秘书工作的基本内容

一、秘书工作的基本内容研究

秘书工作是秘书学研究的基本对象，也是秘书职能的具体体现。秘书工作的基本内容在秘书学研究中也是见仁见智，各不相同。以上述十种教材为例，列表如下：

表9-2　十种教材中秘书工作的基本内容

另外，从自学考试秘书专业的两门主干课程秘书学概论和秘书实务的配套教材分析，秘书学概论的指定教材是常崇宜主编的《秘书学概论》^[71]，秘书实务的指定教材是董继超主编的《秘书实务》^[72]。这两门课程有非常紧密的承接关系，但是，在分析秘书工作的基本内容时，两门课程的指定教材却有着明显的差异。常崇宜主编的《秘书学概论》对秘书的基本内容作了如下认定：文书撰写；文书处理；调查研究；信息工作；信访工作；会务工作；保密工作；机要秘书工作；档案工作；行政事务管理；督促检查；综合协调；公共事务管理；秘书日常工作；自身建设；其他。而董继超主编的《秘书实务》则认为秘书工作的基本内容包括：文字工作；文书工作；调研工作；信息工作；信访工作；会议工作；保密工作；建议提案工作；接待工作；谈判工作；随从工作；通讯工作；其他工作。简单比较，我们就可以发现两者有较大的区别，配套的系列教材对秘书工作的内容的认定都存在如此差异，秘书学界对秘书工作内容的认定的争议性可见一斑。

综合上述教材对秘书工作内容的研究，我们可以发现：

首先，对秘书工作基本内容的认定存在着一定的共同之处。上述教材中我们可以发现文书拟写；文书管理；信息工作；会议工作；协调工作；调查研究；督查工作；信访工作；接待工作；交办工作（或其他）等十项工作被大部分教材所认同，成为秘书工作的主体内容。

其次，部分教材对秘书工作进行了广义和狭义的认定。陈贤华主编的《秘书工作论》指出，秘书工作有狭义和广义之分，广义的秘书工作，包括办公厅系统所属全部工作，即上述15项工作。狭义的秘书工作，通常指办公厅秘书处管辖的工作，偏重于文字机要和调研信息工作。^[73]董继超主编的《普通秘书学》对秘书工作的概念也作了广义和狭义的区分。认为广义的秘书工作，是秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。狭义的秘书工作，则是秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动。^[74]

第三，部分教材在秘书工作内容的列举时，缺乏逻辑性，把具有交叉关系甚至包含关系的工作并列提出。如上述文书管理、文书拟写与文书制作，文字工作与文书工作，文书处理与文书传递，事务工作与接待工作和印信管理工作。这些工作之间存在着交叉或包含关系，文书传递应该是文书处理的一个环节，将其并列成为秘书工作的基本内容显然不符合逻辑。

第四，对部分秘书工作内容认定意见不一。如有些教材认为档案管理是秘书工作，有些教材认为不是；有些教材认为谈判工作属于秘书工作，有的教材又不认同，等等。

由于各种教材在秘书工作基本内容的认定上存在的种种问题，我们有必要对该问题展开理论上的探索。

秘书工作顾名思义就是“秘书所做的工作”，秘书工作的概念可以确认的是：秘书工作是秘书为主体从事的辅助领导工作。但是不同的秘书承担的工作千差万别，加之秘书工作具有典型的综合性。因此要准确界定确定秘书工作的基本内容有一定的难度，而且罗列每一类秘书的工作内容既无可能也无必要。我们研究秘书工作内容应该从秘书的基本职能出发，寻找适合秘书职业整体的秘书工作内容。

秘书学界对确认党政机关的秘书工作的基本依据的认识是比较一致的。无论是20世纪80年代陈贤华主编的《秘书工作论》，还是时隔近二十年以后杨树森的《论我国当前秘书工作的内容》^[75]一文，均将1951年7月中央人民政府政务院作出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》所规定的七项“工作任务”作为党政秘书最基本的工作内容。具体地说，七项“工作任务”是指：

（1）协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

（2）协助首长密切各方面的工作联系；

（3）协助首长掌管机关内部的统一战线工作；

（4）协助首长掌管保密工作；

（5）掌管机要工作；

（6）主持日常行政事务（包括公文处、会议组织、检查与督促政府决议的执行等项）；

（7）掌管机关事务工作（包括机关财务、生活管理、学习、文化娱乐活动等事项）。

研究者认为，虽然这个文件时间已经很久，但是这七项内容除“机关内部的统战工作”已经不再算秘书工作外，其余各项仍然是今天政府秘书长或办公厅主任的任务。

改革开放以后，1985年1月，中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，当时的中办主任王兆国在讲话时谈到办公厅的任务时说：“办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等等业务。”^[76]1990年1月，江泽民同志在《全国党委秘书长座谈会上的讲话》又特别强调了办公厅要发挥好“一是参谋助手作用……二是督促检查作用……三是协调综合作用”。^[77]上述领导同志的讲话与“工作任务”相辅相成，成为了确定党政秘书工作内容的基本依据。因此在政务秘书特色比较鲜明的教材中，机要工作、保密工作等企业秘书较少涉及的内容都属于典型的秘书工作范畴。

