会议礼仪知识

会议是一项很重要的公务活动，要想取得较好的会议成果，一要确定实在、必要的会议内容；二要讲究会议的种种程式，使之符合礼仪。

1.会议的组织

（1）确立会议议题、中心：每一个会议都有其目的、重点，大到国家人代会，小到班组学习讨论会，必须在会前明确议题，目的不明、可开可不开的会议还是不开为好。

（2）拟发会议通知，确定会议议程：要及早通知参加会议的时间、地点、主题和议程，以及参加会议者应准备的发言材料、学习资料等事项。会议议程要事先拟订，使整个会议能够有条不紊地进行。

（3）安排布置好会场：要根据会议的规模、大小来选择会场的档次、大小。会场布置也要和会议内容相统一，主席台上方要挂会议名称的横幅，会场中要有宣传会议的标语、主席台人员名单牌、参加会议代表团的标牌、指示路线的路标及表示欢迎的室外标语等。还要事先装配、调试会场灯光、音响设备，准备茶水、饮料等物品。一些大型会议还得配备保安、医务人员及有关设施。

（4）做好迎接接待工作：大型、中型的会议，一定要安排好与会者的接待迎送工作，不然，与会者不知报到程序、食宿安排、回程安排，容易延误会议，对客人来说也是十分不礼貌的。所以，会议组织者一定要安排好这一项工作。如果对方是德高望重的领导、权威或是老弱病残，还应该安排车辆、人员前往机场、车站接送，会议期间的食宿起居应安排专职人员服务。

2.会议的礼仪

（1）组织者礼仪：作为会议组织者自始至终要保持清醒的头脑和细致的洞察力，在会议组织过程中要热情、耐心，发现问题及时解决，力争做到有求必应，有问必答，不厌其烦，准备充分。整个工作要以严肃、认真的态度来完成。

（2）主持人礼仪：主持会议者一般来说都是由具有一定职位的人来担任，因此，一举一动要符合身份，自然大方。走姿步伐应自信、刚劲有力，体现一种胸有成竹、沉稳自信的风度和气质，步幅、步伐要依据不同性质的会议而定。一般的纪念、悼念性会议，步频慢，每秒1～2步，步幅小。欢快、热烈的会议步频较快，每秒约2.5步，步幅应较大；主持庄严的大会，步频以每秒2步为好，步幅自然。行走时挺胸抬头，目视前方，摆臂自然。遇见熟人不能打招呼，更不可寒暄闲谈，但落座后会议还未正式开始时可适当点头、微笑致意。坐姿要端正，腰部挺直，颈部伸直，面对前方，虚视全场，双臂前伸，两肘轻按桌缘，呈对称的“外八字”。站姿要双腿并拢，腰背挺直，持稿时，右手持稿底部中间，左手五指并拢自然下垂，双手持稿时要与胸高，与身体呈45度。主持时，不能出现用手抓头、揉眼、搔脸、抖腿、手舞足蹈等不雅观的体态动作。

会议主持人的言谈要根据不同的会议气氛，或庄重，或幽默。要处处尊重他人的发言和提问，口齿清楚，思维敏捷。调解、控制会议气氛和议题，会议出现僵局冷场后要及时引导，不以动作、表情或语言对不同意见者表示不满。

3.常见的会议程序与礼仪

（1）例会礼仪：例会是一种制度化的会议，开会时间、地点、人员均固定，以讨论工作、沟通信息为会议内容。例会的一般程序与礼仪为：

①与会者应准时参加。例会不发通知和告示，与会者如遇意外不能参加，一定要事先请假，以免其他人无端等候，如果因事取消或推迟会议要通知有关人员。

②会议室布置宜紧凑。通常是圆桌或长桌，与会者可团团围坐，显得集中、紧凑。

③会议时间要简短、议题明确。“短小精悍”是例会的基本风格，每一个与会者发言时应一个接着一个，不要冷场，讨论工作时要议题集中，主持人及时控制不要岔出主题，切忌把例会开成“马拉松”式的长会。

