如何组织各种公关活动

一、举办庆典活动

庆典活动是商业组织在取得某项重大成绩时或庆祝组织的某个纪念时而举行的庆贺活动。庆典活动可以邀请政府人员、媒介公众、社区公众等参加。

（一）庆典活动一般的程序

1．典礼开始

通常由单位负责人主持典礼，并宣布重要喜宾名单。宣读时，其顺序为：先宣读前来出席的重要领导人名单，再宣读知名人士名单，然后宣读致贺电、致贺函单位或个人名单。

2．致贺词与答词

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答词一般由举办单位的主要负责人宣读。致词和答词应简洁、热情。

3．剪彩

剪彩通常在致答词之后进行。剪彩人由参加典礼的人员中身份最高的领导或知名人士担任。剪彩时，剪彩人应站在台前中央；两位协助剪彩的礼仪小组应侧身、面对剪彩人站其两侧，将彩带拉直，把彩球托起并对准剪彩人；第三位协助剪彩的礼仪小组立于剪彩人身后，用托盘将剪刀递上；台上其余人员均应立于剪彩人身后，面向台下公众呈横排排列。剪彩人应神态庄重，面带微笑，聚精会神地将彩带一刀剪断。此时，台上、台下的人们应一同鼓掌，并可安排敲锣打鼓、鸣放鞭炮等以示祝贺。

4．典礼结束

庆典典礼结束，可组织公众参观，也可举行文艺演出或者宴请。

（二）开业典礼

举办开业典礼，要遵循“热烈、隆重、节俭”的原则，同时应注意下列事项。

1．提前邀请宾客

举行隆重的开业典礼，可以邀请政府有关部门、社区负责人、知名人士、同行代表和记者等参加。应事先把商务请柬送（寄）给宾客，以便他们安排时间。

2．布置现场环境

若是商场举行开业典礼，举行仪式的现场可以设在商场门口的开阔地带，现场的布置要协调，商场门口悬挂“x x x开业典礼”的横幅，大门两侧摆放花篮，四周悬挂彩带，宫灯等。还可以安排身穿礼服、身披绶带的礼仪小姐站立在商场门口的两边，请统一着装的乐队演奏欢快的乐曲，渲染开业典礼的气氛。

3．致词礼仪

仪式开始后，先由主持人作简短的致词，向领导和来宾表示感谢，并介绍本店的经营特色和经营目标等。接着由前来的上级领导和来宾发言致贺。一般的致词时间在30分钟之内，人数不宜超过5人。为了增加气氛，在发言前后，可以播放或演奏明快的乐曲，在不限制放鞭炮的地区，可以燃放鞭炮。领导和来宾发言致贺后，由鲜花队为发言者献上鲜花。

4．欢迎首批顾客

开业典礼结束后，商场随即对外正式营业。商场负责人可引导参观，导购小姐则在商场门口欢迎首批顾客。在首日经营过程中，商店必须备一些小礼品，分送给顾客。

（三）表彰颁奖会

表彰颁奖会是公司或企业表彰在工作中作出实际贡献或成绩的个人或部门的会议。

其要求有：

1．布置会场

大会一般安排在较大礼堂中进行。台上设置主席台并覆盖洁白的桌布。主席台上方，悬挂表彰大会会幅。主席台前方，放置盆花。主席台侧位，可配有锣鼓队。大会召开前，播放音乐，整个会场应洋溢热烈、愉悦的气氛。

表彰颁奖会的受奖人员一般安排在会场的前排就坐，重要宾客一般安排坐在主席台上。受奖人员的座位应与颁奖时的先后顺序一致。

2．颁奖程序

大会开始前播放音乐，欢迎受奖人员和宾客入座；负责人主持会议，宣布大会开始。有关领导讲话，介绍重要来宾，宣读颁奖决定和名单进行颁奖。请来宾致贺词由颁奖者和受奖者代表发言或致辞谢宣布大会结束。

3．受奖人礼仪

①着装整洁、大方、端庄、仪态自然。

②上台受奖时要依顺序出入上下，不要左顾右盼，不要忸忸怩怩。

③受奖时，要面带笑容，双手接奖，并表示谢意。然后转过身来，面向全场观众鞠躬行礼，并可举起奖品向观众致意，要及时走下主席台，使会议继续进行。

④致答辞时，要注意对各方面评价得当，防止过分谦虚，过分客套。

二、组织社交聚会活动

在现实生活中，最常见的聚会形式有拜会、集会、舞会、晚会、联欢会、发布会以及沙龙等。这些社交聚会，往往是为了处理公共事务而举行，故可称为公务聚会，另外一些社交聚会，则纯属私人性质的聚会，所以可称之为私人聚会。

（一）舞会

舞会又叫交际舞会，亦称交谊舞会，是一种世界性的群众活动。它既是一种被广泛采用的社交活动形式，也是一种健康有益的文体活动形式。

从礼仪规范方面来讲，舞会的成败，不外乎取决于两个方面：舞会前的组织准备工作、舞会时的舞者素质。我们在此主要介绍舞会的准备工作。

1．舞会的类型

如今，舞会既已成为现代大众娱乐的主要形式，其类型也五花八门，多种多样，十分灵活。按不同的标照，可有不同的分类。比如：

①按照规模大小，可分为正式舞会和小型舞会；

②按照举办场地，可分为室内舞会和露天舞会；

③按照举办时间，可分为日场舞会和夜场舞会；

④按照舞会构成人员，可分为公众舞会和家庭舞会；

⑤按照舞蹈的形式，可分为交谊舞舞会、现代舞（迪斯科、霹雳舞）舞会、国际标准（以拉丁舞为主）舞会等等。

而最常见的舞蹈形式便是交谊舞，又称交际舞，英文为“Social Dancing”或“Ballroomdancing”，意为社会性舞蹈。交谊舞的舞蹈形式是男女二人面对合舞。这种舞蹈是在欧洲民间舞蹈的基础上发展演变而来的一种舞厅舞。交谊舞大致分为两种类型，即以19世纪盛行的“华尔兹”和20世纪盛行的“探戈”为代表的现代舞蹈之一。

