秘书素质提高途径

勤于学习是重要基础

第一次当秘书的你，也许想知道什么是你快速成长起来的捷径，因为你是如此的想把你的工作做好，想让自己的价值得到体现和认可。

但是对于工作，你的确又很陌生，怎么办？都就只有四个字：勤于学习。首先，要勤于学习理论知识，增强超前意识。其次，要勤于学习先进榜样，明确追赶目标。

勤出成果。马克思写？资本论？，辛勤劳动，艰苦奋斗了40年，阅读了数量惊人的书籍和刊物，其中做过笔记的就有1500种以上。我国历史巨著？史记？的作者司马迁，从20岁起就开始漫游生活，足迹遍及黄河、长江流域，汇集了大量的社会素材和历史素材，为？史记？的创作奠定了基础。可见，任何一项成就的取得，都是与勤奋分不开的，古今中外，概莫能外。

勤出聪慧。传说古希腊有一个叫德摩斯梯尼的演说家，因口吃，登台演讲时，声音浑浊，发音不准，常常被雄辩的对手所压倒。但是，他气不馁，心不灰，为克服这个弱点，战胜雄辩的对手，便每天口含石子，面对大海朗诵，不管春夏秋冬，雨雪风霜，坚持五十年如一日，连爬山、走路也边走边说，终于成为全希腊最有名气的演说家。这说明，即使有些天资比较差、反映比较迟钝的人，只要有勤奋好学的精神，同样也是可以弃拙为巧，变拙为灵的。

勇于实践是有效方法

秘书工作是一项实践性很强的工作，所以我们强调做好秘书工作必须勇于实践。

同时，实践还可以帮助你提高理论修养。毛泽东在他著名的哲学名篇？实践论？中曾经这么写到：社会的人们投身于变革在某一发展阶段内的某一客观过程的实践中（不论是关于变革某一自然过程的实践，或变革某一社会过程的实践），由于客观过程的反映和主观能动性的作用，使得人们的认识由感性的推移到了理性的，造成了大体上相应于该客观过程的法则性的思想、理论、计划或方案，然后再应用这种思想、理论、计划或方案于该同一客观过程的实践，如果能够实现预想的目的，即将预定的思想、理论、计划、方案在该同一过程的实践中变为事实，或者大体上变为事实，那末，对于这一具体过程的认识运动算是完成了。例如，在变革自然的过程中，某一工程计划的实现，某一科学假想的证实，某一器物的制成，某一农产的收获，在变革社会过程中某一罢工的胜利，某一战争的胜利，某一教育计划的实现，都算实现了预想的目的。然而一般地说来，不论在变革自然或变革社会的实践中，人们预定的思想、理论、计划、方案，毫无改变地实现出来的事，是很少的。这是因为从事变革现实的人们，常常受着许多的限制，不但常常受着科学条件和技术条件的限制，而且也受着客观过程的发展及其表现程度的限制（客观过程的方面及其本质尚未充分暴露）。在这种情形之下，由于实践中发现前所未料的情况，因而部分地改变思想、理论、计划、方案的事是常有的，全部地改变的事也是有的。即是说，预定的思想、理论、计划、方案，部分地或全部地不合于实际，部分错了或全部错了的事，都是有的。许多时候须反复失败过多次，才能纠正错误的认识，才能到达于和客观过程的规律性相符合，因而才能够变主观的东西为客观的东西，即在实践中得到预想的结果。这充分说明了实践对于认识的巨大作用。

所以要想提高秘书素质，必须勇于实践。

善于总结是催化剂

经过前面的学习和实践之后，你已经有了很好的基础，下一步的工作就是要善于总结。

为什么要总结呢？这是因为只有通过总结才可能使你的学习和实践有序化。我们在前面强调了学习的重要性，但是怎样的学习才是有效的学习呢，我们并没有提及，我们现在告诉你，学习的时候必须善于确立目标。学会确立学习目标。无目标的行为，是盲目的行为；无目标的学习，是一种偶然学习，而不是有意义的学习。解决问题时，目标不明确，只能是“尝试错误”式的行为，而不能达到“顿悟”水平。

你也许会问，学习的目标和总结有什么关系呢，我们现在告诉你，总结的目的就是为了让你回过头去看看自己是否完成了自己的学习目标。看看自己完成了哪些目标，没有完成那些，为什么完成了，为什么没有完成。下一步应当怎么办？总结经验不仅知识上的诊断和补救是重要的，方法上的自我总结也是重要的，或许更加重要。要善于不断地总结自己在学习上的成功经验和失败教训，不断发展适合自己的高效的学习方法和思维方法。正是从这个意义上说善于总结是催化剂。

现在我们向你提供几种在自我总结的时候自问的方法：

1．经过一周、一个月、一年的学习，你学会了什么？具体点，在业务方面，在与领导相处方面，在人际关系方面，在办公自动化方面。

2．你掌握了几种技能？不是每一个人都能很清楚地认识到自己的技能的。很多人不知道每个人都会上百种技能而不是几种技能。当我问一位求职研讨班上的人有什么技能时，他说“一种也想不起来”。为什么，他不善于总结，所以难以对自己有一个清醒的很好的认识。其实当我后来问这个人一些问题后，我发现他做了15年的川菜厨师。在那15年中他没有缺勤，只迟到过一次。他为自己的工作感到自豪，而且，在他单位工作的另外5名厨师中，他被顾客投诉是最少的，他怎么能说没有技能呢？

很好地总结是认识自己的开始，也是我们马上要给你谈的自我反省的基础。

自我反省是动力

为什么要自我反省，这是因为在学习、实践总结基础上的反省，可以令你看到自己的不足，从而激发你不断前进，达到完美。古人云：每日三省吾身，可以无过矣。我们不要求你每天反省你自己，但是你真的应该经常地反省你自己。反省是为了不断地淘汰旧有的自我。

不知道你有没有听过这样一个故事：

在非洲的大草原上生活着羚羊和狮子。一天清晨，羚羊从睡梦中醒来，它想的第一件事就是，我必须比跑得最快的狮子还要快，否则，我就会被消灭。而狮子也同时在想，要想得到我今天的美餐，我必须比跑得最快的羚羊快。于是在广袤无垠的大草原上，无时无刻不在演绎着惊心动魄的生死搏杀，优胜劣汰的自然法则在这里体现得淋漓尽致。