（2）座谈会礼仪：这是一种邀请有关人员交谈讨论某一专题的会议，“平等”、“轻松”应是座谈会的基本风格。开座谈会的礼仪要求是：

①发送邀请通知要提前3天。会议通知应明确会议时间、地点、议题，以便与会者了解。

②会议中要积极创造平等和谐的气氛。会议主持人的座位不宜太显眼，要与其他人员围圈而坐。主持人宣布开会后，要简要说明会议的宗旨、时间、出席单位或个人、会议内容、原则，在引导座谈讨论过程中，要就重点、难点或不清楚的问题，启发思路，让大家畅所欲言，并归纳、整理、重述结果。

③在座谈会上应鼓励插话和争论。座谈会可以你一言我一语，使会议气氛尽量显得活跃一些，使与会者做到知无不言，言无不尽。

（3）庆祝表彰会礼仪：“热烈、欢快、隆重”是庆祝表彰会的基本氛围，为体现这一点，就必须做到：

①会场布置采用大红横幅、彩旗、宣传标语、敲锣打鼓来体现这种气氛。会场大小要与与会人数相当。

②做好迎送工作，对上级领导或被表彰人员要热情、妥善地迎送，会场可播放轻松的乐曲，主席台人员入座时，全体人员要报以热烈的掌声。

③会议发言要短小精悍，每一个发言结束时，主持人要引导全场热烈鼓掌，这既是对发言者的尊重，也是为了进一步渲染、烘托会议气氛。

④表彰时先由领导宣布表彰决定，并为受表彰人颁发奖状、锦旗或奖金，宣读祝贺词。庆祝会可在其间穿插宣读贺电、喜报、捷报等，宣读时口齿要清楚，声音要洪亮，语调要欢快，要符合整个会场热烈的气氛。

⑤会后可安排联欢会、电影招待会、舞会、庆功宴会、座谈会等形式与之呼应。

（4）新闻发布会（记者招待会）礼仪：新闻发布会是政府、企业、社会团体或个人邀请各新闻媒介记者参加，公布有关信息或情况，并通过记者向社会公众进一步传播信息的会议活动形式。其特点是正式、隆重、规格高、成本高、传播广，事先需要充分的准备。

首先，新闻发布会的常规程序为：

①主持人宣布开会。

②介绍应邀参加会议的政府官员和主要发言人。

③说明记者提问时间、提问规则等。

④宣布提问开始，并指定提问记者。

⑤宣布提问时间到，提问结束。

⑥组织参观和宴请。

其次，举办新闻发布会应注意以下礼仪要求。

①选择恰当的新闻媒体：确定信息是否具有专门召集记者来并予以报道的新闻价值，确认该信息发表的紧迫性和最佳时机。

②选择一个良好适宜的环境：选择室温、灯光、音响、座椅、布置等方面均显得气氛和谐、主宾平等的环境来举办新闻发布会，往往容易收到更好的效果。

③主持人与发言人的要求：主持人要尊重记者的提问，并能随时把握会场气氛，讲话措辞要典雅而有力量，风趣而不失庄重。主要发言人应该是权威人物，如新闻发布单位的法人代表或是能够准确回答有关问题的人士，发言人应头脑机敏、口齿清楚，具有较强的口头表达能力。

④议程安排有章有节、准备充分：为了开好新闻发布会，可预先准备好视听辅助工具，如图表、画片、照片、录音带、录像带等，还可安排现场参观、采访、摄像、拍照等，但时间不宜过长，应控制在1小时以内。

⑤仪表仪态要求：新闻发布会上的主持人、发言人与记者都应讲究仪表整洁端庄。对记者的提问，作为主持人和发言人都应以礼相待，不能用任何动作、表情或语言阻止记者发言。记者提问不可涉及人身攻击等内容。