秘书工作的本质属性

一、对秘书工作本质属性的不同认识探源

以上所述，对秘书工作本质属性的认识有几十种之多，众说纷纭，笔者认为造成秘书工作本质属性的不同认识的根源有以下几方面重要原因：

其一，基本概念比较含混，对“性质”、“特征”、“本质属性”等概念的使用比较随意。许多学者在使用时不加区分，任意互换，认为“特点讲的是特性、本性、天性和实质”，^[93]如陆瑜芳在《秘书学概论》中将辅助性、机密性、综合性、服务性既归结为秘书工作的性质同时又作为秘书工作的特点，^[94]把“性质”等同于“特征”。事实上，“性质”与“特征”是两个有区别的概念，根据《辞海》的解释，“性质”是事物所具有的特质。“特征”是一事物区别于他事物特别显著的征象、标志。“特征”是由事物自身的规定性所决定的，也就是说“性质”决定了“特征”，“特征”是由“性质”所派生的。由此，我们认为秘书工作的“性质”和“特征”是既有联系又有区别的两个问题，可以进行分别研究。另外，以“特征”而论，也有本质特征和非本质特征之别。本质特征是事物内在固有属性的表现，它决定和代表着事物的性质；非本质特征是事物外在形象的显示，它不决定和代表事物的本质。在上述数十个秘书工作的特征中，其中必然存在着本质特征和非本质特征的区分。

其二，对秘书工作的属性特别是本质属性的认识过于宽泛。所谓本质属性，是事物自身所固有、决定事物存在与发展、能将该事物与类属事物区分开来的独具的属性。以李欣等提出的“四性说”为例，尽管作者认为“四性”——即政治性、从属性、服务性、被动性能反映秘书工作的本质，但是从秘书职业的角度分析，“政治性”显然不是秘书工作的属性，更谈不上是本质属性。也许，有人认为在阶级社会中，秘书工作总要为实现国家政权的政治目标服务。“新时期的秘书工作，是为现时的领导人或领导集团服务的。它作为一种辅助领导进行管理、办理事务的工作，必然体现领导者的意志和愿望，带有政治性。”^[95]这种说法本身或许并不存在问题，特别是对于党政秘书而言，但是，政治性并不是秘书活动所特有的，领导活动的政治性显然更典型。而面对大量的商务秘书活动和私人秘书活动，把“政治性”视作秘书活动的本质属性，显然扩大了本质属性的基本内涵。

其三，对秘书工作的内涵的把握不够准确，对秘书活动认识的视角有差异。秘书工作有着丰富的内涵，不同类型的秘书工作往往会呈现各自的特征。“以发文为例，一份文件从形成到发出，有一套严格的程序。这套程序由多环节组成，并且环环相扣，不容颠倒。而每一环的运行都由专人负责，协作完成。其劳动成果的集体性显而易见。”^[96]由此，有人认为“集体性”是秘书活动基本特征。其实，仅从办文分析，不仅“集体性”是，“程序性”同样也是。但是，从秘书工作总体上分析，“集体性”、“程序性”只能算是部分秘书工作的特性，不能认定为秘书工作的基本特征。可见，对不同秘书工作的特点作各自的认定，是秘书工作产生多种基本特征的原因之一。同时，对秘书活动认识的视角的不同，对秘书活动的特性也会有不同的认识。从领导活动的视角和从秘书活动本身的视角来分析秘书活动的基本特征，其认识也会有差异。有人曾经提出，从领导工作角度分析，秘书具有从属性、被动性、服务性，但是从秘书活动角度出发，秘书活动应该具备主动性、集体性、专业性、灵活性、超前性等基本特征。

二、综合辅助性应该是秘书工作的本质属性

笔者以为，秘书工作的“本质属性”和“基本特征”是具有密切关系的两个问题，可以分别研究，就秘书工作的“本质属性”而言，综合辅助性应该是秘书活动的本质属性。

1．秘书学界关于秘书工作本质属性的不同观点

如前所述，辅助性作为秘书工作本质属性属于比较主流的认识，但秘书学界也有不同的意见：

辅助性是秘书工作本质特征的内核外围。张清明教授认为：“辅助性这一特征没有触及到秘书工作的个性内核，它还不是能将秘书工作这一独特社会活动同相近社会活动区分开来的秘书工作的本质属性。”张教授提出，一个社会组织系统中除领导者之外的工作人员，甚至是处在决策层的副职人员，相对正职，都发挥了辅助作用，因此，秘书活动的辅助性只能是秘书活动本质特征的内核外围。^[97]

辅助性不是秘书工作的本质属性。马守君提出辅助性不是秘书活动的本质属性，他认为，秘书活动的辅助性主要集中在秘书长、办公室主任等特殊的秘书人员的活动中，广大秘书人员更多从事的是事务性的秘书工作，没有条件或机会直接进行参谋辅助。因此，辅助性不能成为其基本特征。^[98]

