，两人关灯离去。
【问题思考】
1．秘书会议管理的内容包括哪些方面？
2．作为宏远公司总经理助理的高叶，在两次会议中是否能够按照职业要求，做好会务工作？
3．作为宏远公司总经理助理的高叶是怎样督促指导下属工作的，这是秘书哪方面职能的体现？
【案例分析与评述】
这道情景题的考点是会议的组织与安排。从情景录像内容看，考点涉及两次会议：一是现实召开的工作总结会；二是前天刚结束的新产品展示会。前者是单位内部的小型座谈会，后者属百人左右的中型商务展销与洽谈会。会议包含三方面的知识：一是会前筹备，二是会中服务，三是会后总结。
（一）会前筹备
会议前，秘书应做好以下工作：
（1）制订会议方案。包括确定会议主题与议题，确定会议时间与地点，确定会议参加人、主持人与发言人，确定会议所需设备，确定会议文件内容与发放范围，拟定会议经费预算，确定会议人员的食宿，确定会议筹备机构等。
（2）发送会议通知。
（3）制定会议证件与指示标识，包括代表证和各种区域的指示牌、名签、台签等。
（4）布置会场。检查会务筹备情况。即检查会场布置是否符合需要、会场能否排除干扰、会场温度是否适宜、会议设备是否良好、会议资料是否备齐、会议保卫工作是否到位等。
（5）拟定会议议程与日程。
（6）审核会议文件，如有关领导人的讲话稿及会议的议程与日程安排等。
（7）与领导沟通会议筹备情况。
（8）拟订会议应急方案，包括人员、场地、设备、资料等方面可能出现问题的应急措施。
（9）安排与会人员的食宿。
对两次会议应该从以下方面着手分析：
1．新产品展示会。
分析时应当考虑以下几个方面：一是高秘书能在会议前印好新产品宣传资料是对的。但参会人数统计不实，以致有些代表没领到，造成工作失误。二是高秘书能事先制作好会议的指示标识，是正确的，但会议进行的第二天，有的会场标识被挪走了，没有及时处理。这说明准备工作还是做得不够细致。三是高秘书能为与会代表预定好酒店住房，后来又与饭店协商，为推迟离会的与会者继续享受房价优惠做工作。四是能提前发出会议邀请函，但没有及时做好参会者的参会信息统计，以致实际到会人数与会前报名人数有很大出入，这是不对的。五是会前未很好地检查会议筹备情况，以致出现会议服务人员对会场环境不熟悉的问题，给与会代表造成不便。六是会前没调控好会场室内温度，以致参会代表抱怨会场太热难耐。七是能在会前拟定好会议经费预算，有计划地使用经费。
2．工作总结会。
分析时应当考虑以下几个方面：一是高秘书能将会议时间、地点及要求提前通知相关人员，正确。二是高秘书将这次仅有几人参加的小型座谈会安排在本公司的小会议室进行，不仅大小适中、方便工作，而且环境优雅、设备齐全，有绿色植物，考虑得周到。三是高秘书能及时与领导沟通，确定会议的参加人、主持人与发言人，正确。四是能提前与下属小田一起到会议室做会前准备工作，打开窗户让空气流通，再调节好室内温度等。五是能在会议召开前将会议通知、会议主题与会议要求提前告诉参会者，正确。六是能提前到会场做好开会前的准备工作，正确。
（二）会中服务
会议期间，秘书应做好下列工作：接站。会议签到和引导。接待新闻媒体等相关人员。做好会议记录，编发会议简报。会议值班。收集会议信息，包括与会者信息、会议信息等。反馈会议信息。提示会议按计划进行。监督会议经费使用。处理突发事件。做好与会代表的返程工作。
作为总经理办公室秘书的高叶在这两次会议中做得怎么样？
1．新产品展示会。
分析时应当考虑以下几个方面：一是收集会议信息工作。高秘书能在会议期间做好现场调查，了解代表们对会议组织工作的意见。二是反馈会议信息。高秘书能将会议进行情况和经费使用情况及时反映给领导，及时与领导沟通。三是秘书高叶能履行自己的职责，监督会议经费的使用，确保不超支。四是处理突发事件。高秘书能在文件资料不够的情况下，让没有领到资料的单位留下地址，本周内印制好后给他们快递过去，使问题得到及时处理，弥补了准备工作的失误。五是对会场上引导标识被挪走这一突发情况没能及时采取补救措施。
2．工作总结座谈会。
分析时应当考虑以下几个方面：这是一次公司内部的小型专题会议，涉及的内容：一是签到。作为会议的组织者，应该安排开会的人员签到，高叶没这样做。二是高叶没有在会议开始时作简要的开场白，也没有在杨总讲话后（会议结束前）作简要的归纳和总结，不正确。三是在会议开始时能安排秘书小田作会议记录，并且在会议结束时，能检查会议记录并叫领导（杨总）签字，正确。四是在发言时能将展示会上收集到的信息逐条反馈给与会者。
（三）会后总结
会议结束后，秘书应做好以下工作：整理会场桌椅，关闭设备和门窗。收集整理会议文件。编写会议纪要，结算会议经费。落实会议精神。做好会议总结。做好会议评估。
作为总经理办公室秘书的高叶在这两次会议中做得怎么样？
1．新产品展示会。
分析时应当考虑以下两个方面：一是高秘书能在会后及时结算会议经费，并将收支平衡情况向领导报告，做法正确。二是能及时召开工作总结会议，对举办的这次展示会的组织工作及时进行评估。
2．工作总结座谈会。
分析时应当考虑以下两个方面：一是高叶吩咐秘书小田关好窗户，关闭空调，关掉电灯，做好善后工作。二是开完会后，高秘书亲自整理会场桌椅，以备下次再用，具有良好的工作习惯。
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