秘书工作的特征分析

一、秘书工作的“本质属性”和“基本特征”

如上所述，秘书工作的“本质属性”和“基本特征”是具有密切关系的两个问题，秘书活动的“本质属性”制约着秘书活动的“基本特征”，大部分秘书学著作对于秘书活动属性和特征不加区分，“其论点大约有50余种。就其使用频率而言，出现较多的是：综合性、政治性、事务性、被动性、服务性、从属性、机要性、辅助性、政策性和群众性。”^[103]也有部分学者对秘书活动属性和特征作了区分。对“本质属性”制约下的“基本特征”，前人也有不同的研究成果。董继超在《普通秘书学》中认为，秘书活动的本质属性是辅助性，受辅助性的规定，秘书活动具有文牍性、秘密性、事务性、受动性、随机性、补偿性、潜隐性等特征，且这些特征都是由秘书活动的辅助性派生出来的，并从不同的侧面体现出秘书活动的辅助性。^[105]楼宇生也认为秘书活动的本质属性是辅助性，受辅助性的制约，秘书活动呈现出政策性、综合性、服务性、机要性的特征。^[106]由此可见，即使在对秘书活动的本质属性达成共识的前提下，对秘书活动基本属性的把握也是有不同的认识的。

二、秘书工作的基本特征定义

所谓特征（或者说特点）是一事物区别于他事物特别显著的征象、标志，也就是一事物与另一事物的区别之点，这种特征是由事物自身的本质属性所决定的。我们认识秘书工作的特征，就要发现秘书活动与其他活动的区别，而不能把秘书活动混同于一般的机关活动，或者说把一般机关活动的特征视作秘书活动的典型特征。如政治性、政策性、机密性等特点就不仅仅是秘书活动所特有的，领导活动的政治性、政策性、机密性明显地典型于秘书活动，因此很难把它们归结为秘书活动的基本特征。

在秘书学研究领域中，对秘书活动特征的研究，影响最大的是王千弓的“五组矛盾说”和李欣的“四性说”。

“四性说”中的“四性”具体指政治性、从属性、事务性、被动性。确实，秘书活动有“四性”的指针，但是，随着秘书职业化进程的日益推广，“四性”很难再被认定为秘书活动的基本特征。以政治性为例，如前所述，尽管党政秘书活动具备较明显的政治性，但这种政治性并不来源于秘书职业活动本身，而是源自党政机关，党政机关的其他管理活动也具备典型的政治性，而其他类型的秘书活动如私人秘书活动、商务秘书活动的政治性却并不突出，因此，我们很难认定政治性是秘书活动的基本特征。又以被动性为例，确实，秘书工作总是围绕着领导工作的需要和指令而进行，很少能完全按照自己的意愿安排工作。但是，这种被动性是相对的，特别是1985年全国秘书长和办公厅主任座谈会上，提出了新时期秘书工作的“四个转变”，其中的转变之一就是要完成秘书工作由被动服务转变为力争主动服务，因此笔者以为，单纯地将被动性归结为秘书活动的基本特征不利于发挥秘书工作的积极性，也不利于实现新时期秘书工作的“四个转变”。事实上，对于秘书工作的被动性特征，有不少研究者曾经提出过疑义，如有人提出：“只要我们认真地深入探讨一番，就不难发现‘被动性’之说，是缺少科学依据的，更非秘书工作的独有特性。它（指被动性——笔者注）只是秘书工作人员同秘书工作之间的一种可变的因人而异的关系属性。”^[103]有人更是把“积极主动性”认定为秘书活动的基本特征。^[107]另外，关于秘书工作的事务性，笔者以为事务性确实是所有秘书工作所共有的，这是毫无疑问的，但是，事务性也确实不是秘书活动所特有的，这也是显而易见的，因此把它归结为秘书活动的基本特征也有不妥之处。由此，从总体上说，笔者不认可把政治性、从属性、事务性、被动性归结为秘书工作的基本特征。