2．舞会的准备

社会组织者或个人要办好一场舞会，必须做好准备组织工作，这是舞会能否成功的关键前提。在举办一般性的社交舞会时，应当注意的主要问题有：时间、场地、曲目、来宾、接待等等，每一个环节都不能疏忽大意。

（1）时间

举办舞会，首先必须选择适当的时间。举办舞会的时间问题，实际上又涉及下述两点：

第一，时机

举办任何一场舞会，都要“师出有名”，为其找到一个恰当的名义，如庆祝生日、纪念结婚、晋职升学、欢度佳节、款待贵宾等等。换而言之，碰上这些情况时，便是举办舞会的最佳时机。在一般情况下，周末和节假日，也非常适宜举办舞会。

第二，时间长度

确定一次舞会的具体长度，应当兼顾各种因素。但是其中最重要的，一是不要令人过度疲劳，二是不要有碍工作和生活。

在正常情况下，舞会最适合于傍晚开始举行，并以不超过午夜为好。其最佳的长度，通常被认为是1—4小时。

（2）场地

舞会的场地问题，具体来说又分为举办起点与舞池选择两个方面。

第一，地点

确定舞会举行的具体地点时，既要考虑人数、交通、安全问题，更要注意基金档次与气氛是否适宜举办舞会。与此同时，还须量力而行，不要铺张浪费，要明白舞会的精神所在。

依照常规，举办小型舞会，可选择自家的客厅、庭院或是公园、广场。而举办大型舞会，则宜租单位的俱乐部，或者营业性的舞厅。

第二，舞池

舞池，一般是指在舞会举办地点之内专供跳舞的地方。在举办大型、正式的舞会时，对于舞池的选择与布置，必须再三考虑。其中有五个细节尤须高度重视：

①舞池的大小应当适度，最好与跳舞的总人数大致般配，人均1平方米最佳。

②舞池的地面务必干净平整，若其过脏、过滑、过糙，都会有碍于跳舞。

③舞池的灯光应当正常，并且在柔和之中又有所变化。若其“失明”，或是过强、过弱，都不甚合适。

④舞池的音响需要认真调试，音量也要适度，切勿以噪声扰人。

⑤舞池的周围最好设置足够的桌椅，专供跳舞者在舞会期间休息之用。

第三，舞曲

舞曲是舞会的导向和灵魂。在为舞会选择舞曲曲目时，主要要考虑以下四条：

①照顾到多数人。

选择舞曲最宜符合大多数人的需要，切忌“曲高而和寡”。在一般情况下，最好选择众人熟悉的，节奏鲜明、清晰、旋律优美、动听的曲目作为舞曲。

②节奏快慢适当。

从总体上讲，曲目的安排应当有“快”有“慢”，在节奏上令人一张一弛，各取所需。可将不同国家、不同风格、不同节奏的曲目穿插在一起，使舞曲时而婉转抒情，时而热烈奔放，好似波涛起伏一般，令人为之陶醉。

③舞曲适量。

在正式的舞会上，最好提前将选好的舞曲印成曲目单，届时发给人手一份。曲目单上所列的舞曲总数，应与舞会的所需时间相呼应，并且“雷打不动”，一经确定，便不再增减。跳舞者一看曲目单上的舞曲数量，便对舞会的时间长度略知一二了。

（4）来宾

对于舞会的来宾，组织者要做的主要工作有约请、限量、定比，等等。

第一，约请

确定舞台参加者名单后，即应尽早以适当的方式，向对方发出正式邀请。在常用的口头邀请、电话邀请、书面邀请等几种方式中，书面邀请最为正规。要强调的是，为了便于被邀请者早作安排，在一般情况下，最好令对方在舞会举行的一周之前得到邀请。

第二，适量

舞会的来宾绝非多多益善。来宾过多，不仅会在现场造成拥挤，使舞者难以尽兴，而且还有可能危及大家的人身安全。因此，在筹办舞会时，必须以舞池面积为重要依据，规定参加者的具体数量、并予以认真掌握。

第三，两性和谐

在较为正式的社交舞会上，相邀共舞之人不应当是同性，而必须是异性。要做到这一点，舞会的组织者就要采取一切可行的具体措施，以保证舞会的全体参加者在总量上，做到男女比例大致相仿，基本上各占一半。

（5）接待

要确保舞会的顺利进行，在主人一方，还有一些具体的接待工作需要认真做好。其中较为重要的工作，是在确定舞会的主持人、招待员，并且准备好适量的茶点。

第一，主持

较为正式的舞会上，通常需要由一位经验丰富，具有组织才能的人充当舞会主持人。在一般情况下，主持人应由女士担任。在家庭舞会上，女主人则是其最佳人选。主持人的主要任务，是要注意控制、调整场内的情绪，使舞会始终保持欢快、热烈的气氛。

第二，招待

在可能的情况下，主人一方还须组织一支精明强干的招待人员的队伍。他们应以青年男女组成，并穿着统一的服装，或佩戴统一的标志。他们的职责，一是迎送接待来宾，二是为来宾提供必要的服务，三是邀请单身前来的嘉宾共舞，四是为遭到异性纠缠的客人“排忧解难”。

第三，茶点

在较为正式的大型舞会上，主方应为来宾提供适量的饮料、点心和果品，以供选用。提供茶点的具体方式，可以是按桌定量供应，也可以是宾主两厢方便的自助式。

（二）集会

1．集会概述

集会是聚会的一种，它在各种形式的聚会之中，是最为正式，规模是大的一种。通常意义上的集会，是指人们集合在一起，有议题、有组织、有步骤、有针对性地探讨一些问题。在现代社会里，它已成为了人们参与社会活动的主要方式之一。

