电子邮件与传真的使用礼仪

一、使用电子邮件的礼仪

随着网络技术的快速发展,电子邮件成为人们在网络办公过程中经常使用的交流工具。使用电子邮件要遵守一定的规范,这也是网络礼仪的一部分。

(1)在电子邮件的“主题”或者“标题”一栏,一定写清楚信件的主题或标题。否则,容易让对方误以为垃圾邮件,不打开就直接删除了。在撰写内容时,应遵照规范的商务文书格式书写。

(2)很多人喜欢在电子邮件中加入一些表情符号或者图片。若在用于处理公务的电子邮件中使用这些符号,会显得过于随意,应该极力避免。如果在发信的时候另加“附件”,要在信件里加以说明。

(3)定期打开收信箱查看邮件,以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。一般应在收到邮件的当天予以回复。如果涉及较难处理的问题,要先告知对方你已收到邮件,处理后会及时给以正式回复。

(4)定期整理收信箱,对于不同邮件应分别保存。对于和公务无关的垃圾邮件,或者已无实际价值的邮件,要及时删除。

二、使用传真的礼仪

传真的主要优点是操作简便,传送速度迅速,而且可以将包括复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点是发送的自主性能较差,需要专人进行操作,有时清晰度也难以保证。

商界人士在使用传真时必须注意下述两个方面的礼仪问题:

(1)使用传真必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,其效果会受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告知重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好。为了保证万无一失,在向对方发送传真前最好先向对方通报一下。这样既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场时,应使之处于自动接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

(2)商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象,不失礼数。在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。出差在外,付费使用电信部门设立的传真机时,除了办好手续、防止泄密外,对于工作人员亦须以礼相待。

人们在使用传真时,最看重的是它的时效性。因此,在收到他人的传真后,应当在第一时间采用适当的方式告知对方,以免对方惦念。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。