“五组矛盾说”较早见于王千弓编著的《秘书学与秘书工作》，该著作1984年10月由光明日报出版社出版，书中提出，“秘书部门和秘书处于辅助性的从属地位。这种位置的特殊性形成了秘书工作的一系列特点，也就是秘书工作的五组对立统一的矛盾：被动性与主动性的对立统一，事务性与思想性的对立统一，机要性与群众性的对立统一，突击性与经常性的对立统一，综合性与专业性的对立统一。”将“五组矛盾说”归结为秘书活动的基本特征在秘书活动独特性的把握上显然优于“四性说”，也正因为如此，十五年后出版的由傅西路主编的《秘书学论纲》再次将五组对立统一矛盾定位为秘书工作的一般特征。五组对立统一矛盾作为秘书工作的特点从最初提出到现在已经有二十多年了，经过二十多年秘书活动的实践检验，五组对立统一矛盾对秘书工作特征的把握还是比较恰当的。以下具体析之：

1．被动性与主动性的对立统一

秘书工作的综合辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。秘书工作的被动性是活动主体受制于客体而表现出的被动性。秘书工作是主体受制于客体的活动，其受制力大于自制力，因而表现出被动的特性。领导活动的内容、节奏、方式决定着秘书工作。同时，秘书工作的被动性是活动指向的受制性，秘书工作是为领导服务的，它必须始终围绕领导活动这个中心来运转，而不能自行其是。秘书工作作为一种辅助领导者、管理者的管理活动，它相对于领导者的领导活动而言，始终处于次要地位，是对前者的一个补充。我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面，但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。事实上，许多工作都存在着被动性的一面，被动性并非秘书工作所独有，而且秘书仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。秘书工作的主动性是指在掌握秘书工作的客观规律的前提下，力争化被动为主动。实践证明，秘书工作只有体现出了主动性，才能更好地体现秘书工作的价值。因此，我们得出的结论是，秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，秘书工作的特征应该是被动性与主动性的辩证统—。秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性，看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识。不承认秘书工作的被动性，无限夸大秘书工作的主动性，同样是一种不恰当的认识。因此，秘书工作追求的是主动性和被动性的平衡，单纯的主动性和被动性都不是秘书工作的基本特征，只有这样，才能保证秘书工作到位而不越位，尽职而不失职。

2．事务性与思想性的对立统一

事务性曾经被许多研究者归结为秘书工作的特征之一，上述“四性说”中就包含“事务性”，应该说人们对“事务性”的认识还是比较普遍的。确实，秘书部门是各级领导的办事机构，办事是秘书工作的基础职能。秘书工作有较强的事务性，接打电话、接待访客、收发文件、布置会场都属于事务性工作。同时，秘书工作除了上述事务性工作之外，也承担了一定的政务性工作，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用，即被认为“都渗透着极强的思想性”。^[108]所以，单纯的“事务性”或者“思想性”并不适宜成为秘书工作的基本特征，秘书工作的特征应该是事务性与思想性的对立统一。对这一组对立统一的矛盾，笔者的态度是，用“政务性”代替“思想性”似乎更合适。原因是：其一，秘书工作是适应领导活动需要而产生的。领导活动内容主要有政务和事务两大部分，而秘书工作的根本属性是综合辅助性，由秘书工作的根本属性而派生，秘书的辅助活动也涉及政务和事务两大部分，因此认定秘书工作的特征之一应该是事务性与政务性的辩证统一。其次，从字面上分析，“思想”的词汇意义是“即理性认识，人们在实践中对客观事物的认识，开始是感性认识，‘这种感性认识的材料积累多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想’”^[109]。从这一角度出发，思想性与事务性的对应性没有政务性和事务性更恰当。第三，参与政务、处理事务是秘书人员的基本职责，政务和事务在不同类型、不同层次的秘书身上会有不同的要求，对于高级秘书或者秘书长官而言，政务性占据着主导地位，对于基层秘书而言，事务性特征比较明显，因此各类秘书应根据自己特定的职责范围，妥善处理好政务性和事务性的关系。