尽管集会本来名目繁多，但是它们不外乎具有下列四个特点：

①集会是有议题的，又称主题，开会围绕主题展开，才不致于乱扯。各抒己见、畅所欲言，也不是云山雾海地浪费时间。

②集会是有组织的，一人独处，可称思考；多人相聚，方能开会。要使多人在一起集会，就必须有组织地进行、安排，并为会议的召开处理日常性、事务性的问题。

③集会是有领导的，但凡正式的集会，就必须有专人负责，专人主持。即使负责整体指挥、协调，也是难免要出乱子的。

④集会必须讲究步骤，一个集会是否成功，重要的一条是取决于其内容与程序安排，并且要采取必要的措施，确保会议在召开时能够井然有序地进行。正是基于集会众多的特点，其对礼仪规范的要求也很繁多，在集会的各个方面均有涉及。

2．集会的主持

集会的主持工作主要有：落实议程、控制时间、掌握会场等三大方面，能否把这三条处理好，是衡量这个集会是否成功的主要标准。

（1）落实议程

议程，是会议议程的简称。它所指的是，会议具体进行时所应遵循的既定的先后顺序，凡属较为正式的集会，其议程大都在事先进行过认真的讨论和拟定。

（2）控制时间

首先，把握起止时间。

任何一次会议，都有自己公开宣布的起止时间。这一时间一经确定，便应得到全部与会者，特别是会议工作人员的遵守。任何人，不论他是什么身份，若是对会议时间不加遵守，就表明他不重视这次会议，而且不尊重其他的与会者。

其次，限制发言时间。

不仅会议的起止时间要认真遵守，发言的具体时间也要有明确的限制。从一定意义上讲，限制发言时间是防止会议拖延时间的良方之一。

最后，留出休息时间。

（3）掌握会场

在集会进行期间，主持人掌握会场的能力的大小，往往会影响到会议的成败。在掌握会场时，主持者最重要的是要注意少讲多看和调节气氛。

在主持会议时，主持人所要做的，基本上是“照本宣科”，使既定的会议议程得以贯彻。此外，他最应当做的，就是要多看多听，认真观察会议的进行情况和现场的情绪与反应，以便防微杜渐，尽可能地不出问题，少出问题，并且及时地发现问题，解决问题。

（三）晚会

邀请客人参加晚会，同样是一种聚会形式，它以演出文艺节目为主要的内容，所以它又被称为文艺晚会，也是单位开展交流、交往的另一种方式。

要使一场晚会获得成功，对组织者而言，就必须认真做好准备工作，力求把晚会的各个具体环节安排得完善无缺，并且采取各种必要的措施，争取有备无患，严防各类意外事件的发生。因为晚会是一个系统工程，一砖一瓦都要恰到好处。

在一般情况下，组织者在筹备晚会之时，要做的主要工作一共有如下五项。

1．恪守主旨

举办一场晚会，主要是为了用优美的表演娱乐人，用高尚的情操陶冶人，用时代的精神鼓舞人。换而言之，就是要努力地、巧妙地寓教于乐，既娱乐了人，又教育了人。这便是举办晚会时所必须恪守的主旨，是任何形式的晚会都不可背离的。

一场好的晚会，首先要求演出的节目，不论是从整体还是从个别来看，都要有明确的主题，健康的内容。它们不仅要合法，与社会公德毫无抵触，而且要体现出文明、健康、积极、向上、振奋人心的精神。

2．选择形式

要使晚会开好，就必须精心选择与其主题相适宜的具体类型。选择晚会的具体类型时，一要注意它与主题是否协调，二要兼顾自身的实际能力。考虑到晚会举办必有一定的目的性，因此可以以举办晚会的具体目的，来作为其分类的一个标准。根据这项标准，晚会可被分为两个大类。

一类是专题性晚会，即为了反映某一主题，围绕其为中心而举办的晚会。例如，在“五·四”青年节举办的青年节纪念晚会，在“十一”国庆节举办的国庆节庆祝晚会，都是专题性的晚会。其节目均须事先排定，且一般不作较大改动。

另一类则是娱乐性晚会，即没有一定的主题，仅为寻求放松、找寻乐趣而举办的纯文娱晚会。其节目可以提前排定，但也允许观众现场参与，进行即兴表演。现在这种晚会更受欢迎。

3．确定节目

确定晚会的具体类型之后，就需要立即从事节目的准备工作。在选定晚会节目时，重点要做的工作共有三项：

（1）编排

首先，需要对晚会节目的选定进行周密的安排。编排晚会节目，应注意下列两个要点。

第一，要提前确定晚会举行的时间长度，并据此排定文艺节目。

第二，要在排定节目时，注意将不同风格、不同水平的节目进行交叉安排，以便让观众觉得有所变化。

（2）落实

确定节目后，务必要把它们个个具体落实到专人，令每个节目都有专人负责，并要求其尽量多加排练，务求精益求精。

举办正式晚会时，安排节日的基本原则是宁缺勿滥。宁肯让不符合要求、准备不充分的节目下马，也绝不要让其滥竽充数。

（3）说明

举办大型晚会，通常要为其印制专门的说明书，保证每名入场者人手一份。晚会上的说明书，又叫节目单。它通常列有每个节目的具体名称和演职员名单等项内容。有时，还会对节目的主要内容有所介绍，以便让观众提前了解一下节目。有外宾参加的正式晚会上提供的说明书，通常应以中文英文两种文字印制。

4．敲定场地

演出场地，是文艺节目的表演者在晚会的“英雄用武之地”，也是万千观众的聚精会神之处，故此在可能的情况下，要尽量地使之做到既方便表演，又方便观看。通常，举办晚会时所选的场地可分为两类：其一，是剧场舞台，即位于专业剧场之内的演出场地。它的传声、灯光效果好，并容易控制晚会的规模。其二，是露天舞台，即临时在室外搭建的演出场地。它所受的限制少，但演出效果往往会受到影响。

另外要考虑的是观众场地。观众场地，即专供观众观看演出之处。选择观众场地时，既要使之服从于演出场地的选择，又要认真对待其安全与容量等两大重要问题。

需要观众自带座椅时，最好要求其列队入场，按单位或部门一齐入场，并确定其具体区域，使其在指定之处就座。当条件不足，难为观众提供座椅时，也要采取必要的措施，尽量方便观众观看节目。