与党政秘书相比，其他类型的秘书的工作内容却各有特点。劳动与社会保障部推行的秘书职业资格鉴定是着眼于秘书职业群体的，在国内具有相当的权威性。它在确定秘书工作基本内容时，将商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议与商务活动、信息与档案作为秘书工作的重点。另外，根据美国《职称词典》整理，秘书的主要工作内容表现为纪录、安排约见、接待客人、处理信函、接打电话、翻译、对办公室其他人员进行监督、整理公司档案等行政工作。^[78]这些秘书工作内容与党政秘书的七项“工作任务”相比，其差异性还是比较大的。

随着商务秘书和企业秘书的大量增加，研究者开始开始关注非党政机关秘书的工作内容的调查和研究。嘉兴学院曾对嘉兴市的100家中小型企业（其中国营企业15家，外资企业18家，合资企业30家，乡镇企业27家，私营企业10家）开展过问卷调查，调查者列举了23项工作，秘书从业人员是否认可和是否承担承担该项工作的统计数据如下：（1）撰写各种文字材料，认可度100％、实际承担100％；（2）处理商务文书，认可度75％、实际承担100％；（3）搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策，认可度82％、实际承担65％；（4）管好档案、资料，认可度70％、实际承担85％。（5）有效组织会议，做好会务工作，认可度100％、实际承担100％；（6）妥善为领导安排约会，认可度90％、实际承担58％；（7）做好接待工作，组织礼仪活动，认可度100％、实际承担85％。（8）为领导编制工作日程安排表，安排商务旅行，认可度80％、实际承担69％；（9）管好办公室财产，认可度85％、实际承担50％；（10）做好一般性外事接待工作，认可度96％、实际承担30％；（11）积极主动地开展公关宣传，认可度90％、实际承担90％；（12）协调组织与组织之间、组织内上下级之间、部门之间的关系，认可度100％、实际承担75％；（13）做好后勤保障工作，认可度78％、实际承担75％；（14）帮助领导处理一些私人事务，照顾领导的生活，认可度100％、实际承担25％；（15）自动化办公，认可度100％、实际承担90％（16）搞好办公室美化与卫生工作，认可度65％、实际承担100％；（17）必要时能协助领导指定的人做好某项工作，认可度68％、实际承担81％；（18）充当领导的保卫人员，为领导驾车，认可度80％、实际承担21％；（19）为领导办理一般性金融、保险事务，认可度75％、实际承担50％；（20）按时完成领导临时交办的各项事务，认可度100％、实际承担87％；（21）领导不在时，能代替领导做好生产经营管理工作，认可度65％、实际承担28％；（22）完成值班工作，认可度100％、实际承担100％；（23）做好保密工作，认可度100％、实际承担75％。^[79]

对上述调查数据，笔者以为：其一，调查者设置了“认可度”和“实际承担”两个指标，既反映了秘书人员对秘书工作内容理论上的认知，同时体现了其实际承担的状况（实际承担可能受到单位性质和类型的制约），从而使上述数据更具有说服力。其二，从数据可见，文字工作、文书工作、会务工作、接待工作、宣传工作、协调工作、保密工作、办公室事务工作（如办公设备的管理和使用、办公室环境的布置和维护）等工作也是企业秘书认可和实际承担的主要工作。其三，调查数据中“认可度”和“实际承担”反差最大的是“帮助领导处理一些私人事务，照顾领导的生活”，认可度为100％，实际承担却只有25％。这一数据从某种角度表明秘书的某些观念有待于进一步更新。秘书帮助领导领导处理一些私人事务，如替领导接送小孩，承担一些家中事务等被许多社会公众及秘书人员认定为是天经地义的事。事实上，随着现代管理理念的逐步推广，公私正在逐渐分明，公司秘书不应该过多地与领导的私人事务纠缠在一起。其四，调查者对秘书工作内容的设计不尽完美。有些条目的表述值得商榷，如“自动化办公”一项，就有些让人摸不着头脑，自动化办公应该为一种工作手段，而不是工作内容。另外，如“为领导办理一般性金融、保险事务”一条，与“管理企业档案”相比，显然后者更有代表性。

