秘书学与公共关系学

公共关系学是以公共关系的客观现象和活动规律为研究对象的一门综合性的应用学科；或者说，公共关系是研究组织与公众之间传播与沟通的行为、规律和方法的一门学科。秘书学和公共关系学都是年轻的学科，在中国，两门学科都出现在20世纪80年代，从学科教学的角度，秘书学的势头要比公共关系学迅猛，但是从学科建设和学科理论体系来看，公共关系学的发展似乎要快于秘书学。两门学科的相关性在秘书学界是比较公认的，从研究内容上看，“两者都研究辅助决策、沟通信息、协调关系和调查研究等”^[94]，但两者的重点却有较大的区别。

根据袁维国主编的《秘书学》（高等教育出版社1990年版），秘书的主要职能有参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督促等。根据廖为建编著的《公共关系学简明教程》（中山大学出版社1989年版），公共关系的主要功能有信息功能、参谋功能、宣传功能、协调功能和服务功能。略作比较，我们不难发现，两者在职能上有许多相通之处，如上述参谋咨询、沟通信息、协调关系等均为两者所共有的职能。但是每项职能的具体内容和表现形式却大相径庭。因此，我们有必要在理解两者职能共同性的基础上来重点解析其各自的侧重点。

一、信息工作的内容和手段各有侧重

沟通信息是秘书和公共关系的重要职能，但两者在信息工作的内容和手段上却各有侧重。

首先，从信息工作的内容上看，作为领导的综合辅助机构，秘书部门要充分发挥参谋助手作用，凡领导需要的与本组织有关的政治信息、经济信息、科技信息、社会信息，秘书部门都应该有意识地收集，并根据领导工作重心不断调整和变换信息采集的重点，及时地向领导提供。秘书收集信息的价值，是以被领导所采用并在决策实践中发挥作用而得以体现的，领导的需求就是秘书部门采集信息的依据。秘书信息工作的重点，就是围绕领导工作的思路，围绕一个时期的中心工作，围绕领导领导决策服务，抓大事，抓关键，提供适时对路的信息。而公共关系部门的信息工作与秘书部门相比有较大的方向性和专业性。以信息采集为例，公共关系的信息采集面有一定的限制，主要集中在形象信息方面。具体地说，以企业形象为例，企业形象信息由企业形象和产品形象共同构成。企业形象主要包括公众对企业领导机构的评价、对企业管理水平的评价和对企业内部一般工作人员的评价；产品形象则主要包括消费公众对产品价格、性能、质量、用途等主要指标和服务水平的反映，以及对产品优点和缺点两个方面的建议和反映。当然，公关部门有时也搜集一些公众环境信息来监测社会变化对企业直接或间接的影响。与秘书的信息工作内容相比，公关部门收集的信息从内容上看相对稳定，相对独立。

其次，从信息沟通手段上分析，公关部门沟通信息主要利用报刊、广播、电视等大众传播媒介，以充分发挥其传播面广、速度快的优势。从根本上说，公共关系工作离不开大众传播媒介，大众传播媒介的长足进步又为大规模开展公关活动提供了技术手段。当然，公关工作并不排斥其他传播媒介，如公关交际中，人体活动媒介、实物媒介也不可少。秘书部门的信息沟通有时也利用大众传播媒介，但与公关部门相比，它对大众传媒的运用并不占主要地位，秘书部门沟通信息的手段主要是公文和会议、对话与座谈。

二、决策辅助的内容与方式不同

决策是指人们为达到一定目标而选择制定行动方案的过程。领导是决策的主体，在组织决策过程中，领导具有核心的地位和关键的作用。同时，科学的决策也不排除其他人员和部门的辅助，秘书部门和公共关系部门作为决策的辅助力量在领导完成决策的过程中充当着各自不同的角色。

秘书部门的决策辅助主要体现在紧密围绕领导开展工作。如决策前，秘书要为领导收集决策依据；在决策制定阶段，要做好征询群众意见的工作；在决策实施阶段，要为领导提供反馈信息。总之，秘书部门辅助决策的工作是紧随领导的工作程序和思路进行的，因此，秘书部门的决策立场完全是以领导的决策立场为中心的，它并不是作为职能部门从某一角度参与决策的，也无任何独立参与决策的权利。全面系统辅佐和随机辅佐相结合、决策辅佐与实施辅佐相结合，超脱性辅佐与参与性辅佐相结合是秘书辅佐决策的根本特征。