5．安排人员

组织晚会时，对于演职人员必须进行精心地挑选与认真地安排。倘若“目中无人”或不善于用人，是难以确保演出成功的。在安排演职人员时，特别要注意对演员、报幕员、拉幕员以有舞台监督人员的选择。

三、布置谈判事务

谈判，特别是涉外经济贸易谈判，谈判者必须入境随俗，尽可能地掌握和了解谈判对方尊重的礼仪及各个国家不同的谈判礼节和禁忌。下面主要介绍一些与涉外经贸谈判有关的事项，包括接待准备，迎送与会谈，参观与馈赠礼品等。

（一）接待准备工作

为了使谈判工作能顺利进行，必使对方有宾至如归的感觉，接待者应进行周密的准备工作，包括：

（1）成立接待班子

（2）收集对方的有关信息与资料

（3）拟定接待方案

（二）迎送

根据对等和守时的原则，准确掌握对方抵达时间，通知有关迎送人员。所有迎送人员都应先于来客到达指定地点，并由接待人员提前办妥有关手续。来客抵达后前往住地或离开时由住地前往机场、码头、车站，一般都应安排迎送人员陪同乘车，陪同时应请宾客坐在座位的右侧，两排座轿车，译员坐司机旁，三排座轿车，译员坐在中间。上车时应让客人从右侧门上，主人从左侧门上，陪同人员替客人关门时，应先看车内人是否坐好，既要注意不要轧伤客人的手，又要确保车门关好，注意安全。

（三）会场的准备

洽谈的会场布置与座位安排，都应体现出礼仪的规范和对来客的尊重。会场一般设在会议室或办公室，一般用长方形或椭圆形桌子，通常是宾主各坐一方，以面对正门为上座，即客方面对正门，主方背对正门，主谈人各居其中、译员可安排在主谈者右侧（或后面）。座位不够时可在后面安排加座。小范围的会谈，可只设沙发，不设长桌。

（四）会谈的一般礼仪

①尽量让气氛融洽轻松。开场白说一些私人问题，或者各自周末的经历等。在几分钟的闲聊中，彼此传递的无声信息，同样具有感染力。良好的第一印象和个人魅力有助于谈判顺利进行。

②经常与对方两眼相视，不仅使对方感到你的注意力，也能通过眼睛进行无声的交流。

③把握好提问的时机，不要抢话，使对方没有办法把话说完。随意打断他人的发言是很无礼的举动，而且也影响自己准确地领会对方的意思。

④谈判当然是一个讨价还价的过程，但这并不是说可以不讲道理地漫天胡说。用比较准确而且符合逻辑的句子，温文尔雅地表达可以让对方更好地按照你的思路理解。对形式逻辑的基本规律，如同一律、排中律、矛盾律、充足理由律等等，加以认真地研习。

⑤当你提出报价或者要求时，应当理直气壮，不要用抱歉、愧疚的语气，这样做并不能赢得对方的尊重。

⑥学会仔细聆听对方说话。让对方清楚地感到你在全神贯注地倾听他的发言。遇到有不太明白的地方，可请对方重复一次，“您说的是不是这个意思？”“不知道我的理解对不对？”“对不起，能请您再给我说一下这一点吗？我有几个地方不太明白。”或者以自己的口气表述一遍对方的要点。

⑦对方发怒或失去控制时，尽管冷眼旁观地让他发泄，假如你也跟着火冒三丈，事情真的可能到达无法挽回的地步。只要静静地听，对方在闷气发完后不但不会把你当“软柿子”看待，还会对你的涵养感到钦佩，为自己的失礼内疚，甚至因此把你当好朋友对待呢。

⑧不要让局面变成自己一人独个演讲的情形。看起来你在喋喋不休地说，真是占了上风，但由于不给对方发言的机会，不但没有体现你的良好礼仪素养，而且给了对方分析、抓住你话中漏洞的机会。

（五）签约仪式

谈判终于成功，美妙的签约仪式将是你们圆满合作的象征。但签约依然是受一定的礼仪约束的；

1．签约仪式上，双方参加谈判的全体人员都要出席。共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员，分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。

②助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。

③签字完毕后，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。

（六）馈赠礼品

首先，礼品的选择要注意对方的习俗和文化修养。由于谈判人员的文化背景不同，爱好和要求也会有所不同。例如，在阿拉伯国家，酒类不能作为礼品，更忌讳给对方的妻子送礼品；在英国，受礼人厌恶有送礼人单位（或公司）标记的礼品；所以，在馈赠礼品时，要注意和重视这些差异。

其次送礼的数量。我们习惯以双数为吉祥，而在日本则以奇数表示吉利。西方国家通常忌讳“13”这个数，因此在送数量较多的礼物时需要注意这一点。

再次，送礼的场合和时间亦需注意。这方面的习惯，各国、各地区大同小异。

最后，还要注意礼物的暗示作用，不要由于馈赠礼品造成误解。例如，我们国内馈赠礼品，一般忌讳送梨（与“离”同音）或送钟（与“终”同音）。

四、承办大型商务活动

如果你是重要领导身边的重要文员，那么，在你的职业生涯中，你一定出席或承办了一系列的独具特色的活动，从商务谈判到研讨会到贸易展览会，更不用提其它各种各样的会议。当你承办商务活动时，那是展示的时刻——对大量的人展示你的产品和服务的机会。

1．设立入场登记台

当你举办一次商务活动时，为了人们轻松、快捷地登记入场，考虑设一个或几个登记台。按照姓名的字母顺序、部门、领域、国籍或另外的逻辑规律制表登记，并发给每个客人一份登记的配套资料。

2．佩戴徽章

当你接待大量新面孔时，很难记清每个人的姓名。几乎所有的人都喜欢佩带姓名徽章，它让人一瞥就知道你是谁（但当你忘记了原本认识的人的姓名时，它可以帮你避免尴尬）。姓名徽章有两种基本的制作样式：一种是“您好，我的姓名是……”；一种是直接印上姓名。