“每天淘汰你自己”这是我告诫自己的一句话。事实上，我们所处的生存空间正在被无限压缩。20世纪70年代的时候，欧美一些未来学家曾经预言：“当人类跨入21世纪时，每周的工作时间将压缩到36小时，人们将会有更多的时间提升自我，休闲娱乐。”但历史的脚步真的迈入21世纪时，人们却惊讶地发现，相当多的人每周工作时间在无限延伸，甚至超过了72小时，而有不少人却被“剥夺”了工作的权力，被市场无情地淘汰和抛弃了，而那些每周工作时间在不断延伸的人们却是愈加发奋苦苦地“提升”自我。未来学家们的美好预言被残酷的事实无情地击了个粉碎！

假如你不淘汰自己，可能就会被别人淘汰。一位在某中外合资企业任职的网络通讯设备销售经理一直忙于日常事务，在“干杯”声中翻过了日历。几年后，他的下属学历比他高，能力比他强，经验也在数年的商海中获得了积累，羽翼日渐丰满，销售业绩惊人，在公司最近的绩效考评中名列第一，迅速淘汰了他这位领导，留给他的是蹉跎时光的惋惜。

如果你犯了错误也可以通过反省来改正错误，避免更大的失败。有这么一个故事：

夏朝时候，一个背叛的诸侯有扈氏率兵入侵，夏禹派他的儿子伯启抵抗，结果伯启战败了。他的部下很不服气，要求继续进攻，但是伯启说：“不必了，我的兵比他多，地也比他大，却被他打败了，这一定是我的德行不如他，带兵方法不如他的缘故。从今天起，我一定要努力改正过来才是。”从此以后，伯启每天很早便起床工作，粗茶淡饭，照顾百姓，任用有才干的人，尊敬有品德的人。过了一年，有扈氏知道了，不但不敢再来侵犯，反而自动投降了。

日本诗人柴田翔在？我们的日子？一文中写道：“抬头仰望天空，朵朵白云轻飘。恍惚之间，一颗闪烁的星星突然消失了，可是，旁边的星星仍然兀自闪耀着夺目的光芒。于是我想，这就是人生吧。好久好久，我都无法摆脱这种伤感，我进而想到，人就像那颗突然消失的流星，生命就在刹那间消失无踪。在即将消失的那一瞬间，一个人到底会想些什么呢？这真是一个十分耐人寻味的问题。”

我们无需像诗人们那般伤感，但是最起码，对自己目前的生活方式要认真反省，对为时不多的将来的日子，更应善加把握，使人生更充实。

接受批评是完善

我们知道人不是一个独立的存在，总是要和人打交道的。而且人在认识自己的过程当中总是不可能很完善的，所谓旁观者清，当局者迷就是这个意思，所以，你一定要善于接受批评，在批评中完善自己。对待来自他人的批评，最重要的是断定他人的批评是否对你有价值，不一定所有的批评你都要接受。如果是出于成见的批评、无关紧要的批评，恶意的批评，你根本不用领会；如果是善意的批评，有价值的批评，接受下来又何乐而不为呢？

在接受批评的过程中，我们必须要避免三种情况：

1．不接受批评。可能我们都会有忍不住反射式拒绝接受别人批评的做法，也会有马上自圆其说的念头和反唇相讥的冲动，但都要克制，因为这样的后果就是你不接受别人的批评，尽管你也许会改正。但是，别人会认为你固执己见。如果经常对别人的批评找出各种借口来反驳，你的信誉度会直线下降。

2．满不在乎。一旦听到批评，很多人会表现出毫不在乎的神情，其实这种消极的态度只能说明你的心胸狭窄。如果长此以往，你可能会变得什么事都不在乎，这样你永远都不会得到别人的帮助。

3口是心非。还有种情况是表面上接受了对方的批评，口头上不反驳，但心里却根本不接受，只是不愿意自己的形象在别人心里不完美。或者是你根本就没有认识到你自己是否真的犯了错误，不过，既然人家已经提出来了，你就应当反省自己一下。

一、仪表举止要得体

佛靠金装，人靠衣裳。很多人都有以貌取人的势利天性，你的外在形象直接影响着别人对你的印象，你穿着气派，无言中就抬高了自己的身份，别人觉得有利可图，就容易答应你的要求。你衣着寒酸窝囊，别人认为无油水可捞，就可能一口回绝你的请求。

一个人的外貌对于人本身的确有影响，穿着得体的人给人的印象就是好，它等于在告诉人家：“这是一个重要的人物，聪明、成功、可靠。大家可以尊敬、仰慕、信赖他。他自重，我们也信任他。”

反之，一个穿着邋遢的人给人的印象就差，它等于在告诉大家：“这是个没什么作为的人，他粗心、没有效率、不重要，他只是一个普通人，不值得特别尊敬他，他习惯不被重视。”

为自己包装一副好形象，对于处在激烈的生存竞争中的现代人格外重要。许多意想不到的职位、公差、会客机会等等会因为你大方得体的形象而降落在你头上。而这些机会就可能成为你飞黄腾达的第一步。

（一）讲究仪容

仪容在人际交往中（特别是初次交往），犹如商店的门面，十分重要。一个人蓬头垢面，衣冠不整，虽说不一定会给人留下不好的印象，但起码使人感到不舒服。

怎样讲究仪表以利于打造文员的黄金形象呢？众所周知，人的长相是遗传的，无法改变。人靠衣装马靠鞍，三分长相七分妆。所以，讲究仪容美，实际上就是讨论打扮。

英国美学家夏夫长博说：“凡是美的，都是和谐的和比例合适的。”怎样打扮才能做到“和谐”和“比例合适”呢？

牢记一点，良好的个人形象不是漂亮的形象，而是合适的形象。

在人们心目中，特定的职业和岗位也已经被贴上了标签，就是特定的职业和岗位的从业人员应当是一个怎样的形象，大家已经有一个基本的共识。军人的职业，特种兵的岗位；教师的职业，幼儿园的岗位；会计职业，出纳的岗位；美术职业，平面设计岗位……所有的人都有一个形象的概念，并且十分相似，人们也经常反向思维，根据特定个人的形象，推测他的职业和岗位。

