在商务活动中,为了促进贸易双方相互了解、增进友谊、扩大贸易,解决一些通过函电难以解决的问题,常用帖类文书。帖类文书能够显示邀请的礼貌性,它的作用在于表示对客人的尊敬和邀请者的郑重态度。帖类文书包括请柬、聘书等。
一、请柬
请柬又称请帖,是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴、寿宴或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。请柬的特点主要是:礼节的庄重性、内容的告知性、制作的精美性。根据内容和性质,请柬可以分为集会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。
(一)请柬与邀请书的区别
请柬与邀请书相比,都具有“邀请”的作用,同样具有庄重性和礼仪性的特点,但存在以下几点区别:
(1)邀请书的使用范围比请柬广泛;
(2)邀请书的内容比请柬复杂,信息容量更大;
(3)邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。
(二)请柬的封面和封里
1.封面
封面写上“请柬”或“请帖”两字,它相当于请柬的标题,可横写或竖写,要字体美观、醒目,周围有吉祥、喜庆的装饰画面。
2.封里
封里一般由称呼、正文、结语、落款等组成,有的还加上附言。
(1)称呼。顶格书写被邀请单位(或个人)的名称,姓名后要加称谓。
(2)正文。即请柬的主体,另起行左(或上)空两字写明活动的内容。
(3)结语。结尾处写上“敬请光临”“恭候光临(指导)”“请拨冗光临”“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。
(4)落款。在正文右下角写上邀请单位(或个人)的名称和请柬发出日期。
(5)附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演,要在落款下一行左空两格后注明“附××券×张”等。
(三)书写请柬的注意事项
(1)内容准确无误。
(2)措辞简洁得体。在遣词造句方面,有的使用文言造句,显得古朴典雅;有的选用平易、通俗的语句,显得亲切热情。不管使用哪种风格的语言,都要庄重、明白,使人一目了然。
(3)制作精美大方。
小知识
××先生:
请 柬
兹定于××××年××月××日在××路和平大酒店召开××商场开业十周年庆典活动。
恭候光临
××敬约
二、聘书
(一)聘书的含义及类型。
聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称,一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。聘书具有聘任性和合约性的特点。聘书按内容分,可分为岗位聘书、职称聘书和荣誉聘书等。按形式分,可分为书信式聘书和表格式聘书。
(二)聘书的格式
1.标题
聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。
2.编号
为方便管理,一般在“聘书”字样右下方注明编号,如“××聘字〔201×〕×号”。
3.称谓
一般另行顶格书写受聘者的姓名,后加称呼,称呼后加冒号。有的没有称谓,直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大多在第一行空两格写“兹聘请××……”。
4.正文
聘书的正文一般包括以下内容:交代聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的职务,写明聘任期限,说明聘任待遇。此外,有的聘书还写上对被聘者的希望。
5.结尾
聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写“此聘”等字样,后面不加标点符号。也可用表示敬意和祝颂的结束用语,如“此致”“敬礼”等。
6.落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务,并署上发文日期,同时加盖公章。
小知识
聘请书
为了提高教学质量,本校成立了××教学研究会。特聘请××老师为指导教师,参加教学研究,并关心、指导本校的教学工作。
此致敬礼
××大学(盖章)
××××年××月××日
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