公关部门作为组织的职能部门是从塑造良好形象的角度承担起决策咨询的任务的，公关人员或公关部门有责任在领导决策的过程中发挥咨询建议功能。公共关系部门在组织中处于一种特殊的地位，它关注的是组织整体形象的树立和宣传，关注组织利益与社会公众利益的协调一致。在决策咨询中，它以其独特的视角为企业提供全方位的信息服务，处于组织与公众之间，以公众的眼光审视、评判组织的决策，同时发现决策目标可能引发的社会问题、决策目标满足公众需求的程度，及时了解决策实施的效果，确保科学决策目标的顺利实现。组织公共关系的咨询参谋职能的发挥有助于促进企业决策的民主化，保证最终形成的决策中能广泛吸收公众的合理化意见，吸取群众智慧，使决策建立在尽可能广泛的民主基础之上。组织在完成自身决策的过程中，如果没有一定的约束就容易产生只顾自身利益而忽视公众利益的片面倾向。公关部门在某种程度上对决策的参与就是代表公众从组织内部对其决策进行约束，以保证决策的正确性。这种对决策的较独立的并有特定角度的参与，也正是公关部门与秘书部门在决策咨询上的最大区别。

三、协调关系的范围和手段不同

秘书协调关系主要是在领导的授权之下通过调整和改善组织之间、人际之间的关系，使各项活动趋向同步化、和谐化，以实现共同的目标。这种协调职能与公关部门具有的在组织和公众之间排除纠纷、减少摩擦，使组织内外所有关系和谐化，以达到企业与社会同步发展的职能在目的、范围、方式上有一定的共同之处，但不同之处也很明显。

首先，从协调的范围分析，秘书部门的协调重点在于内向协调，即组织中部门与部门之间各种关系的协调。秘书部门在组织领导授权之下协调组织内部的关系是最为合适和有效的。因为秘书有效行使协调职能的重要原因是秘书是领导机关的工作人员，有着领导机关的权威和权力惯性，组织内部各方心理上承受着领导机关权力辐射的影响，因此秘书部门在内向协调上比较容易成功。而外向协调则是公共关系部门的天下，由于外向协调的开放性和动态性，秘书部门很难从领导的助手这个特定的角色出发发挥其协调作用。由于现代组织面临的各种关系的复杂性，各种外部公众如消费者公众、媒介公众、竞争公众、政府公众、社区公众均要求公共关系部门依据平等互惠、共同发展的基本原则，以组织“外交部”的身份做好沟通和协调工作。如企业与顾客之间，企业与竞争者之间，企业与媒介之间，企业与政府职能部门之间，都有不同的利益需求问题，都有可能因各种原因产生矛盾纠纷或误会，都需要公关部门使用协调手段以避免或减少冲突，达成共识。只有这样，才能为组织开拓关系，广结人缘，为企业的存在和发展减少障碍，创造和谐的公众环境。因此，可以说，组织的外部协调是公关部门的协调重点。当然，组织的公关部门也可以从关心员工、培养员工爱岗敬业等角度参与员工关系的协调。另外，从协调的内容分析，秘书部门的协调覆盖面较广，涉及政策协调、计划协调、事务协调、人际关系协调等众多领域，而公关部门的协调则侧重于关系协调特别是人际关系协调。

其次，从协调手段分析，虽然秘书部门和公关部门都可以使用沟通的手段，但由于部门性质不同，沟通的具体形式也不尽相同。如公关部门协调可以通过公关专题活动、公关宣传活动、公关交际活动等形式，而秘书部门的协调多不以某一具体活动形式出现，它一般融于日常活动中。除此之外，两者的不同还在于秘书的协调一般是在领导授权下进行的，可以借助于领导的权威，甚至可以通过行政手段达到协调目的，这是公关部门所不具备的。

以上是我们对秘书和公关在沟通信息、协调关系、辅助决策这些共同的职能中各自的侧重点所做的分析，这些职能正是秘书学和公共关系学各自研究的重要内容，从中我们可以看出两门学科的相关性和不同点。