正确的形象设计策略就是适应人们的通常认知。你如果选择美术职业，留一头披肩长发就很好，再随便一些，不要过分修边幅，或许人们就会认为你是一名高手；如果选择教师职业，即使是美术教师，以美术工作人员的形象出现就很不好，应当文雅、得体、得像一个人类灵魂工程师的样子。如果你希望在合资企业中谋得营销经理一职。应聘时穿的过于休闲就不合适。而如果你是一个网球教练，西装笔挺，会让人以为你名不副实。即使是同样的职业，不同的岗位也有一定的形象差异，办公室的女性白领，女文员的形象应当强调专业，不能太花哨，否则就会有不好的嫌疑；女性经理，则应当弱化女性特征，突出一定的权威。那么该如何让你的仪容更得体呢，具体应参照以下方面。

1．打扮要与个人的体征相协调

个人的形象设计其实也很简单，首先要确定自己的基本风格。基本风格应当与职业、所在企业的文化与环境、目前的专业和职务、同事的情形等因素相吻合，尤其是职业和专业特征一定要准确。

服装的和谐美，除了主要修补服装比例失调外，还应从服装的款式、色彩方面进行修补。比如，窄肩体型可穿蝙蝠衫之类宽松的上衣；粗腰圆体型者，可选用套衫、开衫之类款式等。此外，服装的和谐统一，还在于与穿着者的年龄、性格、职业、肤色、地区、风俗习惯等相称。年幼者，活泼、喜玩，宜穿宽松便于活动的服装；年轻者，尚时髦、好风流，宜穿流行、热烈、兴奋的色彩和多装饰，能体现身体曲线的服装；中年人，宜穿典雅、温和的色彩和协调大方的服装；老年人，持成而稳重，宜穿淡朴和谐的色彩和对称庄重服装。

（1）确立服饰风格

那么如何确定个人的服饰呢？服饰有多种风格，你应当局限在特定的风格中，是长期西服革履、还是休闲装，你应当明确。服装的基本色调也很重要，一般情况下，中性色肯定没有错。你应当为自己的形象进行必要的投资，也就是准备几套看家的服装，耐穿、好看、搭配方便，没有明星的流行特征。在服饰上的投资，应当是你有收益之后的第一项投资项目。

（2）确立发型风格

或许你不知道，对个人形象影响最大的因素就是发型，板寸型或披肩发基本上代表了不同的风格。通常情况下，你应当确定一个中庸的发型，重点与个人五官相配合。如果你的职业和职务相对固定，建议你不要轻易改变基本的发型。这方面没有什么具体的建议，一个通用的原则你应当牢记：如果你仪表堂堂，是天生的衣服架子，穿什么都无所谓；如果身体条件一般，建议你准备几套名牌服装，一方面名牌服装用料讲究、做工精细，谁都能看出好来，另一方面可以增加自信心。

个人形象设计一定要注意细节。市场上高级产品的营销实际上就是细节的营销。同样材料的服装，高级产品有很多细节，而且特别重视细节。个人形象设计同样也必须重视细节，细节就是各种小的服饰，如，配饰、丝巾、领带、皮包等。尤其要注意的是细节装饰不是女性的专利，男性在今天尤其应在这方面提高注意。

2．打扮要与周围环境相协调

这里说的环境是人际交往的社会环境，即场合。场合不同，穿戴应有所区别，如果失之检点，不仅有损仪表，还有失礼之嫌。比如，亲友结婚，你去恭贺，穿着就要华美，男的要刮胡子理发。打扮与周围环境相协调，才会给人一种美感。

3．打扮要符合职业身份

如果你要当教师，就要通过服饰，树立端庄、稳重，富有智慧的形象，服装要典雅、大方。如果你是位律师，就要通过服装给人一种浓厚的权威感，女性切忌把自己打扮成可爱、轻佻或无助虚弱的样子：如果你是办公室人员，男性的服装应该严肃、稳重，显示男子汉在事业上的追求、女性也不能穿过于艳丽、时髦的服装。

此外，有些公司可能对职员着装有严格规定，比如西服是男性的办公服，女性职员则必须穿职业女装等，以此来反映良好的公司形象，你购买服装时一定要考虑到这一点。

4．打扮要符合你的个性

从装束上可以看出一个人的好恶及性格特征，即所谓的“视其装而知其人”。在符合以上两个要求的基础上，你的着装应该符合你的个性，切忌盲目模仿别人。

郭沫若曾说：“衣衫是文化的象征，衣衫是思想的形象。”我们在社会场合，一定要适时适度，力求给大家一个好的形象。

（二）讲究举止

外貌好也善打扮的人，那么他给人的印象是“外表的确不错”。如果某个人外貌很好，但是举止粗野，就像成语说的“金玉其外，败絮其中”和俗话中的“绣花枕头”一样，人们并不会感兴趣，甚至反感。

人们常说：坐要有坐相，站要有站相，走要有走相。讲的就是要讲究动作姿势。这些“小节”大有讲究必要。美的动作姿势让人赏心悦目，浑身每一个毛孔都舒服；丑陋的动作姿势，给人以反感、厌恶的印象。

1．坐姿要端正大方

不论坐在椅子上或沙发上，最好不要坐满，只坐一半，上身端挺直，不要垂下肩膀，这样显得比较精神，但不宜过分死板、僵硬。年轻人或身份低的人，采取这种坐姿表示对对方的恭敬和尊重。时间坐长了，可以靠在沙发上，但不可伸直双脚半躺半坐，更不可歪歪斜斜地躺在沙发上。

坐时两腿要并拢或稍分开，男的可以翘“二郎腿”，但不可翘得很高，不可抖动；女的可以小腿交叉，但不可向前直伸。切忌将小腿架在另一条大腿上或将一条腿放在椅子上，因为这种动作是很粗俗的。入座时，动作要轻而稳，不要猛地坐下，以免发出响声。入座时，手可平放在腿上或沙发扶手上，手也可以托着下巴，但不能托着脑袋，以免显得无精打采。手不要随心所欲地到处乱摸，要绝对避免边说话边搔痒或将裤腿捋到膝盖上。坐定以后，两眼要平视，要注意与你交谈的人或发言者，不要肆无忌惮地打量人家室内陈设。

