电视电话会礼仪

第五节　电视电话会礼仪

现代化远程会议是运用现代通讯技术和计算机技术召集相距遥远的不同地点的单位和人员举行的会议。其技术含量高，具超越传统会议的时间和空间观，实现了会议的无纸化，起到了节省时间资源，提高工作效率，降低会议成本的作用。远程电话会议和远程电视电话会议是其经常采用的两种形式，它的使用已发展到多种应用环境：政府会议、商务谈判、紧急救援、作战指挥、银行贷款、远程教育、远程医疗，等等，取得了巨大社会效益和经济效益。下面对其分别加以介绍：

一、远程电话会议

远程电话会议的服务工作程序和要点如下：

第一，发出会议通知。确定远程电话会议的时间后，工作人员应及时向各参加单位发出通知。

第二，分发会议材料。电话会议是一种以语言为主要手段的会议形式，其优点是方便灵活，随时可以举行，缺点是无法实现文字的同步传输。如果在电话会议中要对某些文件进行讨论，可事先将文件通过传真发送给与会各方。文件上应标明讨论的顺序编号和标题。会议进行中还可补充传递有关文件。

第三，安排会场。远程电话会议的会场分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加会议的单位设分会场。会场的大小应根据每个会场的出席人数来确定。各分会场出席人员较多时，应当由召集方指定各分会场的协调人或召集人。为了使分会场的每个与会者都能清楚地听到从其他会场传送来的话音，并能方便地表达自己的意见，各会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好，人数较少的会场可直接使用带有免提扬声器的电话机。

第四，接通电话。所有参加会议的人员应当至少提前5分钟进入会场，做好充分的与会准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式，接通与会各方并相互通报出席情况。

第五，做好会议记录。用录音电话系统记录会议内容，会后将其整理成书面记录。电话会议的录音记录、各书面记录及整理稿最后都应归档保存。

二、远程电视电话会议

远程电视电话会议是运用全像电视电话系统召集的远程会议。其具体做法是由摄像机拍下各会场的镜头，连同声音一起通过通信线路传送到其他各分会场。实时传送与会者的形象、声音以及会议资料、图表和相关实物的图像是电视电话会议的最主要特征。由于实现了图像和声音的同时传送，既可以直接观察到各会场的实况，又可以通过电视画面传送文件，其效果大大优于单纯的电话会议。远程电视电话会议按地点分为两种形式：两地间的电视电话会议，称为点对点电视电话会议；多个地点间的电视电话会议，称为多点电视电话会议。举行远程电视电话会议的程序和方法类似于电话会议，应注意的主要有以下两点。

(一)会场安排

电视电话会议一般都要设分会场，每个分会场都要配备全套电视电话双向传输设备，既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场的环境应当安静、整洁，主会场和分会场都要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。会场内可配备高速传真机，以便同时传送文件。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测，会议期间要有值班维修制度及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行。

(二)现代化远程会议的保密

现代化远程会议有一个共同的缺点，由于通过有线或无线(如卫星通信)网络传送信号，很容易泄密，因此现代化远程会议的保密问题必须引起高度重视。为了确保现代化远程会议中国家秘密或商业秘密的安全，应当做到以下几点：

1.移动电话、普通固定电话、民用电视传输系统不得用于召开秘密会议。保密电话会议必须使用专门的保密电话。

2.涉及秘密内容的电视电话会议和计算机网络会议要采取严格的加密措施。

3.涉及绝密等级的秘密事项，不得采用电视电话会议和计算机网络会议的形式。

案例1　座次的风波

某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会部分董事，并邀请当地政府要员和同行业重要的知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用长U字形桌来布置会议桌，分公司领导坐在位于长U字形桌横头处的下座。其他参加会议者坐在U字形桌的两侧。开会当天，贵宾们都进入了会场，按照安排好的座签找到了自己的座位就坐；接着，坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有些贵宾互相低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生了什么事或出了什么差错，非常尴尬。

分析：请指出座次安排的失礼之处。

案例2　小刘为何另谋高就

小刘所在的旅行社应邀参加一个旅游研讨会，该研讨会邀请了很多旅游界知名人士以及新闻界人士参加。老总安排小刘和他一同参加，同时也想让小刘见识见识大场面。

小刘早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了20分钟。他急急忙忙推开会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到5分钟，肃静的会场上又响起了摇篮曲，是谁在播放音乐?原来是小刘的手机响了!这下子，小刘可成了全会场的名星——没过多久，听说小刘已经另谋高就了。

分析：在这次研讨会上，小刘有哪些不妥之处?本案例对你有何启示?

思考题

1.旅游商务会议可分为哪几种类型?在旅游商务活动中，它们发挥着哪些重要作用?

2.参加会议时，应遵守哪些礼仪规范?

3.什么叫新闻发布会?筹办新闻发布会时要做哪些准备工作?

4.茶话会有什么特点?按会议主题，茶话会可分为哪几种类型?

5.如何做好旅游商务谈判的礼仪性准备工作?

6.电视电话会有哪些优点?如何做到现代化远程会议的保密?

实训题

在教师的指导下模拟组织、主持某个专题的旅游商务会议。