秘书工作如何让调研事半功倍

《辞海》中，秘书有五种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆馆长之命，进行工作。享有外交特权与豁免权。四指宫禁里的藏书。《晋书·苟勖（xù叙）传》：“及得汲（jī肌）郡（汲郡为郡名，晋泰始二年置。治所在汲县，辖境相当今河南新乡市和新乡、汲县，辉县等县地。其后治所、辖境屡有变迁）冢（zhǒng肿，坟墓）中古文竹书，诏勖撰次之，以为中经（藏于皇帝秘府中的经籍），列在秘书。”五指谶纬（chèn wěi衬伟，汉代流行的宗教迷信。“谶”是巫师或方士制作的一隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆。“纬”对“经”而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的各种著作）图箓（lù录，图箓即谶书）等书。

我们现在所说的秘书，取《辞海》的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称之一，是领导的助手，又嫌空泛。比较详细的界定，大致有以下几种：

秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系、办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。

“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关，企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”

“秘书”是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。

“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”

“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”

这些看法，各有道理。笔者认为，秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

形式逻辑定义的方法是把某一概念包含在它的属概念中，并揭示它与同一个属概念下的其他种概念之间的差别，即“种差”。定义的公式是：被定义概念＝属＋种差。把“人员”确定为秘书的属概念，较“国家工作人员”、“干部”更符合秘书个人的身份，因为有些秘书（如个体户招聘的），不是公职人员，不属干部之列。把种差确定“辅助管理、综合服务”，是从秘书服务对象和职能两方面揭示它的本质属性，并把它和其他人员区别开来。

秘书与智囊（或称“思想库”）不同，秘书机构与智囊团也不同，但有些秘书学著作或论文却把它们混淆。诚然，为了强调秘书的参谋和助手作用，用智囊或思想库去比喻未尝不可，但作为严格的科学概念，它们各有其质的规定性。智囊是比喻足智多谋的人。《史记·樗（chū初）里子甘茂列传》载：“樗里子滑稽多智，秦人号曰‘智囊’。”《汉书·晁（cháo潮）错传》：“太子家号曰‘智囊’。”唐训诂学家颜师古注：“言其一身所有皆是智算，若囊橐（tuó驼，一种口袋）之盛物也。”我国古代的一些谋臣和策士常被称为智囊。运用人才的智慧，辅助领导者决策的做法在我国源远流长，并在漫长的历史中形成了一种制度。在国外，智囊制度也有悠久的历史。但是，智囊团（又叫智囊班子、智囊机构、脑库、咨询机构、顾问机构）作为一种独立的行业，是本世纪才开始的。时至今日，智囊团遍布世界各国，规模越来越大，人才越来越多；作用越来越明显。世界上最著名的五大智囊团是：国际应用系统分析研究所（由美国、前苏联等17国科学家组成）、兰德公司（成立于美国）、野村综合研究所（成立于日本）、前联邦德国工业设备企业公司、斯坦福国际咨询研究所（成立于美国）。智囊团的功能是为领导服务，而领导的主要职责是决策，因此智囊团归根到底是为领导的决策服务。它的具体功能是：通过各种途径，为科学决策提供正确可靠的依据；进行广泛的、多形式的咨询工作，充当领导者的“外脑”；大量反馈信息，充当领导者的耳目；进行诊断指导工作，充当领导者的“触觉”。从为领导服务这个角度看，智囊团与秘书班子的目标是相同的，但也存在明显区别。首先，从隶属关系看，无论是秘书或秘书班子，都从属于一定的机构或个人，而智囊团大多数是有自主权的机构；第二，从工作性质看，秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为己任，具有执行性，智囊团则以独立的科学研究为领导服务。它的研究，可与领导的想法吻合，也可相反。