2．站姿要自然随和

人的风度和动作，有着明显的性别之分。男的和女的各有各的美态标准。男性属阳，女性属阴，男性要有阳刚之美，女的要有阴柔之美。男性要有男人的气质，要表现出男人的刚劲、强壮、粗犷、英勇、威武之貌，给人一种“动”的壮美感。女性要有女人的特点，要表现出女性的温顺、纤细、轻盈、娴静、典雅之姿，给人一种“静”的优美感。

3．走路要富有韵律感

无论男性文员还是女性文员，走路时不可把手插入口袋，更不要插进裤袋，也不要叉腰或倒背着手。走路的脚步要干净利索，有鲜明的节奏感，不可“拖泥带水”，拖拖拉拉，抬不起脚来，也不可重打如锤，砸得地动楼响。几个人走路，步调要一致，既不要过快，也不要过慢，显得与众人格格不入。明显地超前或落后，无非是为了表示不满，是一种无声的抗议。社交场合，脚步的强弱、轻重、快慢、幅度必须与场合协调。在室内走路要轻而稳，在公园散步要轻而缓，在病房或阅览室要轻而柔，在婚礼上要欢快、在丧礼上要沉重、缓慢。

4．手势也宜自然

手的动作姿势也宜自然，说话讲到自己时应将手掌按在自己的胸口，讲到别人时不能用手指；介绍人时，应掌心向上，由内向外自然地伸出双臂；同人握手时，要右臂平伸，掌心向左，双方以温暖的掌心相握，眼睛看着对方，脸上应有诚挚、亲切的笑容。

有些人貌不惊人，甚至还有点丑，却赢得人们的好感与敬意；有些人一表人才，相当的帅，却并不对人喜欢，固然与各自的品格有关，但其举止是否文明也是原因之一，有时还是相当重要的原因。

二、优雅的气质和修养

（一）文员气质及其对工作的影响

气质对于文员的实践活动具有较大的影响，它是影响文员心理活动的重要因素之一。

1．文员气质对其活动效率的影响

气质在人的实践活动中并不起决定作用，但它在很大程度上影响着活动的效率。不同气质类型的人在处理相同的事情时会表现出比较明显的差异。

文员由于工作需要形成了许多分工，有专管文字工作的文字文员，有专管事务的行政文员，有负责文件印章和通信的机要文员等。胆汁质和多血质的人在处理日常事务、与各方面打交道中能够热情主动，因而能够高效率地完成工作；粘液质和抑郁质的人由于安静稳定，能够比较耐心细致，不出差错，较顺利地完成任务。

2．根据文员的气质类型进行合理分工

胆汁质类型的文员适合于从事鼓动组织类的型工作。当领导制定出一项新的决策时，如果由胆汁质类型的文员去发动和组织工作，能够制造比较热烈的工作气氛，造成一种情绪感染。这种类型的文员办事果断，不拖泥带水，适合于处理办公室的日常事务工作和进行具有开创性的组织工作。

多血质类型的文员由于灵活敏捷、活泼好动，善于与各种熟识的和不熟的人打交道，适合于从事对外联系、交际方面的工作，同时还适合于处理各种人际关系的协调工作，能够比较灵活地解决各种人际矛盾与争端。

粘液质类型的文员由于比较沉着冷静，注意稳定而工作踏实，适合于从事材料综合及文件处理方面较细心的工作，能够做到工作有条理性。

抑郁质类型的文员由于感受性强，思维周密、深入，直觉性强，分析问题较深刻，有一定的预见性，因而适合于从事文件起草和提供咨询工作，能够深化领导的思想，使工作经验系统化。

（二）文员的气质修养

气质只影响人们智力活动的方式，并不能决定人们智力发展的水平，不能决定一个人活动的社会价值和成就的高低。每一种气质的人都可能成为伟大的天才，也可能成为碌碌无为的庸人。人类历史上不同气质类型做出伟大成就的大有人在。俄国的四位著名作家普希金、赫尔岑、果戈里和克雷洛夫就是四种不同气质的代表。普希金具有明显的胆汁质特征，属于“不平则鸣”的典型诗人气质；赫尔岑具有多血质的特征，他一生不断地积极参加革命活动；克雷洛夫属于粘液质，是一位新闻工作者，从事寓言写作；果戈里属于抑郁质的气质类型，他的一部《死魂灵》描写深刻、入木三分。他们都在文学上取得了杰出的成就。

人的气质类型本身并无好坏之分。每一种气质既有积极的一面，也有消极的一面。例如：胆汁质的人既可以成为热情主动、生气勃勃的人，也可能成为急躁任性，易发脾气的人；抑郁质的人既可以成为情感深刻而稳定、观察细致而敏锐的人，也可能成为孤僻羞怯的人。因此，那种认为某种气质优越的观点是站不住脚的。一个人只有不断加强气质修养，有意识地控制和克服不良气质的影响，才能形成良好的气质品质。

文员工作者应该根据自己的工作特点，不断加强气质修养，不断增强自己对工作的适应性，培养出良好的气质品质：

1．了解自己的气质类型

只有正确地了解自己的气质类型，才能做到心中数，有针对性地培养优良的气质品质，克服不良的气质影响。既不能因为自己具有某种气质而沾沾自喜，也不能因为自己某种气质而懊丧。只有清楚地认识自己的气质类型，才能辨别出哪些是自己的优势所在，哪些是自己必须克服，从而自觉地加强气质修养。

2．培养良好的气质品质

人的气质虽然带有生而有之的特点，但在后天的社会化过程中，还是能够被意志所控制的。文员工作者加强气质修养，就是要通过培养各种能力而弥补自己的气质缺陷，同时能充分发挥自己的气质优势，更积极主动去开展工作。所谓“江山易改，本性难移”，并不是一种科学结论，而只是一种夸张，人的气质是可以逐步发生变化的。只要文员工作者具有明确的意识，有坚强的意志，是一定能够克服各种不良的气质倾向的。

（三）优雅气质的表现

1．迷人、优雅行为的表现包括

①为别人握住门把手帮助开门。

②协助别人脱外衣和就坐。

③先替别人服务。

④稍作鞠躬以表示感谢他人到场。

⑤吻手背而不是脸颊。

⑥先请年长者，随后是女士和儿童。

⑦主动把自己的座位让给别人。

⑧当众向男女主人敬酒。

⑨客气地使用“请”、“谢谢”、“请劳驾”、“请允许我……”等语言。

⑩向听众使用亲切的词语，譬如说“我亲爱的朋友们”、“我的同事们”、或者“我亲爱的家庭”等。

2．具有个人魅力的人这样表现自己

①易于接近。

②对别人报以关心。

③在举止言行方面表现出自尊和信心。

④不过分看重自己。

⑤给别人以同情、温暖、关心和体贴。

3．女性修养的表现

说起修养，有的女性也许觉得这是个很神秘的东西，认为这是有文化有地位的人才拥有的特权，其实不然。每个平常的女性都应该注意自己的修养，而且只要你重视它，也就能做到很有修养。

