涉外礼仪的应用

一、外事交际的准备工作

(一)考虑交际目的

明确本次会面或是拜访的目的是什么,例如大部分商业洽谈的目的在于促成合同或者签订协议。

(二)准备相关资料

俗话说“知己知彼,百战不殆”,做好充分的准备就离成功更进一步。例如,准备相关的合同资料以及本公司优势的资料,同时分析会面对方的性格特点、兴趣爱好、谈话风格等因素,做到知己知彼。

(三)设计谈话流程

谈话流程是交际会面中最重要的环节,谈话的成败决定了这次交际的成功与否,所以尽量不要过分相信自己的“三寸不烂之舌”。在进行会面之前,要设计谈话的流程,根据实际场合合理规划好自己的语言,做好充分的准备。

(四)选择时间

选择时间也同样重要,尽量选择对方的空闲时间。在谈话的过程中也不能拖之过久,这样会引起对方的厌烦。

二、涉外谈话礼仪

(一)谈话前的准备

到外国人的办公室或住所,均应预先约定、通知,并按时抵达。如无人迎候,进门先按铃或敲门,经主人应允后方得进入。如无人应声,可稍等片刻后再次按铃或敲门(但按铃时间不要过长)。无人或未经主人允许,不得擅自进入。

因事急或事先并无约定又须前往时,应尽量避免在深夜打搅对方。如万不得已、非得在休息时间约见对方时,见到约见人后应先致歉意,并说明打搅的原因。

(二)谈话礼仪

涉外交往中,在与外商谈话时表情要自然,语言和气亲切,表达得体。谈话时可适当做些手势,但动作不要过大,更不要手舞足蹈,用手指点人。谈话时的距离要适中,太远或太近均不适合,不要拖拖拉拉、拍拍打打。

参加别人谈话前要先打招呼。别人在个别谈话时,不要凑前旁听。有事需与某人谈话,可待别人谈完。有人主动与自己说话,应乐于交谈。发现有人欲与自己谈话,可主动询问。第三者参与谈话,应以握手、点头或微笑表示欢迎。若谈话中有急事需离开,应向对方打招呼,表示歉意。谈话时不要唾沫四溅。

在交际场合,自己讲话时要给别人发表意见的机会,在别人讲话时也应适时发表个人的看法。对于对方谈到的不便谈论的问题,不应轻易表态,可转移话题。要善于聆听对方的讲话,不要轻易打断,不提与谈话内容无关的问题。在相互交谈时,应目光注视对方,以示专心。别人讲话时不要左顾右盼、心不在焉,或注视别处、老看手表等做出不耐烦的样子,或做伸懒腰、玩东西等漫不经心的动作。谈话现场超过三人时,应不时地与在场的所有人攀谈几句。不要只与一两个人说话,不理会在场的其他人。也不要与个别人只谈两个人知道的事而冷落第三者。如所谈问题不便让旁人知道,则应另找场合交谈。

涉外交往在谈话时,内容不能涉及疾病、死亡等不愉快的事情,也不要提起荒诞离奇、耸人听闻、淫秽的话题。一般不询问妇女的年龄、婚否,不径直询问对方履历、工资收入、家庭财产、衣饰价格等私人生活方面的问题。与妇女谈话不说妇女长得胖、身体壮、保养得好等。对方不愿回答的问题不要追问,不寻根问底。对方反感的问题应表示歉意,或立即转移话题。一般谈话不批评长辈、身份高的人员,不议论当事国的内政。不讥笑、讽刺他人,也不要随便议论宗教问题。

案例10-2

中国鞋王——汪海

1992年夏,“双星鞋王”汪海在美国纽约举行新闻发布会。

会上,纽约《美东时报》资深记者威廉·查理提问:“汪海先生,你是大名鼎鼎的中国鞋王,都说双星鞋品质一流,超凡脱俗,那么,我冒昧地问一句,阁下脚上穿的可是双星鞋?”威廉·查理早已注意到汪海脚上那双漂亮的皮鞋,以他的眼光那应该是欧美货。他来这么一手,就是想看看汪海的笑话,挫一下汪海的锐气。

汪海笑了:“我十分感谢这位记者的提问,是他给我提供了一个宣传双星产品的好机会,我知道在公众场合脱鞋是很不文明的行为,但是……”他开始弯腰脱鞋。

高声说道:“看到了吗?DOUBLESTAR,地地道道的中国双星鞋。不瞒诸位,我一年四季都穿双星鞋,我们的两万多名双星人也都穿双星鞋,我们就是要脚踏双星鞋,走遍全世界。”

霎时间,灯光频频闪烁。

第二天,汪海面带微笑、手举皮鞋的照片刊登在美国许多报刊的显要位置。

美国新闻界评论:“在我们的记忆里,社会主义国家的共产党人在美国公众面前脱鞋的只有两位。一位是赫鲁晓夫在纽约的联合国总部发火,他脱下自己的皮鞋敲桌子,以显示其世界超级大国的威力;再就是眼前的‘中国鞋王’汪海了,这位一直站在国有企业改革前沿的中国人,微笑着用自己的产品挑战美国市场,这才是真正的厉害!”

