用表格清晰展现数据

演示文稿中用表格展现数据时，多数情况下一大堆数据中需要说明的仅是个别数据，但很多人没有意识到个别数据要突出从而达到聚焦，一般人的处理方法是一个数据表格外加结论性文本框，如图6-2，放在幻灯片上不管不顾，认为自己懂了受众也能懂。

实际上当受众看到结论性文字后，需要再将视线移至表格中寻找支持这些结论的数据。这样的排版会大大降低数据的易读性。下面我们以实际例子展示如何通过三个步骤来简化数据，聚焦结论性数据，增加易读性。

图6-2

当数值较大时，将PPT中的数据复制到EXCEL中，把较大的数值更改为以“万”为单位，让数据显示更直观易读。

大数值单位转换后增加数据的可读性

具体操作如下：

Step2：处理后的数据复制到PPT中，表格样式尽量简洁，整体上方便识别行/列标题，看清具体数据即可，如图6-3所示。

图6-3

Step3：表格中的数据是为了支撑结论性文字，首先，应突出结论性文字相关的数据，其次，在排版上应将两者有机结合增加数据的易读性。用辅助箭头表示上升或下降，使受众对数据有一个直观印象。图6-4与结论有效结合，简洁、直观表达且不失专业性。

图6-4

一般财务人员做月、季、年度报告时，一张利润表的数据就足够撑满整个幻灯片，为了腾出地方用于写结论性的文字再将报表缩小，如图6-5。这样导致报表数据与结论文字都很小看不清楚，进而导致报表数据和结论文字不能有效结合，不能直观传达观点。

图6-5

具体操作如下：

Step1：结论性的文字也就是通过利润表想要反映哪些数据，应将这些数据凸显出来，其他数据尽量弱化。删除图6-5底部文本框将表格放大，使数据值看得更清晰，如图6-6。

图6-6

Step2：结论性文字放在支撑结论的数据旁边，这样更加直观。用辅助箭头代表上升或下降，如图6-7。

图6-7

Step3：5条结论性的文字全部放在报表上会遮挡其他数据。为了配合演讲进度，用进入的动画效果逐一展示当前结论性文字，并且利用动画效果在下一条结论性文字出现时，上一条结论性文字退出。图6-8是编辑状态下的数据展示，在放映状态下将逐一展示结论性文字并且与数据有效结合，受众思路会跟上我们的演讲进度，使复杂数据简单化，让传达更清晰直观。

图6-8

注：动画效果的设置我们将在动画一章（见P₁₇₇），详细讲解。