3．接待房间

无论举办大型活动，还是举办规模较小的活动，设立接待套房都很重要，因为与会人员可以用此来休息、会见同事或讨论事情。接待地方的设备应包括：

（1）在进门处就可看到，放置一幅美观悦人的公司标帜或旗帜和花。

（2）房间内应多设电话机，还要多放留言条和笔。在房间的角落和边部放置传真机、电脑和列表机。

（3）房间内应备有急救箱，包括阿司匹林、绷带及治胃疼等的药物。

（4）每天提供你的客户其工作地点的报纸。

4．布置场所

布置活动场所是成功举办商务活动的重要部分。依据活动的目的、特点选择恰当的场所，进行富有创意的布置，将会给活动的成功锦上添花。

5．为展位配备人员

为你的展位配备精通你的产品和服务的人员。这些人必须能够回答客户的问题，了解竞争对手，并能用令人感兴趣的趣闻或信息切入谈话。一当有人走到你的展位前，不要说“您好，我能帮你做点什么”。那只会引导这个浏览者回答“不，谢谢，我只是看看”。你可能因此而丧失了一次热情接洽的机会。一定要有创造性：微笑伸出你的手，乐观地介绍。例如，偷看一下这个出席者的姓名徽章说：“早上好，某某先生（女士），您的公司不就是……？”

6．追踪到底

你必须熟知所有的最新信息。我的一个朋友参加了一个贸易展览会，并给几个销售公司留下了名片，他对他们的产品非常感兴趣（他不仅把名牌投到了箱子里，还同其代理人谈了谈）。但仅仅有两家销售公司特地给他寄来了信息资料。他所代理的公司与这两个销售公司中的一个签了一张数额巨大的合同。其它的公司则失去了这次极好的被考虑的机会。

7．活动开始之首

①确保所有的事都清晰有条理。登记资料和其它的相关信息，应使各种各样的人都能读。考虑使用音频磁带、用盲文印刷、提供大号字印刷的材料。

②注意气味。一些人对于香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。在会议期间，要求出席者和主持会议的人仅限于使用香皂和水（也许与会人对这些物质并不过敏，但是一阵阵的十分奇特的味道会令人很不愉快）。

③轮流供应食物。为有特殊饮食习惯的人提供一个选择。考虑为有特殊需要的人提供一个预先登记食膳的机会。

④布置场地。确保桌椅排放留出适当的空间，供步行者、轮椅或导盲犬通行。不要把残疾人隔离在一个区域。在房间的各处分散设置通道。

8．会议开始之初

发表声明，指出特定区域。包括火灾和紧急事件出口，可使用的盥洗室、电话等，也可以指出吸烟区在哪儿。

让发言人自我介绍。让来自听众、讲台（主席台）、研讨小组的发言人进行自我介绍。每次仅能允许一人发言。

9．会议活动期间

定期休息。每隔1.5—2小时提供一次休息时间。否则，你将看到涨满膀胱的人在室内四处游走。这是为所有的人考虑，而不仅仅是残疾人。

当场阅读所有的恰当的直观材料。如果某人正在按透明图片或幻灯片或参考写好的材料演讲，要求他朗读。

10．会议结束时

提供额外的提问时间。患先天性残疾、注意力分散、丧失学习能力以及其它缺陷的人可能需要一点额外的时间。鼓励信息反馈。许多活动都以评价的形式终结。寻求接近主题的反馈信息。

五、接触新闻媒体

（一）与新闻媒介的接触方法

任何一个企业如果忽视了电话、广播和报纸在未来事件和公众形象中的影响作用，那将冒屡遭不愉快事件的风险。新闻媒介可以帮助你在竞争中脱颖而出，他们也可能把那些暴发户一下子变成你和你的同行都得认真对待的竞争对手。因此，任何企业的领导包括文员，都应重视搞好与新闻媒体之间的关系，那么，如何与新闻媒介打交道呢？

1．抓住时机，直奔主题

只有那些和新闻媒介打交道经验很少的人，才会期望那些编辑、记者们放下手中所有的事，只来关心自己这一件事。除非你是个超级明星，或者是位重要的政界人物，否则记者给你的时间总是很有限。所以，你们一旦接上头，你就应该直奔主题。任何其他的做法都会让人把你看成是刚出道的新手，你讲的事情在新闻媒介中露面的机会也要大受限制。

2．不要企求免费的午餐

记者，其实更像是一群怀疑论者。如果你讲的话站不住脚，或者给人留下的印象，是你想把一个纯粹新闻素材变成一条无偿商业信息，那你或者会被打断，或者会受到猛烈的攻击。是的，你是有一些信息想让人了解，但是记者也有自己的工作要做。如果让人觉得你像是个卖二手车的，对记者所追求的角度和要求的形式，不去努力适应的话，就不必奇怪自己没有得到想像的那种关注，或者没有得到自己想像的那么长时间的镜头。

3．报道会带来更多的报道

别的新闻机构对你的故事越关注，你就越容易使任何一家报纸相信，你提供的是一条重要的、及时的新闻。但是你必须动作迅速，在你的新闻材料中还要强调，最重要的电视台和出版物曾报道过你的消息。

4．别受到新闻媒介太多的关注

记者们是一群打心眼儿里愤世嫉俗的人，并不是因为他们不如其他人敏感，而是因为他们从长期的苦涩经验中了解到，和他们打交道的很多人感兴趣的是隐瞒重要事实，只讲事情的一个侧面。揭这些人的老底儿有两个好处：它让记者更加感觉到自己做的工作是有效的和道德的，而且它还能提供一些有趣的、戏剧性的素材来填充报纸的版面和电视的节目。所以，绝对有必要向你接触的任何记者表明：你不是坏人！要做到这一点，你可以用一种公正的、不偏不倚的态度来谈论问题，有时可以承认差错和疏忽，强调你很关注一般市民所关心的事情。

5．先吸引住新闻媒介

如果你试图赢得媒体注意的努力收效甚微或毫无功效，那可能是因为你所传达的东西缺少简短、有力的吸引人的地方，不能刺激新闻媒介把它报道出去。如果你试图让新闻媒介报道你的机构，那么确定宣传中内在的引人之处就是你的责任，而不关记者的事。