如何加强自己的修养呢？你不妨从以下六个方面做起：

（1）别赶时髦

一些女孩见到电影里或街头上的流行时装，便不加选择地效仿，似乎如此这般便能展示自己的良好形象。其实，服饰应以自然和谐为宜，奇装异服不但浪费钱财，且易引起人的反感。.大多数男孩对赶时髦的女孩存有戒心，怕今后的微薄薪水应付不了她时髦的消费。

（2）把握“撒娇”的分寸

“撒娇”对女孩来说是一种特有的天然魅力，恋爱中不能不“娇”。但女性的撒娇要注意对象、场合、时间，不然，到处撒娇，只怕会被别人当作泥巴一样甩掉。

（3）要有点文学修养

一般的人眼里，女性应该温柔细腻，感情丰富。所以，女性最好平时多读些文学作品，这样将会使你的谈吐更文雅，更温情，更具有诗意。

（4）多用感情丰富的词语

平时女孩在对话中常用“太好看了”、“真好吃”、“太酷了”之类的简单感叹词，尽管这本身也是一种热情洋溢的表示，可听多了会使人厌烦，也显得说话人的感情贫乏。感情丰富的词语，能增加彼此间谈话的乐趣。

（5）多展示笑容

“逢人面带三分笑”是一种社交常识，对朋友、邻人、顾客、用户都和颜悦色，面带微笑，就会给人留下一个好印象。女性甜蜜的微笑，往往是男性自信心产生的动力。

（6）社交场合的自我约束

尽管你有着美丽的容貌、窈窕的身材，但更应注意社交场所仪态、举止和谈吐，不可举止放荡，为所欲为。

倘若你能从以上六个方面注意提高自己的修养，你的形象必将大大改观，周围的人也必将对你刮目相看。

（四）现代文员的内在修养历练

现代文员的内在修养较之于外在形象的要求更为重要。文员的整体素质是否能胜任文员工作，主要取决于文员的内在修养如何。文员的内在修养主要体现在以下几方面；

1．知识修养

现代文员的知识修养除了要掌握一般的知识以外，还要掌握文员特定职能范围内的知识体。

（1）现代文员必须具备多种能力

现代文员工作的内容和范围在逐渐扩大。这就要求文员成为多面手，不仅能独当一面，而且要以一当十。除具备文书写作、安排会务、处理文件、信息、上传下达、协调服务、接待信访等能力外，还应掌握微机和驾驶技术，懂得财会知识。同时应对本企业的人员结构、经营情况、产品、科研成果、开发项目、近期目标、远景规划了如指掌，了解工商、银行、税务、投资，进出口等方面的知识。文员经常同外商打交道，要树立“洋为中用，他为已用”的观点，要有一定的外语水平；要懂得历史、地理知识；要了解本地的资源情况、投资环境、名胜古迹、名优特产、交通、旅游、服务网点的基本情况，还要有很强的应变能力。

（2）现代文员要熟悉经济知识

文员工作既有自身的专业知识要求和自身的工作规律的一面，又有工作的从属性、服务性、被动性的一面，因此文员工作要服务于领导决策机关的要求决定了文员要熟悉领导决策机关所担负的工作任务及其相关的知识。现代领导决策机关的工作重点是经济建设，文员也应相应地更新知识。当然，文员学习经济不可能要求是“专才”，但要求文员是熟悉多方面知识的“通才”。

文员在参与领导决策过程中，如能运用统计学科的原理和方法，自觉地掌握和分析大量可靠的数据，就能在质和量的辩证统一中掌握社会经济现象的本质和规律，就能主动参与领导机关的经济分析活动，并在这些活动中不致于因“外行”而游离于实际工作之外。

我国目前正处于计划经济向社会主义市场经济新体制的转换过程中，在这一过程中往往又存在经济政策跃前、经济立法滞后的矛盾。作为文员，如何在出主意、写文章、办事情时，既能为领导当好参谋、用好政策，又能帮助领导把关，做到依法办事，这就要求文员本身要及时掌握经济工作的各项新政策，熟悉和了解经济工作的现行法律法规。

经济工作有较强的时效性，而在现行的体制条件下，经济工作的每项具体工作的实施又有许多操作程序。例如：批准一个外资项目，就有谈判、签订意向书、制定可行性报告、批准立项、制订章程、签订合同、批准正式项目等多个程序，虽然这些工作有专业部门和专业人员操作，但作为文员，熟悉这些办事程序，对公文处理的准确、及时，对协调工作的有效，以及提高办事效率、为基层服务方面，都是很有必要的。

文员面临新时期新任务，有一个知识更新的问题，这既需领导为其创造条件，又需文员自身重视，须知在经济建设、社会发展迅猛的今天，文员的知识更新是永无止境的。

2．智能修养

智能是指人的智力和能力，即人的聪明才智和完成一定活动的本领。文员的智能修养，是指文员的个人智力因素和能力因素所组成的互相联系、互相制约、互相影响的综合因素。文员的智能修养主要包括以下几个方面：

（1）文员的观察力

文员的观察力是文员智力活动的门户和源泉，文员良好的观察力应具备以下品质：

观察时具有目的性。观察的目的性要求根据文员活动的需要，明确观察的对象、要点、步骤、方式和方法。

观察的客观性。客观性就是不受各种干扰因素的影响，从客观事物本身的实际出发，实事求是，准确反映客观事物的本来面目。

观察事物时具有全面性。一名称职的文员应能站在领导者的高度，以全局的目光，对事物进行全方位、多视角、多层次和相互联系的观察，避免片面和孤立地看问题。

观察一定要有敏锐性。敏锐性就是能够在较短时间内捕捉到事物的特征和本质规律，善于发现一般人所不易发现或容易忽略的东西，为领导提供鲜活、及时的信息。

观察还要具有好的理解性。文员的观察活动中，要有思维的积极加入，要对信息进行必要的整理、比较、分析和综合，观察才能收到良好的效果。

（2）文员的记忆力

文员作为领导者的综合辅助人员，其职责范围广，头绪多，时效性强，需要具有良好的记忆品质。这些品质包括：

记忆要敏捷。记忆同样的内容，有的人需要花很长的时间，有的人则能迅速记住。这就是记忆是否敏捷的问题。文员活动的时间要求很强，如听取领导口授指示、交代任务、接答电话等，都需要快速记住感性材料，不允许用长时间进行记忆。