3．突击性与经常性的对立统一

突击性与经常性的对立统一体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征，笔者以为该特征表述为常规性和随机性的对立统一更为恰当。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常是有规可循的，较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的一面。同时秘书工作也有其随机性的一面。所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等。在秘书工作中，常规性是它的主导方面，随机性处于相对次要的地位，两者相互联系，相互影响。秘书工作者既要连续不断地处理常规性工作，又要能够应付随机发生的复杂情况。实际上，常规性工作与随机性工作之间有着内在的联系。如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验，就能从容应对各种随机性事件。随机性事件的处理能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好常规性工作。因此，秘书工作的常规性和随机性应该是辩证统一的。

4．机要性与群众性的对立统一

王千弓指出，“在社会主义国家中，各级党政机关的秘书人员和领导干部的专用秘书，都不同程度地接触到党和国家的各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强……但是，另一方面，秘书部门又是汇集信息的渠道，是联系各个方面的桥梁，其工作性质具有很强的群众性……对于秘书工作的机要性与群众性的对立统一，秘书人员要辩证地对待。”^[110]对此，笔者的基本意见是，其一，机要性或者说机密性是秘书工作特征的一个侧面应该说没有疑义，且不仅仅是针对上述所言的党政机关的秘书人员。机要性不仅仅是国家秘密，不管是党政机关、企事业单位还是私人的秘书，由于其在管理系统中特殊的位置及与领导的近身关系，其工作内容都或多或少地涉及到国家、单位的机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，保守秘密就成为秘书职业的基本的职业道德，也是秘书工作特征的一个侧面。其二，与机要性相对的应该是沟通性。上述所言，所谓群众性，是因为“秘书部门又是汇集信息的渠道，是联系各个方面的桥梁”，因此秘书人员“必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁”。^[111]笔者以为，群众性一词，对于领导活动或者党政机关的秘书工作而言，存在着一定的合理性，但是，将秘书工作作为一种职业活动来看，未必合适，而且，群众性与机要性也并不必然构成对立关系。由此，笔者以为，应该用沟通性代替群众性。如前所述，“秘书部门又是汇集信息的渠道，是联系各个方面的桥梁”，承上启下、联络左右的枢纽地位要求秘书具备良好的沟通意识。沟通性应该是秘书工作必不可少的特征的另一个侧面。其三，沟通性和机要性存在着辩证统一的关系。秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，两者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘节活动的沟通性，将会使自己的工作处于封闭的状态，该汇报的不汇报，该传达的不传达，最终影响秘书工作的开展。反之，如果只看到秘书工作的沟通性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、日常交往、宣传报道、沟通协调等活动中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身或者领导造成不应有的被动和损失。因此，秘书工作者必须妥善处理好两者之间的关系，既要密切联系各方，保持信息.通，又要时刻注意保守机密。

5．综合性与专业性的对立统一

由秘书工作综合辅助的本质属性所决定，秘书工作具有综合性的基本特征。“秘书的地位决定了秘书工作的高度综合性。党政机关和其他部门的秘书都要从综合的角度出发，协助领导人把管理工作做到条理化、信息化和最优化。……另一方面，秘书工作又有它的专业性。秘书工作的专业性，首先是指秘书业务的特殊要求。其次，指各机关、各部门的专业知识。”^[112]秘书工作的综合性与专业性是相辅相成的，秘书人员的专业知识越丰富，越全面，总揽全局的综合能力也就越强；秘书人员的综合能力越强，对全局了解得越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握。两者是相互结合，相互促进的辩证统一关系。

综上所述，在王千弓主要针对党政秘书的“五组矛盾说”基础上，笔者以为可以扩大其适应性，面对秘书的职业群体，“五组矛盾说”的内容可以表述为：被动性与主动性的对立统一，事务性与政务性的对立统一；机要性与沟通性的对立统一，常规性与随机性的对立统一，综合性与专业性的对立统一。这五组对立统一的矛盾较典型地显示了秘书工作区别于其他活动特性，体现了秘书工作的特殊性，可以视作秘书工作的基本特征。