6．要做好应付局促场面的准备

你碰到的很多新闻人员，他们之所以干这一行业就是因为他们有一种软磨硬泡、咄咄逼人的个性。有的时候，记者或主持人的确是来势汹汹，或者使出种种让人觉得味道不对的手段。他们不见得是在攻击你，而仅仅是因为他们干的是新闻这一行，这一行最大的忌讳就是枯燥无味。在大多数情况下，只要你顺着这种“诱”的格式来，就能够让人理解你的观点。如果不这么做，而是“虚晃一枪，跳出圈外”，或者闭口不言，那只会落个“最差嘉宾”的名声。

7．采取合作的态度

与传媒建立良好的关系要花时间和精力，但是一旦建立，将受益无穷。如果记者来找你要新闻，向他们提供线索，努力帮助他们，因为有朝一日你可能需要他们的帮助。努力提供准确无误、实事求是的信息。经常会出现报道失真的情况，原因在于当事人没有花时间解释自己的真正想法。如果你的话被引用错了，首先与记者联系，友好地与他们讨论这个问题，而不要对记者说该如何写。如果你怒气冲冲地闯进编辑室，你将失去记者对你的尊重和友谊。

8．如何对付传媒的愤怒

做错了事，就该承认，不要怕说“我们犯了错误”。你的诚实会使大多数怒气冲天的批评者消除气恼。及时公布你将采取的行动，等到弥补过错之后再作一次说明。

（二）走近新闻媒介

1．传播媒介的选择

在进行公关活动时，应该如何选择传播媒介呢？一般来说可以根据下面几个原则：

（1）首先要看你的公众是哪一类人

换句话说就是要看传播的对象是谁：这些人的教育程度如何？经济情况如何？工作和生活习惯如何？你所选用的传播工具能否接触到他们：譬如你的对象是出租车司机，那么采用电台的广播会比电视更为有效；你的对象是白领阶层，则晚间的电视节目会比电台广播有效得多；你的对象是文盲或所受的教育不多者，则电台播音和电视都会比报纸更为有效；你的对象是买得起豪华汽车的富翁，而你却只在三流电影院登银幕广告，则恐怕难以达到预期的效果。

（2）其次要看你所想说的内容或信息是什么

你所说的东西复杂吗？需要再三反省才能明白吗？单是文字应付得了吗？要不要图表来说明？是否牵涉到一个进展的过程？这些问题都要考虑清楚。像播音就无法交代清楚复杂的东西，因为听广播的时候根本没有办法反省。如果听不明白而慢慢考虑，那么接下来播出的东西就可能全部听不进去了。如果是印刷品，如报纸，则看不懂可以一看再看慢慢考虑，更可以加上图表。如果介绍一件事的整个活动过程，那么采用电影电视作传播媒介似乎更胜一筹，但仍不如报纸或印刷品有可以随时随地再看的便利。

（3）最后一点就是要合乎经济的原则

无论我们做什么事情都必须要节省一点，因为所有的资源包括人力、物力，财力和时间都是有限的，所以绝对不能浪费。通常一个机构只能拨出一小部分的资源去进行公关活动，所以公共关系人员就应该在这范围内选用适当的媒介。

2．组织记者招待会

文员帮助自己的领导组织一次记者招待会的可能性是很大的。

开记者招待会，首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适合记者们来参加而不能只为便利自己的领导。

一个重要的原则就是不可和重要节日或盛大的庆典同时举行，否则的话可能只会有很少记者或甚至没有记者参加，因为记者们没有分身术。如果别的节日或庆典比你的招待会重要，他们必然会选择重要的参加。至于在一周的哪一日举行也应该考虑一下，通常在周末并不适宜。如果新闻界有熟朋友，可以去电话打听一下有没有别人打算和你在同一时间开记者招待会。

记者招待会可以在上午11时左右或下行3时左右的时间召开，其他太早或太迟的时间对他们来说也不太方便。适当的地点也十分重要。譬如交通方便和场地舒适都应在考虑之列。

要想举行记者招待会还应该注意下列事项：

①请帖应及早发出，如可能最好在两周前，临时发生的重要事件当然可以例外。召开这个招待会的目的必须清楚言明，最好列举出在会场上发言的主要人物的姓名、举行日期、时间、地点及召开机构的地点以便传播机构可以进一步预先询问招待会的详情。

②通常报社对于是否派遣记者前来是不会答复的，所以必须准备充足的座位给记者们。

③必须有高中级执行人员，并设置签名册以便到会的记者签名。

④机构方面的每一名与会职员，包括演讲者在内，都应该在胸前佩带写上姓名的标签。对来参加的记者应发给写上姓名和传播机构名称的标记。

⑤如需放映电影、录像带或幻灯片，必须先检查放映机是否良好；如需用扩音器，也必须事前检查其是否妥当。

⑥招待会事后可举行鸡尾酒会或茶会，以便记者能有机会单独访问机构方面的重要人物。因此也能增进效果。

⑦主持人的致词和其他资料以及照片、图片等必须复制多份，以便分发给在场的每一位记者。

有一点非常重要，就是记者招待会必须按时举行，主持人的致词必须简明扼要，而不浪费记者的时间。通常记者招待会不宜同时招待其他嘉宾如顾客等，因为我们是无法同时应付两种不同公众的需要的。

3．接受电视采访

不少信心十足、精明强干的文员，他们在领导面前、在股东面前都能做到应付自如。但是在电视摄像机面前，他们就显出不足。许多在日常工作中帮助他们成为能干的文员的小动作，在电视屏幕上都是致命的弱点。在出席电视采访时，应注童以下几点：

（1）事先要有计划

不要指望一帆风顺的电视采访。新闻节目要有戏剧性的内容和争论来吸引观众。采访人提出的问题一般比较尖锐，难以回答，有时甚至怀有敌意。在遇到讨厌的问题的时候，采取的对策是绕过去按自己的计划来回答。最好的办法是通过将那个问题重新措辞，偷梁换柱，然后再回答他。大部分采访者会钦佩过人的机智。长期以来政治家们都是机智过人的。