记忆内容具有准确性。准确性就是客观、正确地记住感性材料，追求准确无误，不可模糊含混、似是而非。

记忆时间要有持久性。文员活动的特殊性，决定了其对某些材料须做持久的记忆，如基本知识、规章制度、党和国家的重要方针政策、本单位的重大情况和重要数据等。文员应根据工作需要，对上述材料较长时间地保持记忆。

（3）文员的思维力

文员必须具备良好的思维力，勤思善谋，发挥参谋和智囊的作用。

（4）文员的想象力

文员只有在获取大量信息的基础上参与想象力，才能使智力飞腾起来，翱翔天际，“思接千载，视通万里”，从而进行创造性思维和有效的辅助活动。

（5）文员的注意力

在文员的智能活动中，注意力起着组织和维持的作用。如果没有注意力的参加，智力活动乃至一切心理活动就难以顺利而有效地发生、发展和形成。一个优秀的文员必须具备良好的注意力，不断地在实践中培养和改善，否则将难以有所作为。

（6）文员的表达能力

文员要传递和反馈信息，要为领导出谋献策、充当参谋，需要较强的表达能力。表达能力主要有两种形式：

①文字表达能力即写作能力，是文员尤其是文字文员的基本功和“看家本领”。现代文员的写作范围很广，但主要是要善于撰写各种体式的公务文书和常用的应用文书。

②口头表达能力。此即运用口头语言表达事物、事理的能力。文员经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或随同领导参加会议、会谈，或到基层作调查研究，或协助领导协调关系、对外接待等等，需要使用口头语言的机会很多。这就要求文员讲话时既要言之有物、言之成理、简练生动，又要条理分明、口齿清楚、普通话使用正确。

（7）文员的办事能力

“办文、办会、办事”历来被称为文员的三大任务。文员每天都要面对大量的事务工作，如文书事务、会议事务、接待事务以及电话、值班、印信等事务，还有领导交办的事务等等。文员必须具备较强的办事能力：首先要熟悉机关、单位各部门的职权范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关的业务情况；其次需要有较强的应变能力和交际能力。只有这样，才能提高工作效率。

（8）文员的管理能力

管理主要是机关、单位各级领导者的职能。文员作为领导的助手和参谋，具有辅助领导进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。文员的管理能力主要体现在辅助领导计划、辅助领导组织实施、辅助领导沟通和协调、辅助领导控制等方面。

（9）文员的操作能力

文员的操作能力是当代文员高效率实现文员活动所必须具备的能力。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，文员仅撑两只手、两条腿、一支笔、一张嘴的工作方式，已难以适应时代的需要。一个称职的文员，必须具有对办公设备、器械和技术（尤其是现代化办公设备和技术）的熟练操作能力，以适应社会发展，跟上时代步伐，更有效地完成自己的本职工作。

3．道德修养

道德品质是文员修养的最基本、最重要的构成部分。

文员的特殊地位以及文员工作的特殊性质，决定了文员必须加强自身的职业道德修养。文员的职业道德修养规范主要体现在以下几个方面：

（1）忠于职守，忠诚可靠

这是文员首要的职业道德规范，要求文员培育敬业精神，做好本职工作，把自己的职业活动同领导需要和社会利益紧密结合在一起。要有对组织、对工作的忠心耿耿和认真负责，做一个可以信赖的人。

（2）埋头苦干，默默奉献

文员是为领导活动服务的，文员的劳动成果具有潜隐性，往往需要通过领导工作的实绩才能体现出来。文员工作虽然很辛苦，却都是辅佐性的、幕后的、默默无闻的，这就更需要文员具有奉献精神，具有埋头苦干、默默奉献的高尚品质。

（3）服从领导，贯彻意图

文员并非不能发挥自己的积极性、创造性，但这种积极性、创造性的发挥必须是在符合国家政策和领导意图的前提下的，文员必须坚决服从领导，体现领导活动的要求，严格按照领导意图办事。

（4）实事求是，廉洁奉公

文员工作过程中处处都有实事求是的问题，调查研究、反映情况、传达旨意、提供情况和建议等情况时，都要实事求是。同时，文员接触领导的机会多，与领导关系较为密切，要求文员不要借着某种关系和名义乱拉关系，牟取私利，更不可不经领导授权，私用领导的名义批文件、写条子、打电话。要真正做到实事求是、廉洁奉公。

（5）谦虚谨慎，平等待人

文员是领导机关的“窗口”和“门面”，文员的一举一动、一言一行直接关系着领导机关的作风和领导者的形象。对此，文员不应产生一种优越感、特殊感，而应时时处处从严要求自己，特别要注意谦虚谨慎、平等待人，切忌居高临下、指手画脚、上恭下踞、甚至以势压人，要切实起到沟通领导与群众、组织与公众的纽带与桥梁作用。

（6）严格保密，守口如瓶

文员工作大都是具有保密性质的，因为文员人员直接参与领导的各项活动，知密早，知密深，知密多，这就要求文员必须要有极强的保密观念和保密习惯，不该看的绝对不看，不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，真正做到“守口如瓶”。

（7）严谨细致，迅速敏捷

文员工作千头万绪、干系重大，文员不仅要严谨细致、一丝不苟，而且要迅速敏捷，注重效率，在文书活动处处体现出一个“快”字：反应快、理解快、行动快，在快节奏中养成全面周密、井然有序的良好习惯，跟上领导工作的需求，做一名优秀的文员。

三、专业的工作作风

（一）提高办事效率

“时间就是金钱，效率就是生命”，已经成为现代人的共识。在现代社会，一个办事拖拖沓沓、不守时、无效率的人会被公众所鄙视。尤其是作为重要领导身边的重要辅佐人之一——文员，你要在单位占到一个重要的位置，就应该提高办事效率，让别人感受到你的精明强干，从而树立起强者的形象！