资料来源:宋会鹤:《脱鞋做广告》,《中学生读写(初中)》2004年第9期。

(三)谈话中的礼貌用语

谈话中要使用礼貌语言,如“你好”“请”“谢谢”“对不起”“打搅了”“再见”等。在西方,一般见面时说:“早安”“晚安”“你好”“身体好吗”“最近如何”“一切顺利吗”“好久不见了,你好吗”“夫人(丈夫)好吗”“孩子们都好吗”“最近休假去了吗”。对新结识的人常问:“你这是第一次来×国吗”“到×国来多久了”“这是你在国外第一次任职吗”“你喜欢这里的气候吗”“你喜欢我们的城市吗”。分别时常说:“很高兴与你相识,希望再有见面的机会。”“再见,祝你周末愉快!”“晚安,请向朋友们致意。”“请代问全家好!”

在商务场合,可谈论天气、新闻、工作、业务等事情。在商务场合中谈话,一般不过多纠缠,不高声辩论,更不能恶语伤人。即便争吵起来,也不要斥责,不讥讽辱骂,注意言行举止。因为在涉外交际中,你不仅代表的是自己,你代表的是自己的企业甚至自己的国家,所以在参加涉外活动的时候一定要注意形象,维护自己的尊严。

小知识

外事活动中的习惯用语

Excuse me,may I take a look at this picture? (对不起,我能看一下这张照片吗?)

Excuse me,may I ask you a question? (打扰了,我能问您一个问题吗?)

Help me put the map on the wall please. (请帮我把这张地图挂在墙上。)

I’m sorry,I’m late. (对不起,我迟到了。)

Thank you for your help.It’s really awesome. (谢谢你的帮助,真是太棒了。)

I’d like to make an appointment with Mr.Hammer. (我想要和Hammer先生约个见面时间。)

Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? (明天能不能跟Hammer先生见个面?)

If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空,我明天能跟他见面吗?)

Could you spare me about half an hour? (能不能给我半个小时的时间?)

What would you like to talk to me about? (你要跟我谈些什么事?)

三、涉外个人活动礼仪

(一)外事住宿礼仪

如果外事活动一天进行不完,在安排住宿时一定要尊重对方。不同的企业甚至不同的国家都会有不同的文化与礼仪要求。在参加外事活动中,我们要入乡随俗,适应对方的文化。对于对方安排的相关礼仪接待,要向对方表示感谢。但如果涉及利益与尊严,一定要坚持原则。

在邀请外宾参加外事活动时,对于外宾的住宿需要考虑以下方面:

首先,必须充分了解外宾的生活习惯。不同的国家有不同的风俗,每一个人也有自己独特的生活习惯。一般而论,外宾对于个人卫生大多十分重视。对于他们而言,随时可以洗热水澡的浴室、单独使用的干净清洁的卫生间都是临时居所应具备的基本条件。

其次,必须慎重选择外宾的住宿地点。通常安排在涉外饭店里住宿。

除了要照顾外宾的个人生活习惯、尊重其特有的风俗、满足其特殊要求外,尚有如下几点应当注意:“宾至如归”,体贴入微,善解人意理当在接待人员的身上得以发扬光大。对外宾的关心、照顾,应以不妨碍对方私生活为准,并应以不限制对方个人自由为限。

(二)外事个人活动禁忌

在涉外活动中,人们在拍照时不能违反特定国家、地区、民族的禁忌。凡在边境口岸、机场、博物馆、住宅私室、新产品与新科技展览会、珍贵文物展览馆等处,严禁随意拍照。在被允许的情况下,对古画及其他古文物进行拍照时,严禁使用闪光灯。凡在“禁止拍照”标志的地方或地区,人们应自觉不拍照。通常情况下,应忌讳给不相识的人(特别是女子)拍照。

在外事活动中,忌蓬头垢面,忌衣装鞋帽或领口袖口不洁。在正式场合,忌讳挖眼屎、擤鼻涕、抠鼻孔、挖耳秽、剔牙齿、剪指甲等不卫生的行为。患有传染病的人严禁参加外事活动。切忌随地吐痰、乱弹烟灰、乱丢果皮纸屑或其他不洁之物,忌讳把雨具及鞋下的泥水、泥巴等带入室内,忌讳把痰盂等不洁器具放在室内醒目位置。