（2）谨慎一点为好

走进摄影棚之前，你要问制片人三个问题：①这是个什么节目？②你要我说什么？③节目中还有什么？如果对方的回答有任何一点使你不满意，你便应拒绝他们的邀请。

（3）保持冷静

电视本身也是一种较为冷静的宣传媒介，较适宜于平静的、娓娓而谈的方式。然而，大部分电视制作人都认为，证明某个有争议的问题应该采取的最好方式是安排两、三个人开展一场争论。在你同意以口头斗士的形象出现在电视屏幕上之前要记住这一点，至少要把握住自己的立场观点不发生混乱。

六、安排商务旅行

商务旅行的原因很多：上门推销，合同谈判，地区经理的参观，为其它部门作介绍，研究公司的拓展，出席会议等。因此，在商务旅行中，你不仅是一位旅行者，更是一位使节，代表着公司形象。

（一）制定旅行计划

1．明确旅行计划

你应该清楚知道自己旅行的目的，并且让与你会面的所有重要物品和贵重物品要始终放在手提包中。女士应把化妆袋、男士把剃须套具放进手提包中，以备行李延误时用。联络人的姓名和电话号码应该随身携带。还要随身带好所有会议文件以及演讲材料如幻灯片、照片以及宣传品的原件。在你的手提袋里装上一条备用内裤、一双备用短袜或长统袜。药品同样一定要带全。

（二）途中礼节

在旅途中讲究旅行礼节，会使你的旅途顺利并且令人愉快。

1．与老板一起旅行

①让老板坐最好的座位。不论是在餐馆里、出租车或交通车上，或飞机、公共汽车、火车上。

②除非老板另有指示，否则主动负责照料所有的行李、办理旅馆住宿手续、叫车、给小费以及支付住宿、餐点和交通费用。

③旅途中负责携带所有比较重的随身物品。

④老板打开手提箱或档案专心阅读时，保持肃静。

⑤当老板直接问起一些问题，如“你们部门状况如何？”或“你们的单位有什么不满意的地方吗？”不妨诚实回答。此时，是你为所属部门发言的好机会，但是你不应该假公济私，借机陷害自己厌恶的人。

⑥在旅途中，以如何让老板轻松舒适为第一要务。

2．与同事一块出差

（1）增强同事友谊

两个同事原来关系可能就不错，在一同出差之后，两人将会惊讶地发现彼此的认识加深了许多。日复一日的朝夕相处，多次同住一家旅馆、汽车旅馆，甚或住在同一间房间，睡觉和用餐都在一起，甚至共用一间浴室。在餐馆用餐时，不得不互相适应迁就对方的喜好；按照两人的好恶，互相协调要参加什么活动；一起克服肠胃类疾病或感冒的侵袭，或者照顾感染这种症状的同伴。以上种种都是与同事结伴而行才可以享受到的乐趣和友谊。你和同伴之间如何处理这些细节，将会决定你们的出差旅程是成功愉快，还是失败无趣。结伴出差是否美好愉快，关键就在于彼此能否互相妥协以及是否大公无私。你们的友谊会因为出差而超乎深度地发展。

（2）愉快心情可以感染你的同伴

任何一次出差都可能是一次成功的旅行。“凡事要往好处想”这个老生常谈的道理，在出差时还真是挺管用的。当你到达一家房间设备实在称不上舒适的小旅馆时，觉得又热又累又脏，你可能自窗子看出去，并且对同伴说：“这真是一个漂亮的地方，不是吗？很迷人，很典雅！你听，从那边传来了音乐声，快过来听”！当然你也可能是自窗子看出去，然后对同伴说，“这个肮脏的城市，跟个垃圾场一样！”不用说，第一种反应将会让同伴觉得与你一同出差，是件快乐的事，并且会热切希望也能和你有一样欣赏周边景物的眼光。一个人的情绪可能使整个团体觉得晦暗无趣，也可能使得整个团体兴高采烈。

3．单独出差

事先把你要携带的物品准备好。一个人出差，应该是轻装前行。好记性不如烂笔头，把要携带的东西写在纸上，出门前对照检查一遍，就可以放心起程。

经常出差的人，备一套专门的出差用品，装在一个箱子里，说走就走，能省时间，行动也快。如果必须通过出差来解决大量的业务，你的出差就成为工作的一部分。你对长时间的乘车乘船会备感厌倦。学习在旅途中结识朋友，就是很有益的事情了。这不仅可以打发无聊的旅程，还能有别一样的收获。

与客户见面，要注意形象。此时，客户完全通过你个人的言行举止来判断你所在公司的情况，你的形象就是公司的形象。以前，一些单位通过吃喝玩乐来拉扰客户，在今天，仅凭这一点已不够。有的公司配给出差人员统一的内外服装，并规定出差的基本注意事项，是出差礼仪的一种尝试。办事、与客人谈判，都不要忘了自己代表着单位形象，不能忘了自己的职责和此行的目的和任务。

中国人做生意，如果还想继续往来，只要人在面前，总是会给面子的，不会把人晾在一边。在电话中催不回款，人去了，多少要给一点。在事情没办成以前，不可轻易接受对方昂贵的吃饭、娱乐邀请。拿别人手软，吃别人的口软。

个人在外，注意安全。陌生的地方，天黑以后就不要去了。时间允许的话，可以去看看当地风景名胜。这能增长不少历史文化知识。读万卷书，不如行万里路，许多人因为劳累而放弃了这项便利。

4．女性文员出差的注意事项

职业女性出差比例和机会已经显著增加。但女性出差比较引人注意，遇到的麻烦比男性也要多。所以女性文员出差旅行时更要多加注意。

（1）男女一同出差

男女同事一同出差时，女同事一定要和男同事平均分摊花费。这些花费包括打的前往机场的车资，以及请人帮忙处理运送行李时应该给的费用。女同事千万不可以让其他同事或同行的另一名男同事支付所有的费用，好像是一对夫妻或没有结婚的伴侣一般。即使这名男同事回到公司后，可以向公司请领为这位女同事垫付的有关款项，也不可以。双方应该逐日结算各自应付的款项，或者一天由一个人付钱，隔天由另一个人付费。女同事应该自己携带自己的行李袋，并且帮忙携带执行公事所带的物品。

