（一）会议筹划的步骤与条件
1．会议筹划的步骤
般情况下，在筹划一个正式会议或准备一次非正式会议时应遵循如下几个步骤：
①确定会议宗旨：确认这些宗旨都能在指定的时间内实现。
②选择出席对象：根据既定会议宗旨确定。
③设备安排：确认能提供所必需的设备。
④准备会议议程：按逻辑顺序排列，每个议程都标上名称和时间。
⑤制定基本准则：以保持行为规范。
⑥发出邀请：让他们有时间做好准备。
⑦与非出席者联系：使他们也能获得有关信息。
2．会议筹划的条件
会议能否成功地举行。除了主持人及会议进行的技巧控制以外，会前的计划和准备非常重要。成功的会议，需要做到五个明确和具备三个必要条件。
五个明确：
①主题明确。也就是会议公开打出的题目或公开提出的“旗帜”要明确鲜明，避免造成任何歧义或误解。
②与会者明确。明确自己在会议中的角色。
③目的明确。包括两个方面，一是会议本身的目的，二是与会者的目的。
④时间明确。包括何时召开，会议将持续多长时间。
⑤地点明确。包括大致地理位置、具体的会议地址。
另外，要成功地举办一次会议，还应具备三个必要条件：
①所有与会者，包括会议举办者与参加者，应有某种共同目标。
②具备与会议规模相适应的经济、物质条件。
③制订完善、周密的会议计划。
（二）确定会议宗旨
公务和商务会议的召开，都有明确的目标和任务，这就是会议的宗旨。因此，会议计划的第一项任务是这次会议是否必要。要考虑对于政府部门和企业的日常工作有无意义和作用，意义和作用到底有多大，是否一定要通过会议这种形式。
明确理解会议的宗旨有助于确定这次会议是否必要，希望通过这次会议得到什么结果，以及开会是不是获得这种结果的唯一途径。
作为会议组织者，还要考虑会议的类型。在商务中，主要的会议种类包括旨在解决问题的会议，调查问题的会议，小组会议，培训会议，工作回顾或展示会议以及为鼓励员工而召开的运动会议等等。
（三）成立会务组
为了保证会议的顺利进行，可以挑选工作人员成立会务组。会务组可以再分为会务小组和接待小组，前者侧重负责布置会场、会议文件的准备、分发，后者主要负责与会人员的迎送、食宿、购买等事宜。
一般说来，大型会议设文员处来负责会议的组织和协调工作。
文员组下设：1，文员组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。2，总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。3，保卫组，负责大会的安全保卫工作。
（四）确定会议议程
议程是必须做的事，会议议程就是“在会议上要考虑的事务。”
1．议程的作用
在会议举行之前，会议议程必须制定出来。因为议程表就像一张地图，当我们明确了方向，知道自己要到哪儿去，我们就能走得更远。美国通用汽车公司前总裁托马斯默菲是一位成功的公司领导人，他说：“会议的议程必须事先准备妥当，并分发给与会者，这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向与讨论题有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料。”会议议程起着重要作用，有利于达到会议目的，提高会议效率。
2．议程的内客
一般说来，会议议程应包括：
会议时间和地点；
会议目的；
会议议题的顺序。
（五）确定与会人员
会议并不是参加的人越多越好。出席会议的人数越多，这个会就越复杂，时间也越长，费用就越高。有研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127％。
3M公司会议管理研究所在宾夕法尼亚大学沃顿商学院和明尼苏达大学进行的研究表明，不同类型会议的理想出席人数：
解决问题型 少于5人
调查问题型 少于10人
工作回顾或展示型 小于30人
动员型 越多越好
（六）拟发会议通知
与会人员确定后，即可向与会人发出通知，以便他们做好参加会议的准备工作。有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前，再发出开会通知。
通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。必要时、还应写明会费和差旅费报销等事宜。会议通知印好后，应盖上举办单位章再发出。
（七）会场布置
1．会场选择
与会人员确定并且发出通知以后，就要选择、布置会场。选择会场时，要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑。可以先思考下面七个问题：
①会议室是否足以容纳所有的出席者和必要的设备？
②会议室是否有充足的通风和照明设备？
③会议室是否受室外活动的干扰？
④会议室的设施是否能满足会议的要求和时间的长短？
⑤会议室地点是否对所有出席者都方便？
⑥会议室的费用是否可以承受？
⑦会议室在你需要时是否有空？
具体来说，要达到以下标准：
（1）大小要适中
会场太大，人数太少，空下的座位太多，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，不仅显得小气，也根本无法把会开好。
（2）地点要合理
临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。
（3）附属设施要齐全
会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有的附属设备，要逐一进行检查。
（4）要有停车场地
现代社会召集会议，“一双草鞋二把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。
2．会场布置
会场选定后，接着布置会场。会议的气氛在一定程度上要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄重肃穆、或郑重宏大、或热烈欢快。例如，人民代表大会的会场要布置得隆重庄严，庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈，纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅，业务洽谈会、看样订货会、经验交流会的会场要布置得和谐亲切。总之，会场的布置应以会议内容相协调。
（1）会场设计
会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈长方形、圆形、方形等。最常用的是圆桌式、方桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议。
还有“口”字型
如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。
有时也用“ㄈ”字型，“V”字型摆成“ㄈ”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕，就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。
教室型也是多用的一种会场布置。目前中国最通行的开中型、大型会议的会场形式，其特点就是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地。如：礼堂、教室、影剧院均可。它便于召开发布会，或者以说明情况，传达情报为目的会议，或者是群众大会。
（2）主席台设置
主席台，设在代表对面的地方，和与会人员面对面。由于会议多数在礼堂、会堂、影院等场所召开，主席台一般设以舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。
现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标准悬挂在主席台上方。
主席台席次：按照职称高低排列，如下所示。一般设以舞台上。中型会议的主席台，没在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。
主席台席次：按照职称高低排列，如下所示。
10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
主席桌
（3）座次
与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列。
最常用的是按汉字笔划排列
也就是按汉字笔划的多少，从少到多的顺序排列。笔划数目相同的，按起笔横、竖、撇、折的顺序排列；起笔相同的，再按第二笔顺序排列，依次类推。如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔划多少排列座次区域。召开政治协商会议、人民代表大会等，为了体现平等精神，也可以按姓氏笔划排列座次。
有时按地理位置排列
例如，召开全省性会议，可以按统一的市、县排列顺序，安排各市、县人员的座次。
有时按行业系统排列如召开全市性会议，可以把同一个系统的单位，集中排列在一起。
3．印制证件
证件是出席会议的证明，是与会人员身份、资格、权利、待遇的凭证。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以作区别。
（八）迎接与接待
1．迎接与会人员
通知上预定的报到日期到了，工作人员要提前分赴机场、车站、码头，携带车辆和迎接的标志，迎接从各地赶来参加、主持会议的人员。
2．接待
与会人员必须到签到处签到。在签到处的服务人员要穿戴整齐，在胸前或手臂上佩带标志。同时，签到的笔，其笔帽拧去，签到的本子打开，签到负责人彬彬有礼地站在一边。签到后，由服务人员把他们领到各自房间，给他们倒上一杯水，可随意攀谈几句。
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