除了上述直接否定辅助性是秘书工作的本质属性，也有些研究者提出了其他秘书活动的本质特征，如上述的“四性说”、五组矛盾说，等等。

2．笔者的观点

对于上述否定性意见，笔者的态度是：其一，同意张清明教授提出的“辅助性是秘书工作本质特征的内核外围”的观点，“辅助性”需要获得进一步的限定，才能恰当地反映秘书活动本质特征。其二，“秘书活动的辅助性主要集中在秘书长、办公室主任等特殊的秘书人员的活动中，广大秘书人员更多从事的是事务性的秘书工作，没有条件或机会直接进行参谋辅助”的看法有失偏颇，事务性工作应该是秘书辅助的一个重要组成部分。其三，“四性说”、五组矛盾说更多显示的是秘书工作的基本特征，而非根本属性。如同“原始记忆性”是档案的唯一的根本属性，“综合辅助”是秘书活动唯一的本质属性。

（1）秘书工作具有辅助性。秘书工作的产生、秘书机构的性质、秘书工作的作用、秘书人员的职能无不显示了秘书工作具有辅助性。首先，从秘书工作的产生和发展的角度分析。自从人类社会产生了社会组织，就产生了管理和决策的需要，就有了领导部门。如杨剑宇在《中国秘书史》中指出的：“社会组织的领导部门需要有人辅助，为他们处理日常事务，上传下达，参谋咨询。这导致了秘书人员的产生。”^[99]秘书人员和秘书活动产生的根本原因就是为了辅助领导活动，秘书活动的辅助性是与生俱来的，因此说，辅助性是秘书活动的先天属性。其次，从秘书机构的性质和地位分析。根据行政学的原理，行政组织按照其功能的不同，可分为领导机关、辅助机关和职能机关等，秘书机构是为领导机构和职能机构提供服务，并在领导机构和职能机构之间承担承上启下、联络左右的中介性功能，秘书机构的特定地位决定了秘书机构属于综合辅助性机构，从而印证了秘书活动的辅助性。第三，从秘书工作的作用分析。秘书工作所发挥的作用中，最主要的是参谋作用和助手作用。参谋作用集中表现在辅助决策上，具体地说，在领导决策前，秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种信息，为领导提出多种可供选择的意见、方案；在领导决策中，秘书要组织力量，积极大胆地参与论证，协助领导做出符合实际的科学决策；在决策后的执行过程中，秘书要及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑的思想，进一步深化、细化、具体化，以便最后形成实施方案，通过拟制文件、组织会议贯彻等手段，把领导的决策输送出去，使决策得以实施等。助手作用集中表现在处理事务上，如来访接待、印信管理等。“无论是参谋作用还是助手作用，对于领导者和领导工作而言，秘书工作显然是一种辅助性工作。”^[100]秘书工作“自始至终贯穿着、体现着秘书工作的全能助理性。”^[101]第四，从秘书的定义分析。秘书是秘书活动的行为主体，尽管学术界对秘书有多种定义，但是社会影响较大的还是劳动和社会保障部在秘书职业资格鉴定时提出的定义，即“秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员”。从这一定义中，我们不难发现，秘书的辅助性特征还是非常明显的。

（2）秘书工作具有综合辅助性。如上所述，从秘书工作的内容和作用分析，辅助性可谓贯穿秘书工作的始终。但是从广义上分析，各职能部门和其他工作人员也可以说是分工协作，辅助领导完成共同的目标任务，也就是说辅助性并非是秘书活动所特有的，故此，笔者以为我们有必要对辅助性加以限制，限制的方向如下：

首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最具标志性的。秘书活动涉及领导工作的方方面面。从总体上看，秘书人员是在组织系统的目标管理的全局之内，适应系统决策领导者全局控制的视野与相应需要，以涉及系统内各方面职能业务工作的活动所向，通过综合性的参谋助手效应来辅助领导者有效进行领导工作。相比而言，其他业务职能部门一般只担负某一方面的工作，各司其职，其辅助活动具有明显的专一性和业务性，其辅助活动基本限定在既定分工的局部业务管理范围之内，通过其明确的合理性具体职能工作效应来辅助系统领导者完成目标管理任务。

其次，秘书工作的辅助具有直接性。秘书活动的辅助是一种直接的辅助，秘书活动直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。张清明教授所提出的辅助的“近身特征”实质上等同于辅助的“直接性”，具体地说“同其类属人员及职能工作相比，在同样隶属辅助系统领导者的情态下，带有更加贴近领导者的近身特征……他们（指秘书部门及秘书人员——笔者注）是在更密切贴近、始终围绕、直接受制和服务领导者的过程中，通过其综合性的参谋作用来辅助系统领导者”。

再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产生的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治者和领导者。与智囊团、咨询公司的辅助不同，秘书活动必须以领导者的授意或授权为前提，秘书的辅助不具备独立性。

秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，笔者以为，在这些特征中，综合性特征是最典型、最本质的，它曾经被许多学者归结为秘书工作的基本特征。^[102]综合辅助可以区别秘书活动和其他活动的辅助，同时，考虑到表述上的精练，笔者以为，“综合辅助性”可以显示出秘书活动的本质属性。从实际内涵分析，“全能助理性”与“综合辅助性”也是比较接近的，在提法上可以合二为一。

另外，“综合辅助性”作为秘书工作的本质属性，与秘书学界认可度较高的傅西路提出的秘书工作的基本规律——“辅助领导工作律”也是吻合的。