假如同行的男女同事从一开始就互相约法三章，表明这是一次纯公事性质的旅行，这类出差旅行应该不致有性问题的压力。同行的男女同事不应该同住一间套房，即使套房有两间卧室和一间起居室，而应该分住两间不同的房间。当然，如果公司代他们在某家旅馆预订一间公司所拥有的多房间套房。自然另当别论。为了保有隐私，他们所住的房间房门必须要能上锁。

如果两人一起住在公司所拥有的套房，晚上自然不应该穿着睡衣在起居室或小厨房走动。这种情况可能造成误会，一方可能是无心为之，另一方却可能将它当成一种性暗示。

如果两人各有各的卧室，但因为有一些机密文件，不希望在旅馆的餐厅里曝光，或者他们需要一个大空间把文件一份一份的摊开来，所以白天时要在其中一间卧室一起讨论公事。这时，两人都应该穿上工作服。如果其中一人仍然穿着睡衣，另一个人应该告诉他：“我知道你没有时间穿衣服，所以我在外面大厅等，等你把衣服穿好。”这些话已经足以让任何想在工作上增添一些浪漫艳遇的人倒退三分。

（2）女性文员单独出差

女性不论是出差或休假旅行，当独自一人到旅馆的酒吧、或外出到市区任何有名的餐馆吃晚餐都要小心。独自旅行时，假如你想离开旅馆房间，到旅馆内的酒吧去透透气，把公事包带着或随身携带一些文件，在酒吧里挑一张桌子坐下，佯装要阅读公司文件，然后点饮料，让自己放松下来。这些走进酒吧后的动作已经确立了你是一名女性企业人的形象，并且向酒吧内的其他人明白显示你职业的严肃一面。借此你可以让别人明白自己到这里来是为了处理公事，可不是为了让别人来搭讪聊天的。

如果有男人过来与你攀谈并且请你喝杯饮料，而你也喜欢和他交谈，不妨轻松接受。如果他又表示要再请你喝一杯，那么变换一下主客地位，换你来请他喝一杯。如果接着他又要请你再喝，告诉他两杯就够了。假如他邀你一同共进晚餐，告诉他你非常乐意，但是必须在旅馆的餐厅用餐，不要到外面去。然后把晚餐的钱记在自己房间的帐上，让他自觉没有权利跟着你一同到你的房间去。

总之，让你们之间维持一种自然的关系，但是千万不要和陌生的男人一起外出，更不可以让他进入你的房间，即使是一秒钟都不行，以免让自己陷于危险的状况。通常一个不住在你下榻的旅馆、却妄想进入你房间的男人，经常会使出的一套老招数是：“你介意我用你的洗手间吗？”

独自出差的女性，当然可以在无人陪伴的情况下，外出观赏戏剧、音乐会或电影，但是如果离开旅馆，独自上酒吧或夜总会，则比较容易发生事情。尤其在外国时，这种单独行动更是危险。你的东方女性特征和外地人特征再明显不过了。

如果想找一家可以独自一人安全前往的好餐馆，可以问旅馆的门房、旅馆餐厅服务生的领班，或甚至旅馆的管理阶层。最好能预先查询回程交通情况，如果距离很短，则询问夜晚时一个女人独自走回旅馆，是否安全。

不要因为自己独自出差，就把自己关在房间里，终日和房间的四面墙壁面面相觑，需要酒食餐点时，也一概要求服务生送到房间里来。走出房间四处看看，也可以办一些事。不过行动时要小心谨慎，事先询问旅馆里能为人解答所有问题的有经验人士，并且遵循他们所提供的建议。

提醒你，无论在国内外，不要被陌生男人搭上，不要接受晚上活动的邀约。在你对他有所认识之前，只和他一起吃午餐或喝杯茶。如果他约你晚上一起外出，除非有另一位你认识的朋友和另有一对同伴同行，否则不要接受这种邀约。

（三）安全旅行

阿拉伯有句谚语：“相信真主，但一定要拴好你的骆驼。”出门在外，以防为主。商务旅行者由于体面的着装很容易受到小偷的特别关注，因此采取“防卫规则”，更加重要。

1．时刻警惕

有人与你搭话时，要提防他人别有用心，回答问话，最好含糊、谨慎，特别在开始时。要注意你周围的情况，有人是否引开你的目光而碰了一下你的钱包。要拿回复印件，以防信用卡诈骗。

2．将潜在损失减低

只带你确实需要的东西，别带那些到外地就没用的东西。使用旅行支票；只带你计划要用的信用卡。把票夹里存放的物品列一清单保存起来，以备报失时使用。旅行期间，只要可能就要将你所带的贵重物品随身携带。不要把钱或贵重物品留在房间里。把珠宝、照相机、文件等等都锁在饭店的保险箱里。

3．照顾好自己的人身安全

要一间离电梯近的房间，这样就不用走长长的楼道了。进入饭店房间后，首先要查看一下窗户和侧门是否锁好。如果饭店员工无法将侧门锁好，可以要求换一个房间。离开房间时，为了安全起见，你可以让电视机开着。呆在房间里的时候，把门关严并上好所有锁。

除非你在等人，否则不要开门，先从窥孔那儿查对一下。无论住哪儿都把钥匙放在房间里的同一个地方以便于寻找。我们建议你把钥匙放在电视机上面。如果急需离开，伸手就可拿到。

4．当旅途出现问题时

在旅途中，经常会发生意外，如失去联络、意外延误、病倒他乡、行李丢失等，这些事情一旦发生，就会感到旅途的沮丧。此时，你还得注重礼节：要有礼貌。不管跟谁打交道，也不管你心情多么沮丧，都要说“你好”、“谢谢”、“请”。不要发脾气。旅行途中出现问题时，我们自然会生气，但让你的气恼流露出来很不礼貌，而且会影响你的职业声誉，于事无补。将注意力放在旅行目的上。尽管迟一些，但只要达到了旅行目的，就不虚此行。