综合党政秘书和企事业单位秘书的工作特点，从事务辅助和参谋辅助两大基本职能出发，比较带有共同性的秘书工作内容有：

1．文书撰拟

文书的出现是秘书产生的基本标志。无论是党政秘书还是企事业单位的秘书，文书撰写应该是秘书最具标志性的工作，撰拟的文书可以是政策性、法规性极强的公文，也可以是事务性极强的通知、启事、便函。可以是单位内部的计划总结，也可以是对外的宣传报道。毋庸置疑，文书撰拟应该是秘书工作最基本的内容之一。

2．文书处理

借用《国家行政机关公文处理办法》对公文处理的概念界定，文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《国家行政机关公文处理办法》第四十四条明确规定：“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作。

3．信息工作

就是信息的收集、加工、传递、存储和提供利用工作。信息工作是新时期秘书工作中被强化的重点工作，在秘书工作内容中占据重要地位。具体地说，首先，秘书人员要根据工作需求，有针对性地做好信息的收集工作。而调查研究是秘书收集信息的手段之一。从上述列举的教材中，我们可以发现，有不少教材将调查研究和信息工作并列列为秘书工作的基本内容，对此，笔者以为调查研究和信息工作存在着交叉关系，调查研究可以作为秘书信息工作的组成部分，毕竟信息工作不是凭空存在的，而调查研究可以不再单列为秘书工作的基本内容。其次，秘书人员要对获取的信息做好加工、传递和存储工作。第三，信息的提供和利用。秘书应将加工后的信息及时提供给领导者，为领导的决策提供服务。由此，我们还可以认为，辅助决策和信息工作同样存在着交叉关系，或者说，这两者源自两个不同的层面，辅助决策是从秘书工作的职能角度的认定，而信息工作是从秘书工作内容的角度的认定，因此，笔者认为，也不宜将辅助决策与文书处理等并列视作秘书工作的内容。

4．协调工作

协调工作就是调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间的关系的工作。被称为“现代经营管理理论之父”的著名管理学家法约尔最先提出了管理的五大职能，其中一项就是协调。《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》所规定的七项“工作任务”之一是“协助首长密切各方面的工作联系”，其实质与协调相近。江泽民同志1990年在《全国党委秘书长座谈会上的讲话》则直接提出了办公厅要发挥好协调综合作用。由此，我们可以认定，秘书的工作内容中，协调工作无疑是重要的组成部分，不仅公务秘书如此，从近年企业单位的招聘中，我们同样可以关注到企业对秘书人员的协调能力的注重。

5．会务工作

就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订，会议文书的制作，会议场所的布置，会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作工作。同时，需要说明的是，会议工作还涵盖了各种仪典的筹划，如开幕仪式、签字仪式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由秘书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员参与其中。因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。

6．信访工作

信访，是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级社会组织反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关社会组织处理的活动。无论是党政机关还是企事业单位，都有自己的信访工作。事实上，信访工作作为秘书工作内容是比较传统的认识，从早期的秘书学教材来看，几乎所有的秘书工作内容中都有信访工作。从对上述统计的十本秘书学教材中，我们也可以发现大部分依旧有信访工作的内容。然而，随着对企业秘书工作的关注，很多人认为信访工作应该淡出秘书工作的内容，如嘉兴学院对嘉兴市的100家中小型企业的问卷调查，调查者所列举的23项秘书工作，并不包含信访工作。那么是否企业中不存在信访工作呢？答案无疑是否定的。相反，随着社会化程度的日益提高，机构与机构之间，人员与人员间的关系更加错综复杂，而企业为了树立良好的社会形象，对关系的处理也比较重视，而未将信访工作纳入秘书工作的原因，笔者认为是人们对信访工作这个概念本身的摈弃，而将其理解或分解为公共关系工作或者接待工作，从某种角度分析，公共关系工作或者接待工作的提法更容易被人接受。尽管如此，笔者还是主张保留信访工作的提法，原因是与普通的公关工作和接待工作相比，信访工作存在较本质的特殊性。

7．档案管理

档案管理是文书处理工作的延续。机关重要文书办理完毕后，都要进行整理归档。机关单位的档案收集、整理、鉴别、统计、保管和提供利用等工作都应该是秘书工作的范畴。当然，并不是所有学者都认为档案管理属于秘书工作的范围，董继超就曾数次表态，认为档案管理不属于秘书工作，“事实上，秘书学界早已出现秘书工作内容过宽的问题。譬如，有不少研究者将档案工作、文书工作、政研工作、保密工作和行政事务工作等划入秘书工作的内容；更有甚者，有的研究者还将机关保卫工作、人事劳动工作、外事接待工作、文化教育工作和统一战线工作等，统统据为秘书学的研究领域。如果继续容忍这种现象蔓延下去，秘书学的建构何以能够自成体系。”^[80]对此，我们认为，将所有的档案工作、文书工作、政研工作、保密工作、行政事务工作、外事接待工作包含在秘书工作之中显然缺乏科学性，但是，秘书工作的内涵与上述工作的内涵确实存在交叉关系。就档案管理而论，国家档案系统的档案管理确实不属于秘书工作的范畴，但是，机关内部的文书档案管理确实应该归属于秘书工作。上述嘉兴学院对嘉兴市的调查数据中我们发现，此项工作的认可度是70％、实际承担则达85％。这一数据也可以印证上述分析。