“世事洞明皆学问，人情练达是文章”，精明强干并不难获得，注意日常生活的小事，用心体会其中的含义，你就能培养成练达的办事作风。

1．“迷你裙”文章和谈话

公众最容易理解的是简练的文章和谈话。

根据科学研究，文章理解的难易程度是由句子是否简短而定的。简短的句子里，主语和谓语相距不远，容易为大脑吸收。再加上整篇文章段落分明，节奏明快，自然使人读起来流畅愉快。

这种轻松易懂的文章，往往使读者在感到舒畅之余，还能感受到作者头脑的灵活、清晰。

谈话也是一样。精练的语言令人愉悦，如沐春风；“可是…因为…所以…”之类的说话方式，往往让人难以理解对方到底想说什么，而会逐渐产生焦躁不安的心情，有时还会有不愉快的感觉。

啰啰嗦嗦、漫无边际的谈话往往会使听者怀疑他的思维是否正常，进而怀疑他干一件事是否能胜任。

林语堂曾说“演讲就像迷你裙，愈短愈好！”在大会上，那些言简意赅、中心突出的发言者往往能赢得更多的掌声，使人感到他的精明干练。

2．汇报时结果优先

现代社会日趋复杂，每个人都要处理千头万绪的事务，而身居高位、担负要职的人更是十分忙碌，所以他们的心理往往呈焦躁的状态，凡事只求快速地知道结果。

文员在向上司汇报时，只将工作的成果，不管它是成功的，还是失败的，报告给上司，不讲或少讲过程，这样就迎合了上司节约时间的心理，容易获得上司的赏识。

尤其在工作失败时，简单地如实报告：“失败了”，反而会使上司留好印象，因为上司想听的不是理由，而是结果，至于失败的理由，尽可以留以后再说。

同样是失败，如果你先说明过程和原因，上司就会以为你是在为自己开脱，加上占用了他宝贵的时间，他的不愉快是显而易见的。

在会议上也是这样，像旧社会老太太的裹脚布那样又臭又长的报告，只有使人如坐针毡的难受。而明确的结论，再加扼要的说明，不仅是上司，所有与会者都会对你留下能干的印象！

3．会议上要耐着性子最后发言

人们的潜意识中，总是以为最后作总结发言的人是最能干的人。

在会议场上，利用这种心理作用，就可以给人留下深刻的印象，因为最后发言者能将他人说过的话做一个系统的整理，完美无缺地说出结论，这不仅可使在场的人士了解问题的症结所在，也可以借机修正自己的想法，自然能让与会人士认为他是个既能干又聪明的人，这可以说是“后来者居上”。

最后做结论式的发言需要有相当高的技巧，相应地也能强烈地表现出自己的能力。

（二）巧妙推销自己

《做成功的推销自我》的作者霍伊拉说：“如果你具有优异的才能，而没有把它表现在外，这就如同把货物藏于仓库的商人，顾客不知道你的货色，如何叫他掏腰包？各公司的上司、主管并没有像光一样透视你大脑的组织。积极的方法是自我推销，如此才能吸引他们的注意力，从而判断你的能力。”那么该怎样大胆而又巧妙地推销自己呢？

1．展现你的才智

一个人的才智是多方面的，假如你想表现你的口语表达能力，你就要在谈话中注意语言的逻辑性、流畅性和风趣性；如果你想要表现你的专业能力，当上司问到你的专业学习情况时就要详细一点说明，你也可以主动介绍，或者问一些与你的专业学习情况相符的新单位的工作情况；如果你想要让上司知道你是一个多才多艺的人，那么当上司问到你的爱好兴趣时就要趁机发挥，或自动介绍，以引出话题。上司最喜欢的是你能给他的意见和观点找出新的论据，这样既可以表现你的才智，又能为上司去教育别人增加说理的材料。如果你实在想表示与上司不同的意思，不妨采用迂回的方法。

人际关系中，先赞同对方，然后再提出自己的建议，这种办法可以达到既让上司感到舒服又表现出自己才华的效果，可谓一举两得。

2．指向灵活

人有百号，名有所好。对人才的需求也是这样。假如你尽管针对对方的需要和感受仍然说服不了对方，没能被对方接受，你就应该重新考虑自己的选择。倘若期望值过高，目光盯着热门单位，就应适时将期望值下降一点，目光盯几个单位；还可以到与自己专业技术相关或相通的行业去自荐。

推荐自己的时候，注意的应该是对方的需要和感受，并根据他们的需要和感受说服对方，让对方接受。

3．善于表现

会表现的人都是自然地流露而不是做作地表现。成功者从不夸耀自己的功绩，而是让其自然地流露，在你向上司汇报工作时，不妨说：“我做了某事……但不知做得怎么样，还望您多多指点，您经验丰富。”这样，你好象是在听取上司的指点，而实际你已表现了自己，又充分体现了你谦虚的美德。如果你以请功的口气直接向你的上司，说你做了某事很不简单，做起来真不容易，其具有怎么怎么高的价值。这样，你在上司心中就已经损害了你的形象，也降低了你在上司心目中的价值。

4．控制情绪

人的情绪有振奋、平静和低潮三个表现。在推荐自己的过程中，善于控制自己的情绪，是一个人自我形象的重要表现方面。情绪的控制，可以改善他人对你的印象和认识。情绪无常，很容易给人留下不好的印象。为了控制自己开始亢奋的情绪，美国心理学家尤利斯提出了三条有趣的忠告：“低声、慢语、挺胸。”

5．展现忠诚

人人都希望自己的才智能够得到社会的赏识尤其是上司的赏识，因此在初次会见新上司时就应尽量表现自己的才智。因为人们都知道，如果上司认为你是一个不中用、无能力的人，那么他就不可能重视你。一个人不怕犯错误，犯了错误可以改正。怕就怕自己窝囊，让人瞧不起。但是许多大学生却忽视了上司择人另一标准，即忠诚与服从，而且有时这还是比才智更高的标准。一般的上司都喜欢既有力又忠诚服从的下属，最不喜欢的是有能力而不听使唤的下属，因为这种下属对他本身是个威胁，对部门的工作协调也不利。

