一个比较完善的办公自动化系统一般具有的功能包括：
1．文字处理。能够用来进行文稿的起草、修改、编辑、存储、复制和打印。
2．文件处理。能够承担文件的收发登记，文件、批示、讲话纪录、档案资料的信息存储、分类、编目、检索等项目的处理工作。
3．事务管理。能够辅助安排日常活动与会议日程，制定工作计划，制作批抄单、备忘录等，担负会务、工资、财务、物质等管理工作。
4．图表处理。能够将所处理的大量数据绘制成各种图表（如统计报表）；能够处理数据、表格和图形信息，幻灯片等。
5．声音处理。能够使电话具有自动拨号、自动录音、自动转接等功能，使电话能够实现人与机器、各机器之间的信息交换，并通过语音识别、声音合成与存储，使计算机能够听懂一些操作命令并使之能够用语言提示操作人员。
6．提供简单印刷手段。有计算机、激光打印机、激光排版机、胶印机、复印机组成的简单、轻便印刷系统取代传统铅印系统。
7．辅助决策。向决策者提供决策所需的各种数据和文字材料，确定决策模型和存储大量的素材。
8．网络通信。能够利用近程或远程通信网络，进行各种形式的通信，如召开远程电视会议，发布电子公告等。从另一个角度说，办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向上分为下列几类：
（1）办公信息的输入、输出设备。如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等；
（2）信息处理设备。指各种个人计算机、工作站或服务器等；
（3）信息复制设备。指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；
（4）信息传输设备。电话、传真机、计算机局域网、广域网等；
（5）信息存储设备。如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等；
（6）其他辅助设备。交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等。
从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境：INTERNET、CHI-NANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。
另外需要小心的是许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，常使人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。
随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中办公自动化工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office套装软件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、ACDSee、Outlook）、Lotus系统、wps97 1BM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MSExchange的消息系统等。
办公自动化建立的原则
1．规范化原则
系统的计算机流程，严格遵循有关管理的要求，数据的分类编码严格遵循现有的国家标准、行业标准，并根据地方部门特色，制订适合于本系统的分类编码方案。
2．先进性原则
系统的功能设计立足于较高的起点，在考虑性能价格比的同时，着重考虑系统的先进性。在软硬件平台的选用上瞄准国内外最新技术，避免因只考虑节省投资而导致系统过早被淘汰，反而浪费投资的结果。
3．完备性原则
系统的数据结构和功能体系充分满足业务要求。
4．适用性原则
系统具有良好地人机交互界面而易于使用。
5．可扩充性原则
系统的要素、编码、功能和数据库易于扩充，以满足将来发展需要。
办公自动化的分类
专家将办公自动化分成了以下几种类型：
1．事务型的办公自动化系统
支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。
2，管理型的办公系统
包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。
3．决策型办公系统
包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据进行分析、评测等决策支持的功能。
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