8．办公室日常管理工作

由秘书工作的综合性决定，秘书工作还包含了大量的日常管理工作。比较典型的有：（1）接待工作。除了特殊意义信访接待外，作为“窗口”的部门迎来送往工作是办公室日常工作的重要组成部分。（2）日程安排。根据领导的意图，安排、落实或者变更其日程，协助领导做好日程管理。（3）印信管理。根据相关规定，管理和使用机关印章、领导名章和各种戳记，开具介绍信。（4）值班工作。安排和担任节假日值班工作。（5）办公室的环境维护和用品的管理。

二、秘书工作的内涵

关于秘书工作的内涵，一般认为有广义和狭义之分，但是对于广义和狭义的区分，各家的认识存在明显的区别。

陈贤华主编的《秘书工作论》认为：广义的秘书工作办公厅系统所属的全部工作……狭义的秘书工作，通常是指办公厅秘书处管辖的工作，偏重于文字机要和调研信息工作，作为秘书学研究对象，应该是广义的秘书工作。由于秘书工作是整个行政管理工作中的一部分，所以秘书工作与其他管理工作的界限难以十分清楚。

袁维国主编的《秘书学》认为：广义的秘书工作统称为秘书部门的工作。将有些工作从秘书业务部门中划分出去，如文书部门专门负责文书管理和文书制作工作等等。这样，剩下的文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等就成为秘书业务部门和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。

董继超主编的《普通秘书学》认为，广义的秘书工作，就是秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。其日常工作有文书工作、会议工作、接待通讯工作、随从工作、印信工作、值班工作和技术性工作等。但是，秘书工作不包含机关行政事务管理工作。狭义的秘书工作，就是秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动。其日常工作有：文字工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作和机要工作等。

上述可见，尽管人们较普遍地认为，秘书工作有广义和狭义之分，但在具体的认识中却充满着矛盾。如陈贤华认为“秘书工作与其他管理工作的界限难以十分清楚”，董继超则提出“秘书工作不包含机关行政事务管理工作”。袁维国认为会议工作是狭义的秘书工作，而董继超则以为会议工作是狭义的秘书工作。从区分秘书工作的广义和狭义的角度分析，陈贤华是从办公厅工作还是办公厅所属的秘书处工作来区分秘书工作的广义和狭义，袁维国是从秘书机构的设置及职能的角度，董继超则是从为领导工作服务还是为机关工作服务的角度。从总体上看，笔者认为有关秘书工作的广义和狭义的区分的价值比较有限。

由秘书工作的综合辅助的本质属性所决定，秘书工作必定具有广泛而不确定的内涵。秘书工作概念的外延的边界具有较大模糊性。以档案管理为例，国家档案馆的档案管理自成体系，自然不属于秘书工作，但是，单位办公室的归档工作却是秘书工作的有效组成部分。如杨树森所言，秘书工作存在着“秘书工作”与“非秘书工作”的交叉、“秘书工作”与“共有性工作”的交叉、“秘书工作”与“秘书部门负责的工作”的交叉。具体地说：

有一些工作可以算是秘书工作，也可以不算秘书工作，这就是秘书工作与非秘书工作的交叉。例如，如果单独问“公共关系工作”是秘书工作吗？恐怕多数人会给出否定回答……但是一般单位尤其是不设公关部的单位，公共关系又确实是秘书部门的一项常规业务。类似情况还有资料工作（秘书工作和图书资料工作的交叉）、调查研究和协调工作（领导工作和秘书工作的交叉）。

“共有性工作”是指现代社会一般管理人员都要做的工作……销售人员要写销售报告、中层干部要写述职报告，这都不算秘书工作，而秘书为领导起草报告，或为机关起草文件，却是最典型的秘书工作。因此，当我们将文稿撰拟列为秘书的主要业务时，不能因其他工作人员有时要动笔写材料就说他们也在干秘书工作。除非某些职能部门工作人员被抽调去为单位起草材料，才能说他临时承担了秘书工作任务。^[81]

由此，我们认为，秘书工作作为综合辅助工作与其他行政管理工作密切相关。秘书人员或者秘书部门在履行事务辅助和参谋辅助时所承担的工作都应该视为秘书工作。同样以报告的撰写为例，秘书为领导起草报告或者为法定组织起草公文属于典型的秘书工作，而领导自行撰写报告则可归入领导工作的组成部分。因此，断定是否属于秘书工作的主要条件是：其一，该项工作是否由秘书人员或者秘书部门承担；其二，该项工作是否属于秘书工作的职能。