6．抓住时机，抬高身价

在某大公司，有一位二十出头的大学毕业生。别看年纪不大，但担任部门经理已经有一年了。有人问他：“在同龄人中你是较早成功的，绝招在哪？”他非常坦然地回答：“我没有绝招，只是生活给了我一次机会。刚进公司那一年，部门里让我负责部门的一个企划工作。我便抓住这个机会，逐渐起步，努力工作，认真总结，充分地显示了自己的能力。我把自己给推销了。第二年，公司里选拔部门经理，经过竞争，我便坐在了现在这个位置上。”这个年轻有为的年青人有一句格言：“先有位而后才能有为。”

难怪，说不清楚是贬还是褒，他的上级与伙伴都曾说他：“这小子真精明！”是的，如果不是他那样有意识地，巧妙地运用推销术，纵使他具有再高的才华，恐怕也很难一举成功。

7．展现你的与众不同

展现你的与众不同，这是一种显示创造力，超人一等的自我推销方式。

如果他人不修边幅，你则不妨稍加改变和修饰；他人好信口开河，你最好学会沉默，保持神秘感，时间越长，你的魅力越大；他人总是扬长避短，你可试着公开自己的某些弱点，以博得人们的理解和谅解；他人自命清高，孤陋寡闻，你应该尽心地建立一个可以信赖的关系网；他人虚伪作作，你要光明磊落，坦然待人；他人只求可以，你则应全力以赴，创第一流业绩。你若想更快地展现自己，不妨试试以上方法来表现自己，就一定可以收到异乎寻常的效果。

8．展现你的美德

你是否最大限度地表现了自己的才能和美德呢？这可是成功者一大秘诀，它有利于丰富你的形象，有利于你事业的成功。如何最大限度地表现自己的美德呢？请你勿忘“尽善尽美”四字。

每个人都想得到一个较高的位置，找到一个较大的机会，使自己有“用武之地”。但是，人们却往往容易轻视自己简单的工作，看不起自己平凡的位置与渺小的日常事务。而成功者即使在平凡的位置上，工作都能做得十分出色，自然也就能更多地吸引上司的注意。成功者每做一件事，都不满足于“还可以”、“差不多”而是力求尽善尽美，问心无愧。他们非但做得“还好”，而且在自己能力范围内做到了“最好。”他们的任何工作都经得起“检查”。他们的美德，就是在这一件件小事中闪闪发亮的。最大限度地表现自己的美德，这里还有一个度的问题。表现自己而又恰如其分，这既是一种能力也是一门艺术，它往往体现一个人的修养。

（一）表现精明强干的策略

1．开始谈论之前便拟定好几个要点，可以使人留下你有着清晰灵敏头脑的印象。

2．凡事归纳成三个要点，加强具有优越归纳能力的印象。

3．为了建立灵敏头脑的印象，对文章和谈话中的句子要尽量精简。

4．把一件事情在三分钟内叙述完毕，这是精明头脑的说话秘诀。

5．向领导汇报工作时，先从结论表达起，可使他留下“真是个能干的文员啊！”的深刻印象。

6．在会议的最后作总括性的结论，可以让领导留下你具有深厚才能的印象：

7．事先说出不明确的情报或不确实的证据，继而进入正题，反而可以使人听到你所提供的情报新颖。

8．事先表明“这是一个很有趣的笑话”等等，容易造成领导抱着期待感的效果。

9．呈报意见给领导时采取请教的方式，则不会被抨击。

10．预先报告出最恶劣的事态，失败未必就是真的失败。

11．“依您的意思去做”借着这种说法来关系到领导，则容易使领导接受你的意见。

12．未必能百分之百地完成企划和提案，所以不妨留点听取领导意见的余地。

13．把企业单位常用专门术语在日常会话中夹杂混用出来，可以建立自己特有的形象。但关系到自己专业范围里的话题，不要使用专门术语倒更使领导有好感。

14．为了使自己的话更具说服力，借用谚语或名言来表达也是个好办法。

15．使用极端明确的数字，可增加语言的信赖感。

16，对于领导的提问，先探呼吸后再回答，通过深入地思考，方能应对得当。

17．利用准备好的资料说服领导。可以增加领导的信赖感。

18．对于一些畅销书籍可以不必详看，但必须表示出予以关注的态度，可予领导与时俱进的印象。

19．对于有错字或别字的文章，徒令领导留下你文思不够周密的印象，宜再三校阅。

20．用词不够漂亮无所谓，只写出较工整的字就可以使领导留下头脑精明的印象。

21．与领导共餐点菜时，如果犹豫迟疑不决的话，很容易被认为是没有果断力的人。

22．在约定下次见面时，先看看记事簿后再决定时间，可以表现出一副忙碌的样子。

23．把写满着约会的记事簿毫不在意地让领导看到，可以留下有才能的印象。

24．为了稳住自己动摇的内心，在潜意识下做出没有表情的态度是其中之一法。

25．濒临困境时，沉默较能达到自我表现的作用。

26．即使自己有了错误，仍是佯装不知道，较能减轻自己的过错。

27．以自言自语的方式来责备领导的错误，较不会引起反感。

28．对于夸示权威装出一副漠不关心的态度。

29．背着比面向领导，可以产生使对方把自己看得比实际上更伟大的效果。

30．直条纹的西装，具有使自己看来更为伟大的效果。

31．不能马上反映出喜怒哀乐的感情，会被认为是个钝感的人。

32．利用反复再三的“我”或“我的”，能够让领导留下你巩固的自己的形象。

33．把自己受人注目的特色集中归结，可留给领导深刻强烈的印象。

34．表现所有才能中的一项，就能达到为领导注目的效果。

35．特长领域远离自己的工作范围，可能难以给领导留深刻的印象。

36．为了使领导看自己能力上的超越，在宴会等场合可与领导隔邻而坐。

37．以“场所印象”来表现自己时，事先要去观察场所。

38．超越了“任务期待”水准，反而会提高对我们的信赖感。

39．安排“春节团拜会”时，依前例稍作改变，就可以得到“好能干的人”的评价。

40．坐着的时候，保持着挺直端正的姿势，可以制造出“意志坚定者”的印象。

41．一面注视领导的眼睛一面交谈，较能使领导留下正直的印象。

42．表现出“孩子气”，可以扩充自己的魅力范围。

43．常常提到有关家人等的私事，会给领导留下精神上的幼稚印象。

44．与领导约定时，不要定“几点整”，而“几点几分”更容易被认为是有能力的人物。